Agenda item

Rhoddwyd y newyddion diweddaraf i'r aelodau am Farn Flynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar y systemau rheolaeth fewnol sy'n gweithredu o fewn y cyngor yn ystod blwyddyn ariannol 2019/2020 a manylion cyflawniad yr Archwiliad Mewnol yn erbyn cynllun Archwilio Mewnol 2019/2020 a gymeradwywyd gan yr Archwiliad.

Nodwyd mai barn y Pennaeth Archwilio Mewnol oedd y gellid rhoi sicrwydd rhesymol na nodwyd unrhyw wendidau mawr mewn perthynas â'r systemau rheolaeth fewnol, trefniadau llywodraethu a phrosesau rheoli risg sy'n gweithredu o fewn y cyngor.

Amlygwyd bod 83% o'r archwiliadau a gynlluniwyd wedi'u cynnal, sy'n dangos gwelliant o 80% o'r flwyddyn flaenorol.  Cadarnhawyd bod gwaith archwilio mewnol wedi cydymffurfio â holl Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

Cynhaliwyd trafodaeth ynghylch Archwiliad Cofrestru Diogelu Data Ysgolion. Esboniodd swyddogion fod rhai ysgolion a archwiliwyd trwy gydol y flwyddyn wedi bod yn hwyr yn sicrhau bod y cofrestriad yn gyfredol. Dylai hwn gael ei gwblhau bob blwyddyn, ond roedd un neu ddau yn hwyr, felly cwblhaodd yr Archwiliad ymarfer gyda'r holl ysgolion i wirio a oeddent yn cydymffurfio. Amlygwyd nad oedd unrhyw broblemau mawr, a bod pob ysgol yn yr awdurdod bellach yn cydymffurfio â'u gofynion cofrestru. Yr argymhelliad a roddwyd i bob ysgol oedd y dylid rhoi dyddiad yn eu calendr i'w hatgoffa i adnewyddu eu cofrestriad yn flynyddol.

O ran yr Archwiliad Caffael na chynhaliwyd, esboniodd swyddogion fod yr archwiliad hwn yn y cyfnod cynllunio ar ddechrau cyfnod y pandemig, ac yn ystod trafodaethau cychwynnol gyda Phennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol cafodd yr archwilydd wybod bod Rheolwr Caffael newydd wedi'i benodi a bod y Rheolau Gweithdrefnau Contract yn y broses o gael eu diweddaru, felly gohiriwyd yr archwiliad er mwyn caniatáu i'r Rheolwr Caffael newydd wneud newidiadau yr oeddent yn teimlo’u bod yn angenrheidiol ac i ganiatáu i'r adolygiad Rheolau Gweithdrefnau Contract gael ei gwblhau. Esboniwyd, trwy ohirio'r Archwiliad, nad oedd unrhyw risg ychwanegol i'r awdurdod.

Gofynnodd yr Aelodau a oedd risg ychwanegol i'r awdurdod, trwy ohirio'r Archwiliad. Esboniodd swyddogion na sicrhawyd unrhyw gontractau mawr yn ystod y pandemig ond rhan o'r gwaith y byddai'r Is-adran Archwilio Mewnol yn ei wneud rhwng nawr a'r Nadolig oedd archwiliad o'r camau gweithredu brys a gyflawnwyd yn ystod y cyfyngiadau symud. Byddai canfyddiadau’n cael eu hadrodd wrth y Pwyllgor Archwilio pan fyddant wedi'u cwblhau.

Cynhaliwyd trafodaeth ynghylch digon o adnoddau yn y Tîm Archwilio. Esboniodd swyddogion fod y Cynllun Archwilio ar gyfer y chwarter o fis Medi i fis Ragfyr 2020 yn blaenoriaethu gwaith ar systemau sylfaenol eleni ac yn edrych ar brosesau a fyddai wedi newid o ganlyniad i weithio o bell a gweithio gartref. Nodwyd na fyddai'r cyngor yn cyflawni'r cynllun drafft archwilio gwreiddiol a fyddai wedi'i gyflwyno i aelodau yng nghyfarfod pwyllgor mis Mawrth, pe bai wedi'i gynnal, gan fod y tîm wedi’i adleoli’n gynharach yn y flwyddyn, ond byddai'n cael ei ailflaenoriaethu i edrych ar y meysydd lle ceir y risg fwyaf. Roedd y Cynllun Archwilio a gyflwynwyd yn gynllun sy’n seiliedig ar risg, felly yr archwiliadau byddai’n cael eu cynnal fyddai'r archwiliadau yr ystyrir eu bod yn rhai risg uwch; ni fyddai rhai archwiliadau na chânt eu hystyried yn rhai risg uchel yn cael eu cynnal. Lluniwyd y Cynllun Archwilio yn seiliedig ar risg ac ynghyd â thrafodaeth â Phenaethiaid Gwasanaeth a Chyfarwyddwyr Corfforaethol.

PENDERFYNWYD:   Nodi'r adroddiad.