Agenda item

Tynnodd swyddogion sylw at y ffaith bod Atodiad 1 yr adroddiad a ddosbarthwyd, sef Gwiriad GDG Staff mewn Ysgolion (A4), yn adroddiad interim nad oedd y gwaith wedi'i gwblhau eto ac roedd yn parhau.  Nodwyd, mewn perthynas â'r categori risg a ddangoswyd fel Dd/b, nad oedd hyn yn berthnasol oherwydd natur dros dro’r adroddiad, a chydnabu swyddogion fod hynny'n gamarweiniol ac y gellid bod wedi'i ddehongli fel dim sicrwydd. 

Aeth swyddogion ymlaen i roi trosolwg o'r hyn a oedd wedi digwydd hyd yma a therfynau amser.  Tynnodd swyddogion sylw at y ffaith nad oeddent wedi gallu ymweld ag ysgolion oherwydd COVID, felly roedd gwaith wedi'i wneud o bell.   Gan gyfeirio at Wiriad y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd mewn ysgolion, mae ysgolion yn defnyddio System ‘Vision HR’ adran Adnoddau Dynol y cyngor ond nid y System ‘IDocs’ y mae Adnoddau Dynol yn ei defnyddio. Roedd hyn yn golygu, er mwyn cadarnhau rhai elfennau o gydymffurfiad â chanllawiau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, fod angen rhagor o dystiolaeth ddogfennol yn uniongyrchol gan yr ysgolion.  Nodwyd, mewn perthynas â naw deg naw aelod o staff newydd, na fu'n bosib cadarnhau bod holl elfennau canllawiau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd wedi'u dilyn ac y cysylltwyd ag ysgolion a gofynnwyd iddynt ddarparu'r dystiolaeth ddogfennol sydd ei hangen, ac o ganlyniad nid oedd sgôr sicrwydd hyd yma.  Tynnwyd sylw at y ffaith bod y naw deg naw aelod o staff yn gweithio mewn pedwar deg pedwar o ysgolion gwahanol; cysylltwyd â phob ysgol a rhoddwyd dyddiad cau i ymateb a hyd yma roedd tua 50% o'r ysgolion wedi ymateb i'r negeseuon e-bost cychwynnol. Ar ôl derbyn ymatebion pellach, caiff adroddiad terfynol ei gyhoeddi a fydd yn manylu ar ganlyniadau'r profion yn seiliedig ar yr holl dystiolaeth sydd ar gael a chyda sgôr sicrwydd yn cael ei rhoi.

Nodwyd y byddai unrhyw ysgolion nad oeddent wedi ymateb yn derbyn e-bost atgoffa yr wythnos nesaf, a  byddai'r ysgolion yn cael galwad ffôn ynghylch hyn.

Holodd yr Aelodau pe na bai ysgolion yn cyfathrebu ag archwilio, a fyddai swyddog yn ymweliad â'r ysgol dros wyliau'r ysgol.  Esboniodd swyddogion, o ran staff gweinyddol ysgolion sy'n gweithio dros yr haf, fod staff ar wahanol gontractau mewn gwahanol ysgolion ac nid oedd staff gweinyddol bob amser ar gael yn ystod gwyliau'r ysgol, ond pe na bai ysgolion yn ymateb, gallai swyddogion ymweld a gofyn i weld eu gwaith papur pe bai staff gweinyddol yn gweithio mewn ysgolion.

Roedd yr Aelodau'n falch o weld sicrwydd sylweddol ynglŷn â'r Cynllun Cymorth Hunanynysu COVID a oedd yn gysylltiedig yn benodol â COVID, roeddent yn cytuno bod hyn wedi’i weinyddu'n dda a diolchwyd i swyddogion.

Nodwyd y byddai gan bob adroddiad yn y dyfodol y sgôr sicrwydd newydd, ac er cysondeb, roedd pob adroddiad a gyhoeddwyd ers diwedd mis Mai yn cynnwys y sgôr sicrwydd newydd. Tynnwyd sylw at y ffaith bod y cysyniad yr un fath, ac mai dim ond y geiriad oedd wedi newid.

PENDERFYNWYD: Nodi Adroddiad Diweddaru'r Archwiliad Mewnol a gynhaliwyd ers y Pwyllgor Archwilio diwethaf ym mis Ebrill 2021.