Agenda a chofnodion drafft

Pwyllgor Craffu’r Gymuned, Cyllid ac Arweinyddiaeth Strategol - Dydd Iau, 28ain Tachwedd, 2024 2.00 pm

Lleoliad: Multi-Location Meeting - Council Chamber, Port Talbot & Microsoft Teams. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Alison Thomas  E-bost: a.thomas6@npt.gov.uk

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyhoeddiad y Cadeirydd

Cofnodion:

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod.

 

2.

Datganiadau o fuddiannau

Cofnodion:

Y Cyng. S Reynolds – Eitem 4(d) – personol. Derbynnydd cyllid craidd.

 

3.

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol pdf eicon PDF 220 KB

·        5 Medi 2024

·        17 Hydref 2024

 

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfodydd a gynhaliwyd ar 5 Medi 2024 ac 17 Hydref 2024 fel cofnodion gwir a chywir.

 

4.

Ystyried eitemau o Flaenraglen Waith y Cabinet

Cofnodion:

Trafododd y pwyllgor yr eitemau a ddewiswyd o Flaenraglen Waith y Cabinet.

 

4a

Adroddiad Blynyddol Cynllun Cydraddoldeb Strategol 2023-2024 pdf eicon PDF 217 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ystyriodd yr aelodau’r adroddiad a ddosbarthwyd ym mhecyn yr agenda.

 

Yr adroddiad yw'r adroddiad terfynol am gynllun 2020-2024 sy'n nodi'r ffordd y mae'r awdurdod yn cyflawni dyletswydd cydraddoldeb y sector cyhoeddus. Mae'r adroddiad eglurhaol yn nodi nifer allweddol o amcanion a gyflawnwyd yn 2023-2024.

 

Yn dilyn gwaith craffu, cefnogwyd yr argymhelliad i fynd gerbron y Cabinet.

 

4b

Y Gofrestr Risgiau Strategol pdf eicon PDF 216 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ystyriodd yr aelodau’r adroddiad a ddosbarthwyd ym mhecyn yr agenda.

 

Amlinellodd y Cyfarwyddwr Strategaeth a Gwasanaethau Corfforaethol y newidiadau a wnaed i'r gofrestr risgiau strategol. Y bwriad yw cyflwyno cofrestr risgiau wedi'i diweddaru bob chwe mis yn hytrach na phob blwyddyn. Erbyn hyn, mae sgôr risg gynhenid a sgôr risg weddilliol. Mae'r matrics a ddefnyddir yn gosod uchafswm risg o 25 a'r raddfa risg leiaf fyddai  2.

 

Yn ystod yr haf, rhoddwyd datganiad am barodrwydd i dderbyn risg ar waith. Mae hyn yn nodi ymagwedd yr awdurdod at y risgiau a geir yn y gofrestr risgiau strategol. Mae'r datganiad yn seiliedig ar yr egwyddorion sydd wedi'u cynnwys yn The Orange Book: Management of Risk - Principles and Concepts a gyhoeddwyd gan lywodraeth y DU. Bydd angen i'r gofrestr risgiau strategol gyd-fynd â'r datganiad am barodrwydd i dderbyn risg.

 

Nodir nad yw'r sgôr risg darged wedi'i chwblhau eto. Y rhesymeg dros hyn yw bod sgôr risg gynhenid, sy'n seiliedig ar arbenigedd y swyddogion sy'n gyfrifol am y risgiau hynny; rhoddir camau gweithredu lliniarol a rheolaethau ar waith a'r risg sy'n weddill yw'r risg weddilliol. Yna bydd yr awdurdod yn gyfrifol am benderfynu a ellir rheoli lefel y risg weddilliol neu a oes angen ei lleihau. Beth yw'r risg darged ar gyfer yr eitem benodol?

 

Cyfeiriodd yr aelodau at SR06 a'i gyfeiriad at adnoddau cyfalaf a refeniw annigonol, a allai achosi problemau. Awgrymwyd y dylid rhestru hyn hefyd o dan eitemau eraill a chyfarwyddiaethau eraill. Cadarnhaodd swyddogion fod yr eitem hon yn cynnwys trefniadau cynllunio ariannol cyfan y cyngor ac nad yw'n benodol i gyfarwyddiaeth.

 

O ran SR25, holodd yr aelodau a oedd ddefnyddio'r gair “dyheadau” yn briodol gan fod seminar flaenorol yn nodi y byddai dirwyon yn cael eu gosod pe na bai targedau'n cael eu cyflawni. Roedd yr aelodau hefyd yn pryderu na fyddai'r targedau'n cael eu cyflawni. Cadarnhaodd swyddogion fod y Cyngor wedi gosod targed o 2030 ar gyfer newid yn yr hinsawdd a datgarboneiddio. Nododd swyddogion y pwysau ar y gyllideb a'r effaith y mae hyn yn ei chael ar y gallu i gwblhau prosiectau sy'n cyfrannu at y targed o ran datgarboneiddio.

 

Nodwyd bod gan bob cyfarwyddiaeth ei chofrestr risgiau ei hun dan y gofrestr risgiau strategol gyffredinol. Cytunodd swyddogion y byddent yn ystyried cyfeirio at y risgiau mwy penodol i gyfarwyddiaeth fel rhan o'r gofrestr risgiau strategol.

 

Cyfeiriodd yr aelodau at SR23 sydd wedi'i dynnu a'i gynnwys yn SR01 bellach. Cydnabyddir bod y risg wedi symud  o fod yn gyfrifoldeb i’r Cyfarwyddwr Addysg i fod yn gyfrifoldeb i Gyfarwyddwr Adran yr Amgylchedd. Mae'r risg yn cyfeirio at adeiladau ar gyfer dysgu a'r effeithiau ar hynny. Holodd yr aelodau a oedd y risg hon wedi trosglwyddo i Adran yr Amgylchedd yn hytrach nag Addysg. Cadarnhaodd swyddogion, er bod penaethiaid yn meddu ar ymreolaeth dros ysgolion, fod yr holl waith ar yr isadeiledd yn cael ei wneud gan y tîm yn Adran yr Amgylchedd, sy'n gyfrifol am y risg strategol gyffredinol. Felly, roedd yn gwneud synnwyr cyfuno'r risg.  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4b

4c

Adroddiad Blynyddol Cynllun Corfforaethol 2023/2024 pdf eicon PDF 303 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ystyriodd yr aelodau’r adroddiad a amlinellwyd ym mhecyn yr agenda.

 

Mynegodd yr aelodau eu pryder fod rhai o'r eitemau'n awgrymu eu bod wedi cynyddu neu eu bod yn wyrdd, er nad oedd unrhyw fesur newydd wedi cael ei nodi.

 

Dywedodd swyddogion fod yr wybodaeth yn deillio o'r cyfarwyddiaethau unigol ac y byddent yn cysylltu eto i gadarnhau hynny. O ran eitemau a nodwyd yn wyrdd lle na nodwyd mesur newydd, cadarnhaodd swyddogion fod hyn yn dangos cynnydd yn unig. Fodd bynnag, gwnaethant dderbyn barn yr aelodau ynglŷn â hyn a byddent yn ei hystyried ar gyfer adroddiadau yn y dyfodol.

 

Yn dilyn gwaith craffu, nododd yr Aelodau'r adroddiad.

 

4d

Grantiau Trydydd Sector a Threfniadau Comisiynu pdf eicon PDF 214 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ystyriodd yr aelodau’r adroddiad a amlinellwyd ym mhecyn yr agenda.

 

Holodd yr aelodau a oedd yr un swm ar gael â'r hyn a gafwyd yn ystod y blynyddoedd blaenorol neu a oedd yn llai? Cadarnhaodd swyddogion fod yr un swm ar gael â'r hyn a gafwyd yn ystod y flwyddyn flaenorol. Mae'r awdurdod   wedi ymrwymo i gynyddu cyllid yn unol â'r cynnydd arfaethedig mewn grant refeniw ar gyfer y flwyddyn ganlynol. Rhagwelwyd mai 0% fyddai cynnydd y Grant Cynnal Refeniw, felly roedd yr un swm o gyllid ar gael. Y llynedd ni chafodd y cyllid ei ddyrannu'n llwyr, ond cadarnhaodd y swyddog fod y swm llawn wedi ei adfer eleni.

 

Cyfeiriodd yr aelod at y ffurflenni cais, a'r newid canfyddedig mewn meini prawf sy'n awgrymu gwaharddiad rhag cyflwyno cais ar gyfer 'cyllid craidd'. Dywedodd yr aelodau fod trafodaeth ym Mhwyllgor Cyswllt y Sector Gwirfoddol yn awgrymu mai nod y grant oedd ariannu gweithgareddau craidd nad oedd modd eu hariannu drwy feysydd eraill.

 

Ar hyn o bryd, mae chwe sefydliad sydd wedi ymrwymo i gyllid craidd, sef cyfanswm o £350,000 ar gyfer y flwyddyn nesaf fel rhan o'r cytundeb tair blynedd. Cadarnhaodd swyddogion fod cynnig yn y trefniadau grant i bennu uchafswm gwerth £25,000 er mwyn dosbarthu'r cyllid i fwy o sefydliadau. Mae'r meini prawf wedi'u teilwra i sicrhau bod prosiectau'n cael eu cefnogi sy'n ategu meysydd blaenoriaeth a nodwyd.

 

Dywedodd yr aelodau y dylid nodi sylwadau'r pwyllgor ynghylch sicrhau bod y cyllid hefyd ar gael ar gyfer costau craidd, yn ogystal â chostau prosiectau a bod hyn yn cael ei gyfleu i'r Cabinet cyn i unrhyw benderfyniad gael ei wneud.

 

Yn dilyn gwaith craffu, cefnogwyd yr argymhelliad i fynd gerbron y Cabinet.

 

5.

Ystyried eitemau o Flaenraglen Waith y Pwyllgor Craffu

Nid oedd unrhyw eitemau o Flaenraglen Waith y Pwyllgor Craffu i'w hystyried.

 

Cofnodion:

Ni chraffwyd ar unrhyw eitemau.

 

6.

Monitro Perfformiad

Cofnodion:

Ystyriodd yr aelodau eitemau monitro perfformiad.

 

6a

Gwasanaethau Corfforaethol a Strategaeth -Cynllun Cyflawni a Monitro Hanner Blwyddyn pdf eicon PDF 337 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ystyriodd yr aelodau’r adroddiad a ddosbarthwyd ym mhecyn yr agenda.

 

Amlinellodd y Cyfarwyddwr bwysigrwydd y tri maes gwasanaeth wrth ategu'r Cynllun Corfforaethol. Mae'n bwysig bod y cynlluniau cyflawni ar waith ac i aelodau ddeall a gweld sut mae timau'n llwyddo i gyflawni yn erbyn y cynlluniau hynny.

 

Croesawodd yr aelodau fanylion y blaenoriaethau a'r naratif ynghylch y rhain a oedd yn amlinellu'r cynnydd a wnaed yn eu herbyn, a nodir yn yr adroddiad. O ran cyflwyno'r adroddiad, lle nodir mesurau perfformiad penodol, crybwyllir eu bod ar y trywydd iawn. Fodd bynnag, nid yw'r targed wedi'i nodi yn yr adroddiad. Mae peth o'r naratif yn nodi'r targedau, ac mae hyn yn ei gwneud hi'n haws gweld lle mae rhywbeth ar y trywydd iawn. Mae rhai o'r eitemau'n cael eu cyflwyno fel data, heb darged, ond crybwyllir eu bod ar y trywydd iawn. Mynegodd yr aelodau eu dryswch ynghylch eitemau sy'n cael eu nodi'n wyrdd er bod y data'n cael ei gyflwyno at ddibenion monitro'n unig.

 

Nododd swyddogion y sylwadau, gan dderbyn bod gwaith i'w wneud o ran cyflwyno data mesuradwy ac ansoddol yn yr adroddiadau monitro.

 

Yn dilyn gwaith craffu, nododd yr aelodau'r adroddiad.

 

6b

Cynllun Corfforaethol 2024/2027 – Diweddariad Hanner Blwyddyn 2024/2025 pdf eicon PDF 302 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Ystyriodd yr aelodau’r adroddiad a ddosbarthwyd ym mhecyn yr agenda.

 

Nododd yr aelodau yr un pwyntiau am y cyflwyniad â'r rhai hynny a fynegwyd yn yr eitem flaenorol.

 

Yn dilyn gwaith craffu, nododd yr aelodau'r adroddiad.

 

7.

Detholiad o eitemau i graffu arnynt yn y dyfodol pdf eicon PDF 512 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw ddiweddariadau i'r flaenraglen waith.

 

Nodwyd y Flaenraglen Waith.

 

8.

Eitemau brys

Unrhyw eitemau brys yn ôl disgresiwn y Cadeirydd yn unol ag Adran 100BA(6)(b) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 (fel y’i diwygiwyd)

Cofnodion:

Nid oedd unrhyw eitemau brys.