Agenda a Chofnodion

Diolchodd y Cadeirydd i'r adolygwyr annibynnol allanol  a'r Swyddogion am eu gwaith i gyflwyno adroddiadau yn ôl i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. 

Nid oedd unrhyw ddatganiadau o fuddiant.

Esboniodd y Prif Weithredwr ei bod wedi siarad â'r Pwyllgor Archwilio ar 15 Mawrth 2021 i dynnu sylw'r Pwyllgor at fersiwn wedi'i golygu o dâp sain a ryddhawyd ar gyfryngau cymdeithasol a oedd yn cynnwys cyn-Arweinydd y Cyngor.  Dywedwyd wrth y Pwyllgor bryd hynny ei bod yn bwysig i'r cyngor gomisiynu gwaith sicrwydd ychwanegol gan adolygwyr annibynnol allanol, sef Mr Rod Alcott, cyn Uwch-reolwr gyda Swyddfa Archwilio Cymru, gyda chefnogaeth Mr Jack Straw, cyn-Brif Weithredwr Dinas a Sir Abertawe.

Nodwyd bod y Pwyllgor Archwilio wedi derbyn y Cylch Gorchwyl a nodwyd yn yr adolygiad ar 15 Mawrth 2021, ac roedd y Pwyllgor yn ystyried heddiw yr adroddiadau llawn a therfynol a dderbyniwyd gan yr adolygwyr annibynnol.

Aeth y Prif Weithredwr ymlaen i esbonio y byddai'r adolygiad a'r Cynllun Gweithredu i ymateb i'r canfyddiadau a'r argymhellion a wnaed yn cael eu cyflwyno yng nghyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio heddiw.  Oherwydd y ffordd y cyflwynwyd y dystiolaeth yn yr adroddiad llawn, lle'r oedd yn bosib adnabod pobl unigol, byddai'r dystiolaeth a oedd o fewn yr adroddiadau llawn yn cael ei hystyried yn adran breifat cyfarfod y Pwyllgor.  Er mwyn gwneud y broses mor agored a thryloyw â phosib, roedd y canfyddiadau a'r argymhellion llawn wedi'u tynnu o'r adroddiadau yr oedd adolygwyr allanol wedi'u llunio a byddent yn cael eu cyflwyno yn rhan agored y papurau. Byddai'r cynllun gweithredu yn mynd i'r afael â'r wybodaeth honno'n uniongyrchol.

Tynnodd y Prif Weithredwr sylw at y ffaith nad oedd y Pwyllgor heddiw yn delio ag ymddygiad pobl unigol; roedd yr adolygiad a gynhaliwyd yn ymwneud â'r prosesau a'r systemau llywodraethu, sut rydym yn gwneud penderfyniadau o fewn y rhaglen gyfalaf, y prosesau ynghylch y ffordd rydym yn cyflwyno cynigion ad-drefnu ysgolion a'r protocol sy'n rheoli'r berthynas rhwng Aelodau a Swyddogion.

Roedd yr Aelodau'n hapus i fwrw ymlaen â'r cyfarfod mewn sesiwn breifat.   

Yn unol ag Adran 100A (4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a diffinnir ym Mharagraff 12 ac 15 Adran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

PENDERFYNWYD:Yn unol ag Adran 100A (4) a (5) o

Ddeddf Llywodraeth Leol 1972,

wahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys y tebygolrwydd o ddatgelu gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir ym Mharagraffau 12, 13 a 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf uchod.

Derbyniodd y Pwyllgor Atodiad 1 - Adroddiad Preifat yr Adolygwyr Annibynnol Allanol.

Rhoddodd Rod Alcott, yr adolygydd allanol, drosolwg o gasgliad a chanfyddiadau'r adroddiad a ddosbarthwyd, ac esboniodd ei fod ef a Jack Straw wedi cael y dasg o ymchwilio i drefniadau llywodraethu'r cyngor a oedd yn gweithredu ar y pryd ac nid materion ymddygiad.

Esboniwyd bod prosesau llywodraethu ar waith ar draws y tri adroddiad a oedd yn cynnwys Ad-drefnu Ysgolion, Mynwent Allt y Grug ac Amgueddfa Cefn Coed. Canfuwyd bod prosesau llywodraethu ar waith a'u bod yn cael eu dilyn.

Aeth Rod Alcott ymlaen i esbonio bod rhai diffygion yn y prosesau ar draws y tri maes, ac fe'u hamlygwyd yn yr adroddiadau a ddosbarthwyd. Rhoddwyd sylw i'r diffygion hyn mewn cyfres o argymhellion a oedd ynghlwm wrth bob adroddiad.  I grynhoi, canfuwyd diffygion ond nid methiannau o ran llywodraethu, a gellid mynd i'r afael â'r diffygion a geir yn y systemau a'r broses lywodraethu.  Esboniwyd, yn seiliedig ar brofiad helaeth ar draws cynghorau yng Nghymru, nad oedd dod o hyd i ddiffygion mewn prosesau llywodraethu wrth gynnal adolygiadau yn rhywbeth annisgwyl.  Pe bai thema i'r hyn a ddatgelwyd o ran diffygion, roedd yn ymwneud â chofnodi penderfyniadau, gan fod llywodraethu da yn gofyn am gofnodi'r penderfyniadau. Os nad oedd tystiolaeth ddogfennol yna nid oedd yn dryloyw.  Tynnwyd sylw at y ffaith ei bod yn bwysig i'r cyngor ddysgu o hyn a mynd i'r afael â'r materion drwy gofnodi penderfyniadau. 

Rhoddodd y Prif Weithredwr drosolwg i'r Aelodau o'r Cynllun Gweithredu a'r argymhellion fel y nodir yn yr adroddiad a ddosbarthwyd. 

Mynwent Allt y Grug a'r Rhaglen Waith Priffyrdd a Pheirianneg

Esboniwyd y byddai'r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn adolygu'r prosesau penderfynu ynghylch Rhaglenni Gwaith Cyfalaf y cyngor fel y byddai'n gliriach sut mae'r cyngor yn blaenoriaethu cynlluniau ac y byddai'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn eu profi'n rheolaidd.    Byddai hyn yn golygu y byddai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn gallu cael sicrwydd rheolaidd bod y cyngor yn gweithredu’n unol â'r broses ddiwygiedig y byddai'r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn ei datblygu erbyn 30 Medi 2021. 

Nodwyd y byddai rôl Grŵp Llywio'r Rhaglen Gyfalaf (GLlRhG) yn cael ei chofnodi yn y Cylch Gorchwyl. Roedd y rhain wedi'u drafftio a byddent yn cael eu cyflwyno i'r Grŵp Cyfarwyddwyr Corfforaethol (GCC) i'w hystyried a'u cymeradwyo. Ymgorfforwyd y pwyntiau a wnaed gan yr adolygwyr ynghylch cofnodi penderfyniadau'n briodol.  Tynnwyd sylw at y ffaith bod gan y GLlRhG nodiadau o'u cyfarfodydd ond nad oedd ganddynt gofnod cynhwysfawr a oedd yn nodi pa wybodaeth a ystyriwyd yn y cyfarfod a'r camau y cytunwyd arnynt. Byddai'n cael ei bwysleisio yn y Cylch Gorchwyl newydd fod angen cofnod llawnach o'r cyfarfodydd hynny a byddai angen i'r GLlRhG roi adroddiad i’r GCC yn rheolaidd.

Tynnwyd sylw at y ffaith y byddai'r adroddiad a'r holl ddogfennau’n cael eu hanfon at yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus a'r Archwilydd Cyffredinol.

Aildrefnu Ysgolion

Roedd camau gweithredu eisoes wedi'u cymryd ynghylch cofnodi cyfarfodydd. Byddai'r Cylch Gorchwyl ar gyfer cyfarfodydd briffio Aelodau'r Cabinet yn cael ei adnewyddu. Nid oedd y cylch gorchwyl wedi’i  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.

Gohirio'r cyfarfod am gyfnod byr.

PENDERFYNWYD:     Cymeradwyo cofnodion y cyfarfodydd a gynhaliwyd ar 23 Ebrill, 2021.

Holodd yr Aelodau faint o arian sydd arnom fel cyngor.  Cytunodd swyddogion i ddosbarthu ymateb cynhwysfawr i'r holl Aelodau ar ôl y cyfarfod.

PENDERFYNWYD: Nodi Datganiad o Gyfrifon Drafft (heb ei archwilio) y Cyngor ar gyfer 2020/2021.

Esboniodd swyddogion fod yr Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol yn ymwneud â'r flwyddyn ariannol ddiwethaf.  Nodwyd bod Archwilio wedi dweud wrth y pwyllgor ym mis Medi 2020 y byddai ffocws y gwaith archwilio mewnol ar gyfer y flwyddyn ar feysydd risg uchel a meysydd lle gall rheolaethau fod wedi newid o ganlyniad i weithio gartref.  Barn y Pennaeth Archwilio Mewnol yn seiliedig ar y sylw cyffredinol a roddir i waith archwilio mewnol ac o ystyried ffynonellau sicrwydd eraill yw y gellir rhoi sicrwydd rhesymol na nodwyd unrhyw wendidau mawr mewn perthynas â'r systemau rheoli mewnol, y trefniadau llywodraethu a'r prosesau rheoli risg sy'n gweithredu o fewn y cyngor.

PENDERFYNWYD: Nodi Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2020/2021.

Tynnodd swyddogion sylw at y ffaith bod Atodiad 1 yr adroddiad a ddosbarthwyd, sef Gwiriad GDG Staff mewn Ysgolion (A4), yn adroddiad interim nad oedd y gwaith wedi'i gwblhau eto ac roedd yn parhau.  Nodwyd, mewn perthynas â'r categori risg a ddangoswyd fel Dd/b, nad oedd hyn yn berthnasol oherwydd natur dros dro’r adroddiad, a chydnabu swyddogion fod hynny'n gamarweiniol ac y gellid bod wedi'i ddehongli fel dim sicrwydd. 

Aeth swyddogion ymlaen i roi trosolwg o'r hyn a oedd wedi digwydd hyd yma a therfynau amser.  Tynnodd swyddogion sylw at y ffaith nad oeddent wedi gallu ymweld ag ysgolion oherwydd COVID, felly roedd gwaith wedi'i wneud o bell.   Gan gyfeirio at Wiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd mewn ysgolion, mae ysgolion yn defnyddio System ‘Vision HR’ adran Adnoddau Dynol y cyngor ond nid y System ‘IDocs’ y mae Adnoddau Dynol yn ei defnyddio. Roedd hyn yn golygu, er mwyn cadarnhau rhai elfennau o gydymffurfiad â chanllawiau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, fod angen rhagor o dystiolaeth ddogfennol yn uniongyrchol gan yr ysgolion.  Nodwyd, mewn perthynas â naw deg naw aelod o staff newydd, na fu'n bosib cadarnhau bod holl elfennau canllawiau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd wedi'u dilyn ac y cysylltwyd ag ysgolion a gofynnwyd iddynt ddarparu'r dystiolaeth ddogfennol sydd ei hangen, ac o ganlyniad nid oedd sgôr sicrwydd hyd yma.  Tynnwyd sylw at y ffaith bod y naw deg naw aelod o staff yn gweithio mewn pedwar deg pedwar o ysgolion gwahanol; cysylltwyd â phob ysgol a rhoddwyd dyddiad cau i ymateb a hyd yma roedd tua 50% o'r ysgolion wedi ymateb i'r negeseuon e-bost cychwynnol. Ar ôl derbyn ymatebion pellach, caiff adroddiad terfynol ei gyhoeddi a fydd yn manylu ar ganlyniadau'r profion yn seiliedig ar yr holl dystiolaeth sydd ar gael a chyda sgôr sicrwydd yn cael ei rhoi.

Nodwyd y byddai unrhyw ysgolion nad oeddent wedi ymateb yn derbyn e-bost atgoffa yr wythnos nesaf, a  byddai'r ysgolion yn cael galwad ffôn ynghylch hyn.

Holodd yr Aelodau pe na bai ysgolion yn cyfathrebu ag archwilio, a fyddai swyddog yn ymweliad â'r ysgol dros wyliau'r ysgol.  Esboniodd swyddogion, o ran staff gweinyddol ysgolion sy'n gweithio dros yr haf, fod staff ar wahanol gontractau mewn gwahanol ysgolion ac nid oedd staff gweinyddol bob amser ar gael yn ystod gwyliau'r ysgol, ond pe na bai ysgolion yn ymateb, gallai swyddogion ymweld a gofyn i weld eu gwaith papur pe bai staff gweinyddol yn gweithio mewn ysgolion.

Roedd yr Aelodau'n falch o weld sicrwydd sylweddol ynglŷn â'r Cynllun Cymorth Hunanynysu COVID a oedd yn gysylltiedig yn benodol â COVID, roeddent yn cytuno bod hyn wedi’i weinyddu'n dda a diolchwyd i swyddogion.

Nodwyd y byddai gan bob adroddiad yn y dyfodol y sgôr sicrwydd newydd, ac er cysondeb, roedd pob adroddiad a gyhoeddwyd ers diwedd mis Mai yn cynnwys y sgôr sicrwydd newydd. Tynnwyd sylw at y ffaith bod y cysyniad yr un fath, ac mai dim ond y geiriad oedd wedi newid.

PENDERFYNWYD: Nodi Adroddiad Diweddaru'r Archwiliad Mewnol a gynhaliwyd ers y  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 11.

Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwaherddir y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a ddiffinnir ym Mharagraff 12 ac 15 Adran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

PENDERFYNWYD:Y dylid gwahardd y cyhoedd, yn unol ag Adran 100A (4) a (5) o

Ddeddf Llywodraeth Leol 1972,

ar gyfer yr eitemau busnes canlynol a oedd yn debygol o gynnwys datgelu gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir ym Mharagraffau 12, 13 a 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf uchod.

Cafodd yr aelodau’r wybodaeth ddiweddaraf am yr holl archwiliadau a gynhaliwyd ers cyfarfod y Pwyllgor Archwilio ym mis Ebrill 2021, a oedd â gradd risg o 3, 4 neu 5 a phob ymchwiliad arbennig, fel y nodir yn yr adroddiad preifat a ddosbarthwyd.

PENDERFYNWYD:     Dylid nodi'r adroddiad.