Agenda a Chofnodion

Gwnaeth yr aelod canlynol ddatganiad o fudd ar ddechrau'r cyfarfod:

Y Cynghorydd S Freeguard - Parthed:  Eitem 11 ar yr Agenda - Adroddiad Preifat ar Statws Risg Uwch, gan fod ganddi aelod o'r teulu sy'n gweithio yn yr is-adran a grybwyllwyd.

O ran Eitem 2 o'r cofnodion dyddiedig 11 Ionawr 2021, Bil Llywodraeth Leol ac Etholiadau Cymru 2000, Cylch Gorchwyl y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, gofynnodd swyddogion i'r Aelod Lleyg sy'n Pleidleisio am gael yr wybodaeth ddiweddaraf neu'r newidiadau ychwanegol. 

PENDERFYNWYD: Cymeradwyo cofnodion y cyfarfodydd a

                                 gynhaliwyd ar 11 Ionawr a 15 Mawrth 2021.

Cafodd yr aelodau drosolwg o Gynllun Archwilio 2021 ar gyfer Cyngor Bwrdeistref Sirol Castell-nedd Port Talbot, fel y manylir yn yr adroddiad a gylchredwyd.

Tynnwyd sylw at y ffaith bod risg archwilio'r datganiad ariannol wedi'i chrynhoi yn yr adroddiad a gylchredwyd, ac nid oedd unrhyw risgiau penodol i Gastell-nedd Port Talbot, ac roedd y risgiau'n effeithio ar yr holl gyrff llywodraeth leol.

Eglurodd swyddogion, o ran amserlen arfaethedig yr archwiliad ariannol, fod Swyddfa Archwilio Cymru yn anelu at gwblhau'r gwaith archwilio erbyn 31 Gorffennaf 2021, fodd bynnag, byddai hynny'n dibynnu ar argaeledd y tîm a byddai angen i'r tîm hefyd sicrhau y cydymffurfiwyd â'r broses ddeddfwriaethol a oedd yn sicrhau bod etholwyr yn cael yr hawl i adolygu a gofyn cwestiynau.

Tynnwyd sylw at y ffaith bod Rhaglen Perfformiad Archwilio 2021-22 wedi'i chrynhoi yn yr adroddiad a gylchredwyd, a'i bod yn debygol o gael ei chyflwyno yn ystod hydref 2021. 

PENDERFYNWYD:     Dylid nodi'r adroddiad.

Nodwyd bod gan y Cylch Gorchwyl diweddaraf ar gyfer y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio gynnwys newydd, sef bod y pwyllgor hwn yn adolygu ac asesu gallu'r awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol a llunio adroddiadau ac argymhellion mewn perthynas â gallu'r awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol.

Tynnwyd sylw at y ffaith y byddai swyddog o Gyfarwyddiaeth y Prif Weithredwyr yn mynd i gyfarfod yn y dyfodol gyda'r wybodaeth ddiweddaraf. 

Gofynnodd yr Aelod Lleyg sy'n Pleidleisio a ellid anfon gweithdrefnau presennol ar gyfer Canmoliaeth a Chwynion ati hi.

PENDERFYNWYD:     Dylid nodi'r adroddiad.

Esboniodd swyddogion fod cyflenwad y tîm wedi bod yn llawn ers mis Chwefror 2021 pan ddychwelodd yr aelod olaf o'r tîm o'i adleoliad o'r tîm Profi, Olrhain a Diogelu. 

Tynnwyd sylw at y ffaith bod cyfanswm o 14 o adroddiadau ffurfiol wedi'u cyhoeddi yn unol ag adrodd arferol ers mis Ionawr 2021, ond collwyd cyfanswm o bum deg wyth diwrnod oherwydd salwch ers cyfarfod y pwyllgor yn ystod mis Ionawr 2021. Parhaodd un aelod o'r tîm ar absenoldeb salwch ac nid oedd disgwyl iddo ddychwelyd i'r gwaith tan ganol mis Mai, roedd y salwch hwn wedi effeithio ar gyflawni'r cynllun, ac roedd yn cael ei reoli yn unol â gweithdrefnau salwch y cyngor.

PENDERFYNWYD: Nodi'r adroddiad.

Derbyniodd yr aelodau yr wybodaeth ddiweddaraf am y Cynllun Archwilio Mewnol drafft ar gyfer y cyfnod rhwng 1 Ebrill 2021 a 31 Mawrth 2022, fel y nodir yn Atodiad 1 i'r adroddiad a gylchredwyd.

Esboniodd swyddogion yr argymhellwyd ein bod yn symud o system hanesyddol o gymhwyso graddfa risg i archwiliadau a gwblhawyd a symud i raddfa sicrwydd mwy diweddar.

Tynnwyd sylw'r aelodau at eiriad yr adroddiad a gylchredwyd, amlinellwyd y ffaith y byddai'r newid hwn yn adlewyrchu ymarfer archwilio mwy cyfredol ac yn sicrhau cydymffurfiaeth â Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. 

Cafwyd trafodaeth ynghylch arferion da a oedd wedi'u datblygu drwy brofiad, eglurwyd bod gallu'r pwyllgorau i alw Pennaeth Gwasanaeth neu Reolwr Atebol i mewn yn aros yr un peth. Yr unig newid fyddai mewn terminoleg.

Cytunodd swyddogion i ystyried neilltuo dosbarthiad gwyrdd, melyn, ambr a choch i'r graddfeydd sicrwydd a adroddwyd amdanynt. Roedd yr aelodau'n dal i gadw eu hawl i alw unrhyw swyddog i'r pwyllgor os oedd ganddynt bryderon. Aeth swyddogion ymlaen i esbonio na fyddai'r archwiliad a'r canlyniad yn newid, yr adrodd ar y canlyniad yn unig fyddai'n newid.

Cafwyd trafodaeth ynglŷn â graddfa sicrwydd 'dim sicrwydd'. Eglurodd swyddogion, ar ddiwedd pob archwiliad y byddai'r Archwilydd, ar y cyd â phrif swyddogion, yn mynd drwy'r archwiliad, ac yna caiff y canlyniadau eu cymhwyso i daenlen gyda fformiwlâu wedi'u mewnblannu a'r raddfa sicrwydd yn cael ei chyfrifo a'i hadrodd i'r aelodau. Os cafwyd graddfa dim sicrwydd, byddai'r swyddogion yn cynghori'r Cadeirydd yn gyntaf ac yna'n rhoi gwybod i'r aelodau. Byddai crynodeb o'r archwiliad a'r rheswm dros y raddfa sicrwydd yn cael ei ddarparu i'r aelodau er mwyn i'r aelodau benderfynu a oeddent angen i'r Pennaeth Gwasanaeth a/neu'r Rheolwr Atebol fod yn bresennol yng nghyfarfod nesaf y pwyllgor sydd ar gael. Cytunodd swyddogion i ychwanegu geiriad ychwanegol i'r 'dim sicrwydd'.

Esboniodd swyddogion mai'r bwriad oedd cymhwyso'r graddau sicrwydd newydd ar gyfer y cynllun newydd, felly byddai unrhyw wybodaeth archwilio gyfredol yn dal i fod â'r raddfa risg o 1-5 a byddai unrhyw archwiliadau sydd wedi'u cynnwys yng nghynllun eleni yn symud i'r raddfa sicrwydd yn hytrach na'r raddfa risg, felly byddai terfyn o'r cynllun newydd yn symud i'r graddfeydd sicrwydd.

PENDERFYNWYD:

1.   Cymeradwyo'r Cynllun Archwilio Mewnol drafft fel y nodir yn Atodiad 1 i'r adroddiad a gylchredwyd.

2.   Cymeradwyo'r Siarter Archwilio Mewnol fel y nodir yn Atodiad 2 i'r adroddiad a gylchredwyd.

3.   Cymeradwyo'r newid yn y ffordd y caiff archwiliadau eu graddio.

Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a diffinnir ym Mharagraff 12 ac 15 Adran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

PENDERFYNWYD:     Gwahardd y cyhoedd, yn unol ag Adran

                                      100A (4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol

                                      1972, o'r eitemau busnes canlynol a

                                      oedd yn cynnwys datganiadau posib o

                                      wybodaeth eithriedig fel a nodwyd ym

                                      Mharagraff 12, 13 ac 14 o Adran 4

                                      Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

Cafodd yr aelodau yr wybodaeth ddiweddaraf am yr holl archwiliadau a gynhaliwyd ers cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd yn ystod mis Ionawr 2021, a oedd â gradd risg o 3, 4 neu 5 wedi'i chymhwyso a phob ymchwiliad arbennig, fel y nodir yn yr adroddiad preifat a ddosbarthwyd.

PENDERFYNWYD: Nodi'r adroddiad.