Agenda a Chofnodion

Nid oedd unrhyw ddatganiadau o fuddiannau.

Cytunwyd y dylid cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 26 Tachwedd 2021 fel cofnod gwir a chywir.

Aeth Non Jenkins, Swyddfa Archwilio Cymru, drwy'r adroddiad. Darperir diweddariad chwarterol i bob cyngor mewn perthynas â'r gwaith archwilio a wneir drwy gydol y flwyddyn. Cynhwysir dolenni i'r allbynnau terfynol hefyd. Mae'r adroddiad yn rhoi crynodeb o'r gwaith a wnaed.

Cwblhawyd y gwaith perfformio a’r gwaith archwilio ar gyfer 2021. Mae diweddariad hefyd ar waith archwilio perfformiad 2021-22. Mae tudalen 13 yn cyfeirio at y darn o waith a ddygwyd ymlaen, a gaiff ei orffen cyn bo hir ac y darperir adroddiad amdano.

Cyfeiriodd yr aelodau at dudalen 14, lle mae'r adroddiad yn cyfeirio at bobl yn cysgu allan. Nodwyd bod yr adroddiad yn amlinellu na fydd y gwaith hwn yn mynd rhagddo yn 2021-22. Dywedodd swyddogion fod Swyddfa Archwilio Cymru yn ymgynghori â’r cyngor ar y rhaglen astudiaethau cenedlaethol. Mae'r astudiaeth a nodwyd yn un a gaiff ei gohirio, ond dylid ei chynnal, gobeithio, yn y blynyddoedd i ddod.

Cytunodd aelodau i nodi'r adroddiad.

Cyflwynwyd yr eitem gan  Huw Jones. Mae'r adroddiad yn amlinellu gweithgarwch rheoli'r trysorlys ers yr adroddiad diwethaf.

Cytunodd yr aelodau i nodi cynnwys yr adroddiad monitro.

Cyflwynwyd yr adroddiad gan Diane Mulligan. Nododd yr aelodau'r camgymeriad ar deitl yr adroddiad. Dylai ddarllen 'Adroddiad Diweddaru Archwilio Mewnol' yn unig.

Ystyriodd yr aelodau'r materion staffio a nifer y diwrnodau a gollwyd oherwydd salwch staff. Dywedwyd wrth yr aelodau y gallai hyn gael effaith ar yr allbwn ar ddiwedd y flwyddyn os bydd yn parhau.

Ar dudalen 30, mae'r adroddiad yn amlinellu'r cynnig i adael swydd yn wag. Mynegodd yr aelodau eu pryder am hyn a'r cysylltiad â risg bosib i ddulliau rheoli mewnol os nad oes digon o staff yn y rolau. Cadarnhaodd swyddogion, er bod gweithio o bell yn dal i fod ar waith a phe bai rhywun yn cael ei benodi i'r swydd Gradd 5, ei bod yn debygol na fyddai ganddynt brofiad archwilio. Gallai hyn o bosib fod yn dreth ar adnoddau presennol staff o ran hyfforddi'r aelod newydd o staff.

Tudalen 36: mae'r adroddiad yn amlinellu nad yw'r ysgolion wedi darparu unrhyw wybodaeth mewn ymateb i'r ceisiadau perthnasol. Holodd yr aelodau pa gamau a gymerir mewn perthynas â hyn. Cadarnhaodd swyddogion y cysylltwyd â'r ysgolion pan adolygwyd yr archwiliad a dywedwyd y byddai'r adroddiad yn cael ei gyhoeddi pe na bai'r wybodaeth yn cael ei darparu a'i bod yn nodi nad oedd dwy ysgol wedi ymateb. Yn dilyn hynny, cysylltodd swyddog â'r pennaeth yn uniongyrchol i roi gwybod am ganlyniadau eu methiant i ymateb. Cadarnhaodd swyddogion fod y ddau bennaeth bellach wedi ymateb a'u bod yn ymddiheuro am yr oedi wrth ymateb gan ddweud bod pwysau staffio oherwydd COVID-19. Mae'r holl ddogfennau bellach wedi'u derbyn yn llawn.

Tudalen 39: mynegwyd pryder bod y Swyddog Twyll yn rhoi cymorth i'r tîm sy'n gweinyddu grantiau sy'n gysylltiedig â COVID-19. Atgoffwyd yr aelodau o'r gwaith ar grantiau COVID-19 drwy gydol y flwyddyn. Roedd y gwaith yn seiliedig ar grantiau a oedd wedi'u talu. Ar hyn o bryd mae tîm grantiau ynysu COVID-19 dan bwysau sylweddol. Penderfynwyd y byddai'n fuddiol i'r tîm gael cymorth ac y dylai’r Swyddog Twyll adolygu'r systemau a hefyd samplu rhai o'r grantiau y gwnaed cais amdanynt cyn iddynt gael eu talu. O ganlyniad, gwrthodwyd rhai o'r grantiau. Mae'r Swyddog Twyll yn parhau i roi cymorth i'r tîm.

O ran y gofyniad sydd ar ddod i Gadeirydd Llywodraethu ac Archwilio gael ei benodi o blith yr aelodau lleyg, gofynnwyd i swyddogion gadarnhau a oedd yn rhaid i'r Is-gadeirydd fod yn aelod lleyg hefyd. Cadarnhawyd y bydd yn ofynnol i'r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd fod yn aelodau lleyg o fis Mai 2022.

Nododd yr aelodau'r adroddiad er gwybodaeth.

Aeth Caryn Furlow-Harris drwy'r adroddiad.

Mae’r adroddiad yn un nad yw wedi’i dderbyn o'r blaen. O dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) mae gan y pwyllgor ddyletswydd newydd i gyflawni. Rhaid i'r pwyllgor asesu gallu'r awdurdodau i ymdrin â chwynion yn effeithiol.

Mae'r adroddiad yn rhoi gwybodaeth gefndir am y ffordd yr ymdrinnir â chwynion. Pan dderbynnir cwyn, gellir ymdrin â hi mewn dwy ffordd wahanol. Mae cwynion Gofal Cymdeithasol yn dilyn y weithdrefn gwyno statudol ar gyfer gofal cymdeithasol. Ymdrinnir â phob cwyn arall gan bolisi sylwadau, canmoliaethau a chwynion corfforaethol. Diwygiwyd y polisi y llynedd mewn ymateb i ganllawiau a gyhoeddwyd gan Ombwdsmon Cymru. Cymeradwywyd y polisi diwygiedig gan y Cabinet y llynedd. Rhannwyd y polisi cymeradwy newydd â'r Ombwdsmon, a chadarnhaodd ei fod yn cydymffurfio â'u polisi enghreifftiol.

Hysbyswyd yr aelodau fod nifer y cwynion a dderbyniwyd gan yr awdurdod yn gymharol isel ar y cyfan. O ran effeithiolrwydd, gofynnwyd i aelodau ystyried faint o gwynion a symudodd ymlaen o gam 1 at gam 2. Nododd yr aelodau'r cynnydd yn nifer y cwynion a symudodd ymlaen at gam 2 yn chwe mis cyntaf 2021-2022 o'i gymharu â 2020-2021.

Rhoddwyd dwy enghraifft i'r aelodau lle'r oedd y gŵyn wedi symud ymlaen i gam dau, a'r dysgu a ddeilliodd o hyn i helpu i wella ymateb y cyngor i gwynion a gwasanaethau.

Mae hyfforddiant gloywi wedi'i ddarparu'n ddiweddar i staff i sicrhau bod y staff yn cael yr wybodaeth ddiweddaraf am sut i ymdrin â chwynion. Darparwyd yr hyfforddiant gan swyddfa'r Ombwdsmon.

Dywedodd yr aelodau, o ran y polisi cwynion ei hun, y dylid nodi'r cyfeiriad at yr hyn a ddisgwylir gan yr achwynydd yn gynharach yn y polisi i sicrhau bod hyn yn glir.

Nododd yr aelodau pe bai cam 1 a 2 yn cael ei ddihysbyddu heb ddatrysiad, yna byddai'r achwynydd yn cael ei gyfarwyddo i gwyno wrth yr Ombwdsmon.

Cododd yr aelodau'r defnydd o'r term cwsmer. Amlinellodd yr aelodau y byddai'n well ganddynt ddefnyddio'r term Defnyddiwr Gwasanaeth neu Achwynydd wrth edrych ar yr eitem hon.

Penderfynwyd bydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio'n gwneud y canlynol:

1. Nodi'r wybodaeth a gyflwynir yn yr adroddiad hwn

2. Adolygu ac asesu gallu'r awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol.

3. Gwneud sylwadau / argymhellion mewn perthynas â gallu'r awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol

Amlinellodd Huw Jones yr Adroddiad Rheoli Risgiau. Mae’r Cabinet wedi derbyn diweddariad o ran y gofrestr risgiau strategol. Mae'r Polisi Rheoli Risgiau'n cael ei adolygu ar hyn o bryd a chaiff ei adrodd yn ôl i gyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn y dyfodol.

Cytunwyd bod y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi'r gweithgarwch rheoli risgiau.

Nododd yr aelodau’r adroddiad a’i gymeradwyo i'r Cyngor Llawn.

Any urgent items at the discretion of the Chairman pursuant to Section 100B(4)(b) of the Local Government Act 1972.

Nid oedd unrhyw eitemau brys i'w hystyried.

That pursuant to Section 100A(4) and (5) of the Local Government Act 1972, the public be excluded for the following items of business which involved the likely disclosure of exempt information as defined in Paragraph 12 and 15 of Part 4 of Schedule 12A of the above Act.

PENDERFYNWYD:Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a ddiffinnir ym Mharagraff 12, 13 ac 14 o Ran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

Derbyniodd yr Aelodau'r wybodaeth ddiweddaraf am yr adroddiadau preifat a gyhoeddwyd ers cyfarfod diwethaf y pwyllgor gyda'i gilydd yn rhoi manylion yr holl ymchwiliadau arbennig cyfredol.

PENDERFYNWYD: Dylid nodi'r adroddiad.