Agenda a Chofnodion

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 14 Ionawr 2025 fel cofnod gwir a chywir.

Ar dudalen 6, o dan y pennawd Blaenraglen Waith, tynnodd yr aelodau sylw at y ffaith y dylai ddarllen ‘programmed in’ yn hytrach na ‘programme in’.

Nodwyd y Flaenraglen Waith.

Gofynnodd yr aelodau a fyddai adroddiadau am ganfyddiadau, canlyniadau a gwaith gan ddarparwyr sicrwydd ail reng eraill yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Esboniodd y swyddogion fod y cylch ar gyfer 2025/2026 yn cael ei ystyried ar hyn o bryd ac y bydd y sicrwydd ail reng yn cael ei ychwanegu ar ôl iddo gael ei gadarnhau. Crybwyllodd y swyddogion hefyd fod grŵp ymarfer ansawdd a strategol a oedd yn ymdrin â sicrwydd ail reng ac y byddai hynny'n thema bosib.

Rhoddwyd trosolwg i'r aelodau o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Amlygodd Archwilio Cymru nad oes gan y cyngor weledigaeth a chynllun ar hyn o bryd ar gyfer rheoli ei asedau na threfniadau monitro amserol a chynhwysfawr. Daethpwyd i'r casgliad hwn gan nad oedd y cyngor, ar adeg y gwaith, wedi nodi gweledigaeth ac uchelgais newydd ar gyfer defnyddio ei asedau'n strategol.

Dylai'r cynllun gweithredu o ran darparu asedau gyfuno graddau cyflwr gwael ei asedau a’r costau sy’n gysylltiedig â’u cynnal, a chyflwyno risgiau sylweddol.

Amlygodd Archwilio Cymru ei fod wedi cyflwyno tri argymhelliad i'r cyngor i fynd i'r afael â rhai o'r gwendidau hyn a oedd wedi cael eu nodi.

Roedd yr argymhelliad cyntaf yn ymwneud â'r weledigaeth a’r strategaeth ar gyfer rheoli asedau’n strategol. Nododd Archwilio Cymru y dylai'r cyngor, wrth ddatblygu ei strategaeth gorfforaethol newydd ar gyfer rheoli asedau, roi egwyddor datblygu cynaliadwy wrth wraidd ei ystyriaethau, gan amlinellu ei weledigaeth tymor hir a'r canlyniadau roedd am eu cyflawni yn ystod y tymor byr, canolig a hwy.

Roedd yr ail argymhelliad yn trafod sut byddai’r broses o reoli asedau'n strategol yn cael ei chynllunio a'i chyflawni, ac ar ôl i’r cyngor gytuno ar ei strategaeth gorfforaethol ar gyfer rheoli asedau, dylai ddatblygu'r trefniadau ategol i sicrhau bod ganddo oruchwyliaeth gorfforaethol ac ymagwedd gyson at gyflawni ei amcan o ran asedau ym mhob rhan o'r sefydliad.

Roedd y trydydd argymhelliad yn ymwneud â rheoli asedau'n strategol a threfniadau llywodraethu. Nododd Archwilio Cymru fod angen i'r Cyngor allu deall y cynnydd roedd ei strategaeth a'i drefniadau rheoli asedau yn ei wneud a sut roedd y rhain yn helpu i gyflawni ei amcanion lles, gan roi sicrwydd iddo'i hun fod ei drefniadau llywodraethu presennol yn ddigonol i fonitro ei gynnydd yn effeithiol.

Mae angen i'r cyngor ddatblygu a rhannu adroddiadau monitro cynnydd rheolaidd, datblygu set ehangach o fesurau sy'n gysylltiedig ag asedau, a chwilio am gyfleoedd i feincnodi ei hun yn erbyn sefydliadau eraill.

O ran yr argymhelliad cyntaf, crybwyllodd swyddogion y cyngor fod y cynllun rheoli asedau diwygiedig wedi'i gwblhau ym mis Ebrill 2024, ar ôl oedi am sawl rheswm, gan gynnwys Covid, lle cafodd staff eu dargyfeirio o'r gwaith strategol i ymgymryd ag amrywiaeth o dasgau eraill.

Bu ambell broblem recriwtio yn y maes gwasanaeth dros y blynyddoedd diwethaf, yn enwedig o ran recriwtio yn unol â'r bandiau cyflog presennol, a'r capasiti o ran syrfewyr oedd 66%. Cafodd y gwaith ar y strategaeth ei gwblhau ym mis Ebrill 2024 ac fe'i pennwyd ar gyfer y pum mlynedd nesaf.

O ran yr ail argymhelliad, crybwyllodd y swyddogion fod y Bwrdd Datblygu Sefydliadol ar waith ar hyn o bryd a’i fod yn ystyried ymagwedd gyfannol at y ffordd y mae'r awdurdod yn rheoli ei holl asedau, sy'n cynnwys eiddo, technoleg gwybodaeth ac adnoddau dynol. Crybwyllodd y swyddogion fod y grŵp yn cwrdd bob chwarter ac yn ymdrin â'r problemau eiddo gweithredol. Yn ogystal, crybwyllodd y swyddogion y caiff grŵp ei sefydlu mewn perthynas â rheoli asedau'n strategol. O ran yr eiddo  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4.

Rhoddwyd trosolwg i'r aelodau o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Amlygodd y swyddogion fod rheolwyr y cyngor wedi ymateb i argymhellion.

Esboniodd y swyddogion fod tir llwyd yn dir a ddatblygwyd yn flaenorol. Roedd cynghorau Cymru'n cefnogi'r gwaith o addasu ac adfywio eiddo gwag a safleoedd tir llwyd at ddibenion tai ac asedau eraill.

Nodwyd pum argymhelliad yn yr adroddiad; roedd tri ohonynt ar gyfer cynghorau lleol a dau ohonynt ar gyfer Llywodraeth Cymru.

Holodd yr aelodau am yr ail argymhelliad ac ymateb y cyngor oedd bod y sefydliad ymgynghori The Urbanists wedi cael ei gyflogi i ddarparu cynlluniau ar gyfer canol trefi allweddol, a fydd yn llywio'r strategaeth adfywio drwy fapiau o ffyrdd. Gofynnodd yr aelodau am amserlen.

Nododd y swyddogion fod y tri phrif gynllun ar gyfer canol trefi wedi'u cwblhau.

Bu rhywfaint o oedi er mwyn ymgynghori â'r aelodau a rhanddeiliaid yn yr ardal i sicrhau y byddai The Urbanists yn darparu’r gwaith a oedd yn ofynnol, yn unol â dymuniadau lleol.

Roedd rhai aelodau wedi nodi nad oedd rhai trefi wedi cael eu cynnwys yn y broses honno a bod angen rhagor o gyllid i fwrw ymlaen â hynny.

PENDERFYNWYD:

Nodi'r adroddiad.

Derbyniodd yr aelodau drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd gan Archwilio Cymru.

Crybwyllodd y swyddogion fod yr adroddiad yn astudiaeth genedlaethol o lywodraeth leol, heb fod yn benodol i Gastell-nedd Port Talbot, ond roedd yr argymhellion yn berthnasol i bob awdurdod lleol yng Nghymru.

Tynnodd y swyddogion sylw at y ffaith bod pob un o'r 22 o gynghorau wedi'u hystyried, yn ogystal â’r casgliadau a wnaed. Nid oedd y cyrff cyfrifol wedi datblygu cynlluniau cynhwysfawr eto sy'n nodi sut ymdrinnir â'r cyfrifoldebau newydd a diwygiedig a gyflwynwyd gan y Ddeddf Diogelwch Adeiladau.  

Oherwydd problemau o ran adnoddau, mae'n annhebygol y gall awdurdodau lleol roi'r drefn diogelwch adeiladau newydd ar waith yn llwyddiannus neu fod gwasanaethau'n addas at y diben. Nid oedd fawr o waith gwerthuso gwasanaethau rheoli adeiladau ledled Cymru ac nid oedd unrhyw system gynhwysfawr genedlaethol o sicrhau diogelwch adeiladau.

Crybwyllodd yr aelodau fod wyth argymhelliad wedi'u cyhoeddi yn yr adroddiad a bod pedwar ohonynt ar gyfer Llywodraeth Cymru a phedwar ohonynt ar gyfer awdurdodau lleol.

Crybwyllodd y swyddogion fod yr argymhelliad cyntaf yn ymwneud â datblygu cynllun gweithredu, ac er nad oedd cynllun gweithredu pwrpasol ar waith, roedd llawer o waith yn cael ei wneud, ochr yn ochr â'r systemau a oedd ar waith, ac y gellid ei gynnwys mewn cynllun gweithredu i bob pwrpas.

Roedd y swyddogion wedi adolygu'r strwythur Rheoli Adeiladau sydd ar waith ac roeddent yn fodlon bod y strwythur yn addas at y diben, er y nodwyd bod heriau sylweddol o ran recriwtio.

Amlygodd y swyddogion yr ail argymhelliad sy'n gysylltiedig â'r ffaith bod angen i awdurdodau lleol adolygu eu rheolaeth ariannol i sicrhau bod y swyddogaeth rheoli adeiladau'n cydymffurfio â'r rheoliadau. Crybwyllodd y swyddogion eu bod yn adolygu strwythurau ffïoedd yn rheolaidd, gan ystyried cyfraddau swyddogion fesul awr, a bod y cyngor eisoes yn cyhoeddi ei ddatganiadau ariannol bob blwyddyn.

Roedd y trydydd argymhelliad yn ymwneud â'r ffaith bod angen i awdurdodau lleol archwilio'r angen i gydweithredu o bosib ac i weithredu ar sail ranbarthol er mwyn cryfhau'r cadernid hwnnw yng nghyd-destun yr heriau cyffredinol i'r proffesiwn.

Crybwyllodd y swyddogion fod gan Gyngor Sir Caerfyrddin dîm ar waith sy'n darparu'r gwasanaeth cynllunio ar gyfer mwynau a gwastraff dan gytundebau lefel gwasanaeth ag awdurdodau, a bod hynny'n swyddogaeth arbenigol ym maes cynllunio. Efallai y bydd angen i awdurdodau lleol ystyried model rhanbarthol posib tebyg yn y dyfodol.

Esboniodd y swyddogion hefyd ein bod yn gweithio gyda'r corff Rheoli Adeiladu Awdurdodau Lleol i ddatblygu model ar gyfer gweithio cydweithredol ar draws ffiniau. 

Mae'r pedwerydd argymhelliad yn ymwneud â'r angen i awdurdodau lleol barhau i adolygu eu prosesau rheoli risgiau ac ystyried yn benodol sut i liniaru'r risgiau hynny. Crybwyllodd y swyddogion fod y risgiau eisoes yn cael eu nodi yng nghofrestr risgiau'r gyfarwyddiaeth. Os oes angen uwchgyfeirio ymhellach, mae gan y cyngor gofrestr risgiau strategol ehangach, y gellid ychwanegu ati yn y dyfodol.  

Gofynnodd y Cadeirydd am y sefyllfa cyfraddau fesul awr o safbwynt rheolaeth ariannol. Nododd y swyddogion na fu'n bosib codi'r gyfradd fesul awr  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.

Rhoddwyd trosolwg i'r aelodau o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Crybwyllodd y swyddogion eu bod yn adolygu rhestr wirio hunanarfarnu Menter Twyll Genedlaethol Archwilio Cymru a byddai'r canlyniad yn cael eu cyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

PENDERFYNWYD:

Nodi'r adroddiad.

Rhoddwyd trosolwg i'r aelodau o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

PENDERFYNWYD:

Nodi'r adroddiad.

Rhoddwyd trosolwg i'r aelodau o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Nododd y swyddogion y bu gwall ar dudalen 271 lle rhestrir y dadansoddiad rhwng cyfarwyddiaethau ar y cwynion a gadarnhawyd ac a gadarnhawyd yn rhannol yn hytrach na'r cyfanswm. Dywedodd y swyddogion y byddent yn dosbarthu'r tablau diwygiedig sy'n dangos y dadansoddiad cywir ar draws y cyfarwyddiaethau i'r aelodau.

Roedd yr aelodau'n falch o weld bod y cyngor wedi cael llawer o ganmoliaeth.

Mewn perthynas â thudalen 269, nodwyd bod dau awdurdod yn unig yn cael llai o adroddiadau na Chastell-nedd Port Talbot ledled Cymru. Gofynnodd yr aelodau a oedd hynny mewn perthynas â chwynion.

Mewn perthynas â'r data ar gyfer 2023, esboniodd y swyddogion fod Castell-nedd Port Talbot yn y 21ain safle ar y rhestr. Yn 2024, roedd dau awdurdod yn is na Chastell-nedd. Amlygodd y swyddogion y byddai'r tîm archwilio mewnol yn cynnal adolygiad a fyddai'n cyflwyno argymhellion i gryfhau'r gallu i nodi'r cwynion yn gywir.

Gofynnodd yr aelod am y gwahaniaeth rhwng cadarnhau cwyn a chadarnhau cwyn yn rhannol.

Esboniodd y swyddogion fod cadarnhau'n rhannol yn golygu bod y swyddogion wedi cymryd cyfrifoldeb am ran o'r gŵyn a ddaeth i law, ond heb dderbyn yn llawn yr holl gŵyn.

Amlygodd yr aelodau yr hoffent i'r swyddogion gyfeirio'r penawdau o ran perfformiad, canmoliaeth a chwynion, er mwyn cyfeirio'r aelodau i ystyried y materion hyn yn fwy manwl.

PENDERFYNWYD:

Nodi'r adroddiad.

Rhoddwyd trosolwg i'r aelodau o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Tynnodd yr aelodau sylw at y paragraff ar dudalen 279, sef Hyfforddiant a Datblygiad a Rennir, ynghylch trefnu sesiynau hyfforddi ar y cyd fel y gall aelodau'r ddau bwyllgor wella eu dealltwriaeth o'u rolau a'u rhyngddibyniaethau.

Crybwyllodd yr aelodau fod hyfforddiant ar gael i'r Panel Apeliadau a'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Crybwyllodd y swyddogion y byddai hyfforddiant yn cael ei ystyried a'i drefnu i alluogi aelodau'r pwyllgor i gymryd rhan ynddo.

PENDERFYNWYD:

Bod aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn cymeradwyo'r cynigion yn yr adroddiad hwn o gam 1 i gam 4.

Rhoddwyd trosolwg i'r aelodau o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

PENDERFYNWYD:

Nodi'r adroddiad.

Rhoddwyd trosolwg i'r aelodau o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Gofynnodd yr aelodau a oedd y swyddogion yn hyderus y byddai'r holl waith yn cael ei gwblhau ac y byddai’n cyflwyno gwybodaeth ystyrlon i roi barn flynyddol am sicrwydd.

Cadarnhaodd y swyddogion fod y Cynllun Archwilio Mewnol yn seiliedig ar risgiau ac yn ystwyth a bod newidiadau'n digwydd yn ystod y flwyddyn, fel yr adroddwyd i'r pwyllgor hyd yn hyn. Esboniodd y swyddogion mai targed y gwasanaeth oedd cyflawni oddeutu 85% o'r cynllun diwygiedig erbyn diwedd y flwyddyn. Nododd y Rheolwr Archwilio y dylai'r gwaith a gyflawnwyd yn ystod 2024/25 gefnogi a hwyluso barn flynyddol y Rheolwr Archwilio ar gyfer 2024/25.

PENDERFYNWYD:

Nodi'r adroddiad.

Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, penderfynwyd gwahardd y cyhoedd ar gyfer yr eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a ddiffinnir ym Mharagraff 12 ac 15 Adran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

PENDERFYNWYD: Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, y dylid gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol, a oedd yn debygol o ddatgan gwybodaeth eithriedig, fel y'i diffinnir ym mharagraffau 12, 13 ac 14 o Ran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

Derbyniodd yr aelodau drosolwg o'r adroddiad preifat a ddosbarthwyd.

PENDERFYNWYD:

Nodi'r adroddiad.

Derbyniodd yr aelodau drosolwg o'r adroddiad preifat a ddosbarthwyd.

PENDERFYNWYD:

Nodi'r adroddiad.