Lleoliad: Via Microsoft Teams
Cyswllt: Nicola Headon
Rhif | Eitem |
---|---|
Cyhoeddiadau'r Cadeirydd Cofnodion: Diolchodd y Cadeirydd i'r adolygwyr annibynnol
allanol a'r Swyddogion am eu gwaith i
gyflwyno adroddiadau yn ôl i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. |
|
Datganiadau o fuddiannau Cofnodion: Nid oedd unrhyw ddatganiadau o fuddiant. |
|
Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Esboniodd y Prif Weithredwr ei bod wedi siarad â'r
Pwyllgor Archwilio ar 15 Mawrth 2021 i dynnu sylw'r Pwyllgor at fersiwn wedi'i
golygu o dâp sain a ryddhawyd ar gyfryngau cymdeithasol a oedd yn cynnwys
cyn-Arweinydd y Cyngor. Dywedwyd wrth y
Pwyllgor bryd hynny ei bod yn bwysig i'r cyngor gomisiynu gwaith sicrwydd
ychwanegol gan adolygwyr annibynnol allanol, sef Mr Rod Alcott, cyn Uwch-reolwr
gyda Swyddfa Archwilio Cymru, gyda chefnogaeth Mr Jack Straw, cyn-Brif Weithredwr
Dinas a Sir Abertawe. Nodwyd bod y Pwyllgor Archwilio wedi derbyn y Cylch
Gorchwyl a nodwyd yn yr adolygiad ar 15 Mawrth 2021, ac roedd y Pwyllgor yn
ystyried heddiw yr adroddiadau llawn a therfynol a dderbyniwyd gan yr adolygwyr
annibynnol. Aeth y Prif Weithredwr ymlaen i esbonio y byddai'r
adolygiad a'r Cynllun Gweithredu i ymateb i'r canfyddiadau a'r argymhellion a
wnaed yn cael eu cyflwyno yng nghyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio
heddiw. Oherwydd y ffordd y cyflwynwyd y
dystiolaeth yn yr adroddiad llawn, lle'r oedd yn bosib adnabod pobl unigol,
byddai'r dystiolaeth a oedd o fewn yr adroddiadau llawn yn cael ei hystyried yn
adran breifat cyfarfod y Pwyllgor. Er
mwyn gwneud y broses mor agored a thryloyw â phosib, roedd y canfyddiadau a'r
argymhellion llawn wedi'u tynnu o'r adroddiadau yr oedd adolygwyr allanol
wedi'u llunio a byddent yn cael eu cyflwyno yn rhan agored y papurau. Byddai'r
cynllun gweithredu yn mynd i'r afael â'r wybodaeth honno'n uniongyrchol. Tynnodd y Prif Weithredwr sylw at y ffaith nad oedd
y Pwyllgor heddiw yn delio ag ymddygiad pobl unigol; roedd yr adolygiad a
gynhaliwyd yn ymwneud â'r prosesau a'r systemau llywodraethu, sut rydym yn
gwneud penderfyniadau o fewn y rhaglen gyfalaf, y prosesau ynghylch y ffordd
rydym yn cyflwyno cynigion ad-drefnu ysgolion a'r protocol sy'n rheoli'r
berthynas rhwng Aelodau a Swyddogion. Roedd yr Aelodau'n hapus i fwrw ymlaen â'r cyfarfod
mewn sesiwn breifat.
|
|
Mynediad i gyfarfodydd Yn unol ag Adran 100A (4) a (5) o Ddeddf
Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn
cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a diffinnir ym Mharagraff
12 ac 15 Adran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod. Cofnodion: PENDERFYNWYD:Yn
unol ag Adran 100A (4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, wahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a
oedd yn cynnwys y tebygolrwydd o ddatgelu gwybodaeth eithriedig fel y'i
diffinnir ym Mharagraffau 12, 13 a 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf uchod. |
|
Atodiad 1 - Adroddiad Preifat yr Adolygwyr Annibynnol Allanol Cofnodion: Derbyniodd y Pwyllgor Atodiad 1 - Adroddiad Preifat
yr Adolygwyr Annibynnol Allanol. |
|
Adroddiadau Sicrwydd Allanol, Annibynnol - Cynllun Gweithredu i ymateb i'r canfyddiadau a'r argymhellion - Canfyddiadau'r Prif Weithredwr, Argymhellion a Chyflwyno'r Cynllun Gweithredu Cofnodion: Rhoddodd Rod Alcott, yr adolygydd allanol, drosolwg
o gasgliad a chanfyddiadau'r adroddiad a ddosbarthwyd, ac esboniodd ei fod ef a
Jack Straw wedi cael y dasg o ymchwilio i drefniadau llywodraethu'r cyngor a
oedd yn gweithredu ar y pryd ac nid materion ymddygiad. Esboniwyd bod prosesau llywodraethu ar waith ar
draws y tri adroddiad a oedd yn cynnwys Ad-drefnu Ysgolion, Mynwent Allt y Grug
ac Amgueddfa Cefn Coed. Canfuwyd bod prosesau llywodraethu ar waith a'u bod yn
cael eu dilyn. Aeth Rod Alcott ymlaen i esbonio bod rhai diffygion
yn y prosesau ar draws y tri maes, ac fe'u hamlygwyd yn yr adroddiadau a
ddosbarthwyd. Rhoddwyd sylw i'r diffygion hyn mewn cyfres o argymhellion a oedd
ynghlwm wrth bob adroddiad. I grynhoi,
canfuwyd diffygion ond nid methiannau o ran llywodraethu, a gellid mynd i'r
afael â'r diffygion a geir yn y systemau a'r broses lywodraethu. Esboniwyd, yn seiliedig ar brofiad helaeth ar
draws cynghorau yng Nghymru, nad oedd dod o hyd i ddiffygion mewn prosesau
llywodraethu wrth gynnal adolygiadau yn rhywbeth annisgwyl. Pe bai thema i'r hyn a ddatgelwyd o ran
diffygion, roedd yn ymwneud â chofnodi penderfyniadau, gan fod llywodraethu da
yn gofyn am gofnodi'r penderfyniadau. Os nad oedd tystiolaeth ddogfennol yna
nid oedd yn dryloyw. Tynnwyd sylw at y
ffaith ei bod yn bwysig i'r cyngor ddysgu o hyn a mynd i'r afael â'r materion
drwy gofnodi penderfyniadau. Rhoddodd y Prif Weithredwr drosolwg i'r Aelodau o'r
Cynllun Gweithredu a'r argymhellion fel y nodir yn yr adroddiad a
ddosbarthwyd. Mynwent Allt y Grug a'r Rhaglen Waith Priffyrdd a
Pheirianneg Esboniwyd y byddai'r Cyfarwyddwr Cyllid a
Gwasanaethau Corfforaethol yn adolygu'r prosesau penderfynu ynghylch Rhaglenni
Gwaith Cyfalaf y cyngor fel y byddai'n gliriach sut mae'r cyngor yn
blaenoriaethu cynlluniau ac y byddai'r Gwasanaeth Archwilio Mewnol yn eu
profi'n rheolaidd. Byddai hyn yn
golygu y byddai'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn gallu cael sicrwydd
rheolaidd bod y cyngor yn gweithredu’n unol â'r broses ddiwygiedig y byddai'r
Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol yn ei datblygu erbyn 30 Medi
2021. Nodwyd y byddai rôl Grŵp Llywio'r Rhaglen
Gyfalaf (GLlRhG) yn cael ei chofnodi yn y Cylch Gorchwyl. Roedd y rhain wedi'u
drafftio a byddent yn cael eu cyflwyno i'r Grŵp Cyfarwyddwyr Corfforaethol
(GCC) i'w hystyried a'u cymeradwyo. Ymgorfforwyd y pwyntiau a wnaed gan yr
adolygwyr ynghylch cofnodi penderfyniadau'n briodol. Tynnwyd sylw at y ffaith bod gan y GLlRhG
nodiadau o'u cyfarfodydd ond nad oedd ganddynt gofnod cynhwysfawr a oedd yn
nodi pa wybodaeth a ystyriwyd yn y cyfarfod a'r camau y cytunwyd arnynt.
Byddai'n cael ei bwysleisio yn y Cylch Gorchwyl newydd fod angen cofnod
llawnach o'r cyfarfodydd hynny a byddai angen i'r GLlRhG roi adroddiad i’r GCC
yn rheolaidd. Tynnwyd sylw at y ffaith y byddai'r adroddiad a'r
holl ddogfennau’n cael eu hanfon at yr Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus a'r
Archwilydd Cyffredinol. Aildrefnu Ysgolion Roedd camau gweithredu eisoes wedi'u cymryd ynghylch cofnodi cyfarfodydd. Byddai'r Cylch Gorchwyl ar gyfer cyfarfodydd briffio Aelodau'r Cabinet yn cael ei adnewyddu. Nid oedd y cylch gorchwyl wedi’i ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6. |
|
Gohirio'r cyfarfod am gyfnod byr Cofnodion: Gohirio'r cyfarfod am gyfnod byr. |
|
Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol PDF 59 KB Cofnodion: PENDERFYNWYD: Cymeradwyo cofnodion y cyfarfodydd a gynhaliwyd
ar 23 Ebrill, 2021. |
|
Cau Cyfrifon 2020/2021 PDF 941 KB Cofnodion: Holodd yr Aelodau faint o arian sydd arnom fel cyngor. Cytunodd swyddogion i ddosbarthu ymateb
cynhwysfawr i'r holl Aelodau ar ôl y cyfarfod. PENDERFYNWYD: Nodi
Datganiad o Gyfrifon Drafft (heb ei archwilio) y Cyngor ar gyfer 2020/2021. |
|
Adroddiad Blynyddol Archwilio Mewnol 2020/21 PDF 115 KB Cofnodion: Esboniodd swyddogion fod yr Adroddiad Blynyddol
Archwilio Mewnol yn ymwneud â'r flwyddyn ariannol ddiwethaf. Nodwyd bod Archwilio wedi dweud wrth y
pwyllgor ym mis Medi 2020 y byddai ffocws y gwaith archwilio mewnol ar gyfer y
flwyddyn ar feysydd risg uchel a meysydd lle gall rheolaethau fod wedi newid o
ganlyniad i weithio gartref. Barn y
Pennaeth Archwilio Mewnol yn seiliedig ar y sylw cyffredinol a roddir i waith
archwilio mewnol ac o ystyried ffynonellau sicrwydd eraill yw y gellir rhoi sicrwydd
rhesymol na nodwyd unrhyw wendidau mawr mewn perthynas â'r systemau rheoli
mewnol, y trefniadau llywodraethu a'r prosesau rheoli risg sy'n gweithredu o
fewn y cyngor. PENDERFYNWYD: Nodi Adroddiad Blynyddol Archwilio
Mewnol 2020/2021. |
|
Adroddiad Diweddaru'r Archwiliad Mewnol PDF 85 KB Cofnodion: Tynnodd swyddogion sylw at y ffaith bod Atodiad 1 yr adroddiad a
ddosbarthwyd, sef Gwiriad GDG Staff mewn Ysgolion (A4), yn adroddiad interim
nad oedd y gwaith wedi'i gwblhau eto ac roedd yn parhau. Nodwyd, mewn perthynas â'r categori risg a
ddangoswyd fel Dd/b, nad oedd hyn yn berthnasol oherwydd natur dros dro’r
adroddiad, a chydnabu swyddogion fod hynny'n gamarweiniol ac y gellid bod
wedi'i ddehongli fel dim sicrwydd. Aeth swyddogion ymlaen i roi trosolwg o'r hyn a
oedd wedi digwydd hyd yma a therfynau amser.
Tynnodd swyddogion sylw at y ffaith nad oeddent wedi gallu ymweld ag
ysgolion oherwydd COVID, felly roedd gwaith wedi'i wneud o bell. Gan gyfeirio at Wiriad y Gwasanaeth Datgelu
a Gwahardd mewn ysgolion, mae ysgolion yn defnyddio System ‘Vision HR’ adran
Adnoddau Dynol y cyngor ond nid y System ‘IDocs’ y mae Adnoddau Dynol yn ei
defnyddio. Roedd hyn yn golygu, er mwyn cadarnhau rhai elfennau o gydymffurfiad
â chanllawiau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd, fod angen rhagor o dystiolaeth
ddogfennol yn uniongyrchol gan yr ysgolion.
Nodwyd, mewn perthynas â naw deg naw aelod o staff newydd, na fu'n bosib
cadarnhau bod holl elfennau canllawiau'r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd wedi'u
dilyn ac y cysylltwyd ag ysgolion a gofynnwyd iddynt ddarparu'r dystiolaeth
ddogfennol sydd ei hangen, ac o ganlyniad nid oedd sgôr sicrwydd hyd yma. Tynnwyd sylw at y ffaith bod y naw deg naw
aelod o staff yn gweithio mewn pedwar deg pedwar o ysgolion gwahanol;
cysylltwyd â phob ysgol a rhoddwyd dyddiad cau i ymateb a hyd yma roedd tua 50%
o'r ysgolion wedi ymateb i'r negeseuon e-bost cychwynnol. Ar ôl derbyn
ymatebion pellach, caiff adroddiad terfynol ei gyhoeddi a fydd yn manylu ar
ganlyniadau'r profion yn seiliedig ar yr holl dystiolaeth sydd ar gael a chyda
sgôr sicrwydd yn cael ei rhoi. Nodwyd y byddai unrhyw ysgolion nad oeddent wedi
ymateb yn derbyn e-bost atgoffa yr wythnos nesaf, a byddai'r ysgolion yn cael galwad ffôn
ynghylch hyn. Holodd yr Aelodau pe na bai ysgolion yn cyfathrebu
ag archwilio, a fyddai swyddog yn ymweliad â'r ysgol dros wyliau'r ysgol. Esboniodd swyddogion, o ran staff gweinyddol
ysgolion sy'n gweithio dros yr haf, fod staff ar wahanol gontractau mewn
gwahanol ysgolion ac nid oedd staff gweinyddol bob amser ar gael yn ystod
gwyliau'r ysgol, ond pe na bai ysgolion yn ymateb, gallai swyddogion ymweld a
gofyn i weld eu gwaith papur pe bai staff gweinyddol yn gweithio mewn ysgolion. Roedd yr Aelodau'n falch o weld sicrwydd sylweddol
ynglŷn â'r Cynllun Cymorth Hunanynysu COVID a oedd yn gysylltiedig yn
benodol â COVID, roeddent yn cytuno bod hyn wedi’i weinyddu'n dda a diolchwyd i
swyddogion. Nodwyd y byddai gan bob adroddiad yn y dyfodol y
sgôr sicrwydd newydd, ac er cysondeb, roedd pob adroddiad a gyhoeddwyd ers
diwedd mis Mai yn cynnwys y sgôr sicrwydd newydd. Tynnwyd sylw at y ffaith bod
y cysyniad yr un fath, ac mai dim ond y geiriad oedd wedi newid. PENDERFYNWYD: Nodi Adroddiad Diweddaru'r Archwiliad Mewnol a gynhaliwyd ers y ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 11. |
|
Mynediad i gyfarfodydd Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth
Leol 1972, gwaherddir y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys
datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a ddiffinnir ym Mharagraff 12 ac
15 Adran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod. Cofnodion: PENDERFYNWYD:Y
dylid gwahardd y cyhoedd, yn unol ag Adran 100A (4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, ar gyfer yr eitemau busnes canlynol a oedd yn
debygol o gynnwys datgelu gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir ym
Mharagraffau 12, 13 a 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf uchod. |
|
Adroddiad Archwiliad Mewnol Preifat Cofnodion: Cafodd yr aelodau’r wybodaeth ddiweddaraf am yr holl archwiliadau a
gynhaliwyd ers cyfarfod y Pwyllgor Archwilio ym mis Ebrill 2021, a oedd â gradd
risg o 3, 4 neu 5 a phob ymchwiliad arbennig, fel y nodir yn yr adroddiad
preifat a ddosbarthwyd. PENDERFYNWYD: Dylid nodi'r adroddiad. |