Agenda item

Cyflwynodd Swyddogion Farn Flynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar y rheolaethau mewnol, trefniadau llywodraethu a phrosesau rheoli risg sy'n gweithredu o fewn y cyngor yn ystod y flwyddyn ariannol 2021/22.

Nodwyd mai prif bennawd yr adroddiad oedd y gwaith a wnaed gan yr archwiliad mewnol a'r rheolyddion allanol; yn dilyn y gwaith hwn, roedd Swyddogion mewn sefyllfa i roi sicrwydd rhesymol nad oedd gwendidau sylweddol yn yr amgylchedd rheoli cyffredinol sy'n gweithredu ar draws y cyngor. Fodd bynnag, nodwyd na chydymffurfiwyd yn llawn â'r polisi rheoli risg cyfredol yn ystod y flwyddyn ariannol flaenorol. Sicrhawyd yr Aelodau fod risgiau'n cael eu rheoli yn y ffordd arferol, a bod y problemau’n ymwneud ag adrodd am y risgiau a’u diweddaru; roedd gwaith yn mynd rhagddo ar hyn o bryd i ddiwygio'r polisi, a fydd yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgorau priodol maes o law.

Pwysleisiodd Swyddogion, wrth roi'r farn flynyddol, na allant roi sicrwydd llwyr ar unrhyw adeg; ni ellid profi pob system sy’n gweithredu yn yr awdurdod bob blwyddyn, felly dim ond sicrwydd rhesymol y gallai Swyddogion ei roi i'r Pwyllgor ar sail y gwaith a wnaed.

Cyfeiriwyd at Atodiad Un a gynhwyswyd yn yr adroddiad a ddosbarthwyd, a oedd yn rhoi manylion y cyflawniad yn erbyn y cynllun archwilio mewnol; fel y nodwyd yng nghorff yr adroddiad, collwyd nifer sylweddol o ddyddiau'r llynedd oherwydd salwch yn y tîm. Nodwyd bod cynllun diwygiedig wedi’i gyflwyno i gyfarfod blaenorol o'r Pwyllgor, a oedd yn dileu rhai o'r meysydd risg is, a oedd yn caniatáu i Swyddogion ganolbwyntio ar y meysydd risg uwch. 

Soniwyd bod Atodiad 2 o'r adroddiad a ddosbarthwyd yn rhoi manylion cynllun sicrwydd ansawdd a gwella parhaus y Tîm Archwilio Mewnol.

Gofynnodd yr Aelodau am ragor o wybodaeth ynghylch y ffaith na chydymffurfiwyd yn llawn â'r polisi rheoli risgiau. Esboniodd y Swyddogion fod disgwyl i'r polisi gael ei adolygu bob 3 blynedd, gyda'r dyddiad adolygu wedi'i bennu ar gyfer 2021; cafodd yr adolygiad hwnnw ei ohirio ychydig, fodd bynnag roedd cynnydd da bellach yn cael ei wneud ar yr adolygiad. Nodwyd bod oedi o ran adrodd am y risgiau a'r sefyllfa ddiweddaraf wrth y Pwyllgor priodol; Nid oedd Swyddogion yn gallu cadw at yr amlder adrodd am nifer o resymau gan gynnwys newid yn y weinyddiaeth ac oedi cyn cynnal cyfarfodydd. Hysbyswyd yr Aelodau fod y cyngor wedi cryfhau'r personél a oedd yn ymdrin â'r polisi rheoli risgiau, a dylai hynny olygu gwelliant sylweddol yn y dyfodol.

Cyfeiriwyd at ddatrysiad system RhCC (Rheoli Cysylltiadau Cwsmeriaid) a oedd wedi'i drafod yn flaenorol yn sesiwn hyfforddi'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Gofynnwyd a oedd cynnydd wedi'i wneud wrth roi'r datrysiad digidol ar waith. Tynnodd Swyddogion sylw at y ffaith bod gwaith wedi'i wneud i symud y gofrestr risgiau strategol ar ddatrysiad sy'n seiliedig ar Microsoft Excel; roedd yn barod i'w weithredu, yn dilyn trafodaethau yn y Grŵp Cyfarwyddwyr Corfforaethol a chyfarfod o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn y dyfodol.

Yn dilyn yr uchod, holwyd a fyddai rhai elfennau o'r system RhCC yn ddigidol, yn ogystal â'r rheini a oedd ar Microsoft Excel. Eglurwyd bod y risgiau gweithredol, a oedd ar lefel rheolwr atebol, wedi'u cynnwys ar y system RhCC; roedd y risgiau strategol yn cael eu cynnal ar daenlen Excel am y tro.

Roedd yr adroddiad a ddosbarthwyd yn manylu bod cyfanswm o 42 adroddiad archwilio ffurfiol wedi'u cyhoeddi, a dim ond un archwiliad a arweiniodd at raddfa sicrwydd gyfyngedig. Gofynnwyd a oedd hyn yn golygu bod 41 adroddiad yn gadarnhaol. Cadarnhaodd Swyddogion y byddai'r 41 adroddiad naill ai wedi cael sicrwydd sylweddol neu raddfa sicrwydd resymol.

Gofynnwyd cwestiwn ynglŷn â sicrwydd ansawdd, a manylion yn ymwneud â'r tro diwethaf y cynhaliwyd asesiad sicrhau ansawdd ar y tîm. Cadarnhawyd mai 2018 oedd y tro diwethaf y cynhaliwyd sicrwydd ansawdd ar y tîm; roedd disgwyl iddynt gael eu hasesu'n allanol eto yn gynnar yn y flwyddyn galendr newydd. Hysbyswyd y Pwyllgor y byddai'n cael ei gynnal drwy gyfrwng adolygiad gan gymheiriaid, gyda'r awdurdodau eraill sy'n cymryd rhan yng Nghymru; Byddai gofyn i Gyngor Castell-nedd Port Talbot gynnal adolygiad ar Gyngor Bwrdeistref Sirol Caerffili, a bydd cydweithwyr yng Nghyngor Conwy yn cynnal yr adolygiad ar Gyngor Castell-nedd Port Talbot.

Yn ogystal â'r uchod, eglurodd Swyddogion fod y cyngor yn dilyn safonau archwilio mewnol y sector cyhoeddus, a'u templed asesu allanol, pan oedd adolygiad allanol yn cael ei gynnal. Nodwyd bod pob cyngor yn gyfrifol am gwblhau hunanasesiad i benderfynu a oedd y cyngor wedi cydymffurfio, cydymffurfio'n rhannol neu heb gydymffurfio; byddai'r asesiad hwn wedyn yn cael ei adolygu gan y cyngor a oedd yn cynnal yr adolygiad allanol, a byddant yn gofyn am dystiolaeth ddogfennol i gefnogi'r honiadau a wnaed yn yr hunanasesiad.

Hysbyswyd yr Aelodau fod y cyngor a oedd yn cynnal yr adolygiad wedi cynnal sgyrsiau ag amrywiaeth o bobl yn flaenorol er mwyn bwydo i mewn i'r adolygiad; gan gynnwys Cadeirydd ac Is-gadeirydd y Pwyllgor, Swyddog Adran 151 ac Archwilwyr Allanol. Cadarnhawyd y caiff adroddiad ffurfiol ei ysgrifennu a'i gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, wedi i'r adolygiad gael ei gwblhau.