Agenda a Chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod.

Codwyd y gwall canlynol o ran Eitem rhif 6 ar yr Agenda, Datganiad o Gyfrifon 2021/22:

·        Roedd yr adroddiad yn manylu ar dudalen 79 fod yr eitem ‘er gwybodaeth’, fodd bynnag dylid nodi bod yr adroddiad i’w benderfynu arno.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 27 Medi 2022 fel cofnod cywir.

Rhoddwyd y diweddaraf i'r Pwyllgor ar y gwaith a wnaed gan Swyddfa Archwilio Cymru hyd at 30 Medi 2022.

Roedd yr adroddiad a ddosbarthwyd yn darparu manylion prif ganfyddiadau Archwilio Cyfrifon ar gyfer 2021-22, a gynhaliwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru; yn ogystal â manylion eu bwriad i gyhoeddi adroddiad archwilio diamod ar y cyfrifon.

Cadarnhawyd bod yr Archwiliad wedi'i gwblhau, a chrynhowyd y materion i'w cyflwyno i'r Pwyllgor yn yr adroddiad a ddosbarthwyd. Esboniodd Swyddfa Archwilio Cymru eu bod wedi parhau i weithio gyda Thîm Cyllid Cyngor Castell-nedd Port Talbot drwy gydol y broses gyfrifon, gan ddiolch iddynt am eu cymorth a'u cefnogaeth yn ystod y cyfnod hwn.

Rhoddwyd gwybod i'r Pwyllgor fod y cyfrifon drafft wedi’u derbyn ar ddiwedd mis Mai 2022, a chwblhawyd y gwaith archwilio i raddau helaeth erbyn diwedd Medi 2022; yn amodol ar fater technegol ar asedau isadeiledd, a oedd wedi effeithio ar awdurdodau lleol eraill yng Nghymru a Lloegr. Nodwyd y darparwyd rhagor o fanylion ynghylch hyn yn yr adroddiad a ddosbarthwyd.

Cadarnhaodd Swyddfa Archwilio Cymru fod yr Archwilydd Cyffredinol yn bwriadu rhoi barn ddiamod ar ddatganiadau ariannol Cyngor Castell-nedd Port Talbot, wedi iddynt gael eu cymeradwyo ac unwaith y bydd y Swyddogion wedi darparu’r llythyr sylwadau i Swyddfa Archwilio Cymru.

I gloi, amlygwyd nad oedd unrhyw faterion arwyddocaol o'r archwiliad yr oedd angen tynnu sylw atynt; nodwyd rhai camddatganiadau yn y cyfrifon, fodd bynnag roeddent wedi’u cywiro ers hynny.

Cyflwynodd swyddogion adroddiad ynghylch Datganiad o Gyfrifon 2021/22, ar ôl cwblhau'r archwiliad allanol.

Roedd yr adroddiad yn tynnu sylw at y newidiadau a wnaed i'r cyfrifon ers iddynt gael eu cyflwyno i'r Pwyllgor ddiwethaf ym mis Medi 2022; gwnaed y newidiadau mwyaf sylweddol mewn perthynas ag Eiddo, Peiriannau ac Offer.

Atgoffwyd y Pwyllgor fod Cyngor Castell-nedd Port Talbot unwaith eto wedi derbyn barn archwilio ddiamod; a ddarperir unwaith y bydd Swyddfa Archwilio Cymru wedi derbyn y Llythyr Sylwadau gan y cyngor.

Holodd yr aelodau pam nad oedd sgôr COG (Coch, Oren, Gwyrdd) yn erbyn cyfeiriad 'Dd' yn Adran 3 yr adroddiad a ddosbarthwyd, a oedd yn ymwneud â' Rheolaeth Ariannol Tymor Canolig i'r Tymor Hir. Cadarnhaodd swyddogion y dylai'r adroddiad a ddosbarthwyd fanylu ar sgôr COG gwyrdd yn erbyn y mater penodol hwn.

Gofynnwyd i swyddogion gadarnhau a oedd gwaith yn mynd i ddigwydd ar y cynllun ariannol tymor canolig wrth symud ymlaen. Eglurwyd y byddai'r Cabinet yn derbyn adroddiad ar 19 Ionawr 2023, a fydd yn nodi cynigion y gyllideb ar gyfer blwyddyn ariannol 2023/24; bydd yr adroddiad hwn yn nodi'r cynllun ariannol tymor canolig a'r bwlch presennol. Nodwyd y bydd swm sylweddol o waith i'w gwblhau yn y flwyddyn ariannol nesaf, o ran mynd i'r afael â'r bwlch hwnnw.

Derbyniodd aelodau fanylion ynghylch y gwaith archwilio mewnol a wnaed ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Medi 2022.

Ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor, roedd salwch staff wedi effeithio ar y tîm eto, gyda chyfanswm o 25 niwrnod yn cael eu colli oherwydd salwch. Nodwyd y gallai hyn effeithio ar y Cynllun Archwilio; fodd bynnag, roedd y Rheolwr Archwilio'n adolygu'r mater hwn ar hyn o bryd.

Tynnwyd sylw at y ffaith fod dau aelod o'r tîm yn parhau â'u hastudiaethau archwilio mewnol, ac roeddent i fod i sefyll arholiadau pellach ym mis Chwefror 2023.

Cadarnhaodd swyddogion, ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor, fod cyfanswm o 15 adroddiad ffurfiol wedi'u cyhoeddi; roedd manylion y rhain wedi'u cynnwys yn yr adroddiad a ddosbarthwyd. Ychwanegwyd mai dim ond un o'r archwiliadau a gynhaliwyd a arweiniodd at sgôr sicrwydd cyfyngedig; cafwyd ymateb  y Pennaeth yn atodiad tri yr adroddiad a ddosbarthwyd.

Cyfeiriwyd at R26 o'r adroddiadau ffurfiol a gyhoeddwyd, a oedd yn ymwneud ag Ysgol Gymunedol Llangatwg; Mynegodd aelodau bryderon ynghylch rhai o gasgliadau'r adroddiad, yn enwedig o ran y gronfa answyddogol a bod yn rhaid ymchwilio a chywiro cyfrif banc yr ysgol. Esboniodd y swyddogion fod y gronfa answyddogol a’r mater ynghylch y cyfrif banc yn ddau fater ar wahân a nodwyd pan gynhaliwyd yr archwiliad; roedd y materion sy’n ymwneud â'r gronfa answyddogol yn cael sylw, ac roedd yr anghydbwysedd cyllid mewn perthynas â chyfrif banc swyddogol yr ysgolion. Ychwanegwyd bod Swyddogion wedi tynnu sylw'r ysgolion at y materion hyn, a'u bod wedi cael sicrwydd y byddant yn mynd i'r afael â'r anghydbwysedd. Hysbyswyd yr aelodau fod y tîm yn cynnal adolygiadau ôl-archwilio, a bydd yr Archwilydd yn ailymweld â'r materion a amlygwyd gan yr archwilydd pan fydd yn dychwelyd i'r ysgol i gynnal yr adolygiad ôl-archwilio.

Yn dilyn yr uchod, codwyd pwysigrwydd datrys y materion sydd heb eu datrys yn yr ysgol, ynghyd â'r angen i edrych ar yr amgylchedd ehangach i sicrhau bod gweithdrefnau eraill ar waith. Eglurodd swyddogion fod y tîm yn archwilio'r cronfeydd answyddogol ym mhob ysgol; os yw archwilydd yn dod o hyd i broblem mewn un ysgol benodol, y mae’n credu ei fod yn ddifrifol neu y gallai ddigwydd yn rhywle arall, bydd yn rhannu’r wybodaeth honno â phawb arall. Nodwyd bod yr archwilwyr sy’n gyfrifol am yr ysgolion yn cyfarfod yn weddol reolaidd gyda Rheolwyr Busnes yr ysgol sy’n gyfrifol am y prosesau gweinyddol o fewn yr ysgol; cynhelir y cyfarfodydd hyn o leiaf ddwywaith y flwyddyn, ac ar sail ad hoc, pan fydd unrhyw faterion yn codi yn yr ysgolion. Nodwyd bod gan y tîm berthynas waith dda iawn gyda'r staff yn yr ysgolion.

Cyfeiriwyd at R32 o'r adroddiadau ffurfiol a gyhoeddwyd, a oedd yn ymwneud ag Ysgol Gatholig Sant Joseff a’r Ganolfan 6ed Dosbarth; amlygodd na allai'r ysgol ddarparu digon o dystiolaeth, ar adeg yr archwiliad, mewn perthynas â datgeliadau DBS ar gyfer pedwar Llywodraethwr Ysgol. Eglurwyd bod y Llywodraethwyr wedi gwneud cais am eu datgeliadau, fodd bynnag nid oeddent wedi  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 7.

Roedd yr adroddiad a ddosbarthwyd yn nodi camau gweithredu a gwybodaeth Rheoli'r Trysorlys ar gyfer 2022/23. Eglurwyd bod yr adroddiad hwn wedi’i ystyried gan y Cabinet yn ystod eu cyfarfod ym mis Hydref 2022, ac roedd yn nodi manylion y gweithgarwch ers i'r adroddiad blaenorol gael ei ddarparu i'r Pwyllgor.

Nodwyd gwall ar dudalen 269 o'r adroddiad a ddosbarthwyd; roedd y frawddeg dan adran 7 'Benthyciadau' yn darllen 'there has been now new loan agreements entered into since the last quarterly report to Cabinet’'. Cadarnhawyd y dylai 'now' ddarllen fel 'no'.

Nodwyd bod yr adroddiad wedi dyddio erbyn hyn, ac nad oedd yn adlewyrchu'r cyfraddau llog banc newydd etc.

Darparwyd Cofrestr o Adroddiadau ac Argymhellion Rheolyddion i'r Pwyllgor.

Atgoffwyd yr aelodau fod yr adroddiad hwn wedi’i gyflwyno i'r Pwyllgor er mwyn rhoi sicrwydd bod trefniadau ar waith i ystyried argymhellion a oedd yn berthnasol i'r cyngor, a oedd wedi'u cynnwys mewn unrhyw adroddiadau cenedlaethol neu adroddiadau lleol a gyhoeddwyd gan reoleiddwyr gan gynnwys Swyddfa Archwilio Cymru, Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC) ac Estyn.

Nodwyd, ers i'r gofrestr ddiwethaf gael ei chyflwyno i'r Pwyllgor, fod 13 adroddiad cenedlaethol wedi'u cyhoeddi, dau adroddiad lleol wedi'u cyhoeddi ac un llythyr lleol; roedd y rhain i gyd wedi'u cynnwys yn atodiadau'r adroddiad a ddosbarthwyd. Ym mhrif gorff yr adroddiad a gylchredwyd, rhoddodd Swyddogion drosolwg byr o gynnwys pob un o'r adroddiadau hynny, gan nodi a oedd unrhyw argymhellion ai peidio; lle'r oedd argymhellion, esboniwyd a oeddent ar gyfer Llywodraeth Cymru, Awdurdodau Lleol, neu'r ddau.

Allan o'r 13 adroddiad cenedlaethol a gyhoeddwyd, nodwyd bod pump ohonynt yn cynnwys argymhellion ar gyfer awdurdodau lleol, sef:

-      Taliadau Uniongyrchol ar gyfer Gofal Cymdeithasol i Oedolion

-      Asesiadau Effaith Cydraddoldeb: Mwy nag Ymarfer Blwch Ticio

-      Menter Twyll Genedlaethol 2020-2021

-      "Amser am Newid" – Tlodi yng Nghymru

-      Cyfle wedi’i golli' – Mentrau Cymdeithasol

Dywedwyd bod y Taliadau Uniongyrchol ar gyfer Gofal Cymdeithasol i Oedolion yn cynnwys nifer o argymhellion ar gyfer awdurdodau lleol; datblygwyd cynllun gweithredu i ymateb i'r argymhellion, a bydd yn cael ei gyflwyno yng nghyfarfod nesaf Bwrdd Gwasanaethau Cymdeithasol, Tai a Diogelwch Cymunedol y Cabinet yn ddiweddarach yn y mis.

Yn dilyn yr uchod, soniwyd bod y pedwar adroddiad arall a'u hargymhellion yn cael eu hystyried gan Swyddogion ar hyn o bryd; bydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael yr wybodaeth ddiweddaraf am y rhain, yn ogystal â diweddariad ar y cynllun gweithredu ar gyfer Taliadau Uniongyrchol ar gyfer Gofal Cymdeithasol i Oedolion, yn y cyfarfod a drefnwyd ar gyfer mis Mawrth 2023.

O’r ddau adroddiad lleol a gyhoeddwyd, nodwyd nad oedd unrhyw argymhellion.

Cyfeiriwyd at yr un llythyr lleol a dderbyniwyd ynghylch y cynnydd o ran Sicrwydd ac Asesu Risgiau - Lleihau Carbon Esboniwyd bod y llythyr hwn yn cynnwys un argymhelliad; bydd yr ymateb a'r cynllun gweithredu ar gyfer yr argymhelliad hwnnw yn cael eu cyflwyno i gyfarfod nesaf Bwrdd Gwasanaethau'r Amgylchedd, Adfywio a Strydlun y Cabinet yn ddiweddarach y mis hwn. Sicrhawyd yr aelodau y byddent yn cael yr wybodaeth ddiweddaraf am hyn yn eu cyfarfod ym mis Mawrth 2023.

Roedd yr adroddiad a ddosbarthwyd yn cyfeirio at Strategaeth DYA; cadarnhawyd mai ystyr DYA yw Datgarboneiddio ac Ynni Adnewyddadwy.

Nodwyd bod cyfarfod arbennig o'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio wedi ei drefnu ar gyfer 15 Chwefror 2023.

Nodwyd y Flaenraglen Waith ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

That pursuant to Section 100A(4) and (5) of the Local Government Act 1972, the public be excluded for the following items of business which involved the likely disclosure of exempt information as defined in Paragraph 12 and 15 of Part 4 of Schedule 12A of the above Act.

Rhoddodd Swyddogion yr wybodaeth ddiweddaraf am bob adroddiad ymchwiliad arbennig a gyhoeddwyd ers y cyfarfod diwethaf; gan gynnwys manylion yr holl ymchwiliadau arbennig cyfredol.

PENDERFYNWYD y byddai'r adroddiad yn cael ei nodi.