Archwilio Cymru - Safbwynt Defnyddwyr y Gwasanaeth
Ystyriodd yr aelodau’r adroddiad a ddosbarthwyd ym
mhecyn agenda'r Cabinet.
Amlinellodd swyddogion gylch gwaith yr adroddiad.
Gwnaethant gynghori'r aelodau, er nad oeddent yn cytuno'n llwyr â'r
argymhellion a amlinellwyd yn yr adroddiad gan Archwilio Cymru, fod swyddogion
yn cydnabod bod rhagor o waith i'w wneud. Mae'r Ffurflen Ymateb Sefydliadol yn
darparu ymateb cryno i'r argymhellion gan Archwilio Cymru ac mae wedi cael ei
derbyn ganddynt.
O ran adborth defnyddwyr, mae nifer o
enghreifftiau’n dangos ym mhle y casglwyd adborth defnyddwyr ar draws yr
awdurdod. Darparodd swyddogion enghreifftiau o ble mae hyn yn cael ei wneud.
Roedd enghreifftiau'n cynnwys adroddiad gan y Gwasanaethau Cymdeithasol ar Dai
a Diogelwch Cymunedol. Hwn oedd yr adroddiad blynyddol ar gymryd rhan ac mae'n
cynnwys ymgysylltu â defnyddwyr gwasanaeth i benderfynu beth sy'n bwysig iddyn
nhw. Cyfeiriodd swyddogion at y Cynllun Plant a Phobl Ifanc lle cynhaliwyd
ymgynghoriad a chafwyd llawer o adborth. Mae gwybodaeth hefyd yn cael ei
chasglu drwy 'r Weithdrefn Canmoliaeth a Chwynion ac mae’n cael ei chasglu a'i
dadansoddi er mwyn nodi gwelliannau y gellir eu gwneud i'r gwasanaeth.
Cydnabuwyd hefyd fod proses debyg yn cael ei defnyddio gan y Tîm Gwasanaethau
Cwsmeriaid. Amlinellodd swyddogion eu bod yn gweithio gydag Archwilio Cymru i
sicrhau bod yr wybodaeth a gesglir yn gadarn ac nad yw'n achosi gwaith ychwanegol
i swyddogion wrth gymharu'r wybodaeth.
Holodd yr aelodau pa rannau o'r argymhellion gan
Archwilio Cymru nad ydynt yn cael eu derbyn gan swyddogion. Amlinellodd
swyddogion fod y gwaith a wnaed gan Archwilio Cymru'n fanwl iawn a'i fod yn
rhan o ddarn cenedlaethol o waith a wnaed. Derbyniodd swyddogion fod yr
awdurdod yn casglu llawer o ddata o safbwynt defnyddwyr gwasanaeth, ond roedd
angen gwneud rhagor o waith er mwyn cryfhau sut mae'r data hwn yn cael ei
gasglu a'i ddefnyddio.
Nododd yr aelodau nad oedd yr awdurdod, mewn rhai
meysydd efallai, yn deall safbwynt defnyddwyr y gwasanaeth wrth wneud
penderfyniadau.
Cyfeiriodd yr aelodau at y ddau argymhelliad yn yr
adroddiad.
Roedd yr aelodau o'r farn bod y ddau gam
gweithredu a nodwyd yn R1 yn ddigon synhwyrol, ond awgrymwyd y gallai fod
rhywfaint mwy o waith i'w wneud i sicrhau bod uwch arweinwyr yn deall gwerth
cael y data a'r hyn y dylid ei ddefnyddio ar ei gyfer. Cydnabu'r aelodau fod
angen i'r awdurdod ddeall pam mae data'r gwasanaeth yn bwysig a sut y gellir ei
ddefnyddio i wella'r gwasanaeth. Mae rhai gwasanaethau'n canolbwyntio ar bobl
ac roedd yr aelodau'n ystyried y meysydd hyn fel rhai sy’n defnyddio persbectif
data defnyddwyr gwasanaeth yn dda. Fodd bynnag, awgrymwyd lle nad oedd y
gwasanaeth yn canolbwyntio ar bobl, yna roedd yr awdurdod yn tueddu i
ganolbwyntio ar dargedau yn hytrach na safbwynt defnyddwyr y gwasanaeth.
O ran ansawdd a chywirdeb y data a amlinellir yn R3,
cyfeiriodd yr aelodau at yr ymateb y byddai ymgysylltiad â'r archwiliad mewnol
ynghylch gwirio ansawdd gwybodaeth a chywirdeb gwybodaeth, a holwyd a oedd
angen camau gweithredu pellach ar yr awdurdod i sicrhau bod data'n cael ei
gasglu'n gywir ar y pwynt cyntaf? A oes angen rhagor o waith i uwchsgilio
gweithwyr i ddeall sut i ddefnyddio'r data?
Holodd yr aelodau a allai'r camau gweithredu yn R1
ac R3 fod yn ehangach i nodi'r camau
sy'n ofynnol gan yr awdurdod. Dywedodd swyddogion fod angen gwaith er mwyn
cryfhau sut y defnyddiwyd data ar ôl ei gasglu, ac roedd angen y gwaith hwn ar
draws yr awdurdod.
Cadarnhaodd y Prif Weithredwr fod gan yr awdurdod
systemau eithaf aeddfed ynghylch y pethau y mae'r awdurdod yn adrodd arnynt a
hefyd sicrhau bod y data'n gywir. Mae'r awdurdod yn hyderus yn y systemau sydd
ar waith i gyflwyno'r data. Mae'r her gan Archwilio Cymru'n cwestiynu sut mae'r
awdurdod yn gwybod bod y systemau'n gweithio. Yn flaenorol, defnyddiwyd
archwiliad mewnol i brofi'r systemau ac roedd y canlyniadau'n nodi dro ar ôl
tro bod y systemau'n gywir. Penderfynwyd wedyn y byddai archwiliad mewnol yn
fwy buddiol fel y gallant ddefnyddio'u hamser i ganolbwyntio ar waith arall.
Mae Archwilio Cymru wedi dweud eu bod yn teimlo bod angen sicrwydd ychwanegol o
ran y systemau sydd ar waith er mwyn sicrhau eu bod yn parhau i weithio'n dda.
Hysbyswyd yr aelodau y byddai archwiliad mewnol i
edrych ar y systemau a chadarnhau bod y safonau wedi'u cynnal o ran y data a
gasglwyd a'r ffordd yr adroddir amdano.
Cydnabu'r aelodau yr angen am ddata cadarn i
sicrhau bod yr hyn y mae aelodau'n ei dderbyn gan breswylwyr hefyd yn cael ei
gasglu a'i ddangos yn y data sydd gan yr awdurdod.
Dywedodd swyddogion y bydd yr aelodau, pan
gyflwynir y cynigion ar reoli perfformiad, yn gallu ystyried a ymdriniwyd ag
unrhyw bryderon sydd ganddynt am y math o ddata a gasglwyd yn briodol o fewn y
cynigion.
Yn dilyn craffu, cefnogwyd yr argymhelliad gan y
Cabinet.