Lleoliad: Via Microsoft Teams
Cyswllt: Alison Thomas
Rhif | Eitem |
---|---|
Datganiadau o fuddiannau Cofnodion: Nid oedd unrhyw ddatganiadau o fuddiannau. |
|
Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol PDF 383 KB Cofnodion: Cytunwyd y dylid cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a
gynhaliwyd ar 26 Tachwedd 2021 fel cofnod gwir a chywir. |
|
Cofnodion: Aeth Non Jenkins,
Swyddfa Archwilio Cymru, drwy'r adroddiad. Darperir diweddariad chwarterol i
bob cyngor mewn perthynas â'r gwaith archwilio a wneir drwy gydol y flwyddyn.
Cynhwysir dolenni i'r allbynnau terfynol hefyd. Mae'r adroddiad yn rhoi
crynodeb o'r gwaith a wnaed. Cwblhawyd y
gwaith perfformio a’r gwaith archwilio ar gyfer 2021. Mae diweddariad hefyd ar
waith archwilio perfformiad 2021-22. Mae tudalen 13 yn cyfeirio at y darn o
waith a ddygwyd ymlaen, a gaiff ei orffen cyn bo hir ac y darperir adroddiad
amdano. Cyfeiriodd yr
aelodau at dudalen 14, lle mae'r adroddiad yn cyfeirio at bobl yn cysgu allan.
Nodwyd bod yr adroddiad yn amlinellu na fydd y gwaith hwn yn mynd rhagddo yn
2021-22. Dywedodd swyddogion fod Swyddfa Archwilio Cymru yn ymgynghori â’r
cyngor ar y rhaglen astudiaethau cenedlaethol. Mae'r astudiaeth a nodwyd yn un
a gaiff ei gohirio, ond dylid ei chynnal, gobeithio, yn y blynyddoedd i ddod. Cytunodd aelodau
i nodi'r adroddiad. |
|
Adroddiad Monitro Rheolaeth y Trysorlys PDF 268 KB Cofnodion: Cyflwynwyd yr
eitem gan Huw Jones. Mae'r adroddiad yn
amlinellu gweithgarwch rheoli'r trysorlys ers yr adroddiad diwethaf. Cytunodd yr
aelodau i nodi cynnwys yr adroddiad monitro. |
|
Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol PDF 778 KB Cofnodion: Cyflwynwyd yr
adroddiad gan Diane Mulligan. Nododd yr aelodau'r camgymeriad ar deitl yr
adroddiad. Dylai ddarllen 'Adroddiad Diweddaru Archwilio Mewnol' yn unig. Ystyriodd yr
aelodau'r materion staffio a nifer y diwrnodau a gollwyd oherwydd salwch staff.
Dywedwyd wrth yr aelodau y gallai hyn gael effaith ar yr allbwn ar ddiwedd y
flwyddyn os bydd yn parhau. Ar dudalen 30,
mae'r adroddiad yn amlinellu'r cynnig i adael swydd yn wag. Mynegodd yr aelodau
eu pryder am hyn a'r cysylltiad â risg bosib i ddulliau rheoli mewnol os nad
oes digon o staff yn y rolau. Cadarnhaodd swyddogion, er bod gweithio o bell yn
dal i fod ar waith a phe bai rhywun yn cael ei benodi i'r swydd Gradd 5, ei bod
yn debygol na fyddai ganddynt brofiad archwilio. Gallai hyn o bosib fod yn
dreth ar adnoddau presennol staff o ran hyfforddi'r aelod newydd o staff. Tudalen 36: mae'r
adroddiad yn amlinellu nad yw'r ysgolion wedi darparu unrhyw wybodaeth mewn
ymateb i'r ceisiadau perthnasol. Holodd yr aelodau pa gamau a gymerir mewn
perthynas â hyn. Cadarnhaodd swyddogion y cysylltwyd â'r ysgolion pan adolygwyd
yr archwiliad a dywedwyd y byddai'r adroddiad yn cael ei gyhoeddi pe na bai'r
wybodaeth yn cael ei darparu a'i bod yn nodi nad oedd dwy ysgol wedi ymateb. Yn
dilyn hynny, cysylltodd swyddog â'r pennaeth yn uniongyrchol i roi gwybod am
ganlyniadau eu methiant i ymateb. Cadarnhaodd swyddogion fod y ddau bennaeth
bellach wedi ymateb a'u bod yn ymddiheuro am yr oedi wrth ymateb gan ddweud bod
pwysau staffio oherwydd COVID-19. Mae'r holl ddogfennau bellach wedi'u derbyn
yn llawn. Tudalen 39:
mynegwyd pryder bod y Swyddog Twyll yn rhoi cymorth i'r tîm sy'n gweinyddu
grantiau sy'n gysylltiedig â COVID-19. Atgoffwyd yr aelodau o'r gwaith ar
grantiau COVID-19 drwy gydol y flwyddyn. Roedd y gwaith yn seiliedig ar
grantiau a oedd wedi'u talu. Ar hyn o bryd mae tîm grantiau ynysu COVID-19 dan
bwysau sylweddol. Penderfynwyd y byddai'n fuddiol i'r tîm gael cymorth ac y
dylai’r Swyddog Twyll adolygu'r systemau a hefyd samplu rhai o'r grantiau y
gwnaed cais amdanynt cyn iddynt gael eu talu. O ganlyniad, gwrthodwyd rhai o'r
grantiau. Mae'r Swyddog Twyll yn parhau i roi cymorth i'r tîm. O ran y gofyniad
sydd ar ddod i Gadeirydd Llywodraethu ac Archwilio gael ei benodi o blith yr
aelodau lleyg, gofynnwyd i swyddogion gadarnhau a oedd yn rhaid i'r
Is-gadeirydd fod yn aelod lleyg hefyd. Cadarnhawyd y bydd yn ofynnol i'r
Cadeirydd a'r Is-gadeirydd fod yn aelodau lleyg o fis Mai 2022. Nododd yr
aelodau'r adroddiad er gwybodaeth. |
|
Ymdrin â chwynion - Adolygu Effeithiolrwydd PDF 414 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Aeth Caryn
Furlow-Harris drwy'r adroddiad. Mae’r adroddiad
yn un nad yw wedi’i dderbyn o'r blaen. O dan Ddeddf Llywodraeth Leol ac
Etholiadau (Cymru) mae gan y pwyllgor ddyletswydd newydd i gyflawni. Rhaid i'r
pwyllgor asesu gallu'r awdurdodau i ymdrin â chwynion yn effeithiol. Mae'r adroddiad
yn rhoi gwybodaeth gefndir am y ffordd yr ymdrinnir â chwynion. Pan dderbynnir
cwyn, gellir ymdrin â hi mewn dwy ffordd wahanol. Mae cwynion Gofal
Cymdeithasol yn dilyn y weithdrefn gwyno statudol ar gyfer gofal cymdeithasol.
Ymdrinnir â phob cwyn arall gan bolisi sylwadau, canmoliaethau a chwynion
corfforaethol. Diwygiwyd y polisi y llynedd mewn ymateb i ganllawiau a
gyhoeddwyd gan Ombwdsmon Cymru. Cymeradwywyd y polisi diwygiedig gan y Cabinet
y llynedd. Rhannwyd y polisi cymeradwy newydd â'r Ombwdsmon, a chadarnhaodd ei
fod yn cydymffurfio â'u polisi enghreifftiol. Hysbyswyd yr
aelodau fod nifer y cwynion a dderbyniwyd gan yr awdurdod yn gymharol isel ar y
cyfan. O ran effeithiolrwydd, gofynnwyd i aelodau ystyried faint o gwynion a
symudodd ymlaen o gam 1 at gam 2. Nododd yr aelodau'r cynnydd yn nifer y
cwynion a symudodd ymlaen at gam 2 yn chwe mis cyntaf 2021-2022 o'i gymharu â 2020-2021.
Rhoddwyd dwy
enghraifft i'r aelodau lle'r oedd y gŵyn wedi symud ymlaen i gam dau, a'r
dysgu a ddeilliodd o hyn i helpu i wella ymateb y cyngor i gwynion a
gwasanaethau. Mae hyfforddiant
gloywi wedi'i ddarparu'n ddiweddar i staff i sicrhau bod y staff yn cael yr
wybodaeth ddiweddaraf am sut i ymdrin â chwynion. Darparwyd yr hyfforddiant gan
swyddfa'r Ombwdsmon. Dywedodd yr
aelodau, o ran y polisi cwynion ei hun, y dylid nodi'r cyfeiriad at yr hyn a
ddisgwylir gan yr achwynydd yn gynharach yn y polisi i sicrhau bod hyn yn glir. Nododd yr aelodau
pe bai cam 1 a 2 yn cael ei ddihysbyddu heb ddatrysiad, yna byddai'r achwynydd
yn cael ei gyfarwyddo i gwyno wrth yr Ombwdsmon. Cododd yr
aelodau'r defnydd o'r term cwsmer. Amlinellodd yr aelodau y byddai'n well
ganddynt ddefnyddio'r term Defnyddiwr Gwasanaeth neu Achwynydd wrth edrych ar
yr eitem hon. Penderfynwyd bydd
y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio'n gwneud y canlynol: 1. Nodi'r wybodaeth a gyflwynir yn yr adroddiad hwn 2. Adolygu ac asesu gallu'r awdurdod i ymdrin â chwynion yn effeithiol. 3. Gwneud sylwadau / argymhellion mewn perthynas â gallu'r awdurdod i
ymdrin â chwynion yn effeithiol |
|
Y diweddaraf am Reoli Risgiau PDF 687 KB Cofnodion: Amlinellodd Huw
Jones yr Adroddiad Rheoli Risgiau. Mae’r Cabinet wedi derbyn diweddariad o ran
y gofrestr risgiau strategol. Mae'r Polisi Rheoli Risgiau'n cael ei adolygu ar
hyn o bryd a chaiff ei adrodd yn ôl i gyfarfod y Pwyllgor Llywodraethu ac
Archwilio yn y dyfodol. Cytunwyd bod y
Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn nodi'r gweithgarwch rheoli risgiau. |
|
Adroddiad Blynyddol Drafft y Pwyllgor Archwilio 2020-2021 PDF 113 KB Cofnodion: Nododd yr aelodau’r adroddiad a’i gymeradwyo i'r
Cyngor Llawn. |
|
Eitemau brys Any
urgent items at the discretion of the Chairman pursuant to Section 100B(4)(b) of the Local Government Act 1972. Cofnodion: Nid oedd unrhyw eitemau brys i'w hystyried. |
|
Mynediad i gyfarfodydd That
pursuant to Section 100A(4) and (5) of the Local Government Act 1972, the
public be excluded for the following items of business which involved the
likely disclosure of exempt information as defined in Paragraph 12 and 15 of
Part 4 of Schedule 12A of the above Act. Cofnodion: PENDERFYNWYD:Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf
Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn
cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a ddiffinnir ym
Mharagraff 12, 13 ac 14 o Ran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod. |
|
Unrhyw eitemau brys (boed yn gyhoeddus neu'n eithriedig) yn y Cadeirydd yn unol ag Offeryn Statudol 2001 Rhif 2290 (fel y'i diwygiwyd) Cofnodion: Derbyniodd
yr Aelodau'r wybodaeth ddiweddaraf am yr adroddiadau preifat a gyhoeddwyd ers
cyfarfod diwethaf y pwyllgor gyda'i gilydd yn rhoi manylion yr holl
ymchwiliadau arbennig cyfredol. PENDERFYNWYD: Dylid nodi'r adroddiad. |