Cofnodion:
Ystyriodd yr aelodau’r adroddiad fel y'i
dosbarthwyd yn y pecyn agenda.
Atgoffodd y Cadeirydd
yr aelodau y byddai'r sylwadau o’r cyfarfod yn llunio rhan o’r ymateb ffurfiol
ar gyfer ymgynghoriad ar y gyllideb. Anogir aelodau i gyflwyno unrhyw gynigion
amgen y gellir eu hystyried ar ôl i'r cyfnod ymgynghori ddod i ben.
Rhoddodd y Cyfarwyddwr Strategaeth a Gwasanaethau
Corfforaethol amlinelliad o'r cynigion a gynhwysir yn yr adroddiad. Mae'r
gyfarwyddiaeth yn darparu
gwasanaethau sy'n hanfodol wrth gefnogi pob cyfarwyddwr i gyflawni
blaenoriaethau'r cynllun corfforaethol a fydd yn gwella bywydau preswylwyr
Cyngor Castell-nedd Talbot. Mae'r gwasanaethau pobl, datblygu sefydliadol,
cyfreithiol a digidol i gyd yn wasanaethau galluogi allweddol ac mae'n hanfodol
bod y gwasanaethau hyn mor effeithlon ac mor syml â phosib.
Mae'r
gyfarwyddiaeth yn sicrhau bod trefniadau llywodraethu cadarn ar waith yn
gorfforaethol, bod dogfennau strategol allweddol i'w arwain a'i bod yn cyflwyno
Cynllun Dyfodol y Gweithlu Strategol, y Strategaeth Data a Thechnoleg Ddigidol
a'r Strategaeth Gaffael. Mae'r rhain i gyd yn cael effaith enfawr ar sut mae'r
Cyngor yn gweithredu.
Mae'r gyfarwyddiaeth hefyd yn chwarae rhan allweddol wrth
gefnogi gwaith y Porthladd Rhydd a'r Fargen Ddinesig a'r Cyd-bwyllgor
Corfforaethol.
Mae'r cynigion a gyflwynwyd yn gymysgedd o newid
trawsnewidiol yn y ffordd y mae'r gyfarwyddiaeth yn darparu ei gwasanaethau.
Mae'r gyfarwyddiaeth bob amser yn ystyried sut y gellir ychwanegu gwerth at y
gwasanaethau a ddarperir gan y gyfarwyddiaeth.
Mae gan y gyfarwyddiaeth y gyllideb gyffredinol leiaf, ac
mae dros 90% o hyn yn ymwneud â chostau staff. Cadarnhaodd swyddogion mai
dyma'r unig gyfarwyddiaeth i gyflawni'r targed arbedion cyllideb o 5% ar gyfer
2025-2026 sydd ar ben y toriadau a wnaed yn flaenorol. Mae'r toriadau'n cyfateb
i dros £650,000. Ar hyn o bryd mae gan y gyfarwyddiaeth 351 aelod staff
cyfwerth ag amser llawn, y mae 45 ohonynt yn cael eu hariannu naill ai o
gronfeydd wrth gefn, grantiau neu ad-daliadau adrannol.
Mae'r cynigion a amlinellwyd yn yr adroddiad yn dangos
bod y gyfarwyddiaeth yn colli 7.6 swydd, ynghyd â rhywfaint o ostyngiad mewn
oriau mewn swyddi eraill. Mynegwyd effeithiau colli'r swyddi hyn yn yr
adroddiad, a bydd yn cael effaith ar y gallu i ddarparu gwasanaethau effeithiol
ac amserol wrth gefnogi cyfarwyddiaethau eraill.
Ystyriodd yr aelodau bortffolio Chris Owen, y Prif
Swyddog Digidol.
Nododd yr aelodau fod llawer iawn o arbedion yn seiliedig
ar ddiswyddiadau gwirfoddol. Holodd yr aelodau a yw'r diswyddiadau gwirfoddol
yn cael eu cadarnhau ac os na, pa mor hyderus yw swyddogion bod digon o
wirfoddolwyr.
Cadarnhaodd swyddogion o ran y tair swydd uwch
beiriannydd gweithrediadau isadeiledd bod y rheini i gyd wedi'u cadarnhau.
Cadarnhawyd arbediad o £156,906 ar gyfer 2025-26. Mae'r gostyngiad yn yr oriau
gwaith o £9,895 hefyd yn cael ei gadarnhau fel arbediad ar gyfer 2025-26. Gan
gyfeirio at y ddau ddiswyddiad gwirfoddol Gradd 9 ac un diswyddiad Gradd 5,
mae'r broses yn dal i fynd rhagddi ac nid yw wedi'i chadarnhau.
Ar hyn o bryd mae pobl yn ystyried y swyddi
diswyddiad gwirfoddol eraill; mae yna bobl sydd wedi gwirfoddoli ac sy'n cael
eu hystyried. Pan ddychwelir y manylion, byddai angen i'r staff gadarnhau bod y
ffigurau'n dderbyniol ac yna gellir eu rhyddhau. Derbynnir bod risg ar hyn o
bryd o ran peidio â chyrraedd y targedau arbedion hyn.
Cadarnhawyd gan y swyddog y gwnaed gwaith ar
drefniadau cynllunio olyniaeth ac mae'n hyderus bod gan y timau sy'n amsugno'r
gwaith o'r diswyddiadau'r gallu i wneud hynny. Fodd bynnag, derbynnir y bydd
effaith ar oedi posib wrth ymateb i ddigwyddiadau yr ymdrinnir â hwy gan y
ddesg wasanaeth, ac o ran y golled yn yr
ehangder sgiliau ac arbenigedd yn y timau.
Holodd yr aelodau sut olwg fydd ar fonitro llwythi gwaith
a cheisiodd ragor o fanylion am hyn. Cadarnhaodd swyddogion fod tryloywder
llawn ar draws yr holl alw sy'n mynd trwy aelodau'r tîm. Mae llwyfan desg
wasanaeth sy'n edrych ar nifer y digwyddiadau a godir gan ddefnyddwyr a gall
swyddogion fonitro faint o alw sydd ar bob aelod unigol o'r tîm. Mae tryloywder
llawn hefyd ynghylch holl waith y prosiect sy'n mynd rhagddo ar draws y
gwasanaethau digidol ar hyn o bryd, gydag ôl-groniad llawn o wahanol weithgareddau
sydd ar y gweill i'w cynnal yn y dyfodol.
Mynegodd yr aelodau eu pryder mewn perthynas â'r effaith
a nodwyd yn y gallu i gynnal lefel bresennol y gwasanaeth. Holodd yr aelodau a
yw'r gwaith eisoes wedi'i wneud ar feincnodi os yw swyddogion yn nodi y bydd
oedi wrth ddarparu gwasanaethau, fel y gellir gweld pa effaith y bydd hyn yn ei
chael wrth symud ymlaen?
Nodwyd yn aml iawn mai uwch swyddogion mewn unrhyw adran
sy'n gymwys i gymryd y diswyddiad gwirfoddol ac yna collir profiad y swyddogion
hyn pan fydd y person yn gadael yr awdurdod. Holodd yr aelodau sut y bydd y
bylchau hynny mewn profiad a gwybodaeth yn cael eu goresgyn os yw'r awdurdod yn
cael gwared ar uwch weithredwyr isadeiledd, gan na ellir llenwi'r swyddi gan eu
bod yn cael eu tynnu o'r strwythur. A yw'r gwaith cynllunio olyniaeth y
cyfeiriodd swyddogion ato'n mynd i ystyried y golled hon o brofiad a cholli
swyddi uwch i bobl symud ymlaen atynt?
Cadarnhaodd swyddogion mewn perthynas â meincnodi bod
cytundebau CLG a metrigau sy'n cael eu monitro fel rhan o fonitro perfformiad y
timau. Bydd effaith y swyddi sy'n cael eu tynnu o'r strwythur yn cael ei
monitro. Mae swyddogion yn hyderus y bydd effeithiau colli swyddi'n fach ond
byddant yn parhau i fonitro'r risgiau sy'n gysylltiedig â hyn.
O ran cynllunio olyniaeth a cholli profiad, gwybodaeth ac
arbenigedd, mae swyddogion wedi sicrhau bod swyddi'r peiriannydd gweithredu
isadeiledd yn cael gwybod am waith yr uwch-beirianwyr gweithredu isadeiledd i
geisio lliniaru risgiau. Er y derbynnir nad oes ganddynt yr un profiad o ran
amserlenni, maent yn gallu cynnal y systemau a'r gwasanaethau, oherwydd eu bod
wedi'i brofi oherwydd y gwaith maent wedi'i wneud.
Gofynnodd yr aelodau pe bai'r eitem hon yn cael ei chytuno fel rhan o'r
gyllideb, bod data meincnodi yn cael ei ychwanegu at y Flaenraglen Waith i'w
fonitro er mwyn sicrhau bod yr effeithiau ar ddarparu gwasanaethau'n cael eu
monitro.
Holodd yr aelodau sut y gallai defnyddio deallusrwydd
artiffisial ar gyfer defnyddio rhwystr gynhyrchu incwm i'r awdurdod?
Cadarnhaodd swyddogion fod hwn yn fodel sydd wedi'i leoli'n llwyddiannus i Gwrt
Tregelles ac sy'n ymwneud â monitro'r safle y tu allan i oriau. Yn flaenorol,
defnyddiwyd swyddogion diogelwch a chostiodd hyn oddeutu £95,000 y flwyddyn i'r
awdurdod. Fodd bynnag, erbyn hyn mae system rheoli rhwystr newydd gyda
deallusrwydd artiffisial a monitro llawn gan gamerâu sy'n cysylltu â'r ystafell
reoli teledu cylch cyfyng. Mae cytundeb lefel gwasanaeth wedi'i sefydlu gyda
Chyfarwyddiaeth yr Amgylchedd, lle gall y Gwasanaethau Digidol wneud y gwaith
monitro am £15,000 y flwyddyn, gan leihau'r costau i Gyfarwyddiaeth yr
Amgylchedd, a'i roi i'r adran teledu cylch cyfyng eto.
Holodd yr aelodau am y risgiau diogelwch mewn perthynas
â'r newidiadau caledwedd a meddalwedd sy'n cael eu cynnig. Cadarnhaodd
swyddogion nad oes unrhyw effaith o safbwynt seibergadernid. Fodd bynnag,
cadarnhaodd swyddogion fod y gwasanaeth wedi cyrraedd y ffin o ran yr hyn y
gellir ei dorri'n ddiogel o ran toriadau i'r Gwasanaethau Digidol.
Ystyriodd yr aelodau bortffolio Sheenagh Rees, Pennaeth
Pobl a Datblygu Sefydliadol.
Cyfeiriodd yr aelodau at y risg a nodwyd mewn perthynas â cholli incwm o TATA
Steel. Cadarnhawyd bod yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch yn penderfynu
a yw safle'n un Rheoli Peryglon Damweiniau Mawr ai peidio. Ar ôl cau'r ffwrnais
chwyth, disgwylir i'r symiau o ddeunyddiau a sylweddau peryglus sydd ar y safle
ostwng, ond nid yw'r amserlen ar gyfer hyn wedi'i phennu eto. Felly, ni ellir
penderfynu eto ar swm yr incwm.
O ran y cynnydd i'r ffioedd, cadarnhaodd swyddogion eu
bod wedi'u hadolygu ddiwethaf tua chwe blynedd yn ôl. Cynigir cynyddu'r ffioedd
fel bod gan bob safle Rheoli Peryglon Damweiniau Mawr gynnydd o £761.50pa.
Cadarnhaodd swyddogion fod ffioedd yn cael eu codi
ar sail adennill costau. Cododd yr aelodau bryderon nad incwm newydd oedd y
cynnydd mewn ffioedd ond yn hytrach eu bod yn gwrthbwyso'r cynnydd mewn costau
staff. Roedd pryder hefyd bod y naratif yn dangos cynnydd yn y gefnogaeth i
safleoedd Rheoli Peryglon Damweiniau Mawr, ond y bydd nifer y staff yn lleihau.
Dywedodd swyddogion y bydd gostyngiad dros dro yn oriau
swyddfa broffesiynol er mwyn ariannu'r aelod staff gweinyddol i ennill
cymhwyster proffesiynol. Bydd yr aelod staff hwnnw'n ennill y profiad, y
sgiliau a'r gallu i wneud rhywfaint o'r gwaith proffesiynol. Rhoddwyd gwybod
i'r aelodau na fydd y gostyngiad yn oriau staff yn effeithio ar y rota
ar-alwad.
Cydnabuwyd fod y llwyth gwaith hefyd yn cynyddu wrth i
niferoedd staff leihau. Cadarnhaodd swyddogion eu bod yn edrych ar sut y gellir
lleihau gwaith y tîm ar hyn o bryd. Mae hyn yn cynnwys ystyried defnyddio
deallusrwydd artiffisial lle bo hynny'n briodol. Mynegodd yr aelodau eu pryder
am ddibynnu ar feddalwedd/caledwedd o fewn y Cyngor ond mae hyn yn cael ei
leihau. Pwysleisiodd swyddogion bwysigrwydd staff wrth iddynt ychwanegu gwerth
at y gwasanaethau ac yn dileu'r holl brosesau/tasgau cyffredin y gall deallusrwydd
artiffisial eu cyflawni.
Ystyriodd yr aelodau bortffolio Craig Griffiths, Pennaeth
y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd.
Holodd yr aelodau ynghylch y duedd o ran nifer y
ceisiadau Rhyddid Gwybodaeth y mae'r awdurdod yn eu derbyn. Dywedodd swyddogion
fod y duedd gyffredinol yn gymharol sefydlog. Fodd bynnag, nodwyd bod
swyddogion yn cael eu hyfforddi i fonitro'r mewnflwch a sicrhau bod pob cais yn
cael ei gydlynu dan gyfarwyddyd y Rheolwr Cymorth Busnes yn y Gwasanaethau
Cyfreithiol a Democrataidd. Nodwyd hefyd bod llawer o geisiadau ailadroddus yn
cyrraedd, felly ystyrir cyhoeddi rhai o'r ceisiadau a dderbynnir fel y gellir
cyfeirio ceisiadau yn y dyfodol at y wefan.
Nodwyd y prosesau a gynhelir yn yr ystafell bost
gan yr aelodau. Amlinellwyd i'r aelodau bod faint o bost sy'n cyrraedd yn
lleihau ac mae prosesau'n cael eu rhoi ar waith i gynorthwyo'r adran i
weithio'n fwy effeithiol yn y pen draw. Ceir rhwymedigaethau statudol hefyd y
mae'n rhaid eu cyflawni. Gofynnodd yr aelodau i'r eitem hon gael ei meincnodi
a'i monitro wrth symud ymlaen.
Nododd yr aelodau fod targed arbedion unffurf o 5% ar
draws yr adrannau amrywiol yn rhoi baich annheg ar rai gwasanaethau.
Cyfeiriodd yr aelodau at y cynigion cynilo sy'n ymwneud
â'r gostyngiad mewn adnoddau'r Gwasanaethau Cyfreithiol a mynegwyd eu pryder y
byddai'r cynnig hwn yn achosi oedi wrth i swyddogion ddod o hyd i'r wybodaeth
berthnasol y mae ei hangen arnynt. Roedd swyddogion yn cydnabod bod rhai
problemau bach yn codi o ganlyniad iddo, ond mae'n rhywbeth y gellir ei reoli
drwy sicrhau hefyd bod pobl yn cael yr hyfforddiant a'r gwahanol gyfleoedd a
roddir gan y darparwyr eraill i wybod sut i gael mynediad at yr holl wybodaeth
y gallai fod ei hangen arnynt. Hefyd, bydd pobl yn dod yn fwy cyfarwydd â
defnyddio'r adnoddau sydd ar gael. Nodwyd na fyddai'r adran yn gallu fforddio
colli mwy o adnoddau.
Wrth gyfeirio at y cynigion sy'n ymwneud â'r Gwasanaethau
Etholiadol, roedd aelodau'n poeni am arbed arian pan na ellir rhagweld
isetholiadau, etc. Dywedodd swyddogion fod y ffigurau wedi cael eu meincnodi yn
erbyn y blynyddoedd blaenorol. Mae yna hefyd gronfa etholiadol i ariannu unrhyw
etholiadau Cyngor Bwrdeistref Sirol. Mae hyn yn rhywbeth y bydd yn rhaid ei
fonitro'n weithredol.
Ystyriodd yr aelodau bortffolio Huw Jones, y Cyfarwyddwr
Cyllid.
Cadarnhaodd swyddogion fod gan y Cyngor 14 o
bolisïau yswiriant gwahanol sy'n cael eu haildendro bob 5 mlynedd. Pan gafodd y
polisïau eu haildendro ym mis Hydref 2023, gwnaeth hyn arwain at arbedion o
£240,000 yn llai na'r hyn yr oedd yr awdurdod yn ei dalu, yn bennaf oherwydd
hanes hawliadau da'r awdurdod. Cyflawnwyd yr arbedion hyn dros ddwy flynedd
ariannol.
O ran ailfodelu'r gwasanaeth a amlinellwyd, cadarnhaodd
swyddogion fod un swydd wedi'i cholli drwy ddiswyddiad gwirfoddol. Mae'r tîm
hefyd yn edrych ar awtomeiddio prosesau robotig, a fyddai'n caniatáu i berson
arall adael drwy ddiswyddo gwirfoddol unwaith y bydd y broses hon yn cael ei
sefydlu.
Yn dilyn craffu, nododd y pwyllgor yr adroddiad.
Dogfennau ategol: