Cofnodion:
Rhoddodd Rod Alcott, yr adolygydd allanol, drosolwg
o gasgliad a chanfyddiadau'r adroddiad a ddosbarthwyd, ac esboniodd ei fod ef a
Jack Straw wedi cael y dasg o ymchwilio i drefniadau llywodraethu'r cyngor a
oedd yn gweithredu ar y pryd ac nid materion ymddygiad.
Esboniwyd bod prosesau llywodraethu ar waith ar
draws y tri adroddiad a oedd yn cynnwys Ad-drefnu Ysgolion, Mynwent Allt y Grug
ac Amgueddfa Cefn Coed. Canfuwyd bod prosesau llywodraethu ar waith a'u bod yn
cael eu dilyn.
Aeth Rod Alcott ymlaen i esbonio bod rhai diffygion
yn y prosesau ar draws y tri maes, ac fe'u hamlygwyd yn yr adroddiadau a
ddosbarthwyd. Rhoddwyd sylw i'r diffygion hyn mewn cyfres o argymhellion a oedd
ynghlwm wrth bob adroddiad. I grynhoi,
canfuwyd diffygion ond nid methiannau o ran llywodraethu, a gellid mynd i'r
afael â'r diffygion a geir yn y systemau a'r broses lywodraethu. Esboniwyd, yn seiliedig ar brofiad helaeth ar
draws cynghorau yng Nghymru, nad oedd dod o hyd i ddiffygion mewn prosesau
llywodraethu wrth gynnal adolygiadau yn rhywbeth annisgwyl. Pe bai thema i'r hyn a ddatgelwyd o ran
diffygion, roedd yn ymwneud â chofnodi penderfyniadau, gan fod llywodraethu da
yn gofyn am gofnodi'r penderfyniadau. Os nad oedd tystiolaeth ddogfennol yna
nid oedd yn dryloyw. Tynnwyd sylw at y
ffaith ei bod yn bwysig i'r cyngor ddysgu o hyn a mynd i'r afael â'r materion
drwy gofnodi penderfyniadau.
Rhoddodd y Prif Weithredwr drosolwg i'r Aelodau o'r
Cynllun Gweithredu a'r argymhellion fel y nodir yn yr adroddiad a
ddosbarthwyd.
Mynwent Allt y Grug a'r Rhaglen Waith Priffyrdd a
Pheirianneg
Esboniwyd y byddai'r Cyfarwyddwr Cyllid a
Gwasanaethau Corfforaethol yn adolygu'r prosesau penderfynu ynghylch Rhaglenni
Gwaith Cyfalaf y cyngor fel y byddai'n gliriach sut mae'r cyngor yn
blaenoriaethu cynlluniau ac y byddai'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn eu
profi'n rheolaidd. Byddai hyn yn
golygu y byddai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn gallu cael sicrwydd
rheolaidd bod y cyngor yn gweithredu’n unol â'r broses ddiwygiedig y byddai'r
Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn ei datblygu erbyn 30 Medi
2021.
Nodwyd y byddai rôl Grŵp Llywio'r Rhaglen
Gyfalaf (GLlRhG) yn cael ei chofnodi yn y Cylch Gorchwyl. Roedd y rhain wedi'u
drafftio a byddent yn cael eu cyflwyno i'r Grŵp Cyfarwyddwyr Corfforaethol
(GCC) i'w hystyried a'u cymeradwyo. Ymgorfforwyd y pwyntiau a wnaed gan yr
adolygwyr ynghylch cofnodi penderfyniadau'n briodol. Tynnwyd sylw at y ffaith bod gan y GLlRhG
nodiadau o'u cyfarfodydd ond nad oedd ganddynt gofnod cynhwysfawr a oedd yn
nodi pa wybodaeth a ystyriwyd yn y cyfarfod a'r camau y cytunwyd arnynt.
Byddai'n cael ei bwysleisio yn y Cylch Gorchwyl newydd fod angen cofnod
llawnach o'r cyfarfodydd hynny a byddai angen i'r GLlRhG roi adroddiad i’r GCC
yn rheolaidd.
Tynnwyd sylw at y ffaith y byddai'r adroddiad a'r
holl ddogfennau’n cael eu hanfon at yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus a'r
Archwilydd Cyffredinol.
Aildrefnu Ysgolion
Roedd camau gweithredu eisoes wedi'u cymryd ynghylch cofnodi cyfarfodydd.
Byddai'r Cylch Gorchwyl ar
gyfer cyfarfodydd briffio Aelodau'r Cabinet yn cael ei adnewyddu. Nid oedd y
cylch gorchwyl wedi’i gyflwyno i'r cyfarfod eto ond mae wedi'i drefnu ar
gyfer yr wythnosau nesaf. Byddai
hyfforddiant gloywi i'r holl Aelodau a Swyddogion yn cael ei roi ar waith i
sicrhau bod pawb yn deall eu rolau a'u cyfrifoldebau.
Esboniodd y Prif Weithredwr yr aethpwyd i'r afael
â'r ffaith nad oedd arfarniad opsiynau ynghylch y rwbel y tu ôl i bentref
Godre'r-graig wedi cael ei wneud ar yr adeg y comisiynwyd yr adolygiad hwn.
Cafwyd adroddiad i Fwrdd Strydlun a Pheirianneg y Cabinet ar 21 Mai lle'r oedd
y cyngor wedi comisiynu cyngor Peirianneg Sifil arbenigol ar yr opsiynau hynny
ac unwaith y byddai'r adroddiad hwnnw wedi dod i law, byddai'n cael ei gyflwyno
i Fwrdd Strydlun a Pheirianneg y Cabinet i benderfynu beth fyddai'r camau nesaf
mewn perthynas â'r safle hwnnw.
Amgueddfa Cefn Coed
Roedd y Cabinet eisoes wedi derbyn datganiad
sefyllfa llawn i sicrhau nad oedd unrhyw ddryswch ynglŷn â'r hyn a
ddigwyddodd i Grant Llywodraeth Cymru ar gyfer Amgueddfa Cefn Coed. Craffwyd yn
hir ar yr adroddiad ac roedd yr aelod lleol wedi cymryd rhan yn y cyfarfod.
Roedd Grŵp Llywio bellach wedi'i sefydlu o dan Gadeiryddiaeth y
Cyfarwyddwr Addysg, Hamdden a Dysgu Gydol Oes i edrych ar opsiynau pellach y
gellid eu cyflwyno mewn perthynas ag Amgueddfa Cefn Coed.
Pwysleisiodd y Prif Weithredwr fod y dogfennau a
luniwyd gan yr adolygwyr allanol wedi'u rhannu â'r Ombwdsmon Gwasanaethau
Cyhoeddus a'r Archwilydd Cyffredinol ym mhob un o'r tri achos.
Esboniodd y Prif Weithredwr y gofynnwyd i'r
adolygwyr allanol hefyd edrych ar berthnasoedd Aelodau a Swyddogion. Roedd
hyfforddiant gloywi wedi'i drefnu, a ariannwyd gan Gymdeithas Llywodraeth Leol
Cymru, i sicrhau bod y protocol Aelod-Swyddogion yn cael ei ddeall yn glir ac
yn cael ei roi ar waith yn ymarferol. Nododd yr Aelodau fod yr Archwilydd
Cyffredinol wedi awgrymu bod y Gwasanaeth Archwilio Mewnol, yn eu Rhaglen
Archwilio Mewnol, yn darparu ar gyfer profi'r trefniadau newydd a roddwyd ar
waith ar ôl iddynt gael eu gwreiddio'n llwyr.
Tynnodd y Prif Weithredwr sylw at y ffaith y byddai Adroddiad Cynnydd ynghylch
sut yr oedd y camau hyn wedi mynd rhagddynt a byddai'r profion a wnaed gan y
Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn dod yn ôl i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio
at ddibenion sicrwydd.
Holodd yr Aelodau sut y byddai'r broses archwilio’n
profi gweithdrefnau. Esboniodd y Prif
Weithredwr y byddai Gwasanaeth Archwilio Mewnol y cyngor yn cyfrannu at y
ffordd yr oeddem yn bwriadu newid y trefniadau presennol fel y gallent wneud
sylwadau, herio a phrofi'r newidiadau cyn eu rhoi ar waith. Gofynnir hefyd i
gydweithwyr Archwilio Cymru roi sylwadau ar y newidiadau rydym yn bwriadu eu
gwneud cyn eu gweithredu. Nodwyd, ar ôl
cael peth amser i wreiddio newidiadau, y byddent yn cymryd nifer o drafodion ac
yn eu profi yn erbyn y prosesau i wirio bod y cyngor yn gweithio’n unol â'r
prosesau a gynlluniwyd. Byddai adroddiad yn cael ei ddatblygu a fyddai'n dangos
y canfyddiadau ac a oedd angen gwneud unrhyw argymhellion pellach. Byddai hyn
yn cael ei fynegi yn yr adroddiadau i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.
Esboniodd y Rheolwr Archwilio y byddai archwilio’n
rhan o broses adolygu'r protocolau newydd wrth symud ymlaen a'u herio gan fod
angen iddynt fod yn fesuradwy. Byddai'r Rheolwr Archwilio yn mynd i gyfarfodydd
GLlRhG fel gwyliwr i gyhoeddi unrhyw ganllawiau ac argymhellion o safbwynt
archwilio, a byddai adroddiadau dilynol yn cael eu cyhoeddi, felly byddai'n
gyfuniad o adolygu'r ddogfennaeth, mynd i’r cyfarfodydd, cyhoeddi adroddiadau
ac argymhellion, byddai hon yn rhaglen dreigl.
Diolchodd y Cadeirydd i'r adolygwyr allanol am eu
hadroddiadau ac am gyflwyno yng ngyhyfarfod y pwyllgor heddiw a diolchodd hefyd
i'r Prif Weithredwr a'r adolygwyr allanol am eu gwaith.
PENDERFYNWYD:
1. Nodi'r adroddiadau a ddarparwyd gan yr
adolygwyr allanol.
2. Bod y cynllun gweithredu a ddatblygwyd i
ymateb i'r canfyddiadau a'r argymhellion a gyflwynwyd yn adroddiadau'r
adolygiad yn cael ei nodi.
2.
Y gofynnir i'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol gynnwys darpariaeth yn y
blaenraglen archwilio i brofi o bryd i'w gilydd sut mae'r newidiadau a
ddisgrifir yn y cynllun gweithredu yn cael eu gweithredu ac i gefnogi'r
Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i fonitro'r cynnydd sy'n cael ei wneud.