Agenda item

Ystyriodd yr aelodau’r adroddiad a ddosbarthwyd ym mhecyn yr agenda.

 

Amlinellodd swyddogion y gwahanol gynigion arbedion a chynhyrchu incwm yn eu cylch gwaith. Atgoffwyd yr Aelodau nad yw'r eitem hon yn rhan o'r broses ymgynghori ffurfiol ond mae'n gyfle i swyddogion roi syniad cynnar ar feddyliau cychwynnol mewn perthynas â'r gyllideb.

 

Amlinellodd y Cyfarwyddwr Strategaeth a'r Gwasanaethau Corfforaethol fod y gyfarwyddiaeth yn ystyried sut i liniaru ei phrosesau ond mae'n parhau i ychwanegu gwerth at yr holl wasanaethau a chyfarwyddiaethau eraill. Cadarnhaodd y Cyfarwyddwr fod gan y gyfarwyddiaeth y gyllideb gyffredinol leiaf, ac mae 90% o'r gyllideb hon yn cael ei dyrannu i dalu costau staff. Amlinellodd y Cyfarwyddwr nifer yr aelodau staff yn y gyfarwyddiaeth ar hyn o bryd a nododd fod gostyngiad o 21 swydd yn y gyfarwyddiaeth yn cael ei ystyried ar hyn o bryd. Nid oes unrhyw fanylion penodol am y gostyngiad mewn swyddi.

 

Cyflwynodd y Prif Swyddog Digidol yr eitemau cyllidebol a neilltuwyd iddo, sy'n cynnwys y timau digidol a'r teledu cylch cyfyng ar draws yr awdurdod. Yn ystod 23/24 mae'r gwasanaeth wedi cyflawni arbediad o £429,000.

 

Mae'r arbedion ffôn symudol a nodwyd yn targedu rhannau o'r contract lle gellir cyflawni arbedion pellach. Nodir mai dyma'r arbedion olaf a fydd yn bosib o'r contractau ffôn symudol.

 

Rhoddwyd ystyriaeth i gefnogi cyfarwyddiaethau eraill, er enghraifft, newid modelau gweithredu yng nghyfarwyddiaeth yr amgylchedd. Aseswyd y trefniadau diogelwch yn Tregelles Court a gwnaed newidiadau gan ddefnyddio deallusrwydd artiffisial a'r darpariaethau teledu cylch cyfyng sydd ar waith. Mae hyn wedi caniatáu i arbedion sylweddol i Gyfarwyddiaeth yr Amgylchedd gael eu gwneud trwy leihau diogelwch ffisegol ar y safle ac mae hefyd wedi dod â rhywfaint o arian ychwanegol i'r ddarpariaeth teledu cylch cyfyng. Bydd y dechnoleg hon hefyd yn cael ei defnyddio yn Y Ceiau yn ystod y flwyddyn ariannol nesaf.  

 

Mae'r gwaith ailfodelu'r gwasanaeth a nodwyd yn ymwneud â'r strwythur staffio ar gyfer yr adran. Ysgrifennwyd at bob aelod o staff yn y maes gwasanaeth, gan ofyn a fyddent yn ystyried ymddeoliad cynnar, diswyddo'n wirfoddol, llai o oriau gwaith neu ymddeoliad hyblyg. Ar ôl eu derbyn, bydd yr holl ddatganiadau o ddiddordeb yn cael eu hadolygu ar ddull asesu sy'n seiliedig ar risg, er mwyn nodi a ellid rhyddhau unrhyw un o'r swyddi a'u tynnu o'r strwythur. Nodwyd bod rhan fawr o'r arbediad eisoes wedi'i wireddu drwy un swydd wag a dau ddiswyddiad gwirfoddol.

 

Holodd yr aelodau pa mor fawr yw'r tîm ar hyn o bryd a beth yw isafswm y nifer y gall y tîm weithredu ag ef. Ar hyn o bryd mae tua 90 o swyddi yn y Gwasanaethau Digidol. Fodd bynnag, byddai asesu isafswm y nifer i weithredu ag ef yn anodd gan ei fod yn dibynnu ar ba swyddogaeth o fewn y gwasanaeth sy'n cael ei hystyried a'r risgiau sy'n gysylltiedig â'r maes gwasanaeth hwnnw.

 

Mynegodd yr Aelodau eu pryder am aelodau staff a allai fod yn gweithio ar eu pen eu hunain oherwydd y ddarpariaeth deallusrwydd artiffisial a theledu cylch cyfyng a roddwyd ar waith ar eiddo'r Cyngor yn hytrach na swyddogion diogelwch. Yn ogystal, ceir pwysau cynyddol ar staff ar y rheng flaen pan wneir ceisiadau i'r ddesg wasanaeth ac unrhyw effaith bosib y gallai ailfodelu ei chael ar y maes gwasanaeth hwn. Dywedodd swyddogion na fu unrhyw newidiadau i'r trefniadau gweithio ar eich pen eich hun, ond yn hytrach i'r ffordd o gael mynediad i'r adeilad. Bydd unrhyw risgiau posib i'r maes gwasanaeth hefyd yn cael eu hasesu cyn cytuno ar newidiadau.

 

Holodd yr Aelodau o ran ailfodelu'r maes gwasanaeth, faint a wnaed o ganlyniad i'r £264,000 o'r swyddi sydd eisoes yn wag a'r arbedion pellach sydd i'w cyflawni. Cadarnhaodd swyddogion mai'r swm sydd eisoes wedi'i wireddu yw £156,906 ac amlinellodd sut y cyflawnwyd yr arbediad hwn.

 

Mae aelodau'n ymwybodol bod y gwasanaeth yn cydbwyso llawer o flaenoriaethau ar hyn o bryd, yn enwedig gan fod llawer o'r gwaith ar draws y Cyngor ac nid yw'n benodol i'r gyfarwyddiaeth. Holodd yr aelodau a allai swyddogion amlinellu beth yw blaenoriaethau'r maes gwaith. Cadarnhaodd swyddogion fod gan y Cyngor strategaeth ddigidol uchelgeisiol iawn y mae nifer o raglenni trawsnewid allweddol yn cyd-fynd ag ef. Bydd unrhyw doriadau pellach yn cael eu hasesu yn erbyn y blaenoriaethau a osodir o fewn y Strategaeth Ddigidol a byddant yn cael eu cyflwyno fel rhan o'r dadansoddiad risg.

 

Aeth swyddogion drwy'r arbedion a nodwyd ym mhwyntiau d-k o'r gyllideb. Mae'r gwasanaeth yn cyflogi 124 o bobl ac mae wedi'i wasgaru ar draws sawl maes gwasanaeth, gan gynnwys adnoddau dynol (sy'n cynnwys swyddogion yr undebau llafur ar secondiad), y tîm dysgu, hyfforddiant a datblygu, y tîm iechyd a diogelwch a lles galwedigaethol corfforaethol, y tîm cynllunio rhag argyfyngau, y tîm strategaeth gorfforaethol a rheoli perfformiad (sy'n cynnwys cyfathrebu a marchnata, y gwasanaethau cwsmeriaid, y bwrdd gwasanaethau cyhoeddus, timau gweinyddol maerol a dinesig a chymorth gweithredol).

 

Wrth symud ymlaen yn 25/26, cadarnhaodd swyddogion eu bod yn bwriadu cyflawni gostyngiad o £225,000 yn y gyllideb. O ran y gwariant nad yw ar gyfer staffio, ychydig iawn y gellir ei wneud i leihau costau. Dywedodd swyddogion fod 95% o'r gyllideb yn ymwneud â chostau staffio. Ni hysbysebir ar gyfer swyddi gwag ar hyn o bryd ar draws y gwasanaeth, felly pan fydd swydd yn dod yn wag, ni chaiff ei llenwi ac mae modd ystyried dileu'r swydd.

 

Cadarnhaodd swyddogion, o ran ailfodelu'r gwasanaeth, y gofynnwyd i staff ystyried diswyddiadau gwirfoddol, lleihau oriau dros dro ac ymddeoliad cynnar. Mae lliniaru'r risgiau sy'n gysylltiedig ag unrhyw ostyngiad mewn staff yn cael ei archwilio'n llawn, gan ei fod yn debygol y bydd effeithiau ar wasanaethau rheng flaen.

 

Dyma'r gwasanaeth cyntaf i ddefnyddio awtomeiddio drwy roboteg ar gyfer eitemau. Hefyd, drwy'r Tîm Dyfodol Gwaith, mae canllawiau wedi'u llunio ar gyfer rheolwyr llinell i gynorthwyo gyda cholli cefnogaeth trwy golli staff. Bydd y sgwrsfot hefyd yn cael ei ailgyflwyno.

 

O ran y Tîm Cynllunio rhag Argyfyngau a'r cynnydd mewn incwm, mae hyn yn ymwneud â safleoedd Rheoli Peryglon Damweiniau Mawr (COMAH) y Cyngor. Mae'r Cyngor yn gallu adennill costau sy'n cael eu gwario wrth gefnogi safleoedd COMAH. Bydd y taliadau'n cael eu hadolygu a'u cynyddu i gefnogi safleoedd COMAH.

 

Mae bwriad hefyd i leihau cyllideb cyfleusterau'r Undeb Llafur.

 

Holodd yr aelodau ynghylch yr hyn y mae'r newid dros dro i'r strwythur staffio yn ymwneud ag ef. Cadarnhaodd swyddogion y mae'n ymwneud ag aelod o staff sydd wedi ymddeol yn hyblyg a bod cydweithiwr arall sydd mewn hyfforddiant yn camu i'w rôl. Er nad yw'r strwythur wedi newid yn barhaol, pan fydd y person yn ymddeol yn llawn o'r rôl barhaol, mae'r person arall yn debygol o fod mewn sefyllfa dda i wneud cais am y rôl ac yna gellid dileu'r swydd is.

 

Rhoddwyd amlinelliad o'r robot a ddefnyddir i'r aelodau a'r tasgau y mae'n eu cyflawni. Defnyddiwyd y robot ers 2017 ac fe'i cyflwynwyd yn wreiddiol i gefnogi'r gwiriadau’r GDG a gwblhawyd. Defnyddiwyd y robot ers hynny mewn amrywiaeth o brosesau eraill. O safbwynt cwsmeriaid, nid oes unrhyw newid gwirioneddol yn y gwasanaeth, ac eithrio bod y prosesau'n cael eu cynnal yn gyflymach.

 

Gofynnodd yr Aelodau am ragor o fanylion i ddeall y gyllideb sy'n ymwneud â'r undebau llafur. Cadarnhaodd swyddogion y pennwyd cyllideb o ychydig yn llai na £200,000 y flwyddyn a'i bod wedi'i rhannu rhwng y ddau undeb llafur - GMB ac UNSAIN. Mae'r gyllideb yn ariannu amser dyletswydd yr undebau llafur. Fel cyflogwr, mae gan yr awdurdod ddyletswydd i alluogi cynrychiolwyr undebau llafur i gyflawni dyletswyddau undebau llafur mewn perthynas â'r cyflogwr. Er enghraifft, cefnogi gweithwyr mewn gwrandawiad disgyblu, rheoli newid, etc. Caiff hyn ei gefnogi mewn dwy ffordd ar draws yr awdurdod. Mae cynrychiolwyr undebau llafur mewn gwasanaethau sy'n cael amser rhesymol i ffwrdd, a gefnogir gan y gwasanaethau. Yn ogystal, mae undebau llafur hefyd yn ymwneud â'r eitemau lle mae angen trafodaethau mwy manwl. Creodd yr awdurdod gyllideb i secondio pobl a enwebwyd gan ganghennau'r undebau llafur ac os yw'r gyllideb yn ei chefnogi, caiff y person hwnnw ei secondio i gyflawni'r dyletswyddau gofynnol. Mae'r cynigion cynnar yn edrych ar leihau'r gyllideb i gefnogi secondiadau. Fodd bynnag, bydd angen i'r undebau llafur hefyd roi adborth ar y cynnig hwn.

 

Holodd yr Aelodau'n gyffredinol, ynghylch y sgyrsiau sy'n digwydd o ran diswyddo'n wirfoddol etc., a sut mae'r sgyrsiau hyn yn cael eu rheoli ar lefel ymarferol os bydd gofynion arbedion yr awdurdod yn newid. Cadarnhaodd swyddogion fod sgyrsiau'n digwydd ar hyn o bryd mewn ffordd ochelgar. Cynhelir ymgynghoriad anffurfiol â staff ar hyn o bryd ac ni fydd unrhyw beth yn cael ei ffurfioli nes derbynnir y ffigur setliad ym mis Rhagfyr.

 

Pwysleisiodd Aelod y Cabinet dros Gyllid bwysigrwydd cyflwyno unrhyw syniadau ar gyfer cynigion arbedion a chynhyrchu incwm yn gynnar i staff, er mwyn caniatáu ystyriaeth lawn a chyfle i archwilio'r eitem.

 

Mynegodd yr aelodau eu pryder am ddileu swyddi a sut y bydd hyn yn effeithio ar bobl yn y dyfodol os na fydd unrhyw swyddi ar gael. Er bod yr aelodau'n cydnabod y Porthladdoedd Rhydd sydd ar ddod, roedd yr aelodau'n poeni efallai na fydd aelodau'r cyhoedd yn ymwybodol o hyn a sefyllfa bresennol y Cyngor. Yn ogystal, gofynnodd yr aelodau a ofynnwyd i'r Undebau gyfrannu tuag at gost yr arbedion. Cadarnhawyd bod UNSAIN eisoes yn ariannu'r swydd weinyddol y mae'r awdurdod yn ei chyllido'n rhannol. Fodd bynnag, cadarnhaodd swyddogion y byddent yn codi mater y gyllideb gyda swyddogion rhanbarthol yr undebau.

 

Amlinellodd swyddogion fod y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd yn cynnwys 10 tîm sy'n cynnwys 90 aelod o staff. Mae'r ddwy flynedd ddiwethaf wedi canolbwyntio ar gyfleoedd cynhyrchu incwm er mwyn cynorthwyo gyda'r gyllideb.

 

Mae ailfodelu'r gwasanaeth yn ymwneud â dileu swyddi gwag. Bydd hyn yn golygu y bydd y gwaith sy'n gysylltiedig â'r swydd wag yn cael ei ddosbarthu i aelodau eraill o staff. Amlinellodd swyddogion oblygiadau dileu swyddi gwag.

 

Rhoddwyd trosolwg i'r aelodau ar y taliadau cynhyrchu incwm i brosiectau penodol. Nodwyd na fydd unigolion ychwanegol yn cael eu cyflogi ond bydd y pwysau gwaith ychwanegol yn cael eu cynnal gan aelodau staff presennol. Mae'r gwaith yn ymwneud â'r Porthladd Rhydd a'r Cyd-bwyllgor Corfforaethol. Dywedodd swyddogion y defnyddiwyd yr incwm yn flaenorol i ariannu cynllunio ar gyfer olyniaeth yn y tîm a hefyd i ariannu cyfleoedd dysgu. Mae hyn yn helpu i annog cadw staff yn y tîm. Wrth symud ymlaen, defnyddir yr incwm i gynnal costau craidd yn y maes gwasanaeth.

 

O ran yr ystafell bost, dywedodd swyddogion fod y ffordd y mae post yn cael ei dderbyn wedi newid yn sylweddol dros y blynyddoedd. Ystyrir newid ac addasu'r ffordd y mae'r gwasanaeth yn gweithredu. Bydd y gwasanaeth yn cael ei foderneiddio, a ddylai leihau rhai o'r costau dan sylw.

 

Amlinellodd swyddogion y newidiadau i'r adnoddau cyfreithiol. Bydd yr adnoddau cyfreithiol sydd ar gael i swyddogion yn cael eu lleihau. Effaith hyn fydd lleihau mynediad rhwydd at adnoddau, bydd yn cymryd mwy o amser i swyddogion ddod o hyd i wybodaeth berthnasol a bydd angen llawer mwy o drawsgyfeirio. Holodd yr Aelodau beth oedd y gyllideb gyffredinol ar gyfer adnoddau cyfreithiol. Dyrennir 15-20% o'r gyllideb bresennol gyffredinol i'r gyllideb adnoddau ac ar hyn o bryd, ystyrir colli un o'r tri adnodd sy'n cael ei ddefnyddio ar hyn o bryd. Holodd yr aelodau a yw adnoddau'n cael eu rhannu ar draws awdurdodau eraill. Cadarnhaodd swyddogion fod ystyriaeth yn cael ei roi i hyn, ond mae arbedion yn fwy effeithiol pan geir adnoddau'n unigol.

 

Holodd yr Aelodau beth fu'r effeithiau ar y dulliau newydd o weithio mewn partneriaeth. Cadarnhaodd swyddogion fod trefniadau gweithio rhanbarthol yn cael eu hyrwyddo gan Lywodraeth Cymru. Mae angen i'r awdurdod gymryd rhan i sicrhau bod cyllid yn cael ei dderbyn.

 

Rhoddodd swyddogion drosolwg byr ar yr adran gyllid. Cadarnhawyd bod 160 aelod o staff yn yr adran hon, ac mae'n darparu cefnogaeth fewnol a gwasanaethau rheng flaen.

 

Cadarnhaodd swyddogion fod yr arbedion mewn perthynas â phremiymau'n ymwneud â chontractau ar gyfer ail-dendro yswiriant a bod premiymau'n is. Mae'r arbediad arall a nodwyd yn ymwneud ag ailfodelu'r gwasanaethau ac mae ystyriaeth yn cael ei rhoi i ddiswyddo'n wirfoddol a dileu swydd lle mae'r person wedi ymddeol.

 

Yn dilyn gwaith craffu, nododd yr aelodau'r adroddiad a'r awgrymiadau a'r safbwyntiau a gyflwynwyd gan y pwyllgor.