Cofnodion:
Derbyniodd yr Aelodau
adroddiad diweddaru mewn perthynas â chyflwyno gweddarlledu cyfarfodydd y
cyngor a gwella cyfranogiad cyhoeddus i'r broses ddemocrataidd y cafodd
Pwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd y dasg o'i chwblhau gan y cyngor. Nododd
yr adroddiad fod cychwyniad pandemig COVID-19 wedi cael effaith ar gynnydd y
gwaith ac y byddai hyn yn newid y cynigion fymryn. Amlygodd yr adroddiad y
gwaith a wnaed eisoes ar y cynigion, sefyllfa bresennol y cyngor mewn perthynas
â gweddarlledu a chyfranogiad cyhoeddus a'r cynlluniau yn y dyfodol; soniwyd
bod y pandemig wedi cyflymu a chymryd drosodd llawer o'r gwaith a gynlluniwyd
yn flaenorol.
Amlygodd swyddogion
fod yr elfen weddarlledu wedi'i gohirio am na chynhaliwyd cyfarfodydd yn y
canolfannau dinesig a'u bod yn cael eu cynnal yn rhithwir ar y pecyn meddalwedd
Microsoft Teams; ar hyn o bryd roedd cyfarfodydd cyhoeddus yn cael eu
recordio gan ddefnyddio'r cyfleusterau ar Teams ac yna’n cael eu
lanlwytho ar-lein i'r cyhoedd eu gweld. Roedd yr adroddiad yn manylu bod y
broses bresennol yn gweithio'n llwyddiannus ac yn nodi amrediad ffigurau
gwylio’r cyfarfodydd cyhoeddus gan gynnwys Pwyllgor Craffu'r Cyngor a'r
Cabinet; Roedd swyddogion yn falch o’r nifer a oedd yn gwylio'r cyfarfodydd, a
oedd yn llawer uwch na'r hyn y gellid ei gyflawni pan oeddent yn cael eu cynnal
yn yr ystafelloedd cyfarfod dynodedig yn y canolfannau dinesig, gan wella
cyfranogiad cyhoeddus.
Hysbyswyd y pwyllgor
fod staff yn cyhoeddi'n rheolaidd pa gyfarfodydd oedd yn cael eu cynnal bob
wythnos ar lwyfannau cyfryngau cymdeithasol a gwe-dudalennau'r cyngor er mwyn
ceisio cael hyd yn oed mwy o gyfranogiad gan y cyhoedd. Cadarnhawyd y bu adegau
pan oedd aelodau o'r cyhoedd a'r wasg wedi bod yn bresennol yn ystod y
cyfarfodydd rhithwir. Ychwanegwyd bod swyddogion eisoes wedi dechrau paratoi'r
camau nesaf yn barod ar gyfer cam nesaf Bil Llywodraeth Leol Cymru y rhagwelwyd
y byddai'n manylu ar ddisgwyliadau o weddarlledu a chyfranogiad cyhoeddus ar
gyfer pob cyngor ledled Cymru.
Dywedwyd bod y cyngor
wedi gwneud llawer o gynnydd o ran yr agweddau technoleg yn ystod y pandemig;
Roedd swyddogion yn falch o'r gwaith yr oedd yr Aelodau wedi'i gwblhau gyda'r
Gwasanaethau Democrataidd a'r tîm TG i sicrhau bod gan bob Aelod Etholedig yr
hyn yr oedd ei angen i allu cymryd rhan yn y cyfarfodydd a oedd yn cael eu
cynnal o bell. Sylwyd y bu cynnydd ym mhresenoldeb yr Aelodau mewn cyfarfodydd;
roedd y model gweithio o bell yn cynnig rhai buddion, yn enwedig i'r rheini a
oedd â chyfrifoldebau eraill.
Un o'r pethau negyddol
a nodwyd oedd nad oedd cyfarfodydd dwyieithog y cyngor wedi'u cynnal gan nad yw
cynnyrch Microsoft yn galluogi trefniad cefnogaeth cyfarfodydd
dwyieithog; Roedd swyddogion wedi bod yn
gwneud ymholiadau gyda Microsoft, ond ar hyn o bryd nid oedd amserlen ar
gyfer ei gyflwyno. Amlygwyd bod y Senedd wedi gallu darparu cyfarfodydd
dwyieithog a bod trafodaethau'n cael eu cynnal ar hyn o bryd gyda gweithwyr
cefnogi'r Senedd ynglŷn â sut yr oeddent wedi cyflawni hyn; fodd bynnag,
nodwyd y byddai llawer o waith yn gysylltiedig â rhai goblygiadau cost
sylweddol pe bai'r cyngor yn mabwysiadu'r model. Ychwanegodd swyddogion eu bod
yn gobeithio gweld gwelliannau ar y mater hwn ar gyfer Cymru gyfan dros y
misoedd nesaf.
O ran cyfranogiad
cyhoeddus, nodwyd bod rhywfaint o waith wedi'i gwblhau mewn perthynas â
hyrwyddo'r ffaith bod cyfarfodydd yn cael eu cynnal ac esbonio sut gallai'r
cyhoedd gymryd rhan yn y cyfarfodydd byw a sut gallent gael mynediad at y
recordiadau ar ôl i'r cyfarfod gael ei gynnal; nid oedd hyn wedi costio unrhyw
arian i'r cyngor. Yn yr adroddiad roedd swyddogion yn cynnig y dylid gwneud
cynnydd dros y misoedd nesaf ar rai o'r elfennau eraill a drafodwyd yn flaenorol,
yn benodol:
1. Archwilio’r nodwedd
deiseb ym meddalwedd Mod Gov; gellid treialu hyn yn fewnol i ddeall sut
mae'n gweithio a sut gall y cyngor symud hynny yn ei flaen os oes angen gwneud
hynny fel rhan o ganlyniad i'r dyletswyddau cyfreithiol newydd a fyddai'n cael
eu cynnwys ym Mil Llywodraeth Leol Cymru.
2. Gwella'r llywio o
gwmpas y gwe-dudalennau cyhoeddus; roedd rhywfaint o waith eisoes wedi'i
gwblhau yn y cefndir ynghylch hyn a byddai'n parhau er mwyn symleiddio'r ffordd
y mae pobl yn cael gwybod am y broses ddemocrataidd, gan sicrhau bod y cyngor
yn annog pobl i'w defnyddio.
Nododd yr Aelodau fod
y cyngor wedi gwario llawer llai o arian yn cynnal cyfarfodydd o bell drwy Microsoft
Teams a'u recordio, na'r hyn a fyddai wedi'i wario ar weithredu'r
cynlluniau gwreiddiol yr oedd angen ei ystyried yn y dyfodol. Ychwanegwyd hefyd
fod angen i'r gefnogaeth y mae'r cyngor wedi'i dangos i gyfarfodydd hybrid
(cyfarfodydd lle gall rhai pobl gyfarfod wyneb yn wyneb ac eraill o bell) gael
ei hychwanegu hefyd at y ffordd newydd ymlaen.
Mynegwyd pryderon mewn
perthynas â dibynadwyedd y dechnoleg y byddai angen ei amlygu i Lywodraeth
Cymru pe bai'r cynlluniau yn y dyfodol yn parhau â chyfarfodydd o bell gan y
gallai fod angen cymorth ariannol ar y cyngor i ddatrys rhai materion
technolegol. Dywedodd swyddogion fod goblygiadau cost y dyletswyddau newydd
wedi'u codi'n flaenorol gyda Llywodraeth Cymru a bod y cyngor yn parhau i
weithio gyda CLlLC ynghylch y costau; y gobaith oedd y byddai setliad ariannol
ychwanegol ynghylch y maes gwaith penodol hwn. Ychwanegwyd bod y ffocws hyd yma
wedi bod ar gostau technoleg, fodd bynnag roedd angen rhoi rhywfaint o ffocws
ar yr effaith yr oedd y dyletswyddau newydd yn ei chael ar amser staff; Roedd
swyddogion yn gweithio gyda CLlLC i ddarparu tystiolaeth ynghylch goblygiadau
staff.
Soniwyd bod Cyngor Sir
Gâr, ar gyfer Cyd-bwyllgor Craffu Dinas-ranbarth Bae Abertawe, wedi bod yn
defnyddio math o drefniant ffôn i'r rheini a oedd yn dymuno gwrando ar y
cyfarfod yn Gymraeg, fel mesur dros dro; Gofynnodd yr Aelodau a allai'r cyngor
ymchwilio i hyn hefyd fel mesur dros dro. Amlygodd swyddogion y gellid gwneud
trefniadau cyfieithu ar gyfer Aelodau sy'n siarad Cymraeg a oedd yn dymuno i
gyfarfodydd gael eu cynnal yn Gymraeg, a fyddai'n diwallu anghenion unigol yr
Aelodau, fodd bynnag un o ddibenion Deddf yr Iaith Gymraeg oedd gwneud y
Gymraeg yn weladwy. Awgrymwyd pe na bai modd datrys y mater penodol hwn yn
gyflym, y gallai Aelodau sy'n siarad Cymraeg ddewis siarad Cymraeg yn ystod cyfarfodydd
cyn belled â'u bod yn barod i esbonio'r hyn a ddywedon nhw yn Saesneg; gellid
cynnwys hyn mewn protocol yn y dyfodol. Cytunodd swyddogion hefyd i ganfod y
trefniadau a oedd gan Gyngor Sir Gâr ar waith ar gyfer cyfarfodydd dwyieithog.
Un o'r buddion a
godwyd o ran cyfarfodydd o bell oedd bod Aelodau wedi gallu dod i arfer â'r
syniad o recordio cyfarfodydd a'r ffaith y gellid eu hadolygu; roedd hyn yn
caniatáu i Aelodau ddysgu rhywfaint o'r moesgarwch sy'n dod gyda hyn. Gofynnodd
yr Aelodau a oedd unrhyw ystyriaeth wedi'i rhoi i ddefnyddio Microsoft Teams
Live i ddarlledu cyfarfodydd pan fyddant yn cael eu cynnal. Nodwyd bod
cynghorau eraill wedi gwneud hyn ac y gallai ennyn diddordeb y cyhoedd
ymhellach; Nid oedd yr Aelodau a'r cyhoedd bob amser yn ymwybodol o'r amserlen
ar gyfer lanlwytho'r recordiadau ar-lein, a allai arwain at ddiffyg diddordeb.
Soniodd swyddogion fod y staff yn gweithio tuag at darged o lanlwytho'r
recordiadau ar yr un diwrnod ag y cynhaliwyd y cyfarfod; bu problemau technegol
yn y gorffennol wrth lanlwytho'r recordiad i YouTube, ond y dylai’r problemau
hyn gael eu datrys yn y dyfodol.
Cadarnhawyd yr
ystyriwyd Microsoft Teams Live pan ddechreuwyd defnyddio'r dechnoleg
gweithio o bell; roedd llawer mwy o waith cefndir yn gysylltiedig â'r nodwedd
benodol hon, ac ni chafodd ei defnyddio ar y dechrau gan mai'r brif
flaenoriaeth oedd sicrhau bod cyfarfodydd yn cael ei cynnal yn hwylus a bod y
staff yn dysgu sut i ddefnyddio'r dechnoleg. Hysbyswyd yr Aelodau mai'r
trefniadau presennol oedd bod y cyngor yn hysbysebu cyfarfodydd ar-lein yn
rhagweithiol ac y byddai aelodau o'r cyhoedd yn derbyn dolen a manylion cyswllt
ar gyfer y Gwasanaethau Democrataidd pe byddent yn nodi eu bod am wylio
cyfarfod yn fyw; nid oedd y cyfarfodydd yn cael eu ffrydio'n fyw, yn hytrach yn
cael eu recordio a'u lanlwytho i YouTube. Dywedodd swyddogion y gellid
archwilio ffrydio cyfarfodydd yn fyw pe bai'r pwyllgor yn cytuno i hyn, gan y
byddai'n darparu recordiad o'r cyfarfod i'r cyhoedd yn syth ar ôl i'r cyfarfod
gael ei gynnal; fodd bynnag, er nad oedd y gwaith hwn wedi cael effaith
ariannol ar y cyngor, soniwyd ei fod wedi cael effaith ar amser y staff gan fod
y gwaith ychwanegol ar gyfer Gwasanaethau Democrataidd a TG yn sylweddol.
PENDERFYNWYD: 1. Bod yr Aelodau'n nodi'r wybodaeth ddiweddaraf
yn erbyn y gwaith a roddwyd i Bwyllgor y Gwasanaethau Democrataidd ym mis
Gorffennaf 2019 – i gyflwyno gweddarlledu cyfarfodydd y cyngor a gwella
cyfranogiad cyhoeddus yn y broses ddemocrataidd.
2. Bod Aelodau'n nodi
effaith sefyllfa frys COVID-19 ar yr argymhellion a baratowyd gan Bwyllgor y
Gwasanaethau Democrataidd mewn perthynas â gweddarlledu cyfarfodydd y cyngor ac
yn nodi'r newidiadau a gymeradwywyd gan y cyngor ym mis Gorffennaf 2020.
3. Bod Aelodau'n
cymeradwyo'r camau nesaf ar gyfer datblygu'r gwaith mewn perthynas â
chyfranogiad cyhoeddus, sef:
· beth fyddai'n gysylltiedig â sefydlu trefniad deisebu, o ystyried bod
Llywodraeth Cymru yn bwriadu cyflwyno hyn fel dyletswydd statudol a bod gan y
cyngor eisoes system TGCh a allai gefnogi cynllun o'r fath;
· opsiynau ar gyfer cyflwyno hawliau cynulleidfa ar gyfer cyfarfodydd
penodol;
· gwelliannau i'r tudalennau democratiaeth ar wefan y cyngor;
· esbonio'r blaenraglenni gwaith a'r dulliau sydd ar gael i'r cyhoedd os
ydynt yn dymuno dylanwadu ar agendâu a thrafodaethau.
Yn ogystal â'r uchod:
· Darganfod yr hyn sydd gan Gyngor Sir Gâr ar waith mewn perthynas â
chyfieithu Cymraeg yn ystod cyfarfodydd/ymchwilio ymhellach i gynnig
cyfarfodydd dwyieithog.
· Archwilio ffrydio cyfarfodydd yn fyw.
Dogfennau ategol: