Agenda a chofnodion drafft

PENDERFYNWYD:

·       Penodi'r Aelod Lleyg, Joanna Jenkins, yn Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2024/25.

·       Penodi'r Aelod Lleyg, Mark Owens, yn Ddirprwy Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2024/25.

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 21 Mawrth 2024 fel cofnod gwir a chywir.

Rhoddodd swyddogion Archwilio Cymru drosolwg o'r adroddiad a gylchredwyd.

Dywedodd Swyddogion Archwilio Cymru wrth y pwyllgor fod yr archwiliad wedi'i gynnal mewn 22 o gynghorau yng Nghymru yn ogystal â Chastell-nedd Port Talbot, a'u bod yn bwriadu cyhoeddi crynodeb cenedlaethol o'r gwaith erbyn diwedd yr haf.

Rhannwyd yr archwiliad drafft â Swyddogion y Cyngor, a chyhoeddwyd yr adroddiad ym mis Ionawr 2024.

Soniodd Swyddogion Archwilio Cymru nad oedd yr wybodaeth am berfformiad a ddarperir yn yr adroddiadau chwarterol yn cael ei hadlewyrchu yn yr adroddiad a theimlant fod cyfle wedi'i golli yma i roi gwybodaeth i uwch-arweinwyr a fyddai'n eu helpu i ddeall barn defnyddwyr gwasanaeth. Argymhellodd Swyddogion y dylai'r Cyngor sicrhau bod yr wybodaeth a ddarperir i uwch-arweinwyr yn eu galluogi i ddeall safbwynt defnyddwyr gwasanaeth ar ystod ehangach o wasanaethau a pholisïau. Dylai'r Cyngor sicrhau bod yr wybodaeth hon yn dod o amrywiaeth o ddefnyddwyr gwasanaeth.

Amlygodd Swyddogion Archwilio Cymru fod yr wybodaeth am berfformiad y mae'r Cyngor yn ei darparu i uwch-arweinwyr yn canolbwyntio ar weithgareddau ac allbynnau, yn hytrach na gwerthuso eu heffaith. Yn Adroddiad Blynyddol y Cynllun Corfforaethol (2021-2022), mae'r Cyngor yn darparu rhai enghreifftiau o astudiaethau achos i ddangos y canlyniadau a gyflawnir o dan bob un o'r tri amcan llesiant. Mae adroddiadau perfformiad chwarterol y Cyngor yn disgrifio gweithgareddau ac allbynnau, yn hytrach nag asesiad o gynnydd yn erbyn y canlyniadau y mae'r Cyngor yn ceisio eu cyflawni. Argymhellodd Swyddogion y dylai'r Cyngor gryfhau'r wybodaeth y mae'n ei darparu i uwch-arweinwyr i'w helpu i werthuso a yw'r Cyngor yn cyflawni ei amcanion a'i ganlyniadau arfaethedig.

Amlygodd Swyddogion Archwilio Cymru fod gan y Cyngor drefniadau cyfyngedig i sicrhau bod yr wybodaeth y mae'n ei darparu i'r uwch-arweinwyr ar safbwynt a chanlyniadau defnyddwyr gwasanaeth yn gywir. Argymhellodd Swyddogion fod angen i'r Cyngor sicrhau bod ganddo drefniadau cadarn i wirio ansawdd a chywirdeb yr wybodaeth y mae'n ei darparu i uwch-arweinwyr, sy'n ymwneud â safbwynt a chanlyniadau defnyddwyr gwasanaeth.

Esboniodd Swyddogion CNPT wrth y pwyllgor eu bod yn cydnabod bod gwaith iddynt ei wneud a bod angen iddynt sicrhau bod gwybodaeth yn cael ei hadrodd i uwch- arweinwyr. Dywedodd Swyddogion fod yr ymateb wedi’i gyflwyno tua diwedd y llynedd. Tynnodd Swyddogion sylw at y ffaith bod y papurau yn cynnwys ffurflen ymateb ar gyfer y sefydliad, ac ymatebwyd i'r argymhellion. Ychwanegodd Swyddogion hefyd y bydd y Cynllun Corfforaethol yn mynd gerbron y Cabinet ddiwedd Gorffennaf i'w gymeradwyo ac er mwyn i'r Cyngor ei fabwysiadu. Dywedodd Swyddogion hefyd fod y model newydd o graffu bellach wedi'i sefydlu.

Gofynnodd yr aelodau, mewn perthynas ag ansawdd y data, a yw'r rheolwyr wedi ystyried effaith modelau a defnyddio taenlenni yn y broses adrodd. Soniodd Swyddogion fod ganddynt system berfformio gorfforaethol yn flaenorol nad oedd ganddynt bellach ond eu bod yn edrych ar system a fydd yn eu helpu yn y dyfodol. Bydd diweddariad yn cael ei gyflwyno i'r cyfarfod nesaf, ac mae Swyddog Gwasanaethau Digidol wedi'i benodi ac yn arwain ar y gwaith o ran data. Bydd gwahoddiad yn cael  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4.

Rhoddodd swyddogion Archwilio Cymru drosolwg o'r adroddiad a gylchredwyd.

Rhoddodd Swyddogion yr wybodaeth ddiweddaraf i’r Pwyllgor sef bydd y crynodeb yn cael ei gyflwyno i’r Cyngor ar 6 Medi 2024.

Soniodd Swyddogion y bydd diweddariad ar gyfer y Fframwaith Rheoli Perfformiad Corfforaethol yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf.

Penderfynwyd bod yr adroddiad yn cael ei nodi.

Rhoddodd swyddogion Archwilio Cymru drosolwg o'r adroddiad a gylchredwyd.

Penderfynwyd: Bod yr adroddiad yn cael ei nodi.

Rhoddodd swyddogion Archwilio Cymru drosolwg o'r adroddiad a gylchredwyd.

Eglurodd Swyddogion, mewn perthynas â pherfformiad, fod ganddynt ddarn safonol o waith y maent yn ei wneud bob blwyddyn ym mhob Cyngor a elwir yn 'Ein Sicrwydd mewn Gwaith Asesu Risg’. Bob blwyddyn, mae Swyddogion yn cwrdd â Thîm Rheoli Corfforaethol y Cyngor (ym mis Ionawr/Chwefror), i drafod y sicrwydd o ran risgiau a darganfod pa feysydd y gellir eu cefnogi. Mae Swyddogion yn ystyried barn y Cyngor ac yn rhoi'r holl wybodaeth mewn Cynllun Archwilio. Eglurodd Swyddogion y bydd adolygiad ar drefniadau Seiberddiogelwch ac mae cyfarfod wedi'i drefnu ar gyfer mis Medi 2024.

Dywedodd Swyddogion wrth y Pwyllgor eu bod yn cynnal adolygiad thematig (gwybodaeth am ddefnyddwyr y gwasanaeth) ar gyfer y Rhaglen Archwiliad o Berfformiad. Maent yn ddau ddarn o waith sy'n mynd rhagddo, un mewn perthynas â chynaliadwyedd ariannol a'r llall ar gomisiynu. Rhoddodd y Swyddogion yr wybodaeth ddiweddaraf i'r Pwyllgor gan nodi y bydd archwiliad i bwysau gwaith y gweithlu llywodraeth leol yn cael ei ohirio i raglen waith 2025/26 yn hytrach na rhaglen waith 24/25.

Gofynnodd yr Aelodau a fyddai modd iddynt gael rhestr o'r archwiliadau a gynhaliwyd mewn perthynas â seiberddiogelwch. Bydd Swyddogion yn rhoi'r wybodaeth i'r Pwyllgor.

Penderfynwyd: Bod yr adroddiad yn cael ei nodi.

Rhoddodd y swyddogion drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Diweddarodd swyddogion yr aelodau y bydd yr adroddiad hwn yn mynd gerbron y Cabinet ar 24 Gorffennaf 2024.

Penderfynwyd: Bod yr adroddiad yn cael ei nodi.

Rhoddodd y swyddogion drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Cytunodd y swyddogion a'r aelodau y byddai adroddiad yn cael ei gyflwyno yn y cyfarfod nesaf.

Penderfynwyd: Bod yr adroddiad yn cael ei nodi.

Rhoddodd y swyddogion drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Ymddiheurodd y swyddogion mewn perthynas â fformat yr adroddiad eglurhaol a bydd yn cael ei gywiro y tro nesaf y bydd yn cael ei gyflwyno i'r pwyllgor.

Penderfynwyd: Bod yr adroddiad yn cael ei nodi.

Rhoddodd y swyddogion drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Rhoddodd swyddogion yr wybodaeth ddiweddaraf i’r pwyllgor sef y bydd Pennaeth Archwilio Mewnol newydd yn cael ei benodi o fis Medi 2024.

Penderfynwyd: Bod yr adroddiad yn cael ei nodi.

Rhoddodd y swyddogion drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Penderfynwyd: Bod yr adroddiad yn cael ei nodi.

Mewn perthynas â'r Gwasanaethau Cymdeithasol, gofynnodd yr aelodau am wybodaeth am ddangosyddion perfformiad mewn perthynas â defnyddwyr gwasanaeth.

Soniodd Swyddogion y gallant fynd i gyfarfod Pwyllgor Craffu y Gwasanaethau Cymdeithasol i gael yr wybodaeth hon, ond byddant hefyd yn gwirio a all yr wybodaeth hon gael ei chyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio.

Gofynnodd yr aelodau a oes unrhyw waith yn cael ei wneud mewn perthynas â chanlyniadau tlodi.

Soniodd Swyddogion fod ganddynt weithgor atal tlodi, awgrymodd Swyddogion fod aelodau'n edrych ar gofnodion/adroddiadau gan y grŵp hwnnw. Bydd Swyddogion yn gofyn i gadeirydd y grŵp siarad ag aelodau sydd â mwy o wybodaeth.

Gofynnodd yr aelodau a allent gyflwyno'r wybodaeth ddiweddaraf mewn perthynas â Chofrestrau Risg yng nghyfarfod nesaf y Pwyllgor.

Dywedodd Swyddogion fod Grŵp Cyfarwyddwyr Corfforaethol yn cynnal gweithdy ar ddiwedd mis Awst. Bydd Swyddogion yn cyflwyno'r wybodaeth ddiweddaraf i'r cyfarfod nesaf gyda'r canlyniadau.

Penderfynwyd: Bod Blaenraglen Waith 2024/2025 yn cael ei nodi.