Agenda item

Derbyniodd aelodau fanylion ynghylch y gwaith archwilio mewnol a wnaed ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Medi 2022.

Ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor, roedd salwch staff wedi effeithio ar y tîm eto, gyda chyfanswm o 25 niwrnod yn cael eu colli oherwydd salwch. Nodwyd y gallai hyn effeithio ar y Cynllun Archwilio; fodd bynnag, roedd y Rheolwr Archwilio'n adolygu'r mater hwn ar hyn o bryd.

Tynnwyd sylw at y ffaith fod dau aelod o'r tîm yn parhau â'u hastudiaethau archwilio mewnol, ac roeddent i fod i sefyll arholiadau pellach ym mis Chwefror 2023.

Cadarnhaodd swyddogion, ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor, fod cyfanswm o 15 adroddiad ffurfiol wedi'u cyhoeddi; roedd manylion y rhain wedi'u cynnwys yn yr adroddiad a ddosbarthwyd. Ychwanegwyd mai dim ond un o'r archwiliadau a gynhaliwyd a arweiniodd at sgôr sicrwydd cyfyngedig; cafwyd ymateb  y Pennaeth yn atodiad tri yr adroddiad a ddosbarthwyd.

Cyfeiriwyd at R26 o'r adroddiadau ffurfiol a gyhoeddwyd, a oedd yn ymwneud ag Ysgol Gymunedol Llangatwg; Mynegodd aelodau bryderon ynghylch rhai o gasgliadau'r adroddiad, yn enwedig o ran y gronfa answyddogol a bod yn rhaid ymchwilio a chywiro cyfrif banc yr ysgol. Esboniodd y swyddogion fod y gronfa answyddogol a’r mater ynghylch y cyfrif banc yn ddau fater ar wahân a nodwyd pan gynhaliwyd yr archwiliad; roedd y materion sy’n ymwneud â'r gronfa answyddogol yn cael sylw, ac roedd yr anghydbwysedd cyllid mewn perthynas â chyfrif banc swyddogol yr ysgolion. Ychwanegwyd bod Swyddogion wedi tynnu sylw'r ysgolion at y materion hyn, a'u bod wedi cael sicrwydd y byddant yn mynd i'r afael â'r anghydbwysedd. Hysbyswyd yr aelodau fod y tîm yn cynnal adolygiadau ôl-archwilio, a bydd yr Archwilydd yn ailymweld â'r materion a amlygwyd gan yr archwilydd pan fydd yn dychwelyd i'r ysgol i gynnal yr adolygiad ôl-archwilio.

Yn dilyn yr uchod, codwyd pwysigrwydd datrys y materion sydd heb eu datrys yn yr ysgol, ynghyd â'r angen i edrych ar yr amgylchedd ehangach i sicrhau bod gweithdrefnau eraill ar waith. Eglurodd swyddogion fod y tîm yn archwilio'r cronfeydd answyddogol ym mhob ysgol; os yw archwilydd yn dod o hyd i broblem mewn un ysgol benodol, y mae’n credu ei fod yn ddifrifol neu y gallai ddigwydd yn rhywle arall, bydd yn rhannu’r wybodaeth honno â phawb arall. Nodwyd bod yr archwilwyr sy’n gyfrifol am yr ysgolion yn cyfarfod yn weddol reolaidd gyda Rheolwyr Busnes yr ysgol sy’n gyfrifol am y prosesau gweinyddol o fewn yr ysgol; cynhelir y cyfarfodydd hyn o leiaf ddwywaith y flwyddyn, ac ar sail ad hoc, pan fydd unrhyw faterion yn codi yn yr ysgolion. Nodwyd bod gan y tîm berthynas waith dda iawn gyda'r staff yn yr ysgolion.

Cyfeiriwyd at R32 o'r adroddiadau ffurfiol a gyhoeddwyd, a oedd yn ymwneud ag Ysgol Gatholig Sant Joseff a’r Ganolfan 6ed Dosbarth; amlygodd na allai'r ysgol ddarparu digon o dystiolaeth, ar adeg yr archwiliad, mewn perthynas â datgeliadau DBS ar gyfer pedwar Llywodraethwr Ysgol. Eglurwyd bod y Llywodraethwyr wedi gwneud cais am eu datgeliadau, fodd bynnag nid oeddent wedi cael eu derbyn ar adeg yr archwiliad; Roedd swyddogion wedi gofyn i Reolwr Busnes yr ysgol ddarparu copïau o'r datgeliadau gorffenedig i'r Tîm ar ôl iddynt gael eu derbyn.

Yn ogystal â'r uchod, holodd yr Aelodau a oedd peidio â chael datgeliadau DBS yn ôl mewn modd amserol yn fater cyffredinol. Cadarnhaodd swyddogion mai’r rheswm am hyn oedd y cwblhawyd yr archwiliad tua'r adeg yr oedd y datgeliadau DBS i fod i gael ei hadnewyddu; nid oedd yn fater yr oedd Swyddogion yn teimlo ei fod yn arwyddocaol, a dyna pam y cafwyd sgôr sicrwydd rhesymol.