Agenda item

Derbyniodd yr Aelodau adroddiad diweddaru mewn perthynas â chyflwyno gweddarlledu cyfarfodydd y cyngor a gwella cyfranogiad cyhoeddus i'r broses ddemocrataidd y cafodd Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd y dasg o'i chwblhau gan y cyngor. Nododd yr adroddiad fod cychwyniad pandemig COVID-19 wedi cael effaith ar gynnydd y gwaith ac y byddai hyn yn newid y cynigion fymryn. Amlygodd yr adroddiad y gwaith a wnaed eisoes ar y cynigion, sefyllfa bresennol y cyngor mewn perthynas â gweddarlledu a chyfranogiad cyhoeddus a'r cynlluniau yn y dyfodol; soniwyd bod y pandemig wedi cyflymu a chymryd drosodd llawer o'r gwaith a gynlluniwyd yn flaenorol.

Amlygodd swyddogion fod yr elfen weddarlledu wedi'i gohirio am na chynhaliwyd cyfarfodydd yn y canolfannau dinesig a'u bod yn cael eu cynnal yn rhithwir ar y pecyn meddalwedd Microsoft Teams; ar hyn o bryd roedd cyfarfodydd cyhoeddus yn cael eu recordio gan ddefnyddio'r cyfleusterau ar Teams ac yna’n cael eu lanlwytho ar-lein i'r cyhoedd eu gweld. Roedd yr adroddiad yn manylu bod y broses bresennol yn gweithio'n llwyddiannus ac yn nodi amrediad ffigurau gwylio’r cyfarfodydd cyhoeddus gan gynnwys Pwyllgor Craffu'r Cyngor a'r Cabinet; Roedd swyddogion yn falch o’r nifer a oedd yn gwylio'r cyfarfodydd, a oedd yn llawer uwch na'r hyn y gellid ei gyflawni pan oeddent yn cael eu cynnal yn yr ystafelloedd cyfarfod dynodedig yn y canolfannau dinesig, gan wella cyfranogiad cyhoeddus.

Hysbyswyd y pwyllgor fod staff yn cyhoeddi'n rheolaidd pa gyfarfodydd oedd yn cael eu cynnal bob wythnos ar lwyfannau cyfryngau cymdeithasol a gwe-dudalennau'r cyngor er mwyn ceisio cael hyd yn oed mwy o gyfranogiad gan y cyhoedd. Cadarnhawyd y bu adegau pan oedd aelodau o'r cyhoedd a'r wasg wedi bod yn bresennol yn ystod y cyfarfodydd rhithwir. Ychwanegwyd bod swyddogion eisoes wedi dechrau paratoi'r camau nesaf yn barod ar gyfer cam nesaf Bil Llywodraeth Leol Cymru y rhagwelwyd y byddai'n manylu ar ddisgwyliadau o weddarlledu a chyfranogiad cyhoeddus ar gyfer pob cyngor ledled Cymru.

Dywedwyd bod y cyngor wedi gwneud llawer o gynnydd o ran yr agweddau technoleg yn ystod y pandemig; Roedd swyddogion yn falch o'r gwaith yr oedd yr Aelodau wedi'i gwblhau gyda'r Gwasanaethau Democrataidd a'r tîm TG i sicrhau bod gan bob Aelod Etholedig yr hyn yr oedd ei angen i allu cymryd rhan yn y cyfarfodydd a oedd yn cael eu cynnal o bell. Sylwyd y bu cynnydd ym mhresenoldeb yr Aelodau mewn cyfarfodydd; roedd y model gweithio o bell yn cynnig rhai buddion, yn enwedig i'r rheini a oedd â chyfrifoldebau eraill.

Un o'r pethau negyddol a nodwyd oedd nad oedd cyfarfodydd dwyieithog y cyngor wedi'u cynnal gan nad yw cynnyrch Microsoft yn galluogi trefniad cefnogaeth cyfarfodydd dwyieithog;  Roedd swyddogion wedi bod yn gwneud ymholiadau gyda Microsoft, ond ar hyn o bryd nid oedd amserlen ar gyfer ei gyflwyno. Amlygwyd bod y Senedd wedi gallu darparu cyfarfodydd dwyieithog a bod trafodaethau'n cael eu cynnal ar hyn o bryd gyda gweithwyr cefnogi'r Senedd ynglŷn â sut yr oeddent wedi cyflawni hyn; fodd bynnag, nodwyd y byddai llawer o waith yn gysylltiedig â rhai goblygiadau cost sylweddol pe bai'r cyngor yn mabwysiadu'r model. Ychwanegodd swyddogion eu bod yn gobeithio gweld gwelliannau ar y mater hwn ar gyfer Cymru gyfan dros y misoedd nesaf.

O ran cyfranogiad cyhoeddus, nodwyd bod rhywfaint o waith wedi'i gwblhau mewn perthynas â hyrwyddo'r ffaith bod cyfarfodydd yn cael eu cynnal ac esbonio sut gallai'r cyhoedd gymryd rhan yn y cyfarfodydd byw a sut gallent gael mynediad at y recordiadau ar ôl i'r cyfarfod gael ei gynnal; nid oedd hyn wedi costio unrhyw arian i'r cyngor. Yn yr adroddiad roedd swyddogion yn cynnig y dylid gwneud cynnydd dros y misoedd nesaf ar rai o'r elfennau eraill a drafodwyd yn flaenorol, yn benodol:

1. Archwilio’r nodwedd deiseb ym meddalwedd Mod Gov; gellid treialu hyn yn fewnol i ddeall sut mae'n gweithio a sut gall y cyngor symud hynny yn ei flaen os oes angen gwneud hynny fel rhan o ganlyniad i'r dyletswyddau cyfreithiol newydd a fyddai'n cael eu cynnwys ym Mil Llywodraeth Leol Cymru.

2. Gwella'r llywio o gwmpas y gwe-dudalennau cyhoeddus; roedd rhywfaint o waith eisoes wedi'i gwblhau yn y cefndir ynghylch hyn a byddai'n parhau er mwyn symleiddio'r ffordd y mae pobl yn cael gwybod am y broses ddemocrataidd, gan sicrhau bod y cyngor yn annog pobl i'w defnyddio.

Nododd yr Aelodau fod y cyngor wedi gwario llawer llai o arian yn cynnal cyfarfodydd o bell drwy Microsoft Teams a'u recordio, na'r hyn a fyddai wedi'i wario ar weithredu'r cynlluniau gwreiddiol yr oedd angen ei ystyried yn y dyfodol. Ychwanegwyd hefyd fod angen i'r gefnogaeth y mae'r cyngor wedi'i dangos i gyfarfodydd hybrid (cyfarfodydd lle gall rhai pobl gyfarfod wyneb yn wyneb ac eraill o bell) gael ei hychwanegu hefyd at y ffordd newydd ymlaen. 

Mynegwyd pryderon mewn perthynas â dibynadwyedd y dechnoleg y byddai angen ei amlygu i Lywodraeth Cymru pe bai'r cynlluniau yn y dyfodol yn parhau â chyfarfodydd o bell gan y gallai fod angen cymorth ariannol ar y cyngor i ddatrys rhai materion technolegol. Dywedodd swyddogion fod goblygiadau cost y dyletswyddau newydd wedi'u codi'n flaenorol gyda Llywodraeth Cymru a bod y cyngor yn parhau i weithio gyda CLlLC ynghylch y costau; y gobaith oedd y byddai setliad ariannol ychwanegol ynghylch y maes gwaith penodol hwn. Ychwanegwyd bod y ffocws hyd yma wedi bod ar gostau technoleg, fodd bynnag roedd angen rhoi rhywfaint o ffocws ar yr effaith yr oedd y dyletswyddau newydd yn ei chael ar amser staff; Roedd swyddogion yn gweithio gyda CLlLC i ddarparu tystiolaeth ynghylch goblygiadau staff.

Soniwyd bod Cyngor Sir Gâr, ar gyfer Cyd-bwyllgor Craffu Dinas-ranbarth Bae Abertawe, wedi bod yn defnyddio math o drefniant ffôn i'r rheini a oedd yn dymuno gwrando ar y cyfarfod yn Gymraeg, fel mesur dros dro; Gofynnodd yr Aelodau a allai'r cyngor ymchwilio i hyn hefyd fel mesur dros dro. Amlygodd swyddogion y gellid gwneud trefniadau cyfieithu ar gyfer Aelodau sy'n siarad Cymraeg a oedd yn dymuno i gyfarfodydd gael eu cynnal yn Gymraeg, a fyddai'n diwallu anghenion unigol yr Aelodau, fodd bynnag un o ddibenion Deddf yr Iaith Gymraeg oedd gwneud y Gymraeg yn weladwy. Awgrymwyd pe na bai modd datrys y mater penodol hwn yn gyflym, y gallai Aelodau sy'n siarad Cymraeg ddewis siarad Cymraeg yn ystod cyfarfodydd cyn belled â'u bod yn barod i esbonio'r hyn a ddywedon nhw yn Saesneg; gellid cynnwys hyn mewn protocol yn y dyfodol. Cytunodd swyddogion hefyd i ganfod y trefniadau a oedd gan Gyngor Sir Gâr ar waith ar gyfer cyfarfodydd dwyieithog.

Un o'r buddion a godwyd o ran cyfarfodydd o bell oedd bod Aelodau wedi gallu dod i arfer â'r syniad o recordio cyfarfodydd a'r ffaith y gellid eu hadolygu; roedd hyn yn caniatáu i Aelodau ddysgu rhywfaint o'r moesgarwch sy'n dod gyda hyn. Gofynnodd yr Aelodau a oedd unrhyw ystyriaeth wedi'i rhoi i ddefnyddio Microsoft Teams Live i ddarlledu cyfarfodydd pan fyddant yn cael eu cynnal. Nodwyd bod cynghorau eraill wedi gwneud hyn ac y gallai ennyn diddordeb y cyhoedd ymhellach; Nid oedd yr Aelodau a'r cyhoedd bob amser yn ymwybodol o'r amserlen ar gyfer lanlwytho'r recordiadau ar-lein, a allai arwain at ddiffyg diddordeb. Soniodd swyddogion fod y staff yn gweithio tuag at darged o lanlwytho'r recordiadau ar yr un diwrnod ag y cynhaliwyd y cyfarfod; bu problemau technegol yn y gorffennol wrth lanlwytho'r recordiad i YouTube, ond y dylai’r problemau hyn gael eu datrys yn y dyfodol.

Cadarnhawyd yr ystyriwyd Microsoft Teams Live pan ddechreuwyd defnyddio'r dechnoleg gweithio o bell; roedd llawer mwy o waith cefndir yn gysylltiedig â'r nodwedd benodol hon, ac ni chafodd ei defnyddio ar y dechrau gan mai'r brif flaenoriaeth oedd sicrhau bod cyfarfodydd yn cael ei cynnal yn hwylus a bod y staff yn dysgu sut i ddefnyddio'r dechnoleg. Hysbyswyd yr Aelodau mai'r trefniadau presennol oedd bod y cyngor yn hysbysebu cyfarfodydd ar-lein yn rhagweithiol ac y byddai aelodau o'r cyhoedd yn derbyn dolen a manylion cyswllt ar gyfer y Gwasanaethau Democrataidd pe byddent yn nodi eu bod am wylio cyfarfod yn fyw; nid oedd y cyfarfodydd yn cael eu ffrydio'n fyw, yn hytrach yn cael eu recordio a'u lanlwytho i YouTube. Dywedodd swyddogion y gellid archwilio ffrydio cyfarfodydd yn fyw pe bai'r pwyllgor yn cytuno i hyn, gan y byddai'n darparu recordiad o'r cyfarfod i'r cyhoedd yn syth ar ôl i'r cyfarfod gael ei gynnal; fodd bynnag, er nad oedd y gwaith hwn wedi cael effaith ariannol ar y cyngor, soniwyd ei fod wedi cael effaith ar amser y staff gan fod y gwaith ychwanegol ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd a TG yn sylweddol.

PENDERFYNWYD: 1. Bod yr Aelodau'n nodi'r wybodaeth ddiweddaraf yn erbyn y gwaith a roddwyd i Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd ym mis Gorffennaf 2019 – i gyflwyno gweddarlledu cyfarfodydd y cyngor a gwella cyfranogiad cyhoeddus yn y broses ddemocrataidd.

2. Bod Aelodau'n nodi effaith sefyllfa frys COVID-19 ar yr argymhellion a baratowyd gan Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd mewn perthynas â gweddarlledu cyfarfodydd y cyngor ac yn nodi'r newidiadau a gymeradwywyd gan y cyngor ym mis Gorffennaf 2020.

3. Bod Aelodau'n cymeradwyo'r camau nesaf ar gyfer datblygu'r gwaith mewn perthynas â chyfranogiad cyhoeddus, sef:

·     beth fyddai'n gysylltiedig â sefydlu trefniad deisebu, o ystyried bod Llywodraeth Cymru yn bwriadu cyflwyno hyn fel dyletswydd statudol a bod gan y cyngor eisoes system TGCh a allai gefnogi cynllun o'r fath;

·     opsiynau ar gyfer cyflwyno hawliau cynulleidfa ar gyfer cyfarfodydd penodol;

·     gwelliannau i'r tudalennau democratiaeth ar wefan y cyngor;

·     esbonio'r blaenraglenni gwaith a'r dulliau sydd ar gael i'r cyhoedd os ydynt yn dymuno dylanwadu ar agendâu a thrafodaethau.

Yn ogystal â'r uchod:

·     Darganfod yr hyn sydd gan Gyngor Sir Gâr ar waith mewn perthynas â chyfieithu Cymraeg yn ystod cyfarfodydd/ymchwilio ymhellach i gynnig cyfarfodydd dwyieithog.

·     Archwilio ffrydio cyfarfodydd yn fyw.