Agenda item

Cyflwynwyd manylion y Strategaeth Archwilio Mewnol Ddrafft a Chynllun sy'n Seiliedig ar Risg ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2022 a 31 Mawrth 2023 a'r Siarter Fewnol bresennol, i'r Pwyllgor.

Tynnodd Swyddogion sylw at y ffaith bod y Strategaeth Archwilio Mewnol Ddrafft, a gynhwyswyd yn Atodiad Un o'r adroddiad a ddosbarthwyd, yn darparu manylion am y canlynol:

·        Diffiniad a diben archwilio mewnol

·        Y strwythur staffio presennol

·        Y gofynion cyfreithiol

·        Sut y datblygwyd y cynllun

·        Manylion yr adnoddau sydd ar gael

·        Sut bydd y cynllun yn cael ei gyflawni

Trafodwyd y Cynllun Archwilio Mewnol Drafft, a gynhwyswyd yn Atodiad Dau o'r adroddiad a ddosbarthwyd. Dywedwyd y gofynnir i'r Pwyllgor, fel arfer, i ystyried cymeradwyo'r cynllun yn gynharach yn y flwyddyn ariannol; fodd bynnag, oherwydd yr Etholiad Llywodraeth Leol ddiweddar a'r newidiadau yn yr awdurdod, hwn oedd cyfarfod cyntaf y Pwyllgor. Nodwyd, er i'r cynllun gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor ar ffurf ddrafft a bod angen ei gymeradwyo, y bu'n rhaid i Swyddogion ddechrau ar rai o'r eitemau sydd wedi’u cynnwys ynddo.

Cyfeiriwyd at y golofn graddio risgiau a geir yn y cynllun; pennir y raddfa risgiau gan fformiwla, gan gymryd y newidynnau canlynol i ystyriaeth:

·        Maint y gweithgaredd sy'n cael ei archwilio yn seiliedig ar incwm blynyddol, gwariant neu faint y gyllideb, nifer y gweithwyr dan sylw, yr effaith bosib ar yr awdurdod os bydd rhywbeth yn mynd o'i le o fewn y gwasanaeth hwnnw, amlder trafodion, neu ryngweithiadau â defnyddwyr gwasanaeth.

·        Y rheolaethau sy’n gweithredu o fewn y gwasanaeth hwnnw, gan gynnwys effaith rheolaeth a staff, sensitifrwydd trydydd parti (os oedd methiant o fewn y gwasanaeth hwnnw, a fyddai'n effeithio ar fannau eraill o fewn yr awdurdod neu'n allanol), safonau rheolaeth fewnol a'r tebygolrwydd y bydd rhywbeth yn mynd o'i le

·        Canfod unrhyw broblemau gan gynnwys cyfyngiadau effeithiolrwydd yr archwiliad, parhad y gwaith archwilio a'r tro diwethaf y cynhaliwyd archwiliad, ac effeithiolrwydd unrhyw ddarparwyr sicrwydd eraill neu orchmynion blaenorol

Nodwyd bod yr wybodaeth berthnasol wedi'i rhoi mewn taenlen; byddai'r fformiwla wedyn yn pennu ffigur yn seiliedig ar yr wybodaeth a dderbyniwyd. Nodwyd y ffigurau a'u graddfeydd risgiau fel a ganlyn:

·        Risg uchel - 50+

·        Risg ganolig – 21 i 49

·        Risg isel - hyd at 20

Tynnodd Swyddogion sylw at yr amrediad o raddfeydd risgiau a fanylwyd yn y cynllun cyfredol; a oedd yn cynnwys sylw digonol ar draws holl feysydd busnes y cyngor. Hysbyswyd yr Aelodau fod y cynllun wedi'i lunio gan gyfeirio at gofrestr risgiau’r cyngor, trafodaethau â phob un o'r Uwch-dimau Rheoli Corfforaethol, y profiad gan Swyddogion sy'n gweithio yn y Timau Archwilio, ac unrhyw beth a nodwyd ar unrhyw adroddiadau rheoleiddiol eraill.

Darparwyd trosolwg byr o'r Siarter Archwilio Mewnol i'r Pwyllgor, a gynhwyswyd yn Atodiad Tri o'r adroddiad a ddosbarthwyd. Dywedwyd mai diben y Siarter oedd dweud beth yw archwiliad mewnol, beth mae archwiliad mewnol yn ei wneud a'r hyn y gall cleientiaid ei ddisgwyl gan archwiliad mewnol; roedd yn ofynnol i safonau archwilio mewnol y sector cyhoeddus gael Siarter, adolygu'r Siarter honno ac iddi gael ei chymeradwyo gan Aelodau.