Agenda item

Esboniodd swyddogion ein bod wedi caffael y system Evolutive ym mis Mawrth 2023 i gefnogi'n prosiect Angori Busnes, a ariennir gan Gronfa Ffyniant Gyffredin y DU. Roedd y penderfyniad hwn yn seiliedig ar ein profiad llwyddiannus o gyflwyno nifer uchel o grantiau yn ystod COVID ac adborth gan swyddogion datblygiad economaidd yng Nghymru a oedd yn meddwl bod y system yn ddefnyddiol iawn.

Yn y lle cyntaf sicrhaodd swyddogion gontract dwy flynedd gydag estyniad dewisol o flwyddyn. Fodd bynnag, nid yw'r amserlen hon yn cyd-fynd ag anghenion y cyngor ar gyfer rhaglenni cyfredol a rhaglenni sydd ar ddod mwyach, megis grantiau Cronfa Bontio Tata ac ail rownd y Gronfa Ffyniant Gyffredin sy'n dechrau ym mis Ebrill.

Mae swyddogion yn rhagweld y bydd arian pellach gan gronfa'r llywodraeth sydd cyfwerth â'r Gronfa Ffyniant Gyffredin yn dechrau yn 2026. Mae gan y cyngor gyfle i ail-gontractio ar sail bwrdd cyfarwyddwr am dair blynedd am gost o £30,381 + TAW. Gellir talu'r gost hon drwy brosiectau Cronfa Ffyniant Gyffredin cyfredol, ond mae angen ei chymeradwyo, ei hanfonebu a'i thalu erbyn mis Chwefror. Cynghorwyd yr Aelodau fod swyddogion yn ceisio cymeradwyaeth gan Aelodau i barhau â'r cais gan ei fod y tu allan i reolau gweithdrefnau contractau'r cyngor.

Atgoffodd y Cadeirydd yr Aelodau pam yr oedd y pwyllgor yn craffu ar yr adroddiad heddiw, gan esbonio y gall y pwyllgor ddewis yr hyn y mae'n craffu arno dan y system bresennol. Gan fod yr adroddiad hwn yn gwyro oddi wrth y rheolau gweithdrefnau contractau, roedd yn teimlo ei fod yn bwysig i'r pwyllgor ei adolygu i sicrhau nad yw'r cyngor yn gwyro yn afresymol. Nododd nad oedd unrhyw bryderon mawr ond mae ychydig o gwestiynau.

Roedd gan yr Aelodau ychydig o arsylwadau am fformat yr adroddiad o ran sut y mae wedi cael ei ysgrifennu a'r ddealltwriaeth ohono.

Roedd yr Aelodau wedi'u drysu ynghylch yr adran goblygiadau ariannol, sy’n dweud "ddim yn berthnasol". Roeddent yn teimlo bod ansicrwydd ynghylch cost y contract a gallu’r cyngor i’w fforddio nes iddynt gyrraedd yr adran am wybodaeth ariannol yn hwyrach yn yr adroddiad. Awgrymodd yr Aelodau y byddai wedi bod yn fwy defnyddiol pe bai'r adroddiad wedi egluro y byddai'r gost yn cael ei thalu gan y rhaglen, yn hytrach na nodi "ddim yn berthnasol."

Nododd y Cadeirydd fod adroddiad craffu eglurhaol cryno wedi’i gynnwys gydag adroddiad sylweddol y Cabinet. Teimlodd fod yr adroddiad craffu ychydig yn ddryslyd oherwydd mae'r adrannau effaith yn wag. Gofynnodd i'r adborth hwn gael ei ystyried yn gorfforaethol.

Tynnodd yr Aelodau sylw at y graff yn yr adroddiad a oedd yn dangos y dyraniadau arian grant, gan ddweud nad oeddent wedi cael gwybod beth oedd dibenion y grantiau penodol, a theimlwyd y byddai'n ddefnyddiol pe gallent gael manylion ynghylch i bwy y dyfarnwyd y grantiau ac ar gyfer beth. Er eu bod yn gobeithio cael gwybodaeth am wardiau unigol, roeddent yn teimlo y dylai holl fanylion y grantiau fod ar gael i Aelodau er mwyn hwyluso rhannu arferion gorau.

Awgrymodd yr Aelodau y byddai'n ddefnyddiol gweld enghreifftiau o fentrau llwyddiannus gan wardiau eraill er mwyn rhannu arferion gorau. Roeddent yn teimlo y byddai cael mynediad at yr wybodaeth hon, hyd yn oed os nad yw wedi'i chynnwys yn yr adroddiad hwn, yn fuddiol.

Roedd yr Aelodau o'r farn y dylid cynnwys rhestr termau mewn adroddiadau.

Nododd swyddogion y sylwadau ac esboniwyd, o ran y gronfa grant, mae'r prosiect Cronfa Ffyniant Gyffredin yn cael ei gau i lawr erbyn diwedd mis Mawrth. Mae swyddogion yn bwriadu llunio adroddiad am y gweithgarwch a gallant adrodd yn ôl i Aelodau am y cynllun grant a'i ddangos fesul ward unigol fel y gall Aelodau weld yr hyn a ddyfarnwyd fesul ward hefyd.

Roedd yr Aelodau'n meddwl y byddai hefyd yn ddefnyddiol dyfarnu grantiau wrth fod y gronfa ar agor o hyd, ac y gallai pobl eraill yn wardiau'r Aelodau ystyried gwneud yr un peth.

Diolchodd y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd i'r Aelodau am eu hadborth am yr adroddiad ac esboniodd, pan fydd y Pwyllgor Craffu'n edrych ar adroddiad y Cabinet, y caiff adroddiad eglurhaol craffu ei gynnwys gydag ef. Cynghorwyd yr Aelodau nad yw'r adroddiad eglurhaol yn cynnwys cymaint o wybodaeth oherwydd ei fod yn cyfeirio Aelodau at yr adroddiad cabinet ar gyfer y cynnwys sylweddol, ac unrhyw argymhellion a gynhwysir yn yr adroddiad hwnnw.

Cadarnhaodd y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd y byddai'r adborth a'r awgrymiadau'n cael eu hadrodd ymlaen a'u hystyried wrth edrych ar y templedi ar gyfer craffu a thempledi adroddiadau'r Cabinet er mwyn ei gwneud hi'n haws dod o hyd i wybodaeth wrth ddarllen adroddiadau, ac y byddai hefyd yn gofyn am restr termau.

Diolchodd y Cynghorydd Jeremy Hurley, Aelod y Cabinet dros Newid yn yr Hinsawdd a Thwf Economaidd i’r tîm am ddefnyddio'r contract hwn i awtomeiddio'r broses gwneud cais am grant, sy'n arbed amser ac yn cyflymu'r broses o ddosbarthu grantiau. Canmolodd eu gwaith rhyfeddol ac awgrymodd y dylai Cynghorwyr gael yr wybodaeth ddiweddaraf am y grantiau er mwyn nodi cyfleoedd tebyg yn eu wardiau. Gydag arian Cronfa Ffyniant Gyffredin ychwanegol ar ddod, pwysleisiodd pa mor bwysig yw helpu preswylwyr a busnesau yn eu wardiau.

Nododd fod Aelodau wedi derbyn diweddariadau niferus am y Gronfa Ffyniant Gyffredin mewn seminarau, gyda swyddogion yn darparu gwybodaeth wych am bob agwedd ar y Gronfa Ffyniant Gyffredin, gan gynnwys manylion am wariant a phrosiectau. Mae'r tîm cyfryngau hefyd wedi cyhoeddi hysbysiadau fel prosiectau, megis y Railway Inn yn Aberdulais, sydd wedi'i gwblhau.

Derbyniodd y prosiect hwn adborth cadarnhaol gan breswylwyr ac mae'n dda bod adeilad arall wedi cael ei adfywio, ac mae'n gwella'r cyswllt rhwng y Gnoll a Glyn-nedd.

Nododd y Cadeirydd y gall weld prosiectau llwyddiannus ysbrydoli busnesau eraill. Pwysleisiodd bwysigrwydd gwneud pobl yn ymwybodol o'r cymorth a'r cyllid sydd ar gael, hyd yn oed os nad yw'r cyngor bob tro yn ymwybodol o'r union amseriad/hyd. Roedd yn teimlo bod cyfathrebu effeithiol, p'un a yw hynny drwy'r tîm cyfryngau neu Aelodau'n rhoi gwybod i fusnesau am gyfleoedd, yn hanfodol.

Roedd Aelodau'n cydnabod y gwaith a wnaed gan swyddogion ac yn teimlo y dylent gael eu briffio'n llawn am weithgareddau yn eu wardiau. Dywedodd yr Aelodau, yn seiliedig ar gynnydd hyd yn hyn, fod hyn yn ymddangos yn gyraeddadwy, a phwysleisiodd yr Aelodau'r pwysigrwydd o sicrhau bod yr holl dimau'n gweithio'n effeithiol gan ystyried y sefyllfa gyllidebol bresennol.

Nododd yr Aelodau'r pwysau sydd ar y Tîm Datblygiad Economaidd yn ogystal â rhannau eraill o'r cyngor, ac roeddent yn meddwl os yw'r cynnig hwn yn caniatáu iddyn nhw weithio'n effeithlon a mynd i'r afael â'r holl ymholiadau a phrosiectau, yna mae'n beth da bod yr awdurdod yn caniatáu i hynny ddigwydd.

Roedd yr Aelodau'n teimlo bod yr adroddiad yn wych a bod y contract yn werth yr arian, a'i fod yn llawer rhatach nag yr oeddent yn rhagweld.

Roedd yr Aelodau'n teimlo bod y penderfyniad hwn yn un hawdd ac angenrheidiol, roeddent yn falch gyda'r tryloywder a'u bod yn gallu gweld yr hyn sy'n digwydd. Roeddent yn hapus i graffu ar y penderfyniad gan ei fod ychydig yn groes i'r broses gaffael arferol.

Esboniodd Aelod y Cabinet dros Newid yn yr Hinsawdd a Thwf Economaidd fod y cyngor yn gwybod bod sicrwydd ynghylch cyllid yn y dyfodol ac mai'r peth pwysicaf i Aelodau yw trosglwyddo'r 'cynlluniau ar waith' i breswylwyr a busnesau. Dywedodd fod y tîm yn drefnus iawn ac os oes cynllun da ar waith, yna mewn rhai achosion rhoddwyd y grantiau mewn mater o wythnosau.

Teimlodd ei fod yn bwysig iawn siarad â'r busnesau neu'r sefydliadau trydydd sector a'u gwneud nhw'n ymwybodol o'r hyn sydd ar gael, a cheisio eu hannog i roi'r cynlluniau ar waith neu ddechrau siarad â'r tîm busnes a thîm y Gronfa Ffyniant Gyffredin ar unwaith.

Dywedodd yr Aelodau eu bod wedi gofyn yn ystod seminar faint o gyllid oedd ar gael ar draws yr ardal ac mewn wardiau yn y fwrdeistref sirol, ond nid yw'r Aelodau wedi derbyn unrhyw wybodaeth.

Cynghorodd swyddogion eu bod yn prosesu sawl hawliad o hyd ac yn eu holrhain er mwyn ceisio rhoi'r arian fel nad oes angen i'r cyngor ddychwelyd unrhyw beth.

Pan fydd yn dod i ben, roedd swyddogion yn gobeithio y byddai sicrwydd er mwyn gallu adrodd am y canlyniadau terfynol.

Bydd swyddogion yn derbyn yr un faint o wybodaeth â'r busnesau, yn enwedig pan fo'r rownd nesaf yn cael ei derbyn, a bydd y swyddogion yn hollol barod.

Cynghorwyd yr Aelodau fod gan y swyddogion gronfa ddata o'r holl fusnesau yng nghanol y dref fel y gallant gael mynediad atynt yn uniongyrchol. Mae hyn yn cynnwys 400 o fusnesau y gallant drosglwyddo'r wybodaeth iddynt yn syth.

Nododd y Cadeirydd y bu sylwadau cadarnhaol ar y cyfan, a oedd yn newydd oherwydd gall craffu fod yn feirniadol ar brydiau. Roedd yn teimlo ei fod yn ddefnyddiol i'r Cabinet a'r swyddogion gael cadarnhad bod pethau ar y trywydd iawn a bod yr Aelodau'n fodlon ac yn hapus.

Ac roedd yn teimlo bod hyn yn enghraifft brin o hynny.

Yn dilyn craffu, cefnogwyd yr argymhelliad i fynd gerbron y Cabinet.