Agenda a chofnodion drafft

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod.

Y Cyng. S Reynolds Eitem 6 – Personol, Ymddiriedolwr Canolfan Maerdy

·       18 Gorffennaf 2024

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 18 Gorffennaf 2024 fel cofnod gwir a chywir.

Trafododd y pwyllgor yr eitemau a ddewiswyd o Flaenraglen Waith y Cabinet.

Ystyriodd yr aelodau’r adroddiad a ddosbarthwyd ym mhecyn yr agenda.

Cadarnhaodd y swyddogion mai'r strategaeth ddrafft yw'r tro cyntaf i'r Cyngor sefydlu strategaeth caffael gyffredinol sy'n cysylltu'r holl bolisïau amrywiol sy'n ymwneud â chaffael. Nod y strategaeth yw cysylltu'r holl amcanion strategol amrywiol a'r gofynion deddfwriaethol sy'n ymwneud â chaffael.

Nod y strategaeth yw dangos cydymffurfiaeth y Cyngor â'r ymrwymiadau cyfreithiol gofynnol, yn ogystal â sicrhau bod blaenoriaethau strategol y Cyngor yn cael eu cyflawni. Mae'r polisi wedi'i strwythuro i gynnwys amcanion caffael cymdeithasol gyfrifol. Tynnodd y swyddogion sylw at yr amcanion a amlinellir yn yr adroddiad.

Cyfeiriodd yr aelodau at dudalen 19 yr adroddiad, paragraffau 22-23 a'r asesiad o effaith ar gymunedau'r cymoedd. Mynegodd yr aelodau bryder bod yr wybodaeth yn nodi ystadegau'n unig ac nad oedd yn amlinellu'n glir yr effeithiau ar gymunedau'r cymoedd . Roedd yr aelodau hefyd yn awyddus i sicrhau bod strategaethau sy'n ymwneud â busnesau bach ac ati yn cael eu dilyn, gan geisio sicrwydd gan swyddogion mewn perthynas â hyn. A fydd digon o amser i sefydliadau amrywiol gydweithio ar gontract? Cadarnhaodd y swyddogion, pan fydd y rheolau caffael newydd yn cael eu datblygu a'u hadlewyrchu mewn rheolau sefydlog, y bydd yn rhaid i swyddogion gymryd mwy o gyfrifoldeb am ystyried pethau, fel amserlenni, gan ystyried ffactorau penodol i gydymffurfio â'r rheolau. Bydd dogfen cynllunio caffael yn cael ei datblygu i dynnu sylw at sut mae ffactorau wedi'u hystyried, pam mae pethau'n cael eu gwneud mewn ffordd benodol, pam mae amserlenni penodol yn cael eu dilyn. Bydd hyn yn caniatáu ar gyfer rhesymeg glir iawn o ran y ffordd y caiff eitemau eu caffael.

Cyfeiriodd yr aelodau at yr ymadrodd ‘sicrhau gwerth am arian’ ac roeddent yn awyddus i sicrhau bod aelodau'r cyhoedd sy'n darllen y ddogfen yn deall nad yw hyn o reidrwydd yn golygu y derbynnir y cais isaf. Cadarnhaodd y swyddogion y bydd Rheolau Sefydlog y Cyngor yn diffinio beth yw ‘gwerth am arian’. Mae'r diffiniad presennol yn cyd-fynd â pholisi Llywodraeth Cymru ac yn amlinellu nad yw gwerth am arian yn canolbwyntio ar gost yn unig. Dylid ystyried trefniadau gwerth am arian fel y cyfuniad gorau posib o gostau oes gyfan, drwy sicrhau arbedion effeithlonrwydd, canlyniad o ansawdd da i'r sefydliad, yn ogystal â budd i'r gymdeithas, yr economi a'r amgylchedd, ar hyn o bryd ac yn y dyfodol. Er y bydd cost yn sicr yn ffactor, bydd angen ystyried nifer o faterion gwahanol.

Nododd yr aelodau nad oedd unrhyw sôn yn y ddogfen am restr Safonau Masnach o fasnachwyr a gymeradwyir. Cadarnhaodd y swyddogion fod gwaith yn mynd rhagddo ar hyn o bryd mewn perthynas â'r rhestr ddethol. Bydd hyn yn cael ei ymgorffori yn y Rheolau Sefydlog y gellir eu defnyddio wrth geisio caffael eitemau.

Yn dilyn gwaith craffu, cefnogodd yr aelodau yr argymhelliad a amlinellwyd yn adroddiad drafft y Cabinet.

·       Nid oedd unrhyw eitemau o Flaenraglen Waith y Pwyllgor Craffu i'w hystyried.

Nid oedd unrhyw eitemau i'w hystyried o Flaenraglen Waith y Pwyllgor Craffu.

Ystyriodd yr aelodau eitemau monitro perfformiad.

Ystyriodd yr aelodau’r adroddiad a ddosbarthwyd ym mhecyn yr agenda.

Amlinellodd yr Aelod Cabinet fod yr adroddiad yn crynhoi'r gwaith y mae Cyngor Castell-nedd Port Talbot wedi'i wneud i gydymffurfio â Safonau'r Gymraeg. Mae Safonau'r Gymraeg yn sicrhau nad yw'r Gymraeg yn cael ei thrin yn llai ffafriol na Saesneg yng Nghymru. Cyflwynwyd hysbysiad cydymffurfio gan y Comisiynydd ym mis Medi 2015 a oedd yn amlinellu pa safonau y mae'n rhaid i'r awdurdod gydymffurfio â nhw. Mae dyletswydd ar y Cyngor i gyhoeddi adroddiad blynyddol i ddangos ei fod wedi cydymffurfio â'r safonau. Asesodd Comisiynydd y Gymraeg fod cydymffurfiaeth yn dda, ond cydnabyddir bod gwaith i'w wneud yn y maes hwn o hyd.

Holodd yr aelodau a oedd unrhyw ystadegau i gyd-fynd â'r adroddiad ac a oeddent yn adlewyrchu a fu cynnydd yn y defnydd o'r Gymraeg ledled yr awdurdod. Cadarnhaodd y swyddogion fod rhywfaint o wybodaeth anecdotaidd yn yr adroddiad sy'n nodi y bu cynnydd bach. Mae'r ystadegau sy'n cael eu casglu yn ymwneud mewn gwirionedd â siaradwyr Cymraeg, lle gofynnir i bobl nodi eu rhuglder, etc. Nodir y bu cynnydd yn y defnydd o'r Gymraeg yn fewnol, er enghraifft yn yr arolwg ymgysylltu â chyflogeion, a gynigiwyd yn y Gymraeg a'r Saesneg. Bydd yr eitemau hyn yn cael eu hadlewyrchu yn yr adroddiad ar gyfer 2024-2025.

Cyfeiriodd yr aelodau at baragraff ar dudalen 4 yr adroddiad a oedd yn amlinellu effaith y safonau ar ymgysylltu â'r cyhoedd. Mae wedi bod yn amlwg lle mae cwestiynau hir iawn am effaith y Gymraeg ar eitem wedi ymddangos ar ddogfennau ymgynghori allanol. Mynegodd yr aelodau bryder bod yr awdurdod yn gofyn i'r cyhoedd am yr effaith ar y Gymraeg, er y gellid gwneud hyn yn ei asesiad.

Nododd yr Aelodau fod tudalen 6 yr adroddiad yn cyfeirio at gyfieithu ar y pryd. Dylid egluro bod cyfieithu ar y pryd ar gael ar gyfer cyfarfodydd y Cyngor Llawn yn unig. Mae cyfieithu ar y pryd yn gyfyngedig.

Cadarnhaodd y swyddogion fod y cwestiynau a ddefnyddir i benderfynu pa effaith y mae penderfyniad yn ei chael ar y Gymraeg yn deillio o ganllawiau Comisiynydd y Gymraeg ar arfer da. Mae swyddogion wedi profi ffyrdd amrywiol o nodi'r cwestiynau. Mae hefyd yn rhan o'r broses Asesiadau Effaith Integredig. Ar ben hynny, er mwyn sicrhau nad yw pobl yn cael eu gorlethu, rhoddir esboniad sy'n amlinellu'r rhesymau pam y gofynnir y cwestiynau.

Cyfeiriodd yr aelodau at yr ystadegau a amlinellir yn yr adroddiad sy'n cyfeirio at nifer y siaradwyr Cymraeg rhugl/gweddol rugl a sut mae'r ffigur hwn yn fwy na'r nifer a nodwyd ar y cyfeiriadur. Dywedodd yr Aelodau fod hyn yn destun pryder iddynt. Amlinellodd y swyddogion fod y cyfeiriadur yn nodi staff sy'n ateb y ffôn yn Gymraeg yn unig. Mae'r ystadegau gan iTrent yn casglu data gan bob aelod o staff, gan gynnwys staff rheng flaen nas nodir yn y cyfeiriadur. Holodd yr aelodau am y gwahaniaeth yn y ddwy set o ddata a gasglwyd a pham nad yw'r cyfeiriadur staff yn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6a

Ystyriodd yr aelodau’r adroddiad a ddosbarthwyd ym mhecyn yr agenda.

Cadarnhaodd y swyddogion fod yr adroddiad hwn yn dangos incwm a gwariant tan fis Mehefin 2024 ac yna defnyddir y data hwn i wneud amcanestyniad ar gyfer diwedd y flwyddyn ariannol. Ar hyn o bryd, y gorwariant amcanestynedig i'r Cyngor cyfan ar ddiwedd y flwyddyn yw £1.8m.

Cyfeiriodd yr aelodau at yr eitemau a nodwyd gan ddefnyddio'r dull Coch Oren Gwyrdd a gwnaethant holi am statws yr eitemau oren: a ydynt yn agos at gael eu cwblhau ai peidio. Cadarnhaodd y swyddogion fod eitemau gwyrdd wedi'u cwblhau erbyn diwedd mis Mehefin. Os nodir bod eitem yn oren, mae swyddogion yn hyderus y bydd yn cael ei chwblhau erbyn diwedd mis Mawrth.

Holodd yr aelodau am y gorwariant mewn Addysg. Ar ben hynny, a oedd awgrym ynghylch lefel ddisgwyliedig cronfeydd wrth gefn ysgolion gan y bydd yn effeithio ar gyllideb ehangach y Cyngor.

O ran y gorwariant, tynnodd yr aelodau sylw at y targedau nas cyrhaeddwyd o ran swyddi gwag. Holodd yr aelodau a oedd y targedau nas cyflawnwyd o ran swyddi gwag yn broblem barhaus a beth fyddai effaith cyflawni'r rheini ar y straen ar staff yn y dyfodol? O ran ysgolion, cadarnhaodd y swyddogion fod disgwyl i'w diffyg gynyddu £7.6m erbyn diwedd y flwyddyn ariannol. Mae swyddogion wedi cwrdd â'r Cyfarwyddwr Addysg a'r Prif Weithredwr i geisio penderfynu beth a all liniaru hyn. Mae adroddiad hefyd wedi'i drefnu ar gyfer un o gyfarfodydd y Cabinet yn y dyfodol a fydd yn ystyried yr eitem hon yn fanylach.

Cyfeiriodd yr aelodau at barciau gwledig eraill, yn ogystal â'r Gnoll yn benodol. Nodwyd bod yr adroddiad hyd at ddiwedd mis Mehefin, ond crybwyllir rhesymau sy'n cyfeirio at fis Awst. Cadarnhaodd y swyddogion y byddant yn defnyddio gwybodaeth y maent yn ymwybodol ohoni i ragfynegi'r sefyllfa ar ddiwedd y flwyddyn ariannol. Felly, darperir gwybodaeth sy'n cyfeirio at y flwyddyn gyfan.

Cyfeiriodd yr aelodau at yr eitem goleuadau cyhoeddus a'r tabl Coch Oren Gwyrdd. Mae'r adroddiad yn nodi nad yw'r nod o arbed £220k yn debygol o gael ei gyflawni oherwydd bod prisiau wedi cynyddu, er bod yr eitem yn wyrdd ar y tabl Coch Oren Gwyrdd ar hyn o bryd. Cadarnhaodd y swyddogion y cyflawnwyd yr arbedion mewn perthynas â phylu goleuadau, o ran defnydd ynni'r goleuadau, ond gan nad yw'r pris wedi gostwng cymaint ag y rhagwelwyd, mae'n dal i ddangos fel gorwariant. Mae'r sgôr yn wyrdd oherwydd y cyflawnwyd y targed o ran defnydd, ond mae'n dangos fel gorwariant oherwydd pris yr unedau, nid y defnydd. 

Cyfeiriodd yr aelodau at yr eitem goch yn yr adroddiad, sef moderneiddio isadeiledd technegol gwasanaethau digidol. Holodd yr aelodau a yw hyn yn dal i fynd rhagddo ac am esboniad ynghylch y statws coch. Dywedodd y swyddogion, er bod yr arbedion yn gysylltiedig â gwasanaethau digidol, mai Cyfarwyddiaeth yr Amgylchedd sy'n gyfrifol am y gyllideb dan sylw. Gan na fydd yr arbedion yn cael eu cyflawni gan wasanaethau digidol, mae ganddo statws coch, ond  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6b

Ystyriodd yr aelodau’r adroddiad a ddosbarthwyd ym mhecyn yr agenda.

Cyfeiriodd yr aelodau at y Gronfa Ffyniant Gyffredin. Nododd yr aelodau fod yn rhaid gwario'r cyllid cyn diwedd mis Rhagfyr a holodd a oedd modd cyflawni'r targed hwn. Cafwyd awgrym bod gan yr awdurdod tan ddiwedd mis Chwefror bellach i wario'r cyllid. Mae'r swyddogion unigol sy'n rheoli'r prosiectau hefyd wedi dweud y dylid gwario'r cyllid cyn diwedd mis Chwefror.

Yn dilyn gwaith craffu, cefnogodd yr aelodau yr argymhelliad a amlinellwyd yn adroddiad drafft y Cabinet.

Ystyriodd yr aelodau’r adroddiad a ddosbarthwyd ym mhecyn yr agenda.

Amlinellodd y swyddogion fod yr eitem hon yn adroddiad monitro.

Yn dilyn gwaith craffu, nodwyd cynnwys yr adroddiad.

·       Blaenraglen Waith y Cabinet

·       Blaenraglen Waith y Pwyllgor Craffu

Cyfeiriodd y swyddogion at yr eitem a oedd yn ymwneud â threfniadau cludiant a grybwyllwyd mewn sesiwn flaenorol am y Flaenraglen Waith. Rhoddodd y swyddogion sicrwydd i aelodau fod y gwaith yn parhau, ond nodwyd bod y gwaith yn gymhleth. Mae gwaith yn parhau yn y Cyd-bwyllgor Corfforedig o ran strategaethau trafnidiaeth rhanbarthol. Dywedodd y swyddog y bydd yr eitem hon yn cael ei chrybwyll yn y Fforwm Cadeiryddion/Is-gadeiryddion nesaf i benderfynu ar y cam nesaf. Efallai y gellir cyflwyno adroddiad gyda Grŵp Gorchwyl a Gorffen ac awgrymwyd Cylch Gorchwyl a all amlinellu cwmpas yr eitem a'r hyn a fydd yn cael ei ystyried.

Nodwyd y Flaenraglen Waith.

Unrhyw eitemau brys yn ôl disgresiwn y Cadeirydd yn unol ag Adran 100BA(6)(b) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 (fel y’i diwygiwyd)

Nid oedd unrhyw eitemau brys.