Agenda item

Rhoddodd swyddogion Archwilio Cymru drosolwg o'r adroddiad a gylchredwyd.

Dywedodd Swyddogion Archwilio Cymru wrth y pwyllgor fod yr archwiliad wedi'i gynnal mewn 22 o gynghorau yng Nghymru yn ogystal â Chastell-nedd Port Talbot, a'u bod yn bwriadu cyhoeddi crynodeb cenedlaethol o'r gwaith erbyn diwedd yr haf.

Rhannwyd yr archwiliad drafft â Swyddogion y Cyngor, a chyhoeddwyd yr adroddiad ym mis Ionawr 2024.

Soniodd Swyddogion Archwilio Cymru nad oedd yr wybodaeth am berfformiad a ddarperir yn yr adroddiadau chwarterol yn cael ei hadlewyrchu yn yr adroddiad a theimlant fod cyfle wedi'i golli yma i roi gwybodaeth i uwch-arweinwyr a fyddai'n eu helpu i ddeall barn defnyddwyr gwasanaeth. Argymhellodd Swyddogion y dylai'r Cyngor sicrhau bod yr wybodaeth a ddarperir i uwch-arweinwyr yn eu galluogi i ddeall safbwynt defnyddwyr gwasanaeth ar ystod ehangach o wasanaethau a pholisïau. Dylai'r Cyngor sicrhau bod yr wybodaeth hon yn dod o amrywiaeth o ddefnyddwyr gwasanaeth.

Amlygodd Swyddogion Archwilio Cymru fod yr wybodaeth am berfformiad y mae'r Cyngor yn ei darparu i uwch-arweinwyr yn canolbwyntio ar weithgareddau ac allbynnau, yn hytrach na gwerthuso eu heffaith. Yn Adroddiad Blynyddol y Cynllun Corfforaethol (2021-2022), mae'r Cyngor yn darparu rhai enghreifftiau o astudiaethau achos i ddangos y canlyniadau a gyflawnir o dan bob un o'r tri amcan llesiant. Mae adroddiadau perfformiad chwarterol y Cyngor yn disgrifio gweithgareddau ac allbynnau, yn hytrach nag asesiad o gynnydd yn erbyn y canlyniadau y mae'r Cyngor yn ceisio eu cyflawni. Argymhellodd Swyddogion y dylai'r Cyngor gryfhau'r wybodaeth y mae'n ei darparu i uwch-arweinwyr i'w helpu i werthuso a yw'r Cyngor yn cyflawni ei amcanion a'i ganlyniadau arfaethedig.

Amlygodd Swyddogion Archwilio Cymru fod gan y Cyngor drefniadau cyfyngedig i sicrhau bod yr wybodaeth y mae'n ei darparu i'r uwch-arweinwyr ar safbwynt a chanlyniadau defnyddwyr gwasanaeth yn gywir. Argymhellodd Swyddogion fod angen i'r Cyngor sicrhau bod ganddo drefniadau cadarn i wirio ansawdd a chywirdeb yr wybodaeth y mae'n ei darparu i uwch-arweinwyr, sy'n ymwneud â safbwynt a chanlyniadau defnyddwyr gwasanaeth.

Esboniodd Swyddogion CNPT wrth y pwyllgor eu bod yn cydnabod bod gwaith iddynt ei wneud a bod angen iddynt sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei hadrodd i uwch- arweinwyr. Dywedodd Swyddogion fod yr ymateb wedi’i gyflwyno tua diwedd y llynedd. Tynnodd Swyddogion sylw at y ffaith bod y papurau yn cynnwys ffurflen ymateb ar gyfer y sefydliad, ac ymatebwyd i'r argymhellion. Ychwanegodd Swyddogion hefyd y bydd y Cynllun Corfforaethol yn mynd gerbron y Cabinet ddiwedd Gorffennaf i'w gymeradwyo ac er mwyn i'r Cyngor ei fabwysiadu. Dywedodd Swyddogion hefyd fod y model newydd o graffu bellach wedi'i sefydlu.

Gofynnodd yr aelodau, mewn perthynas ag ansawdd y data, a yw'r rheolwyr wedi ystyried effaith modelau a defnyddio taenlenni yn y broses adrodd. Soniodd Swyddogion fod ganddynt system berfformio gorfforaethol yn flaenorol nad oedd ganddynt bellach ond eu bod yn edrych ar system a fydd yn eu helpu yn y dyfodol. Bydd diweddariad yn cael ei gyflwyno i'r cyfarfod nesaf, ac mae Swyddog Gwasanaethau Digidol wedi'i benodi ac yn arwain ar y gwaith o ran data. Bydd gwahoddiad yn cael ei anfon at y swyddog newydd i’w wahodd i gyfarfod y pwyllgor yn y dyfodol.

Penderfynwyd: Bod yr adroddiad yn cael ei nodi.