Agenda item

Roedd yr Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol yn rhoi manylion y gwaith archwilio mewnol a wnaed ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 12 Ionawr 2023.

Hysbyswyd yr Aelodau fod cyfanswm o 10 adroddiad wedi'u cyhoeddi ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Ionawr; gellid dod o hyd i gasgliadau'r adroddiadau hyn yn Atodiad 1 yr adroddiad a ddosbarthwyd. Soniwyd bod gan bob un o'r 10 adroddiad naill ai sgôr sicrwydd sylweddol neu resymol.

Cyfeiriwyd at yr adroddiad sy'n ymwneud â'r Gwasanaethau Plant, Taliadau Brys. Gofynnwyd i swyddogion ddarparu gwybodaeth ynghylch pam rhoddwyd y sgôr sicrwydd rhesymol, yn hytrach na sylweddol. Eglurwyd bod y graddfeydd sicrwydd, a ddarparwyd yn dilyn archwiliad, wedi eu llunio gan y nifer o argymhellion a wnaed, y tebygolrwydd y byddai methiant i weithredu’r argymhellion o fewn chwe mis yn arwain at fethiant sylweddol i'r system ac effaith unrhyw fethiant system; byddai'r wybodaeth hon wedyn yn cael ei rhoi mewn fformiwla a byddai gradd categori o 1 i 4 yn cael ei chynhyrchu, gyda phob un ohonynt yn gysylltiedig â'r graddfeydd sicrwydd. Amlygwyd bod Archwilio Mewnol wedi darparu nifer o argymhellion yn dilyn yr archwiliad, yn arbennig mewn perthynas â nifer o gyfrifon arian mân nad oeddent wedi'u defnyddio ers cryn amser; argymhellodd yr archwilwyr fod angen cau'r cyfrifon hyn yn ffurfiol. Ychwanegwyd bod yna hefyd ychydig o ad-daliadau nad oeddent wedi'u casglu ers tro. Hysbyswyd y Pwyllgor, er y nodwyd yn gyffredinol bod y rheolaethau o safon dda, fod yr archwilwyr wedi gwneud argymhellion i wella'r rheolaethau a oedd ar waith ymhellach; ac felly dyna pam rhoddwyd y sgôr resymol, yn lle'r sgôr sylweddol.

Gwnaed ymholiadau o ran Gwasanaeth Iechyd Cymhleth Brynamlwg. Tynnodd swyddogion sylw at y ffaith fod Brynamlwg yn wasanaeth dydd, a weithredir gan gydweithwyr yn y Gwasanaethau Cymdeithasol, ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth ag anghenion iechyd cymhleth iawn.

Cafwyd trafodaeth ynglŷn â'r adroddiad a oedd yn ymwneud â thanwydd y cerbydlu. Roedd yr adroddiad a ddosbarthwyd yn nodi bod problem hirsefydlog lle nad oedd y Gwasanaeth Cerbydlu yn cael ei hysbysu'n gyson am newidiadau staffio perthnasol a lle nad oedd tagiau gyrrwr yn cael eu dychwelyd. Nodwyd bod Archwilio Mewnol wedi rhoi argymhelliad i'r Gwasanaeth Cerbydlu a oedd yn nodi y dylent gynnal ymarferiad i ganslo'r holl dagiau gyrrwr sy'n weddill gan ddefnyddio'r wybodaeth a ddarparwyd gan Archwilio Mewnol, a diweddaru'r cofnodion yn unol â hynny; cadarnhawyd bod yr argymhelliad hwn ar y waith. Yn ogystal, eglurwyd bod Archwilio Mewnol yn argymell bod y Gwasanaeth Cerbydlu yn cysylltu â chydweithwyr yn yr adran Gyflogres a TG gyda'r bwriad o greu adroddiad gan system iTrent y cyngor, y gellid ei gynhyrchu o bryd i'w gilydd i ddangos yr holl staff â chanddynt tag gyrrwr a pha staff oedd wedi gadael yr awdurdod. Nodwyd mai'r broses bresennol oedd y byddai'r Rheolwr Atebol yn hysbysu'r Gwasanaeth Cerbydlu pan fyddai aelod o staff yn gadael yr awdurdod; fodd bynnag, nid oedd hyn bob amser yn digwydd.  Soniodd swyddogion fod Archwilio Mewnol hefyd yn argymell bod yr holl reolwyr ar draws Cyngor Castell-nedd Port Talbot yn sicrhau bod ganddynt brosesau addas ar waith ar gyfer dychwelyd tagiau gyrrwr pan fydd staff yn gadael eu gwasanaeth. Ychwanegwyd y bydd yr holl argymhellion yn cael eu gwirio, fel rhan o'r broses adolygu ôl-archwiliad.

Yn ogystal â'r uchod, cadarnhaodd y Swyddogion fod yr archwilydd a gynhaliodd yr adolygiad wedi bod mewn cysylltiad â'r Rheolwr Gwasanaeth a'i gydweithwyr yn yr adran Gyflogres i fwrw ymlaen â'r drafodaeth ynghylch adroddiadau sy'n cael eu cynhyrchu o'r system iTrent. Yn ogystal, amlygodd Swyddogion eu bod wedi derbyn cadarnhad gan y Rheolwr Gwasanaeth nad oedd tanwydd wedi ei brynu o unrhyw un o'r tagiau gyrrwr a roddwyd i gyn-aelodau o staff; roedd pob un ohonynt wedi'i ganslo ers hynny.

Yn dilyn y drafodaeth, datganodd yr Aelodau bwysigrwydd cydnabod na ddylai'r gwasanaeth ddibynnu ar Archwilio Mewnol i ganfod y materion hyn, ac y dylai fod rheolaethau digonol yn eu lle i atal y potensial o droseddau twyll.

O ran Cofrestru Diogelu Data ar gyfer Ysgolion, gofynnodd yr Aelodau i'r Swyddogion am ganlyniadau posib peidio â chofrestru â Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, a pheidio â thalu'r ffi briodol. Cadarnhawyd y gallai'r ysgolion fod yn agored i ddirwy gwerth hyd at £4,350. Soniodd swyddogion fod yr ysgolion y nodwyd nad oedd ganddynt gofrestriad cyfredol i gyd wedi cwblhau'r cofrestriad ar y diwrnod y cawsant eu hysbysu gan yr archwiliwr.

Yn ogystal â'r uchod, gofynnwyd a fyddai angen i ysgolion sicrhau eu bod yn ail-ymweld â'r Gofrestr Talwyr Ffioedd yn flynyddol. Cadarnhaodd swyddogion eu bod yn argymell bod pob ysgol yn cynnal adolygiad i sicrhau eu bod ar yr haen gywir cyn y dyddiad cofrestru, a'u bod wedi talu'r ffi gywir cyn i'r cofrestriad ddod i ben.

Roedd Monitro'r Cynllun Archwilio, fel y nodwyd yn Atodiad 2 yr adroddiad a ddosbarthwyd, yn cyfeirio at Weithgor y Grant Datblygu Disgyblion; Gofynnodd yr aelodau am ragor o wybodaeth am y Gweithgor hwn a sut y cafodd ei sefydlu. Eglurodd swyddogion fod Llywodraeth Cymru wedi newid nifer o grantiau o fewn y maes addysg; yn dilyn y newidiadau hyn, dyfarnwyd Grant Datblygu Disgyblion i Gyngor Castell-nedd Port Talbot. Nodwyd mai ychydig iawn o arweiniad a gafwyd gan Lywodraeth Cymru o ran sut y gellid defnyddio'r arian; felly, sefydlwyd gweithgor a oedd yn cynnwys uwch-staff y Gyfarwyddiaeth Addysg, yn ogystal ag uwch-archwilydd y cyngor. Tynnodd swyddogion sylw at y ffaith bod trafodaethau'r gweithgor yn canolbwyntio ar y ffordd orau o ddefnyddio'r arian grant, a sicrhau pe bai'r grant yn cael ei archwilio'n allanol, y byddai gan y cyngor sail resymegol o ran pam y defnyddiwyd yr arian i'r dibenion a awgrymwyd. Nodwyd bod gwaith y grŵp hwn wedi dod i ben ers hynny, ac roedd swyddogion yn fodlon ar sut y bwriedir gwario'r arian grant ar draws yr ysgolion sy'n gymwys ar gyfer rhywfaint o'r grant hwnnw.