Agenda a Chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod.

Soniodd y Cadeirydd fod swydd wag fel Aelod Lleyg ar gael ac y cynhelir cyfweliadau am y swydd ar 6 Rhagfyr 2024.

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiannau.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 12 Gorffennaf 2024 fel cofnod gwir a chywir.

Roedd camgymeriad yn y cofnodion, a chyfeiriwyd at Joanna Jenkins a Mark Owen fel cynghorwyr yn lle aelodau lleyg.

Penderfyniad:

Bod Blaenraglen Waith 2024/2025 yn cael ei nodi.

Rhoddodd y swyddogion drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Diolchodd swyddogion i Archwilio Cymru a swyddogion o Gyngor Castell-nedd Port Talbot am yr holl waith maent wedi'i wneud wrth baratoi'r cyfrifon.

Rhoddodd swyddogion Archwilio Cymru drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Soniodd swyddogion eu bod yn bwriadu cyhoeddi barn archwilio amodol, unwaith y byddant wedi derbyn y llythyr cynrychiolaeth wedi'i lofnodi.

Yn ystod yr archwiliad, nodwyd dwy risg arall yr oedd yn ofynnol i Archwilio Cymru roi gwybod i'r pwyllgor amdanynt. Roedd y risg gyntaf yn ymwneud â thaliadau mewnol a wnaed drwy gydol y flwyddyn. Ymgymerodd y tîm Cyllid â gwaith a nodwyd y cyfrifon yn gywir. Mae Archwilio Cymru wedi cyflwyno argymhelliad y dylai'r Cyngor adolygu'r polisïau a'r gweithdrefnau perthnasol i sicrhau bod staff yn dilyn y dull cywir yn y dyfodol.

Roedd yr ail risg a nodwyd yn risg yn ymwneud â dosbarthu asedau dros ben. Canfu'r profion cychwynnol fod ased wedi'i ddyblygu, dan asedau dros ben a dan dir ac adeiladau eraill. Roedd camgymeriadau eraill a nodwyd yn yr adroddiad, ac argymhellwyd y dylai'r Cyngor adolygu'r balans sy'n weddill yn ystod 2024/2025.

Roedd dau gamgymeriad heb eu diwygio ac roedd y rheolwyr wedi cytuno i ddiwygio'r rhain yn 2024/25.

Rhoddodd y swyddogion drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Eglurodd y swyddogion mai dyma'r amserlen ar gyfer gwaith Archwilio Cymru. Mae'r ail chwarter wedi'i ddisodli gan ddiweddariad i'r chwarter cyntaf, a gyflwynwyd gerbron y cyfarfod ym mis Hydref 2024. Gohiriwyd hyn.

Gofynnodd yr aelodau am ystyr yr acronym AOLE. Esboniodd swyddogion ei fod yn golygu meysydd dysgu a phrofiad.

Rhoddodd y swyddogion drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Eglurodd swyddogion fod gwelliannau sylweddol wedi eu gwneud i'r Gofrestr Risg Strategol, sydd wedi ei gwneud yn fwy derbyniol. Mae awydd risg wedi'i ychwanegu at hyn hefyd, sef gwaith ar y gweill.

Esboniodd y swyddogion eu bod wedi gwella ar y sgôr risg gynhenid a'r sgôr risg weddilliol. P'un a oedd yn risg uchel, ganolig neu isel (coch, oren neu wyrdd).

Gofynnodd yr aelodau mewn perthynas ag SR21 – llety mewn gwestai. Cyfeiriwyd at y posibilrwydd y bydd her gyfreithiol a gofynnodd yr aelodau beth oedd ffynhonnell yr her gyfreithiol.

Eglurodd y swyddogion, o safbwynt cynllunio, fod y rhwymedigaethau cynllunio yn cael eu cydbwyso o ran llety mewn gwestai, yn erbyn yr angen llethol ar hyn o bryd i ddarparu'r llety dros dro, oherwydd y cyfrifoldebau ychwanegol a osodwyd ar awdurdodau lleol gan Lywodraeth Cymru. Pe bai her lle roedd llety dros dro yn cael ei ddefnyddio ac na chydymffurfiwyd â'r elfennau cynllunio priodol, lle defnyddir hawliau datblygu a ganiateir, byddai rhai cyfleoedd i egluro a thrafod hynny. 

O ran 'a fu unrhyw newid i'r sgôr risg ers yr adroddiad diwethaf', gofynnodd yr aelodau pam mae'r blwch wedi'i dicio.

Mewn perthynas ag Atodiad 3, esboniodd y swyddogion ei fod yn dangos ar ffurf graffig a yw'r risg weddilliol wedi lleihau neu wedi aros yr un peth, ac mae'r blwch yn nodi a yw wedi newid ers yr adroddiad diwethaf. Mae’r swyddogion yn derbyn na allant weld a yw wedi cynyddu neu wedi gostwng, felly dywedodd swyddogion y gallant gryfhau'r ochr weledol i'r Pwyllgor yn y dyfodol.

Mewn perthynas â'r risg sydd wedi'i thargedu, gofynnodd yr aelodau pryd y bydd yn cael ei llenwi.  Esboniodd y swyddogion pan edrychir ar y sgorau risg gweddilliol a'r sgorau risg cynhenid, a yw'r sgôr risg yn ddigon isel neu a ddylai fod hyd yn oed yn is. Byddai’r swyddogion yn cael eu herio i weld beth arall y gellid ei wneud i leihau'r risg.

Dywedodd y swyddogion y bydd yr adroddiad hwn yn cael ei gyflwyno eto ymhen chwe mis.

Rhoddodd y swyddogion drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Argymhelliad un - soniodd y swyddogion fod yr adroddiad hwn wedi'i gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 12 Gorffennaf  2024.O ran atodiad y ffurflen ymateb rheolwyr a gyflwynwyd i Archwilio Cymru ynghyd â sylwadau, mae'r gwaith wedi bod yn mynd rhagddo ers i adroddiad Archwilio Cymru ddod i law i ystyried ymgorffori safbwyntiau defnyddwyr gwasanaethau ar draws y Cynllun Corfforaethol a'r gwaith monitro perfformiad drwy gydol y flwyddyn.

Argymhelliad dau - esboniodd y swyddogion eu bod yn gwneud cynnydd da, maent wedi cyflwyno'r grŵp perfformiad cynllunio strategol, lle mae uwch-swyddogion yn cyfrannu at y grŵp hwnnw, a bod y ddau’n llywio cyfarfodydd timau uwch-reolwyr ac yn cyfathrebu â rheolwyr a swyddogion perfformiad atebol.

Argymhelliad tri - mewn perthynas â chywirdeb data, mae’n rhan o’r cynllun archwilio mewnol wrth symud ymlaen ac mae'r data sy'n cael ei ddefnyddio'n gywir.

Gofynnodd yr aelodau a oedd dyddiad cwblhau ar gyfer y tri argymhelliad. Esboniodd y swyddogion fod y gwaith ar y gweill a'r gobaith yw y caiff y Fframwaith Rheoli Perfformiad Corfforaethol ei gymeradwyo yn y flwyddyn newydd. Ar ddiwedd y flwyddyn ariannol, mae swyddogion yn bwriadu sicrhau safbwyntiau defnyddwyr gwasanaethau sy'n fwy cadarn.

Rhoddodd y swyddogion drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Ers i'r adroddiad hwn gael ei gyflwyno i'r Pwyllgor yn flaenorol, roedd pedwar adroddiad cenedlaethol wedi eu llunio gan Archwilio Cymru. Soniodd y swyddogion y cyflwynir adroddiad Cynaliadwyedd Ariannol Castell-nedd Port Talbot yn ogystal â'r adroddiad Digidol o Fwriad i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 21 Chwefror 2025.

Rhoddodd y swyddogion drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Mewn perthynas â gwybodaeth Atodiad G am Gynghorau Tref a Chymuned, gofynnodd yr aelodau pam nad oedd Castell-nedd wedi'i nodi.

Soniodd y swyddogion na chyfeiriwyd unrhyw gwynion mewn perthynas ag aelodau o Gyngor Castell-nedd i swyddfa'r ombwdsmon. Mae 16 o Gynghorau Tref a Chymuned yn ardal Castell-nedd Port Talbot.

Rhoddodd y swyddogion drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Gofynnodd yr aelodau am ymateb mwy cyflawn yn y dyfodol o ran y llythyrau.

Gwnaeth y swyddogion ddiolch i'r aelodau am yr adborth a rhoi sicrwydd i'r aelodau y bydd rhagor o wybodaeth a manylion yn y templed i ddarparu cyd-destun i'r pwyllgor, a fydd yn cynnwys dyddiad gwreiddiol yr adroddiad archwilio, sgôr sicrwydd, nifer yr argymhellion a godwyd a dyddiadau'r adolygiad ar ôl archwilio.

Soniodd y swyddogion fod aelodau o'r tîm wedi bod ar absenoldeb salwch ac y byddant yn sicrhau y bydd yr wybodaeth ddiweddaraf am adnoddau archwilio ym mhecyn y pwyllgor. Mae'r tîm wedi cyflawni cynlluniau ar lefel gref hyd yn hyn.

Gofynnodd yr aelodau am hyfforddiant gorfodol gwasanaethau peirianneg. Mae wedi cynyddu o 33% i 73.4%, ond mae llawer o staff heb gael yr hyfforddiant gorfodol eto. Eglurodd y swyddogion fod gan y cynllun archwilio ddull gwirio dirybudd fesul cyfarwyddiaeth, i edrych ar y maes hwn i asesu'r gyfradd gwblhau ar gyfer timau penodol. Maent yn cael eu hadolygu a'u rheoli gan uwch-dimau rheoli perthnasol ar gyfer cynnydd ac i gyflawni'r gyfradd gwblhau.

Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, penderfynwyd gwahardd y cyhoedd ar gyfer yr eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a ddiffinnir ym Mharagraff 12 ac 15 Adran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

PENDERFYNWYD:     Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, y dylid gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys y tebygolrwydd o ddatgelu wybodaeth eithriedig, fel y'i diffinnir ym mharagraffau 12, 13 ac 14 o Ran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

Rhoddodd y swyddogion drosolwg o'r adroddiad preifat a ddosbarthwyd.