Agenda a Chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod.

Derbyniwyd y Datganiad o Fuddiannau canlynol yn ystod y drafodaeth am yr eitem agenda berthnasol:

Rhoddwyd diweddariad cynnydd i'r Pwyllgor gan Archwilio Cymru ar drefniadau'r cyngor ar gyfer ymateb i ofynion Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021. Eglurwyd bod y gwaith wedi'i wneud yn gynharach eleni, ac roedd y canfyddiadau o'r darn hwnnw o waith wedi'u cynnwys fel atodiad i'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Esboniwyd bod Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021 wedi dod â newid sylweddol o ran y gofynion llywodraethu a pherfformiad. Hysbyswyd yr Aelodau fod y cyngor wedi bod yn gwneud cynnydd da dros y flwyddyn ddiwethaf, yn enwedig o gofio bod y cyngor yn dal i ymateb i'r pandemig.

Tynnodd Swyddogion sylw at y pwyntiau canlynol o ran cynnydd:

-         Roedd yr holl wasanaethau wedi datblygu eu cynlluniau adfer gwasanaethau eu hunain, gan nodi’u blaenoriaethau ar gyfer y flwyddyn sydd i ddod; roedd dros 80 o gynlluniau adfer gwasanaethau ar waith.

-         Gwnaed cynnydd wrth ddatblygu hunanasesiad corfforaethol cyntaf y cyngor; roedd hyn yn ofyniad newydd o dan y Ddeddf. Ychwanegwyd y bydd yr Aelodau'n cael gweld hwn mewn cyfarfod yn y dyfodol, gan mai rôl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio oedd adolygu hunanasesiad drafft y cyngor.

-         Roedd cynnydd yn cael ei wneud wrth ddatblygu Strategaeth Cyfranogiad y cyngor.

Eglurodd Archwilio Cymru eu bod wedi cyflawni'r gwaith esbonio hwn ar draws yr holl gynghorau yng Nghymru, fel rhan o'u hasesiad sicrwydd a risg parhaus; roeddent yn falch o glywed y diweddariadau gan Swyddogion, a byddent yn gwirio gyda chynghorau i ddeall sut yr oeddent yn symud ymlaen gyda'r gwaith hwn dros y flwyddyn nesaf. 

O ran y Strategaeth Cyfranogiad, nododd Archwilio Cymru, o ystyried y diddordeb yr oedd cynghorau eraill wedi’i ddangos wrth ddysgu o arfer da gan gynghorau eraill, y byddent yn mynd â'r diddordeb hwn yn ôl i Archwilio Cymru i weld a fyddai modd hwyluso'r dysgu hwn a sut byddai modd gwneud hynny.

Cyflwynodd Archwilio Cymru eu Cynllun Archwilio a oedd yn cynnwys manylion y gwaith yr oeddent yn bwriadu’i wneud yn ystod 2022/23; er mwyn cyflawni’u cyfrifoldebau statudol, hysbysir y cyngor pryd y bydd y gwaith yn cael ei wneud, faint y bydd yn ei gostio a phwy fydd yn ymgymryd â'r gwaith.

Nodwyd y cyfrifoldebau a'r datganiadau ariannol ym mharagraff wyth o'r cynllun a ddosbarthwyd. Amlinellwyd y canlynol o Gynllun Archwilio Cymru ar gyfer Cyngor Castell-nedd Port Talbot:

-         Roedd yn rhaid i Archwilio Cymru roi barn ar wirionedd a thegwch datganiadau ariannol y cyngor; ac asesu a oedd yr adroddiad naratif a'r datganiad llywodraethu blynyddol, a luniwyd yn unol â chanllawiau, yn gyson â'r cyfrifon a gwybodaeth Archwilio Cymru am y cyngor.

-         Wrth archwilio'r cyfrifon, mabwysiadodd Archwilio Cymru gysyniad o fateroldeb wrth gyflawni’u gwaith; edrychon nhw ar gamddatganiadau a allai arwain at gamarwain y sawl  sy’n darllen y cyfrifon.

-         Adroddodd Archwilio Cymru lefel yr hyn a farnwyd ganddynt yn gamddatganiadau, sy'n berthnasol i'r cyngor, yn eu datganiadau ariannol. Nodwyd bod hyn tua £5.5 miliwn.

-         Roedd yr ymagwedd archwilio’n seiliedig ar asesiad Archwilio Cymru o beryglon camddatganiadau perthnasol; yng ngham cynllunio'r archwiliad, roeddent wedi nodi tair risg a grynhowyd yn Arddangosyn Un yn y cynllun a ddosbarthwyd. Soniwyd bod yr elfen hon hefyd yn nodi'r gwaith roedd Archwilio Cymru yn bwriadu’i wneud i fynd i'r afael â'r risgiau hynny.

Cafwyd trafodaeth mewn perthynas â'r gwaith archwilio perfformiad a wnaed; gellid dod o hyd i fanylion y gwaith hwn ar dudalen 21 o'r adroddiad a ddosbarthwyd. Eglurwyd bod archwiliad perfformiad yn seiliedig ar y pum ffordd o weithio, ynghyd â'r tair E, Economi, Effeithlonrwydd ac Effeithiolrwydd; Roedd hi'n ddyletswydd ar Archwilio Cymru i seilio'u gwaith o gwmpas y meysydd allweddol hyn.

Hysbyswyd y Pwyllgor fod Archwilio Cymru wedi mabwysiadu ymagwedd hyblyg ar draws eu harchwiliadau perfformiad gyda chynghorau ledled Cymru yn ystod y pandemig; roeddent wedi sicrhau eu bod yn ymgynghori â chynghorau, fel maent yn ei wneud bob blwyddyn, yn ogystal â llywio’u gwaith yn y dyfodol.

Nodwyd bod Archwilio Cymru wedi cynnal gweithdai blynyddol gyda chynghorau er mwyn trafod syniadau cychwynnol o ran y risgiau a nodwyd, a'r hyn yr oedd cynghorau’n gweithio arno ar hyn o bryd o ran y risgiau hynny; yn dilyn hyn, lluniodd Archwilio Cymru raglen o waith archwilio a oedd yn cwmpasu elfennau lleol, rhanbarthol a chenedlaethol. Soniwyd bod y cynllun yn nodi'r tair lefel o waith ar gyfer Cyngor Castell-nedd Port Talbot, gyda phwyslais arbennig ar y gwaith perfformiad lleol, y gellid dod o hyd i fanylion yn eu cylch yn Arddangosyn Dau o'r cynllun a ddosbarthwyd.

Tynnodd Archwilio Cymru sylw at raglen archwilio perfformiad Castell-nedd Port Talbot ar gyfer 2022/2023. Yr elfen gyntaf a nodwyd yn y tabl oedd sicrwydd ac asesiad risg; rhestrwyd y meysydd a nodwyd i'r cyngor ganolbwyntio arnynt fel sefyllfa ariannol, rheoli rhaglenni cyfalaf, llywodraethu, y defnydd o wybodaeth am berfformiad gan ganolbwyntio ar adborth a chanlyniadau defnyddwyr gwasanaeth, a gosod amcanion lles.

Cadarnhawyd bod Archwilio  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.

Hysbyswyd yr Aelodau o’r gwaith a wnaed gan Archwilio Cymru hyd at 30 Mehefin 2022.

Eglurwyd bod Archwilio Cymru wedi bod yn rhannu eu rhaglen waith a diweddariadau i amserlenni gyda'r cyngor bob chwarter; roedd y ddogfen yn grynodeb o'r gwaith a wnaed gan reolyddion ac arolygiaethau allanol. Nodwyd bod diweddariadau'r rhaglen waith a'r amserlen yn cynnwys dolenni gwefannau i'r adroddiadau perthnasol er mwyn i'r Pwyllgor ganfod a darllen gwybodaeth ynghylch darnau o waith terfynol yn hawdd.

Tynnodd Archwilio Cymru sylw at y ffaith bod y gwaith ar gyfer 2021/2022 bron â’i gwblhau, ac roeddent yn bwrw ymlaen â'r rhaglen 2022/2023; roedd y ddogfen hefyd yn manylu ar yr astudiaethau cenedlaethol a gynlluniwyd neu a oedd ar y gweill, yn ogystal â'r rheini a gyhoeddwyd.

Rhoddwyd yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor o ran Datganiad o Gyfrifon y cyngor ar gyfer 2021/2022. 

Dywedodd Prif Swyddog Cyllid y cyngor fod yr archwiliad wedi'i gwblhau'n sylweddol, fodd bynnag nid oedd Archwilio Cymru'n gallu’i gymeradwyo ar hyn o bryd oherwydd mater cenedlaethol parhaus mewn perthynas â chyfrif am asedau isadeiledd; ar y sail y byddai'r mater yn cael ei ddatrys yn fuan, roedd Swyddogion yn gobeithio cyflwyno'r fersiwn derfynol i'r Pwyllgor ym mis Tachwedd, ynghyd ag adroddiad cysylltiedig y gofynnwyd amdano i gymeradwyo'r cyfrifon.

Cyflwynodd Swyddogion Farn Flynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar y rheolaethau mewnol, trefniadau llywodraethu a phrosesau rheoli risg sy'n gweithredu o fewn y cyngor yn ystod y flwyddyn ariannol 2021/22.

Nodwyd mai prif bennawd yr adroddiad oedd y gwaith a wnaed gan yr archwiliad mewnol a'r rheolyddion allanol; yn dilyn y gwaith hwn, roedd Swyddogion mewn sefyllfa i roi sicrwydd rhesymol nad oedd gwendidau sylweddol yn yr amgylchedd rheoli cyffredinol sy'n gweithredu ar draws y cyngor. Fodd bynnag, nodwyd na chydymffurfiwyd yn llawn â'r polisi rheoli risg cyfredol yn ystod y flwyddyn ariannol flaenorol. Sicrhawyd yr Aelodau fod risgiau'n cael eu rheoli yn y ffordd arferol, a bod y problemau’n ymwneud ag adrodd am y risgiau a’u diweddaru; roedd gwaith yn mynd rhagddo ar hyn o bryd i ddiwygio'r polisi, a fydd yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgorau priodol maes o law.

Pwysleisiodd Swyddogion, wrth roi'r farn flynyddol, na allant roi sicrwydd llwyr ar unrhyw adeg; ni ellid profi pob system sy’n gweithredu yn yr awdurdod bob blwyddyn, felly dim ond sicrwydd rhesymol y gallai Swyddogion ei roi i'r Pwyllgor ar sail y gwaith a wnaed.

Cyfeiriwyd at Atodiad Un a gynhwyswyd yn yr adroddiad a ddosbarthwyd, a oedd yn rhoi manylion y cyflawniad yn erbyn y cynllun archwilio mewnol; fel y nodwyd yng nghorff yr adroddiad, collwyd nifer sylweddol o ddyddiau'r llynedd oherwydd salwch yn y tîm. Nodwyd bod cynllun diwygiedig wedi’i gyflwyno i gyfarfod blaenorol o'r Pwyllgor, a oedd yn dileu rhai o'r meysydd risg is, a oedd yn caniatáu i Swyddogion ganolbwyntio ar y meysydd risg uwch. 

Soniwyd bod Atodiad 2 o'r adroddiad a ddosbarthwyd yn rhoi manylion cynllun sicrwydd ansawdd a gwella parhaus y Tîm Archwilio Mewnol.

Gofynnodd yr Aelodau am ragor o wybodaeth ynghylch y ffaith na chydymffurfiwyd yn llawn â'r polisi rheoli risgiau. Esboniodd y Swyddogion fod disgwyl i'r polisi gael ei adolygu bob 3 blynedd, gyda'r dyddiad adolygu wedi'i bennu ar gyfer 2021; cafodd yr adolygiad hwnnw ei ohirio ychydig, fodd bynnag roedd cynnydd da bellach yn cael ei wneud ar yr adolygiad. Nodwyd bod oedi o ran adrodd am y risgiau a'r sefyllfa ddiweddaraf wrth y Pwyllgor priodol; Nid oedd Swyddogion yn gallu cadw at yr amlder adrodd am nifer o resymau gan gynnwys newid yn y weinyddiaeth ac oedi cyn cynnal cyfarfodydd. Hysbyswyd yr Aelodau fod y cyngor wedi cryfhau'r personél a oedd yn ymdrin â'r polisi rheoli risgiau, a dylai hynny olygu gwelliant sylweddol yn y dyfodol.

Cyfeiriwyd at ddatrysiad system RhCC (Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid) a oedd wedi'i drafod yn flaenorol yn sesiwn hyfforddi'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Gofynnwyd a oedd cynnydd wedi'i wneud wrth roi'r datrysiad digidol ar waith. Tynnodd Swyddogion sylw at y ffaith bod gwaith wedi'i wneud i symud y gofrestr risgiau strategol ar ddatrysiad sy'n seiliedig ar Microsoft Excel; roedd yn barod i'w weithredu, yn dilyn trafodaethau yn y Grŵp Cyfarwyddwyr Corfforaethol a chyfarfod o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn y dyfodol.

Yn dilyn yr uchod, holwyd a fyddai rhai elfennau o'r system RhCC yn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 9.

Cyflwynwyd manylion y Strategaeth Archwilio Mewnol Ddrafft a Chynllun sy'n Seiliedig ar Risg ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2022 a 31 Mawrth 2023 a'r Siarter Fewnol bresennol, i'r Pwyllgor.

Tynnodd Swyddogion sylw at y ffaith bod y Strategaeth Archwilio Mewnol Ddrafft, a gynhwyswyd yn Atodiad Un o'r adroddiad a ddosbarthwyd, yn darparu manylion am y canlynol:

·        Diffiniad a diben archwilio mewnol

·        Y strwythur staffio presennol

·        Y gofynion cyfreithiol

·        Sut y datblygwyd y cynllun

·        Manylion yr adnoddau sydd ar gael

·        Sut bydd y cynllun yn cael ei gyflawni

Trafodwyd y Cynllun Archwilio Mewnol Drafft, a gynhwyswyd yn Atodiad Dau o'r adroddiad a ddosbarthwyd. Dywedwyd y gofynnir i'r Pwyllgor, fel arfer, i ystyried cymeradwyo'r cynllun yn gynharach yn y flwyddyn ariannol; fodd bynnag, oherwydd yr Etholiad Llywodraeth Leol ddiweddar a'r newidiadau yn yr awdurdod, hwn oedd cyfarfod cyntaf y Pwyllgor. Nodwyd, er i'r cynllun gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ar ffurf ddrafft a bod angen ei gymeradwyo, y bu'n rhaid i Swyddogion ddechrau ar rai o'r eitemau sydd wedi’u cynnwys ynddo.

Cyfeiriwyd at y golofn graddio risgiau a geir yn y cynllun; pennir y raddfa risgiau gan fformiwla, gan gymryd y newidynnau canlynol i ystyriaeth:

·        Maint y gweithgaredd sy'n cael ei archwilio yn seiliedig ar incwm blynyddol, gwariant neu faint y gyllideb, nifer y gweithwyr dan sylw, yr effaith bosib ar yr awdurdod os bydd rhywbeth yn mynd o'i le o fewn y gwasanaeth hwnnw, amlder trafodion, neu ryngweithiadau â defnyddwyr gwasanaeth.

·        Y rheolaethau sy’n gweithredu o fewn y gwasanaeth hwnnw, gan gynnwys effaith rheolaeth a staff, sensitifrwydd trydydd parti (os oedd methiant o fewn y gwasanaeth hwnnw, a fyddai'n effeithio ar fannau eraill o fewn yr awdurdod neu'n allanol), safonau rheolaeth fewnol a'r tebygolrwydd y bydd rhywbeth yn mynd o'i le

·        Canfod unrhyw broblemau gan gynnwys cyfyngiadau effeithiolrwydd yr archwiliad, parhad y gwaith archwilio a'r tro diwethaf y cynhaliwyd archwiliad, ac effeithiolrwydd unrhyw ddarparwyr sicrwydd eraill neu orchmynion blaenorol

Nodwyd bod yr wybodaeth berthnasol wedi'i rhoi mewn taenlen; byddai'r fformiwla wedyn yn pennu ffigur yn seiliedig ar yr wybodaeth a dderbyniwyd. Nodwyd y ffigurau a'u graddfeydd risgiau fel a ganlyn:

·        Risg uchel - 50+

·        Risg ganolig – 21 i 49

·        Risg isel - hyd at 20

Tynnodd Swyddogion sylw at yr amrediad o raddfeydd risgiau a fanylwyd yn y cynllun cyfredol; a oedd yn cynnwys sylw digonol ar draws holl feysydd busnes y cyngor. Hysbyswyd yr Aelodau fod y cynllun wedi'i lunio gan gyfeirio at gofrestr risgiau’r cyngor, trafodaethau â phob un o'r Uwch-dimau Rheoli Corfforaethol, y profiad gan Swyddogion sy'n gweithio yn y Timau Archwilio, ac unrhyw beth a nodwyd ar unrhyw adroddiadau rheoleiddiol eraill.

Darparwyd trosolwg byr o'r Siarter Archwilio Mewnol i'r Pwyllgor, a gynhwyswyd yn Atodiad Tri o'r adroddiad a ddosbarthwyd. Dywedwyd mai diben y Siarter oedd dweud beth yw archwiliad mewnol, beth mae archwiliad mewnol yn ei wneud a'r hyn y gall cleientiaid ei ddisgwyl gan archwiliad mewnol; roedd yn ofynnol i safonau archwilio mewnol y sector cyhoeddus gael Siarter, adolygu'r Siarter honno ac iddi  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 10.

Cyflwynodd Swyddogion yr Adroddiad Diweddaru Archwilio Mewnol a oedd yn cynnwys manylion am y gwaith a wnaed ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio; roedd hwn yn adroddiad chwarterol a oedd yn hysbysu Aelodau o'r sefyllfa bresennol a'r hyn a gwblhawyd ers y cyfarfod diwethaf, gan gynnwys manylion yr archwiliadau a gynhaliwyd a'u graddfeydd sicrwydd.

Roedd un o'r prif bwyntiau a amlygwyd mewn perthynas â phroblemau staffio; ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor, roedd lefel uchel iawn o salwch wedi effeithio ar y tîm eto, gyda dau aelod o staff ar salwch tymor hir. Fodd bynnag, soniwyd bod y salwch yn cael ei reoli’n unol â pholisïau a gweithdrefnau'r cyngor.

Problem staffio arall a godwyd oedd y broblem hirsefydlog o ran swyddi Archwilwyr Cynorthwyol. Nodwyd ei bod yn anodd recriwtio ar gyfer y swyddi hyn yn draddodiadol, hyd yn oed pan fyddai rhywun yn cael ei recriwtio, byddai'n gadael yn ddieithriad ar ôl blwyddyn neu ddwy i weithio yn yr adran gyfrifon neu rywle arall o fewn y cyngor; roedd hyn yn rhan o broblem ehangach o ran recriwtio mewn Timau Archwilio mewn amryw o gynghorau. Oherwydd y broblem hon, esboniodd Swyddogion eu bod wedi cynnal adolygiad o'r strwythur staffio; cytunwyd i ddileu'r swydd Archwilydd Cynorthwyol a rhoi swydd Archwilydd yn ei lle. Cadarnhawyd bod hyn wedi ei gwblhau, a bod y swydd wag yn cael ei hysbysebu ar hyn o bryd ar fwletin swyddi gwag y cyngor, gyda dyddiad cau o 6 Hydref 2022.

Hysbyswyd yr Aelodau fod un aelod o staff wedi cwblhau rhan un a dau o'i gymhwyster proffesiynol yn ddiweddar, ac roedd aelod arall o staff wedi cwblhau rhan un ac roedd disgwyl y byddai'n sefyll rhan 2 o'r arholiad ddechrau mis Hydref.

Diolchodd y Pwyllgor i'r ddau aelod o staff am sefyll eu harholiadau cymwysterau proffesiynol.

Cafwyd trafodaeth mewn perthynas â'r effaith ar adnoddau oherwydd salwch staff, yn enwedig o ran cyflwyno'r Cynllun Archwilio Mewnol. Esboniodd Swyddogion fod y ffocws ar gwblhau'r meysydd risg uchel, a bod y meysydd risg uchel na chawsant eu cwblhau’n cael eu cyflwyno yn y flwyddyn gyfredol;    yna, cynhaliwyd sgyrsiau â'r Uwch-dimau Rheoli i benderfynu a oedd angen cynnwys y meysydd nad oeddent wedi'u cynnwys o hyd, neu os oedd angen i'r tîm gyfeirio’u hadnoddau i feysydd eraill.

Dywedodd Swyddogion fod Atodiad Un o'r adroddiad a ddosbarthwyd yn darparu manylion yr adroddiadau a gyhoeddwyd, a'r graddfeydd sicrwydd a gymhwyswyd ar ddiwedd yr archwiliad. Nodwyd bod y raddfa sicrwydd wedi’i derbyn trwy gyfrifiad; o ystyried nifer yr argymhellion a wnaed yn yr adroddiad, gallai methiant i weithredu'r argymhellion o fewn chwe mis arwain at fethiant sylweddol yn y system, ac effaith methiant sylweddol yn y system. Cadarnhawyd bod yr wybodaeth hon wedyn yn cael ei nodi mewn taenlen, byddai fformiwla'n cael ei chymhwyso, a byddai un o'r categorïau canlynol yn cael ei gymhwyso i'r adroddiad:

·        Categori Un, Sicrwydd Sylweddol - canfu profion y cynhaliwyd rheolaethau da ac yn gyffredinol, mân argymhellion yn unig sydd eu hangen.

·        Categori Dau, Sicrwydd Rhesymol -  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 11.

Ni dderbyniwyd unrhyw eitemau brys.

Cadarnhawyd y byddai cyfarfod arbennig o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei drefnu ar gyfer 25 Tachwedd 2022, er mwyn i Aelodau ystyried adroddiadau sensitif o ran amser.

Nodwyd y Flaenraglen Waith ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

PENDERFYNWYD: Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a ddiffinnir ym Mharagraff 12, 13 ac 14 o Ran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

Rhoddodd Swyddogion yr wybodaeth ddiweddaraf am bob adroddiad ymchwiliad arbennig a gyhoeddwyd ers y cyfarfod diwethaf; gan gynnwys manylion yr holl ymchwiliadau arbennig cyfredol.

Gofynnodd y Pwyllgor i gael gwybod am gynnydd a chasgliadau'r ymchwiliadau arbennig a drafodwyd.