Agenda a Chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd y Cynghorydd Lynch i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Nid oedd unrhyw ddatganiadau o fuddiannau.

Cymeradwyo cofnodion cyfarfod 28 Gorffennaf 2021.

Rhoddodd swyddogion drosolwg o'r broses arfaethedig a ddilynir i roi sicrwydd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio fod y cyngor wrthi'n ystyried canfyddiadau'r adroddiadau a roddwyd i'r cyngor gan Archwilio Cymru, Estyn ac Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC).

Esboniodd swyddogion fod y diagram sydd ynghlwm yn Adendwm 3 yr adroddiad a ddosbarthwyd yn nodi'r broses arfaethedig i roi sicrwydd i'r Pwyllgor fod y cyngor wrthi'n ystyried canfyddiadau'r adroddiadau a roddwyd i'r cyngor gan Archwilio Cymru, Estyn ac Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC).

Aeth swyddogion ymlaen i esbonio y byddai'r Gofrestr Adroddiadau ac Argymhellion Rheoleiddiwr, sef dogfen allweddol y cyngor i ddangos sut mae'r cyngor yn mynd i'r afael â chynigion derbyniol ar gyfer gwella/argymhellion y cytunwyd arnynt gan reoleiddwyr, yn cael ei chyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio bob chwarter (mae'r templed wedi'i atodi yn Adendwm 4 yr adroddiad a ddosbarthwyd).

Nodwyd y byddai'r gofrestr yn cael ei diweddaru gyda'r wybodaeth angenrheidiol o fis Ebrill 2021 (hyd yma) a'i chyflwyno i gyfarfod nesaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 26 Tachwedd 2021. Nodwyd y byddai swyddogion yn bresennol yng nghyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i gyflwyno cofrestr wedi'i diweddaru. 

Esboniodd swyddogion y byddai'r Gyfarwyddiaeth, yr Uwch-dîm Rheoli a'r Swyddogion, ar ôl derbyn adroddiad gan reoleiddiwr, yn ystyried yr adroddiad, ac os cytunir arno byddai adroddiad a chynllun gweithredu yn cael eu llunio a'u cyflwyno yn Flaenraglen Waith Bwrdd y Cabinet.

The Director of Finance and Corporate Services explained that the report from the relevant inspectorate will be provided with the relevant papers from each meeting and the responsibility for managing improvements and recommendations would be with be with Cabinet and overviewed by the relevant Scrutiny Committee, and the responsibility of the Governance and Audit Committee was to ensure that progress and arrangements were in place for monitoring and managing responses to the external audit inspections.  It was noted that good assurance was required and the Governance and Audit Committee along with statutory Officers have the responsibility of ensuring best practice and arrangements are in place for delivery of the services that have been inspected.

Cadarnhaodd Swyddogion nad oedd dyddiad targed i roi hyn ar waith,

a chadarnhaodd Archwilio Cymru y byddent yn gweithio gyda'r Swyddogion a'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio i ddatblygu'r broses ymhellach.

PENDERFYNWYD: Nodi Adroddiadau ac Argymhellion Archwilio Cymru/ Estyn/Arolygiaeth Gofal Cymru (AGC).

Esboniodd Swyddogion, mewn perthynas â gwiriadau staff mewn ysgolion y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG), cyhoeddwyd adroddiad dros dro ym mis Mai 2021 ac fe'i hadroddwyd i'r Aelodau ym mis Mehefin 2021, ond ar adeg cyhoeddi'r adroddiad interim, ni fu'n bosib cadarnhau a oedd y gwiriad GDG priodol wedi'i roi yn achos naw deg naw o weithwyr mewn ysgolion. Cadarnhaodd gwaith archwilio pellach fod yr ardystiad GDG priodol bellach wedi'i roi i bob un o'r naw deg naw aelod o staff, a chydymffurfiwyd â holl ofynion y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

Aeth swyddogion ymlaen i esbonio, o ran staff asiantaeth sy'n mynd i ysgolion Castell-nedd Port Talbot, fod yr asiantaeth yn cynnal yr holl wiriadau angenrheidiol cyn i staff fynd i mewn i ysgolion.  Byddai'r Rheolwr Archwilio a'r Pennaeth Cyfranogiad yn cyfarfod i drafod sut i reoli'r archwiliadau ysgol y bydd angen eu cynnal tra bod mynediad i ysgolion yn gyfyngedig oherwydd y pandemig.  

PENDERFYNWYD: Nodi'r Adroddiad Diweddaru'r Archwiliad Mewnol.

Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwaherddir y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a ddiffinnir ym Mharagraff 12 ac 15 Adran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

PENDERFYNWYD:      Gwahardd y cyhoedd, yn unol ag Adran  100A (4) a (5) o

Ddeddf Llywodraeth Leol 1972,

ar gyfer yr eitemau busnes canlynol a oedd yn debygol o gynnwys datgelu gwybodaeth eithriedig fel y'i diffinnir ym Mharagraffau 12, 13 a 14 o Ran 4 o Atodlen 12A i'r Ddeddf uchod.

Derbyniodd yr Aelodau'r wybodaeth ddiweddaraf am yr adroddiadau preifat a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor ynghyd â manylion yr holl ymchwiliadau arbennig cyfredol.

PENDERFYNWYD: Dylid nodi'r adroddiad.