Agenda item

Cyflwynodd swyddogion drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd i'r Pwyllgor. Gofynnodd yr Aelodau am eglurhad ynghylch y pwyntiau canlynol.

·       Monitro perfformiad y gwasanaeth.

·       Pwysau ffrydiau gwaith a phryderon ynghylch lefelau staffio presennol, o ganlyniad i lefelau salwch staff parhaus.

·       Cardiau caffael a'r rhesymau dros ddiffyg cydymffurfio.

·       Cyfathrebu llafar yn hytrach nag e-bost er eglurder a chadarnhad mewn perthynas ag argymhelliad o fewn adroddiad rhif 24.

Aeth swyddogion ymlaen i roi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r adroddiad chwarterol, gan nodi bod un ar bymtheg o adroddiadau wedi'u cyflwyno yn ystod y chwarter. Gellir dod o hyd i'r manylion yn atodiad un i'r adroddiadau a ddosbarthwyd. Er eglurder, tynnwyd sylw'r Aelodau at y ffaith bod y sgôr sicrwydd naill ai'n sylweddol neu'n rhesymol, y ddau ohonynt yw'r ddau sgôr uchaf. Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau y gellir dod o hyd i wybodaeth am y categorïau sicrwydd ar dudalen 89 o'r pecyn adroddiad.

Derbyniodd cardiau caffael, o'r enw R24 o fewn y tabl, sicrwydd cyfyngedig a gyrhaeddwyd oherwydd materion a ganfuwyd gydag awdurdodi a chodio pryniannau ac nid yr hyn yr oedd y cardiau'n cael eu defnyddio i'w prynu. Gallwch ddod o hyd i ymateb gan y Prif Swyddog Cyllid ar dudalen 94, atodiad 3 i'r pecyn adroddiad a ddosbarthwyd.

Aeth y swyddog ymlaen i ddweud bod salwch wedi effeithio ar yr adran, gydag un aelod o'r tîm yn gadael yr awdurdod. O ganlyniad, rhagwelir y bydd y gwaith o gyflawni'r cynllun archwilio yn gyfyngedig. Dywedodd swyddogion y bydden nhw'n gweithio'n agos i ddod o hyd i ffyrdd o liniaru'r effaith i'r cynllun. Mae disgwyl i gynllun diwygiedig gael ei gyflwyno i'r aelodau yn y cyfarfod ym mis Ionawr.

Roedd y Rheolwr Archwilio yn gallu cadarnhau bod y swydd wag ar gyfer swydd yr Archwilydd bellach wedi cael ei hysbysebu ac ar hyn o bryd roedd yn fyw o fewn y system swyddi. Cafodd penderfyniad i ohirio'r swydd wag ei wneud gan y Rheolwr Archwilio oherwydd mae swyddi gwag tebyg ar gael mewn sefydliadau eraill. Clywodd yr aelodau bod cyfanswm o 92 o ddiwrnodau wedi'u colli oherwydd salwch, gyda dau aelod o staff yn parhau i fod yn anaddas i weithio.

Atgoffwyd y Pwyllgor fod y cynllun archwilio wedi'i gytuno ym mis Mawrth. Roedd un archwiliad wedi bod mewn perthynas ag adrodd ar ddamweiniau yn gorfforaethol ac roedd un arall mewn perthynas ag adrodd am ddamweiniau mewn ysgolion, a gymerodd cyfanswm o rhwng 20 a 25 o ddiwrnodau i'w cwblhau, nifer fawr o ddiwrnodau o fewn y cynllun.

Aeth y Rheolwr Archwilio ymlaen i awgrymu ateb i gael rhai o'r diwrnodau coll hynny yn ôl. Mewn perthynas â'r archwiliad ar gyfer adrodd ar ddamweiniau yn gorfforaethol, roedd hynny'n brawf ychwanegol i'w ychwanegu at bob gwasanaeth. Gofynnwyd pa ddamweiniau sydd wedi cael eu hadrodd, os o gwbl, a cheisiwyd cadarnhad bod y polisi wedi'i ddilyn. Os na fydd unrhyw ddamweiniau wedi digwydd, gall y rheolwr ddangos eu bod yn ymwybodol o'r polisi a'r hyn y mae angen ei wneud pe bai damwain yn digwydd. Awgrymir yr un broses ar gyfer ysgolion mewn perthynas ag adrodd am ddamweiniau, ac ychwanegwyd prawf ychwanegol at adran iechyd a diogelwch rhaglen archwilio'r ysgol. Cytunodd y Pwyllgor ar yr ateb, er mwyn i gynllun diwygiedig gael ei fabwysiadu'n ffurfiol ym mis Ionawr.

Penderfynwyd:

Nodi'r adroddiad er gwybodaeth.