Agenda item

Gwelodd yr Aelodau’ Protocolau Siarad Cyhoeddus drafft a sefydlwyd fel rhan o gynllun cyfranogiad cyhoeddus ehangach.

Yn yr adroddiad a ddosbarthwyd, nodwyd mai un o ofynion Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau Cymru 2021 oedd bod yn rhaid i awdurdodau lleol sefydlu ffyrdd o hyrwyddo a hwyluso prosesau y gall pobl leol eu defnyddio i gyflwyno sylwadau i'r prif gyngor ynghylch penderfyniad cyn ac ar ôl iddo gael ei wneud; roedd gan bob cyngor y disgresiwn yn y ffordd y byddai hyn yn cael ei ddatblygu.

Yn dilyn cyflwyno'r Ddeddf, dywedwyd bod swyddogion wedi bod yn ymchwilio i drefniadau democrataidd y cynghorau a chyfranogiad cyhoeddus; roedd gwahanol elfennau a oedd yn mynd i fod yn rhan o'r gwaith hwn, er mwyn cynnwys y cyhoedd yn fwy yn y broses gwneud penderfyniadau. Hysbyswyd yr Aelodau mai cynnig cyntaf y gwaith hwn oedd cyflwyno siarad cyhoeddus mewn gwahanol gyfarfodydd cyngor; datblygwyd Protocol Siarad Cyhoeddus drafft (y manylir arno yn Atodiad 1 i'r adroddiad a gylchredwyd) a oedd yn nodi'r rheolau a'r rheoliadau.

Rhoddodd swyddogion ragor o fanylion ynghylch y broses a'r protocol. Tynnwyd sylw at y ffaith y byddai cyfnod o amser yn cael ei ddarparu i aelodau'r cyhoedd ofyn cwestiynau ar yr eitemau a restrir ar yr agenda ar ddechrau pob cyfarfod; byddai hyn yn berthnasol i'r cyfarfodydd gweithredol lle gwneir penderfyniadau yn y lle cyntaf, gan gynnwys y cyngor llawn, y Cabinet a Byrddau'r Cabinet. Ychwanegwyd y bydd gan y cyhoedd fforwm lle byddant yn cyflwyno’u cwestiynau cyn y cyfarfod, ac yna'n derbyn yr atebion yn ystod y cyfarfod. Esboniodd swyddogion mai cynllun peilot oedd hwn, ac y byddai'r cynllun cyfranogiad cyhoeddus yn cael ei ddatblygu dros amser; roedd hefyd angen ymgysylltu â'r cyhoedd i nodi'r hyn a oedd yn gweithio a'r hyn nad oedd yn gweithio.

Hysbyswyd yr Aelodau fod gan y Pwyllgor Cynllunio a'r Pwyllgor Deddfau Trwyddedu a Gamblo wahanol brotocolau a rheoliadau, felly maent wedi’u heithrio o'r broses hon ar hyn o bryd.

Gofynnwyd a fyddai'r elfen siarad cyhoeddus mewn cyfarfodydd yn cael ei chyflwyno i'r Pwyllgorau Craffu. Cadarnhaodd swyddogion mai'r ffocws ar hyn o bryd oedd cyflwyno'r cyfle i aelodau'r cyhoedd ofyn cwestiynau yn y fforymau gwneud penderfyniadau, lle byddai'r cwestiynau'n cael eu cyfeirio at Aelodau Bwrdd y Cabinet sy'n gwneud y penderfyniadau; Rhoddodd y Pwyllgorau Craffu gyfle i Aelodau gwestiynu a chodi materion ar bynciau penodol, felly cynigiwyd eu bod yn cael eu cadw ar wahân i hyn a'u bod yn parhau i gael eu harwain a'u hysgogi gan Aelodau. Soniwyd y bydd gwelliannau pellach yn cael eu gwneud wrth symud ymlaen gyda hyn, ac o brofiadau, gallai fod angen newid elfennau amrywiol; fel cwestiynau sy'n cael eu gofyn mewn Pwyllgorau Craffu er mwyn caniatáu i'r Aelodau Craffu glywed beth oedd yn cael ei ofyn. Esboniodd swyddogion y bydd llif cyfathrebu ag Aelodau'r Pwyllgor Craffu, gan y byddant yn cael gwybod am unrhyw gwestiynau a gyflwynwyd gan y cyhoedd, i'w gofyn yng nghyfarfod y Cabinet/Bwrdd y Cabinet; Yna gallai'r Aelodau benderfynu a oeddent am glywed yr ateb i'r cwestiynau, ac os felly, gallent ofyn am gael bod yn bresennol yng nghyfarfod y Cabinet/Bwrdd y Cabinet.

Mynegodd yr Aelodau eu pryderon gyda'r cymal canlynol a nodir yn y protocolau drafft; 'bydd nifer y cwestiynau y gall unigolyn eu gofyn mewn blwyddyn ddinesig yn cael eu cyfyngu i ddau, gydag unrhyw gwestiynau pellach yn cael eu derbyn yn ôl disgresiwn y Cadeirydd yn unig'. Tynnwyd sylw at y ffaith y gallai cyfyngu'r cyhoedd i ddau gwestiwn y flwyddyn ddinesig atal cwestiynau da a theg rhag cael eu gofyn a chyfyngu ar gyfranogiad cyhoeddus mewn cyfarfodydd.

Nodwyd bod swyddogion wedi ymchwilio i'r ymagwedd yr oedd awdurdodau lleol eraill wedi'i mabwysiadu, a chanfod bod y rhan fwyaf wedi gosod terfyn i 2/3 fesul person bob blwyddyn ddinesig. Hysbyswyd yr Aelodau fod y cyngor am annog cwestiynau gan y cyhoedd, fodd bynnag roeddent yn ochelgar ynghylch y ffaith y gallai’r broses gael ei llesteirio gan fathau tebyg o gwestiynau’n cael eu gofyn gan yr un unigolion; Roedd swyddogion wedi ceisio adlewyrchu hyn yn y protocol. Tynnwyd sylw at y ffaith, pe bai Aelodau o'r farn gyfunol nad oeddent am gynnwys terfyn ar faint o weithiau y gall person ddod i gyfarfod a gofyn cwestiwn, yna gallent weithredu hyn.

Esboniwyd y byddai gweithredu'r protocol siarad cyhoeddus yn y lle cyntaf yn gynllun peilot a fyddai'n cael ei adolygu mewn 12 mis i sicrhau ei fod yn parhau'n briodol neu i weld a oedd angen diwygiadau i sicrhau bod y nodau cyffredinol o roi cyfle i'r cyhoedd godi cwestiynau gydag aelodau yn cael eu cyflawni. Soniodd swyddogion y gellid newid yr adolygiad i 6 mis os oes angen; ac y gellid ystyried unrhyw fformatau amrywiol eraill.

Cafwyd trafodaeth ynglŷn â geiriad y cymal. Gwnaed awgrymiadau amrywiol, a gofynnwyd a ellid treialu'r protocol heb gyfyngiad ar nifer y cwestiynau y gellid eu gofyn, er mwyn gosod y cywair cywir i'r cyhoedd; fodd bynnag, pe bai problemau rheolaidd yn codi, byddai hyn yn cael ei adolygu ac yn dychwelyd at y cymal gwreiddiol o bosib. Soniwyd y gallai elfennau eraill o'r protocol, fel y terfyn amser a bennwyd ar gyfer cwestiynau gan y cyhoedd, helpu i atal y pryderon a drafodwyd o ran peidio â chael terfyn.

O ran cadeiryddion cyfarfodydd Bwrdd y Cabinet, cadarnhawyd y cytunwyd ar y rôl fel arfer ar ddechrau pob cyfarfod, a byddai'n ddibynnol ar bwy o'r Cabinet a oedd yn bresennol; os oedd cwestiynau'n cael eu derbyn gan y cyhoedd ar gyfer cyfarfod penodol, bydd angen i swyddogion ofyn pwy fydd yn ei gadeirio cyn y cyfarfod.

Cododd yr Aelodau eu pryderon ynglŷn ag Aelodau'r Cabinet yn penderfynu pa gwestiynau y dylid neu na ddylid eu gofyn gan y cyhoedd. Pwysleisiodd swyddogion bwysigrwydd meini prawf diffiniedig, a dywedodd y byddai'r meini prawf ynghylch a allai rhywun wrthod cwestiwn yn gyfyngedig; roedd angen tynnu sylw at ba bryd y gellir neu na ellir defnyddio disgresiwn cadeiryddion. Cadarnhawyd y byddai Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd yn cynnwys cymal i adlewyrchu hyn yn y protocol.

Cytunwyd y byddai Pennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd yn diwygio geiriad y cymal i adlewyrchu barn y Pwyllgor, cyn i'r adroddiad gael ei gyflwyno i'r cyngor llawn i'w ystyried; ni fyddai'r geiriad yn cyfyngu ar nifer y cwestiynau y gellid eu gofyn, fodd bynnag byddai'n rhoi elfen o reolaeth i'r cadeiryddion pe na bai'r cwestiynau'n cyfrannu at effeithiolrwydd y cyfarfod.

Ar ôl ystyried yr adroddiad a gyflwynwyd, a'r cytundeb i ddiwygio rhannau o'r Protocol Siarad Cyhoeddus i adlewyrchu barn y Pwyllgorau, penderfynwyd:

(a) Bod aelodau Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd yn ystyried y protocol drafft ar gyfer siarad cyhoeddus yng nghyfarfodydd y cyngor gan argymell unrhyw newidiadau sy'n briodol yn eu barn hwy; a

(b) Rhoi awdurdod dirprwyedig i Gadeirydd Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd i gytuno ar y drafft terfynol i'w gymeradwyo i'r cyngor ar ran Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd.