Agenda a Chofnodion

Cafwyd munud o dawelwch i nodi marwolaeth ddiweddar Aelod o'r Pwyllgor, y Cynghorydd Marcia Spooner.

Derbyniwyd y Datganiadau o Fuddiannau canlynol ar ddechrau'r cyfarfod:

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 12 Hydref 2023 fel cofnod gwir a chywir.

Aeth Swyddogion CNPT ymlaen i roi'r diweddaraf i'r Pwyllgor ar y Cynllun Archwilio manwl ar gyfer 2023.

Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau fod y cynllun yn cael ei benderfynu'n flynyddol a chafodd ei rannu'n wreiddiol ym mis Mehefin 2023. Dywedwyd bod y cynllun wedi cael ei rannu'n hwyrach na'r blynyddoedd blaenorol ac ni ragwelwyd hynny.

Mae'r cynllun yn nodi cyfrifoldebau allweddol ar gyfer y flwyddyn, yn enwedig o ran manylion ariannol a pherfformiad. Tynnwyd sylw at y ffaith mai'r cynllun oedd y cyntaf a baratowyd o dan y safon archwilio ddiwygiedig, fel y nodir yn Atodiad 1 y cynllun. Tynnwyd sylw hefyd at y ffaith bod y newid ar draws cwmpas diwydiant. Aeth Archwilio Cymru ymlaen i ddweud bod y newid wedi cael effaith fawr ar sut roedd archwiliadau bellach yn cael eu cofnodi.

Roedd aelodau'n ymwybodol o newid allweddol arall hefyd, sef y cymysgedd o sgiliau yn yr archwiliad.

Risg fawr a nodwyd yn y risgiau ariannol sylweddol oedd rheolaeth yn diystyru rheolaethau, sy'n digwydd ym mhob corff. Nodwyd nifer o weithdrefnau archwilio i gael mynediad at ddatganiadau ariannol allweddol.

Nodwyd meysydd o ffocws allweddol yn arddangosyn 2, yn bennaf atebolrwydd y gronfa bensiwn a phrisio tir ac adeiladau.

Tynnwyd sylw'r aelodau at dudalen 30 o'r cynllun archwilio, lle nodwyd mai'r meysydd o ffocws oedd trefniadau gwerth am arian, sicrwydd ac asesu risg, cynaliadwyedd ariannol a threfniadau caffael a rheoli contractau.

Aeth Archwilio Cymru ymlaen i dynnu sylw'r pwyllgor at dudalen 32 o'r cynllun archwilio, a manylion y ffi archwilio. Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau bod y ffi yn ganlyniad i'r effaith ar y safon ddiwygiedig. Roedd cyfraddau wedi cynyddu 4.8% oherwydd chwyddiant. Cynnydd o 10.2% ar gyfer y gwaith archwilio ariannol ar draws pob sector.

Atgoffodd y Cadeirydd y Pwyllgor bod y defnydd o acronymau yn ymddangos drwy adroddiadau o hyd.

Penderfyniad:

Dylid nodi'r adroddiad.

Aeth Archwilio Cymru ymlaen i roi gwybod i'r pwyllgor am yr adroddiad cadarnhaol i'r datganiad o gyfrifon archwiliedig.

Rhoddwyd gwybod i'r aelodau derbyniwyd y cyfrifon drafft ar ddiwedd mis Mai 2023, ac roeddent bellach wedi cael eu cwblhau.

Nodwyd y meysydd y tynnwyd sylw'r Pwyllgorau atynt yn atodiad 2 i'r pecyn a ddosbarthwyd.

O fewn paragraff 11, ni fu unrhyw gamddatganiadau heb eu cywiro yn y cyfrifon, fodd bynnag, o fewn paragraff 12 nodwyd camddatganiadau o gyfrifon, a gywirwyd bellach yn fersiwn derfynol y datganiad.

Nodwyd problem gyda'r cyflwyniad hefyd, ond ni chafodd hyn unrhyw effaith ar sefyllfa gwariant net y cyngor. Gellir dod o hyd i ragor o wybodaeth yn atodiad 3.

Aeth y Cadeirydd ymlaen i ddweud ei fod yn braf derbyn adroddiad diamod yn ystod y cyfnod hwn o galedi.

Cododd yr aelodau sylwadau i'r crynodeb o gywiriadau er mwyn ennill dealltwriaeth o ran pam y newidiwyd y rhain. Ymatebodd Archwilio Cymru drwy ddweud bod ad-daliadau mewnol wedi cael eu cynnwys ar gam yn y datganiad o gyfrifon. Roedd colledion nam hefyd wedi cael eu camgodio, ynghyd â chamddosbarthiad o incwm. Ni chafodd unrhyw un ohonynt unrhyw effaith ar y llinell isaf ac fe'u hystyriwyd yn fân addasiadau.

Aeth y Cadeirydd ymlaen i gadarnhau bod eu llofnod electronig yn barod i'w atodi i'r llythyr cynrychiolaeth a'r datganiad o gyfrifon.

Penderfyniad:

Dylid nodi'r adroddiad.

Aeth swyddogion ymlaen i ddarparu crynodeb o'r Datganiad o Gyfrifon archwiliedig. Cododd y Cadeirydd y defnydd o acronymau o fewn yr adroddiad.

Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau fod y datganiad o gyfrifon archwiliedig yn un a ddarparwyd yn dilyn cwblhau'r archwiliad blynyddol. Mae'r cyfrifon yn cael eu paratoi yn unol â deddfwriaeth ac fe'u darparwyd i Archwilio Cymru ar 26 Mai 2023 i'w rhoi ar waith, gyda'r drafft yn cael ei argymell i'r Pwyllgor ym mis Mehefin 2023.

Soniwyd ymhellach, ei fod yn braf derbyn barn archwilio ddiamod.

Cyflwynwyd y datganiad llywodraethu blynyddol i'r Pwyllgor hefyd.

Cododd y Cadeirydd ymholiadau ynghylch 6 rhestr asedau o fewn yr adroddiad a gofynnodd am eglurder. Nododd swyddogion fod 1.8 miliwn o bunnoedd wedi helpu i ffurfio hen safle iard burrows, depo Bryndulais Avenue, Blaendulais, Tai Lloches y Ganolfan, tir ym Mhwll deheuol Gogledd Rhondda Glyncorrwg, rhan o Lwybr Beiciau'r Goytre a thir yn Heol-Crwys, Cwmafan.

Cadarnhaodd swyddogion fod unrhyw asedau sydd ar werth yn cael eu gwerthuso bob blwyddyn.

Aeth yr aelodau ymlaen i godi ymholiad ynghylch cronfeydd wrth gefn nad oedd modd eu defnyddio a'r cynnydd sydyn a nodwyd. Dywedodd swyddogion, roedd yn benodol o ganlyniad i gynlluniau pensiwn, a defnyddiwyd rhan ohonynt o fewn y cronfeydd wrth gefn ac roedd y gweddill yn atebolrwydd. Dywedwyd wrth yr aelodau, cwblhawyd gwerthusiad yn 2020, a chaiff ei gwblhau ymhellach bob tair blynedd. Priodolir y cynnydd i ffactorau a oedd yn cynnwys chwyddiant a marwolaeth.

Penderfyniad:

·        Cymeradwyo'r Llythyr Sylwadau, a gynhwysir yn Atodiad 1 i'r adroddiad a ddosbarthwyd.

·        Cymeradwyo Datganiad o Gyfrifon terfynol 2022/23, a gynhwysir yn Atodiad 2 i'r adroddiad a ddosbarthwyd.

·        Cymeradwyo'r Datganiad Llywodraethu Blynyddol a gynhwysir yn Atodiad 3 i'r adroddiad a ddosbarthwyd.

·        Bod Cadeirydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei awdurdodi i ddarparu ei lofnod electronig ar gyfer y Llythyr Sylwadau a'r Datganiad o Gyfrifon.

Aeth swyddogion ymlaen i roi trosolwg o'r gofrestr risg strategol.

Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau y gellid dod o hyd i'r gofrestr yn Atodiad 1 i'r pecyn a ddosbarthwyd, yr oedd Bwrdd Craffu'r Cabinet wedi'i adolygu ddydd Mercher 8 Tachwedd 2023.

Ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio dywedwyd wrth Aelodau bod sawl risg wedi cael eu diweddaru a'u hychwanegu at y gofrestr hefyd. Tynnodd y Cadeirydd sylw at yr anawsterau wrth nodi meysydd oherwydd y diffyg gwybodaeth a gyflwynwyd o fewn colofnau penodol o'r gofrestr. Codwyd ymholiadau hefyd ynghylch niferoedd llai o fewn y gofrestr a'r daenlen. Nodwyd y daenlen a'r anawsterau wrth ddarllen yr wybodaeth.

Ystyriodd swyddogion y sylwadau a dderbyniwyd.

Cynhaliwyd trafodaethau ar atebion, yn bennaf ynghylch digwyddiadau hyfforddiant ar System Rheoli Risg Gorfforaethol y Cyngor. Cytunwyd y byddai cyfarfodydd ad hoc yn cael eu trefnu o fewn y Flwyddyn Newydd. Cytunwyd ymhellach y byddai'r sesiynau hyfforddi yn cael eu cynnal fesul Cyfarwyddiaeth yn hytrach nag un sesiwn unigol, er mwyn gweithredu ac adolygu pob risg orau.

Codwyd eglurhad pellach ynghylch fformatio. Cadarnhaodd swyddogion fod y system bresennol yn cael ei hadolygu, a byddai'r sesiwn arfaethedig ar ddechrau mis Ionawr 2024 ac ymholiadau a godwyd yn bwydo i mewn i'r adolygiad.

Penderfyniad:

Dylid nodi'r adroddiad.

Bod y Flaenraglen Waith ar gyfer 2023/2024 yn cael ei nodi.

Roedd un eitem frys. Eitem 10 ar yr agenda, Hunanasesiad Drafft 2022-2023.

Aeth swyddogion ymlaen i ddarparu crynodeb o'r hunanasesiad drafft. Atgoffwyd yr Aelodau fod yr hunanasesiad yn rhan briodol o barhau i adolygu perfformiad. Atgoffwyd yr Aelodau hefyd o'r gofynion deddfwriaeth a'r awgrymiadau angenrheidiol y mae'r hunanasesiad yn cael ei fframio o'u cwmpas.

Clywodd yr Aelodau mai'r hunanasesiad oedd yr ail i'w brosesu, gan fabwysiadu'r Gymdeithas Llywodraeth Leol a defnyddio model y pecyn cymorth effeithlonrwydd. Roedd mabwysiadu model yn ddewis brwd gan ei fod yn monitro ac yn cymharu perfformiad o flwyddyn i flwyddyn.

Aeth swyddogion ymlaen i fynd â'r Pwyllgor drwy'r adroddiad yn fras, gan dynnu sylw at bwyntiau penodol a oedd yn ymwneud â sut y cymerodd yr awdurdod ei ymagwedd at yr asesiad a'r ffynonellau tystiolaeth a ddefnyddiwyd i ffurfio'r hunanasesiad.

Gwnaed cynnydd ar y meysydd gweithgarwch craidd, a nodwyd yn yr adroddiad.

Cyfeiriodd y cadeirydd at yr anawsterau wrth edrych ar y ddogfennaeth gyda meysydd wedi'u rhannu dros sawl tudalen etc. Tynnwyd sylw at ddyddiadau, neu ddiffyg dyddiadau, fel pryder. Dywedodd swyddogion mai'r rhesymau y tu ôl i'r rhain oedd eu bod yn gamau tymor hir yn hytrach na thymor byr, sy'n cynnwys dyddiadau targed. Nodwyd y sylwadau a byddent yn rhan o'r adolygiad.

Roedd yr aelodau'n awyddus i nodi'r pethau cadarnhaol yn y ddogfen.

Penderfyniad:

Dylid nodi'r adroddiad.