Agenda a Chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod.

Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiannau.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 15 Chwefror 2023 fel cofnod cywir.

Derbyniodd y Pwyllgor Grynodeb Archwilio Blynyddol 2022, a gyflwynwyd gan Archwilio Cymru.

Eglurwyd bod yr adroddiad a ddosbarthwyd yn cynnwys crynodeb o'r gwaith yr oedd Archwilio Cymru wedi'i wneud dros y flwyddyn ddiwethaf; roedd y rhan fwyaf o'r gwaith yn yr adroddiad wedi'i adrodd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio drwy gydol y flwyddyn mewn cyfarfodydd amrywiol.

Amlygodd Archwilio Cymru fod yr adroddiad a ddosbarthwyd yn cynnwys dolenni i'r adroddiadau a gyflwynwyd ac a gyhoeddwyd, ac roedd hefyd yn cynnwys materion yn ymwneud ag unrhyw arolygiaethau eraill, yn ogystal ag astudiaethau cenedlaethol. 

Cyflwynwyd diweddariad ar y gwaith a wnaed gan Archwilio Cymru, hyd at 31 Rhagfyr 2022, i’r Aelodau.

O ran y gwaith ariannol a wnaed, cadarnhawyd bod yr archwiliad o ddatganiadau ariannol y cyngor wedi’i gwblhau; rhoddodd yr Archwilydd Cyffredinol farn ddiamod ar 13 Ionawr 2023, yn dilyn cymeradwyo’r datganiadau ariannol yn y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 12 Ionawr 2023. Nodwyd bod gwaith yn ymwneud â ffurflenni ardystio grantiau ar gyfer blwyddyn ariannol 2021/22 yn mynd rhagddo.

Rhoddodd Archwilio Cymru grynodeb o gynnydd eu gwaith perfformio:

·        Ymgorffori archwiliadau Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol ym mhob agwedd ar waith

·        Cwblhawyd archwiliad adrodd ar welliant

·        Roedd gwaith o ran Sicrwydd ac Asesiad Risg ar gyfer 2021/22 bron wedi'i gwblhau - roedd un cam gweithredu i'w gwblhau a oedd yn ymwneud â chynllunio adfer, fodd bynnag, roedd yr holl gamau eraill wedi'u cwblhau a'u hadrodd arnynt.

·        Roedd gwaith Llamu Ymlaen (archwilio'r blociau adeiladu ar gyfer dyfodol cynaliadwy) ar gyfer 2021/22 yn cael ei ddrafftio ar hyn o bryd

·        Roedd y gwaith Sicrwydd ac Asesiad Risg ar gyfer 2022/23 yn parhau - roedd y gwaith a oedd yn ymwneud â gwybodaeth am berfformiad a gosod amcanion lles wedi dechrau, ac roedd y gwaith ar y rhaglen rheoli cyfalaf i fod i ddechrau ar ddiwedd y flwyddyn ariannol hon

·        Roedd adolygiad thematig ar gyfer gofal heb ei drefnu bron wedi'i gwblhau – caiff ei adrodd yn ôl i'r Pwyllgor ar ôl iddo gael ei gwblhau

·        Roedd yr adolygiad thematig digidol yn cael ei gynnal ar draws yr holl gynghorau ar hyn o bryd – nodwyd mai’r amserlen oedd rhwng nawr a diwedd Medi 2023

·        Roedd adolygiad craffu'n cael ei gynnal ar hyn o bryd

Soniwyd bod yr adroddiad a ddosbarthwyd yn cynnwys gwybodaeth a oedd yn ymwneud ag astudiaethau cenedlaethol llywodraeth Leol, sydd wedi'u cynllunio ac ar y gweill, er mwyn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am gynnydd gwaith pob un o'r astudiaethau.

Roedd yr adroddiad a ddosbarthwyd yn cyfeirio at y dyddiad cau ar gyfer ffurflenni ardystio grantiau ar gyfer blwyddyn ariannol 2021-22 rhwng Rhagfyr 2022 a Chwefror 2023, a bod y gwaith yn cael ei wneud o hyd; Gofynnodd yr aelodau a oedd unrhyw ddiweddariadau mewn perthynas ag unrhyw grantiau sy'n weddill a'r dyddiadau cau. Cadarnhaodd Archwilio Cymru eu bod wedi cwblhau eu gwaith ar yr ardrethi annomestig, pensiynau athrawon a grantiau'r gweithlu gofal cymdeithasol; roeddent wedi cwblhau'r profion cychwynnol ar y cymhorthdal budd-daliadau tai, ond y camau nesaf oedd trafod y canfyddiadau ar y cymhorthdal hwn. Nodwyd bod Archwilio Cymru yn gobeithio gorffen y gwaith hwn dros yr wythnosau nesaf; yn genedlaethol bu gostyngiad yn y terfynau amser y cyfeiriwyd atynt yn yr adroddiad a ddosbarthwyd, felly nid oedd unrhyw bryderon penodol i'w codi.

Holodd yr Aelodau am y gwaith sy'n weddill mewn perthynas â'r gwaith Sicrwydd ac Asesiad Risg ar gyfer 2021/22. Cadarnhawyd mai’r unig gam gweithredu nad oedd wedi’i gwblhau oedd y gwaith cynllunio adferiad.

Cafwyd trafodaeth ynglŷn â’r amserlen ar gyfer y gwaith Llamu Ymlaen, a nodwyd ar gyfer  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5.

Darparwyd fersiwn wedi'i diweddaru i'r aelodau o Gofrestr Adroddiadau ac Argymhellion y Rheoleiddwyr.

Amlygwyd bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, ar 12 Ionawr 2023, wedi derbyn adroddiad ynghylch Cofrestr Adroddiadau ac Argymhellion y Rheoleiddwyr; yn ystod y cyfarfod hwnnw dywedodd y Swyddogion y byddent yn rhoi adborth i'r Pwyllgor ynghylch y pum adroddiad cenedlaethol ac un llythyr lleol. Nodwyd bod yr adborth hwn wedi'i gynnwys yn Adran A yr adroddiad a ddosbarthwyd.

Soniodd swyddogion fod un adroddiad cenedlaethol ac un llythyr lleol wedi’u cyhoeddi ers mis Ionawr 2023; roedd y rhain wedi'u cynnwys yn Adran B yr adroddiad a ddosbarthwyd, ac ers hynny roeddent wedi'u hychwanegu at y gofrestr.

Cyflwynwyd Cofrestr Risg Strategol y cyngor i’r Pwyllgor, a oedd yn ceisio rhoi sicrwydd bod y cyngor yn cydymffurfio â’i bolisi rheoli risg. Soniwyd bod y Cabinet wedi ystyried a nodi'r adroddiad hwn yn un o'u cyfarfodydd diweddar.

Cafwyd trafodaeth ynglŷn â chyflwyno'r gofrestr risg yn y dyfodol, a'r ffordd y gellid gwella'r fformatio er mwyn ei gwneud yn haws i'w darllen.

Roedd yr Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol yn rhoi manylion y gwaith archwilio mewnol a wnaed ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 12 Ionawr 2023.

Hysbyswyd yr Aelodau fod cyfanswm o 10 adroddiad wedi'u cyhoeddi ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Ionawr; gellid dod o hyd i gasgliadau'r adroddiadau hyn yn Atodiad 1 yr adroddiad a ddosbarthwyd. Soniwyd bod gan bob un o'r 10 adroddiad naill ai sgôr sicrwydd sylweddol neu resymol.

Cyfeiriwyd at yr adroddiad sy'n ymwneud â'r Gwasanaethau Plant, Taliadau Brys. Gofynnwyd i swyddogion ddarparu gwybodaeth ynghylch pam rhoddwyd y sgôr sicrwydd rhesymol, yn hytrach na sylweddol. Eglurwyd bod y graddfeydd sicrwydd, a ddarparwyd yn dilyn archwiliad, wedi eu llunio gan y nifer o argymhellion a wnaed, y tebygolrwydd y byddai methiant i weithredu’r argymhellion o fewn chwe mis yn arwain at fethiant sylweddol i'r system ac effaith unrhyw fethiant system; byddai'r wybodaeth hon wedyn yn cael ei rhoi mewn fformiwla a byddai gradd categori o 1 i 4 yn cael ei chynhyrchu, gyda phob un ohonynt yn gysylltiedig â'r graddfeydd sicrwydd. Amlygwyd bod Archwilio Mewnol wedi darparu nifer o argymhellion yn dilyn yr archwiliad, yn arbennig mewn perthynas â nifer o gyfrifon arian mân nad oeddent wedi'u defnyddio ers cryn amser; argymhellodd yr archwilwyr fod angen cau'r cyfrifon hyn yn ffurfiol. Ychwanegwyd bod yna hefyd ychydig o ad-daliadau nad oeddent wedi'u casglu ers tro. Hysbyswyd y Pwyllgor, er y nodwyd yn gyffredinol bod y rheolaethau o safon dda, fod yr archwilwyr wedi gwneud argymhellion i wella'r rheolaethau a oedd ar waith ymhellach; ac felly dyna pam rhoddwyd y sgôr resymol, yn lle'r sgôr sylweddol.

Gwnaed ymholiadau o ran Gwasanaeth Iechyd Cymhleth Brynamlwg. Tynnodd swyddogion sylw at y ffaith fod Brynamlwg yn wasanaeth dydd, a weithredir gan gydweithwyr yn y Gwasanaethau Cymdeithasol, ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth ag anghenion iechyd cymhleth iawn.

Cafwyd trafodaeth ynglŷn â'r adroddiad a oedd yn ymwneud â thanwydd y cerbydlu. Roedd yr adroddiad a ddosbarthwyd yn nodi bod problem hirsefydlog lle nad oedd y Gwasanaeth Cerbydlu yn cael ei hysbysu'n gyson am newidiadau staffio perthnasol a lle nad oedd tagiau gyrrwr yn cael eu dychwelyd. Nodwyd bod Archwilio Mewnol wedi rhoi argymhelliad i'r Gwasanaeth Cerbydlu a oedd yn nodi y dylent gynnal ymarferiad i ganslo'r holl dagiau gyrrwr sy'n weddill gan ddefnyddio'r wybodaeth a ddarparwyd gan Archwilio Mewnol, a diweddaru'r cofnodion yn unol â hynny; cadarnhawyd bod yr argymhelliad hwn ar y waith. Yn ogystal, eglurwyd bod Archwilio Mewnol yn argymell bod y Gwasanaeth Cerbydlu yn cysylltu â chydweithwyr yn yr adran Gyflogres a TG gyda'r bwriad o greu adroddiad gan system iTrent y cyngor, y gellid ei gynhyrchu o bryd i'w gilydd i ddangos yr holl staff â chanddynt tag gyrrwr a pha staff oedd wedi gadael yr awdurdod. Nodwyd mai'r broses bresennol oedd y byddai'r Rheolwr Atebol yn hysbysu'r Gwasanaeth Cerbydlu pan fyddai aelod o staff yn gadael yr awdurdod; fodd bynnag, nid oedd hyn bob amser yn digwydd.  Soniodd swyddogion fod Archwilio Mewnol hefyd  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 8.

Rhoddwyd manylion y Strategaeth Archwilio Mewnol ddrafft a'r Cynllun sy'n Seiliedig ar Risg ar gyfer y cyfnod 1 Ebrill 2023 i 31 Mawrth 2024 i'r aelodau, ynghyd â'r Siarter Archwilio Mewnol ddiwygiedig.

Oherwydd bod angen ymdrin â'r mater hwn a gynhwysir yng Nghofnod Rhif 11 isod yn awr, cytunodd y Cadeirydd y gellid ei drafod yng nghyfarfod heddiw fel eitem frys yn unol ag Adran 100A (4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Rheswm

 Oherwydd yr amserlen.

Cyflwynodd y Prif Swyddog Digidol Strategaeth Seiberddiogelwch Castell-nedd Port Talbot i'r Pwyllgor.

Cyfeiriwyd at adroddiad Archwilio Cymru 'Dysgu o Ymosodiadau Seiber' a'r argymhellion yr oedd Archwilio Cymru wedi eu gwneud. Rhoddodd swyddogion sicrwydd eu bod wedi adolygu’r ddarpariaeth seiberddiogelwch bresennol a’r cynllun gweithredu seiberddiogelwch, gan ystyried y canfyddiadau allweddol a’r gwersi a ddysgwyd o adroddiad Archwilio Cymru; roeddent wedi sicrhau bod y canfyddiadau hynny'n cael eu hymgorffori yng nghynllun gweithredu'r cyngor a'u blaenoriaethu'n briodol wrth symud ymlaen.

Mae hynny'n unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, ac eithrio'r cyhoedd am yr eitemau canlynol o fusnes a oedd yn ymwneud â datgelu gwybodaeth wedi'i heithrio'n debygol fel y'i diffinnir ym Mharagraff 12 a 15 o Ran 4 o Atodlen 12A o'r Ddeddf uchod.

Rhoddodd Swyddogion yr wybodaeth ddiweddaraf am bob adroddiad ymchwiliad arbennig a gyhoeddwyd ers y cyfarfod diwethaf; gan gynnwys manylion yr holl ymchwiliadau arbennig cyfredol.

PENDERFYNWYD: bod yr adroddiad yn cael ei nodi.