Agenda a chofnodion drafft

Special, Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio - Dydd Mawrth, 14eg Ionawr, 2025 12.30 pm

Lleoliad: Multi-Location Meeting - Council Chamber, Port Talbot & Microsoft Teams. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Naidine Jones  E-bost: n.s.jones@npt.gov.uk

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Cyhoeddiad(au) y Cadeirydd

Cofnodion:

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod.

 

2.

Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol pdf eicon PDF 137 KB

Cofnodion:

 

Mewn perthynas ag Eitem 6 Archwilio Cymru - Cau Cyfrifon, tynnodd yr aelodau sylw at y rhan a oedd yn nodi bod angen gwneud gwaith ychwanegol gan y tîm Cyllid. Canfuwyd yma fod y cyfrifon yn gywir. Gwnaeth Archwilio Cymru argymhelliad i'r cyngor fod angen adolygu'r polisïau a'r gweithdrefnau perthnasol ynghylch cyflwyno taliadau mewnol.  Cadarnhaodd swyddogion y byddai canlyniad y gwaith hwn yn cael ei ailgyflwyno i'r pwyllgor erbyn diwedd y flwyddyn ariannol hon.

 

Holodd yr Aelodau ynghylch y broses o ran cofnodion cyfarfodydd. Eglurwyd bod proses safonedig ar draws y cyngor ar gyfer pob cofnod.  Roedd y cofnodion yn gofnod cyhoeddus o'r penderfyniadau a wnaed yn y cyfarfod, nid cofnod air am air.  Mae cofnod llawn o'r cyfarfod ar gael ar wefan CNPT.  Mae'r cofnodion hyn yn cael eu cadw ar y wefan heb ddyddiad dod i ben.  Cafodd yr aelodau gyfle i gyflwyno unrhyw faterion ar gywirdeb y cofnodion hynny pan godwyd hwy yn y cyfarfod dilynol.

 

Cyfeiriodd yr aelodau at dudalen 9, Adroddiad Dilynol Archwilio Mewnol 2024/25 , a gofynnwyd a fyddai ymateb mwy manwl yn cael ei ddarparu yn y dyfodol o ran "Ymatebion gan Gyfarwyddwyr/Benaethiaid Gwasanaeth/Penaethiaid i Adroddiadau Archwilio Mewnol Cyfyngedig/Dim Sicrwydd".

 

 

3.

Blaenraglen Waith pdf eicon PDF 407 KB

Cofnodion:

Nodwyd y Flaenraglen Waith.

 

Nododd yr aelodau y byddai adroddiad pellach ar y berthynas rhwng y Pwyllgor Safonau a'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cael ei roi ar yr agenda ar gyfer cyfarfod y pwyllgor hwn ym mis Chwefror. Roedd yr adroddiad eisoes wedi'i ystyried a'i gymeradwyo yng nghyfarfod diwethaf y Pwyllgor Safonau.

 

Yn ogystal, cytunwyd y byddai Swyddogion yn rhan o gyfarfodydd Pwyllgorau'r Flaenraglen Waith er mwyn i aelodau ymgymryd â hunanasesiad o ran pa mor effeithiol a chynhyrchiol yr oeddent yn teimlo oedd y Pwyllgor.

 

Cynhaliwyd trafodaeth ar nifer yr eitemau i'w hystyried mewn cyfarfodydd ac a oedd cyfle i fwy o gyfarfodydd gael eu rhaglennu. 

 

 

 

 

 

4.

Archwilio Cymru - Digidol o fwriad? Gwersi o'n hadolygiad o strategaethau digidol ar draws cynghorau yng Nghymru - Awst 2024 pdf eicon PDF 441 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd swyddogion Archwilio Cymru drosolwg i'r aelodau o'r adroddiad ‘Digidol o fwriad? Gwersi o'n hadolygiad o strategaethau digidol ar draws cynghorau yng Nghymru’ a gyhoeddwyd yn ddiweddar, fel a nodir yn y papurau a ddosbarthwyd.

 

Eglurwyd bod yr adroddiad thematig wedi’i lunio yn dilyn adolygiad strategaeth ddigidol yn 2023 o drefniadau Strategaeth Ddigidol unigol pob un o’r 22 awdurdod lleol i sicrhau gwerth am arian ac i alinio â’r egwyddorion datblygu cynaliadwy. Yn flaenorol, derbyniodd y pwyllgor ganlyniad adolygiad Cyngor Castell-nedd Port Talbot ym mis Ionawr 2024.

 

Mae'r adroddiad thematig wedi nodi pum gwers allweddol sy'n ymwneud â thystiolaeth, cydweithio, adnoddau, effaith a dysgu.  Maent yn cael eu hystyried fel meysydd cyffredin i'w gwella ac maent yn cynrychioli'r prif gyfleoedd i gynghorau gryfhau eu defnydd o'r egwyddorion datblygu cynaliadwy a sicrhau gwerth am arian.

 

O dan y pum gwers allweddol a nodwyd yn yr adroddiad, mae Archwilio Cymru wedi cynnwys nifer o enghreifftiau o arfer da i'r cyngor eu nodi.

 

Amlygodd swyddogion fod Castell-nedd Port Talbot wedi’i nodi fel enghraifft o arfer mewn tri o’r pum maes gwers allweddol, a phan gyflwynwyd canfyddiadau archwiliad Castell-nedd Port Talbot ym mis Ionawr 2024, dim ond un argymhelliad a amlygwyd mewn adroddiad cadarnhaol cyffredinol.

 

Roedd yr aelodau'n falch o weld bod CNPT yn cael cydnabyddiaeth fel enghraifft o arfer da a nodwyd y cynnydd a wnaed drwy          strategaeth Ddigidol, Data a Thechnoleg CNPT, yr adroddir arni yn flynyddol i'r Cabinet, gan fynd i'r afael â'r argymhelliad a amlygwyd uchod.

 

Yn dilyn hynny, gofynnodd yr aelodau am ragor o wybodaeth mewn perthynas â deallusrwydd artiffisial.

 

Eglurodd swyddogion fod seminar ar gyfer yr holl aelodau wedi'i chynnal y llynedd ar y Strategaeth Ddigidol, Data a Thechnoleg a oedd yn cynnwys elfennau ar ddeallusrwydd artiffisial. 

 

Mae swyddogion wrthi'n trefnu seminar ar gyfer yr holl aelodau gyda'r Gwasanaethau Democrataidd ar y defnydd o ddeallusrwydd artiffisial yng Nghyngor CNPT a throsolwg o gyfrif newydd fyCNPT ar gyfer preswylwyr.

 

Diolchodd yr aelodau i'r swyddogion am eu holl waith caled.

 

 

 

 

 

 

5.

Hunanasesiad 2023/2024 pdf eicon PDF 394 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Derbyniodd yr aelodau drosolwg o Hunanasesiad 2023/2024, fel a nodir yn yr adroddiad a ddosbarthwyd.

 

Esboniwyd bod y ddogfen yn hawdd ei defnyddio ac mae'r cynnwys wedi'i ysgrifennu mewn ffordd sy'n sicrhau bod swyddogion yn cael eu dwyn i gyfrif am yr wybodaeth y maent yn ei hychwanegu at yr adroddiad.

Dywedodd swyddogion fod gallu o fewn y tîm bellach wedi'i gryfhau. Y nod yw cyflwyno'r adroddiad blynyddol i'r pwyllgor erbyn mis Medi 2025.

 

Amlygodd yr aelodau ei fod yn anodd darllen y ddogfen os ydych yn edrych arni ar ffôn symudol, neu ar iPad.

 

Gofynnodd yr aelodau, mewn perthynas ag arweinyddiaeth a rheolaeth, a yw swyddogion yn cael arfarniadau rheolaidd gyda staff ac a ydyn nhw'n cael eu cynnal.

Dywedodd swyddogion fod gwaith i'w wneud i gryfhau'r broses arfarnu. Mae swyddogion wedi gweld yr arolwg staff a gynhaliwyd y llynedd ac nid yw canran y staff sy'n credu eu bod wedi cael arfarniad mor uchel â'r disgwyl. Soniodd swyddogion y bydd adroddiad yn cael ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio maes o law.

 

Gofynnodd yr aelodau a oedd y strategaeth gaffael wedi'i chymeradwyo yn 2024. Dywedodd swyddogion ei bod wedi’i chymeradwyo yn ystod haf 2024.

 

Mewn perthynas â'r 'crynodeb o berfformiad 23/24', meddai'r aelodau ei fod yn nodi bod ganddo 63 nod ar y cyfan, mae 42 ar y trywydd iawn ac mae 3 nad ydynt ar y trywydd iawn, felly beth sydd wedi digwydd i'r nodau eraill. Soniodd yr aelodau hefyd ei bod yn dweud bod mwy o waith i'w wneud, a yw hynny'n golygu nad yw pethau ar y trywydd iawn?

 

Soniodd yr aelodau am fanylion yr elfennau ac ni chanfuwyd bod y naratif yn gymhellol i gefnogi'r newid. Gofynnodd yr aelodau i'r Swyddogion egluro hyn.

 

Gofynnodd yr aelodau mewn perthynas â'r Cynllun Gweithredu Gwella, a fydd adroddiadau dros dro am gynnydd yn erbyn y camau gweithredu unigol, gan y byddai'n ddefnyddiol gweld y cynnydd hwn.

 

Dywedodd swyddogion, o ran y dangosfyrddau, mae angen iddynt wella ar y darn o waith hwnnw a chynnal gweithdai unigol ar gyfer pob cyfarwyddiaeth.

 

O ran y Cynllun Corfforaethol, mae swyddogion wedi symud o fersiwn 2022-2027 ac maent bellach yn gweithio ar fersiwn 2024-2027, gan barhau drwy'r Cynllun Corfforaethol. Roedd nodau pum mlynedd i ddechrau, ac mae swyddogion yn cyflawni'r nodau hynny drwy'r Cynllun Corfforaethol i gyflawni'r amcanion lles. Mae'r blaenoriaethau strategol yn ategu'r nodau. Esboniodd swyddogion eu bod am sicrhau bod ganddynt ddulliau ar waith mewn pryd ar gyfer 2027.

Mewn perthynas â'r 63 o nodau, esboniodd swyddogion eu bod yn edrych ar hyn dros gyfnod o flwyddyn, a bod llawer o'r blaenoriaethau i'w cwblhau dros 3-4 blynedd. Soniodd swyddogion fod angen iddynt fod yn gliriach o ran yr hyn sydd ar y trywydd iawn, yr hyn sydd i'w wneud a'r hyn nad yw ar y trywydd iawn.

 

Mewn perthynas â'r Cynllun Gweithredu Gwella, cyfeiriodd yr aelodau at y disgrifiad o'r camau gweithredu, a oedd yn datgan bod angen datblygu Strategaeth Ariannol Tymor Canolig ar gyfer 2021/2022, a chwblhau  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5.

Private Report of the Head of Legal Services.

Report of the Head of Legal Services.

- Committee Resolved into Open Session -