Agenda item

Cyflwynodd Swyddogion yr Adroddiad Diweddaru Archwilio Mewnol a oedd yn cynnwys manylion am y gwaith a wnaed ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio; roedd hwn yn adroddiad chwarterol a oedd yn hysbysu Aelodau o'r sefyllfa bresennol a'r hyn a gwblhawyd ers y cyfarfod diwethaf, gan gynnwys manylion yr archwiliadau a gynhaliwyd a'u graddfeydd sicrwydd.

Roedd un o'r prif bwyntiau a amlygwyd mewn perthynas â phroblemau staffio; ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor, roedd lefel uchel iawn o salwch wedi effeithio ar y tîm eto, gyda dau aelod o staff ar salwch tymor hir. Fodd bynnag, soniwyd bod y salwch yn cael ei reoli’n unol â pholisïau a gweithdrefnau'r cyngor.

Problem staffio arall a godwyd oedd y broblem hirsefydlog o ran swyddi Archwilwyr Cynorthwyol. Nodwyd ei bod yn anodd recriwtio ar gyfer y swyddi hyn yn draddodiadol, hyd yn oed pan fyddai rhywun yn cael ei recriwtio, byddai'n gadael yn ddieithriad ar ôl blwyddyn neu ddwy i weithio yn yr adran gyfrifon neu rywle arall o fewn y cyngor; roedd hyn yn rhan o broblem ehangach o ran recriwtio mewn Timau Archwilio mewn amryw o gynghorau. Oherwydd y broblem hon, esboniodd Swyddogion eu bod wedi cynnal adolygiad o'r strwythur staffio; cytunwyd i ddileu'r swydd Archwilydd Cynorthwyol a rhoi swydd Archwilydd yn ei lle. Cadarnhawyd bod hyn wedi ei gwblhau, a bod y swydd wag yn cael ei hysbysebu ar hyn o bryd ar fwletin swyddi gwag y cyngor, gyda dyddiad cau o 6 Hydref 2022.

Hysbyswyd yr Aelodau fod un aelod o staff wedi cwblhau rhan un a dau o'i gymhwyster proffesiynol yn ddiweddar, ac roedd aelod arall o staff wedi cwblhau rhan un ac roedd disgwyl y byddai'n sefyll rhan 2 o'r arholiad ddechrau mis Hydref.

Diolchodd y Pwyllgor i'r ddau aelod o staff am sefyll eu harholiadau cymwysterau proffesiynol.

Cafwyd trafodaeth mewn perthynas â'r effaith ar adnoddau oherwydd salwch staff, yn enwedig o ran cyflwyno'r Cynllun Archwilio Mewnol. Esboniodd Swyddogion fod y ffocws ar gwblhau'r meysydd risg uchel, a bod y meysydd risg uchel na chawsant eu cwblhau’n cael eu cyflwyno yn y flwyddyn gyfredol;    yna, cynhaliwyd sgyrsiau â'r Uwch-dimau Rheoli i benderfynu a oedd angen cynnwys y meysydd nad oeddent wedi'u cynnwys o hyd, neu os oedd angen i'r tîm gyfeirio’u hadnoddau i feysydd eraill.

Dywedodd Swyddogion fod Atodiad Un o'r adroddiad a ddosbarthwyd yn darparu manylion yr adroddiadau a gyhoeddwyd, a'r graddfeydd sicrwydd a gymhwyswyd ar ddiwedd yr archwiliad. Nodwyd bod y raddfa sicrwydd wedi’i derbyn trwy gyfrifiad; o ystyried nifer yr argymhellion a wnaed yn yr adroddiad, gallai methiant i weithredu'r argymhellion o fewn chwe mis arwain at fethiant sylweddol yn y system, ac effaith methiant sylweddol yn y system. Cadarnhawyd bod yr wybodaeth hon wedyn yn cael ei nodi mewn taenlen, byddai fformiwla'n cael ei chymhwyso, a byddai un o'r categorïau canlynol yn cael ei gymhwyso i'r adroddiad:

·        Categori Un, Sicrwydd Sylweddol - canfu profion y cynhaliwyd rheolaethau da ac yn gyffredinol, mân argymhellion yn unig sydd eu hangen.

·        Categori Dau, Sicrwydd Rhesymol - canfu profion fod angen gwella rhywfaint ar reolaeth, a fyddai'n cael ei gyflawni trwy weithredu'r argymhellion y cytunwyd arnynt.

·        Categori Tri, Sicrwydd Cyfyngedig - datgelodd profion nifer o feysydd lle'r oedd angen y gwelliannau, ac yn yr achosion hynny, byddai'n ofynnol i Bennaeth Gwasanaeth y maes hwnnw ddarparu ymateb ysgrifenedig sy'n dweud pa gamau gweithredu a gymerwyd i fynd i'r afael â'r materion a godwyd.

·        Categori Pedwar, ni ellir rhoi sicrwydd - datgelodd profion feysydd sy'n peri pryder sylweddol, a bydd y Pennaeth Gwasanaeth a/neu'r Rheolwr Atebol yn mynd i gyfarfod nesaf y Pwyllgor i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i Aelodau ar y camau gweithredu a gymerwyd, a hefyd i ateb unrhyw gwestiynau y gall fod gan yr Aelodau.

Codwyd y cwestiynau canlynol yn unol ag Atodiad Un o'r adroddiad a ddosbarthwyd:

·        R40 - Ysgol Gynradd Crynallt – Nododd yr adroddiad a ddosbarthwyd y canfuwyd nad oedd datgeliad GDG ar waith ar gyfer dau lywodraethwr presennol yn yr ysgol; Gofynnodd Aelodau pam nad oedd y datgeliadau GDG ar waith. Eglurwyd bod y llywodraethwyr yn newydd a bod y broses GDG wedi'i dechrau, ond nad oedd wedi'i chwblhau ar adeg yr archwiliad.

·        R1 – Ysgol Bryncoch yr Eglwys yng Nghymru – Nododd yr adroddiad a ddosbarthwyd fod angen mân welliannau mewn perthynas â Chronfeydd Answyddogol; Dywedodd yr Aelodau fod problemau wedi bod yn y gorffennol gyda monitro'r Cronfeydd Answyddogol, a gofynnwyd am ragor o wybodaeth am hyn. Cadarnhaodd Swyddogion y byddent yn cael gwybod manylion y broblem ac yn rhoi esboniad drwy e-bost i'r Pwyllgor ynglŷn â beth yn union oedd y broblem.

·        R2 – Ysgol Gynradd Coedffranc – Nododd yr adroddiad a ddosbarthwyd fod rheolaethau da ar waith mewn perthynas â'r holl feysydd a brofwyd, ar wahân i Gerdyn Prynu/Caffael; Gofynnodd yr Aelodau am y rhesymau dros hyn. Cadarnhaodd Swyddogion y byddent yn cael gwybod manylion y broblem ac yn rhoi esboniad drwy e-bost i'r Pwyllgor ynglŷn â beth yn union oedd y broblem.

Cyfeiriodd Swyddogion at Atodiad Tri o'r adroddiad a ddosbarthwyd, a oedd yn cynnwys llythyr ymateb oddi wrth y Prif Swyddog Digidol, ac un arall oddi wrth y Pennaeth Cynllunio a Diogelu'r Cyhoedd; yr oedd y ddau ohonynt yn gyfrifol am y meysydd a gafodd sicrwydd cyfyngedig. Nodwyd bod y llythyrau’n rhoi gwybodaeth i'r Aelodau yn ymwneud â'r hyn yr oeddent wedi'u wneud ers iddynt dderbyn eu hadroddiad archwilio. Eglurwyd, ar gyfer yr holl archwiliadau a gynhaliwyd, y byddai adolygiad ôl-archwiliad dilynol yn cael ei gwblhau rhwng mis a chwe mis ar ôl yr archwiliad, er mwyn gwirio a gydymffurfiwyd â'r argymhellion y cytunwyd arnynt.