Agenda a Chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiannau.

Cytunwyd y dylid cymeradwyo cofnodion 15 Medi 2021 fel cofnod gwir a chywir.

Rhoddodd y Prif Weithredwr, Karen Jones, yr wybodaeth ddiweddaraf am yr adolygiad allanol. Tynnwyd sylw at dri phwynt o'r adroddiad a ddarparwyd.

Ar dudalen 15, nododd y Prif Weithredwr nad oedd y gwaith i ddod â mwy o eglurder i weithdrefnau gwneud penderfyniadau sy'n ymwneud â gwaith cyfalaf wedi'i gwblhau o fewn y dyddiad a ragwelwyd. Fodd bynnag, cadarnhaodd y Prif Weithredwr fod gwaith bellach wedi'i gwblhau a bydd yn mynd gerbron y Cabinet ar 15 Rhagfyr.

Roedd yr ail elfen a amlinellwyd ar dudalen 17 yn ymwneud â'r domen sbwriel. Bu cryn dipyn o gynnydd o ran opsiynau i ymdrin â'r domen sbwriel. Cynhaliwyd cyfarfod cyhoeddus a chytunwyd y byddai rhagor o ymgysylltu â'r cyhoedd cyn cyflwyno'r adroddiadau opsiynau i'r aelodau. Dylai'r adroddiad nesaf fod gerbron aelodau cyn diwedd y flwyddyn.

Roedd yr elfen olaf ar dudalen 19 yn ymwneud â hyfforddiant. Cyflogwyd hyfforddwr allanol ac mae hyfforddiant swyddogion wedi'i gwblhau. Mae Aelodau'r Cabinet hefyd wedi cwblhau'r hyfforddiant. Ar ôl ymgynghori ag arweinwyr grwpiau, disgwylir i hyfforddiant gyda gweddill yr aelodau gael ei drefnu fel rhan o'r broses sefydlu aelodau ar ôl yr etholiadau yn 2022.

Nododd yr Aelodau fod yr holl gamau gweithredu eraill yn yr adroddiad wedi'u cwblhau.

Byddai Archwilio Mewnol yn parhau i brofi'r gweithdrefnau gwneud penderfyniadau fel rhan o'u gwaith adolygu mewnol parhaus.

Penderfynwyd:Cymeradwyo'r ddau argymhelliad a geir yn yr adroddiad.

Aeth Huw Jones, y Prif Swyddog Cyllid, drwy'r adroddiad. Mae Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus yn ei gwneud yn ofynnol i awdurdod lleol gael pennaeth archwilio mewnol. Yn dilyn ymddeoliad y Pennaeth Cyllid, mae angen ailddynodi'r rôl hon yn awr. Nid oes unrhyw newidiadau gweithredol o ganlyniad i'r ailddynodi hwn.

Penderfynwyd:Cymeradwyo'r argymhelliad a gynhwysir gyda'r adroddiad.

Aeth Anne-Marie O'Donnell drwy'r adroddiad. Cyflwynir yr adroddiad hwn bob chwarter. Cafwyd rhai newidiadau yn sgîl materion staffio ac effeithiau COVID-19.

Cadarnhawyd bod swyddi gwag cyfredol a fydd yn parhau wrth i adolygiad o'r strwythur staffio gael ei gynnal.

Mae'r gwaith blwyddyn ariannol hwn wedi'i gwtogi oherwydd lefel uwch na'r arfer o salwch o fewn y tîm a hefyd oherwydd y cyfyngiadau o ganlyniad i COVID-19. Mae rhai archwiliadau wedi'u dileu'n llwyr ac mae eraill wedi'u trosglwyddo i'r flwyddyn ariannol newydd. Manylir ar y cynllun newydd yn yr adroddiad.

Mae'n anochel y bydd y penderfyniad i ddiwygio cynllun eleni yn cael effaith yn 22/23. Mae swyddogion yn fodlon bod angen cynnal yr archwiliadau sy'n cael eu cyflwyno. Maent yn feysydd risg uchel ac yn cysylltu'n uniongyrchol â blaenoriaethau corfforaethol y cyngor. Yn y flwyddyn newydd bydd cyfarfodydd gyda'r gwahanol dimau uwch-reolwyr ar draws y cyngor. Hyd nes y cynhelir y cyfarfodydd hyn mae'n anodd mesur effaith y newidiadau. Yn debyg i weddill yr awdurdod, bydd yr effaith a achosir gan y pandemig yn parhau am nifer o flynyddoedd.

Penderfynwyd:            Cymeradwyo'r argymhelliad a geir yn yr adroddiad.

Aeth Caryn Furlow-Harris drwy'r adroddiad. Roedd yr adroddiad yn darparu’r diweddariad cyntaf i'r pwyllgor ar adroddiadau a dderbyniwyd gan reoleiddwyr allanol. Mae hyn yn darparu proses i'r pwyllgor er mwyn monitro unrhyw argymhellion allanol a geir yn yr adroddiadau.

Rhestrwyd yr adroddiadau a dderbyniwyd ers mis Ebrill 2021 ynghyd â chrynodeb byr o bob adroddiad ac roeddent yn cadarnhau nad oedd unrhyw argymhellion wedi'u cynnwys yn yr adroddiadau.

Cyhoeddwyd dau adroddiad hefyd ym mis Medi. Yn gyntaf, adroddiad cenedlaethol a gyhoeddwyd gan Archwilio Cymru ar Adfywio Canol Trefi. Roedd yn cynnwys argymhellion ar gyfer Llywodraeth Cymru a dau argymhelliad ar gyfer awdurdodau lleol hefyd. Mae swyddogion Cyfarwyddiaeth yr Amgylchedd bellach yn ystyried yr argymhellion a bydd adroddiad yn mynd gerbron Bwrdd y Cabinet Adfywio a Datblygu Cynaliadwy ym mis Ionawr a fydd yn nodi'r camau y bwriedir eu cymryd i fynd i'r afael â'r argymhellion.

Derbyniwyd yr ail adroddiad yn dilyn yr Arolygiad ar y Cyd ar Drefniadau Amddiffyn Plant. Mae ganddo nifer o ganfyddiadau gyda chynllun gweithredu ar y cyd yn cael ei ddatblygu. Bydd hyn yn cael ei gyflwyno i Fwrdd Cymdeithasol, Iechyd a Lles y Cabinet ym mis Rhagfyr.

Penderfynwyd:Cymeradwyo'r argymhelliad yn yr adroddiad.

Nododd aelodau'r adroddiad.

Tynnwyd sylw'r aelodau at un neu ddau o bwyntiau. Mae'r adroddiad yn adeiladu ar yr adroddiad a gyhoeddwyd ym mis Hydref 2020.

Mae cwpl o themâu allweddol sy'n gyffredin ym mhob un o'r cynghorau. Darparwyd cyllid ychwanegol i'r cyngor i liniaru cost y pandemig. O ganlyniad, mae sefyllfa ariannol holl weithgareddau'r cyngor wedi gwella. Mae pob cyngor wedi cynyddu eu lefelau cronfeydd wrth gefn. Canfu'r adroddiad hefyd fod rhai meysydd o orwariant sylweddol gan rai cynghorau a bod pwysau o ganlyniad i alw’n parhau i gynyddu.

Mae'r adroddiad yn nodi pedwar cam y gall cynghorau eu cymryd i wella cynaliadwyedd ariannol, mewn perthynas â strategaeth ariannol, cronfeydd wrth gefn, perfformiad yn erbyn y gyllideb a chyflawni arbedion

Nododd aelodau'r adroddiad.

Mae'r adroddiad lleol hwn yn adeiladu ar waith yn 2019/2020. Mae'r themâu a nodwyd yn yr adroddiad yn dilyn y rheini yn yr adroddiad cenedlaethol a chanfuwyd bod y cyngor mewn sefyllfa dda i gynnal cynaladwyedd ariannol. Llwyddodd cyllid ychwanegol ar gyfer Cymru i liniaru'r effaith uniongyrchol ar gynaladwyedd ariannol. 

Cydnabu'r adroddiad fod lefel y cronfeydd wrth gefn wedi cynyddu. Hefyd, mae gan y cyngor hanes da o ddarparu gwasanaethau o fewn cyllidebau y cytunwyd arnynt a chyflawni'r rhan fwyaf o'i arbedion arfaethedig.

Nododd aelodau'r adroddiad.

Unrhyw eitemau brys yn ôl disgresiwn y Cadeirydd yn unol ag Adran 100B(4)(b) o Ddeddf Llywodraeth Lleol 1972.

Nid oedd unrhyw eitemau brys.

Yn unol ag Adran 100A (4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a ddiffinnir ym Mharagraff 12 ac 15 Adran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

PENDERFYNWYD:Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a ddiffinnir ym Mharagraff 12, 13 ac 14 o Ran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

Derbyniodd yr Aelodau'r wybodaeth ddiweddaraf am yr adroddiadau preifat a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor gyda'i gilydd yn rhoi manylion yr holl ymchwiliadau arbennig cyfredol.

PENDERFYNWYD: Dylid nodi'r adroddiad.