Agenda a Chofnodion

Penodwyd yr Aelod Lleyg Joanna Jenkins yn Gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2025/26.

Penodwyd yr Aelod Lleyg Andrew Bagley yn Is-gadeirydd y Pwyllgor ar gyfer Blwyddyn Ddinesig 2025/26.

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod.

Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod blaenorol a gynhaliwyd ar 21 Chwefror 2025 fel cofnod gwir a chywir.

Dywedodd y Swyddog Gwasanaethau Democrataidd y bydd y Flaenraglen Waith yn cael ei hanfon at swyddogion yn syth ar ôl y cyfarfod i nodi eitemau ar gyfer y flwyddyn i ddod.

Mynegodd yr aelodau eu bod am i'r pwyllgor gael sesiwn hyfforddi ac ychwanegu hynny at y Flaenraglen Waith.

. Derbyniodd yr aelodau drosolwg o'r adroddiadau a ddosbarthwyd.

Crybwyllodd yr aelodau fod pedwar pwynt o dan y pennawd Arddangosyn 2 Themâu Cyffredin Adroddiadau Adran 114, ac mae'r trydydd pwynt yn nodi bod thema gyffredin adroddiadau Adran 114 yn adrodd am brosesau llywodraethu annigonol ac yn tynnu sylw at ddiffyg goruchwyliaeth sylweddol gan gynghorwyr.

Dywedodd yr aelodau ei bod yn bwysig bod aelodau'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn deall eu rôl ac yn cyflawni eu briff.

Mewn perthynas ag amseriad yr adroddiad, tynnodd yr aelodau sylw at y ffaith ei fod wedi'i gyhoeddi ym mis Medi 2024, a gofynnwyd a oedd rheswm pam nad oedd wedi'i gyflwyno i'r pwyllgor yn gynharach. Esboniodd y swyddogion eu bod am aros i'r adroddiad cenedlaethol gael ei gyhoeddi cyn i'r adroddiad lleol gael ei gyflwyno, gan fod hynny'n darparu rhywfaint o gyd-destun.

Soniodd yr aelodau fod canfyddiadau cyffredin rhyngddo a'r adroddiad cenedlaethol, a gofynnwyd a oedd Archwilio Cymru'n bwriadu gwneud unrhyw beth arall yn hyn o beth gan fod y mater hwn yn peri problemau i lawer o awdurdodau.

Esboniodd Archwilio Cymru fod y gwaith hwn wedi arwain at gynnwys dau ddarn arall o waith yn rhaglen astudiaethau llywodraeth leol 2025/26. Mae un yn ystyried sut mae llywodraeth leol yn cael ei hariannu: esboniodd Archwilio Cymru fod rhai negeseuon cyson ynglŷn â'r problemau a achosir i gynghorau gan ddiffyg setliadau aml-flwyddyn, dyfodiad hwyr y ffigyrau am setliadau i lywodraeth leol a rhai o'r heriau hynny ynghylch dyletswyddau ychwanegol, a phwerau sy'n cael eu rhoi i lywodraeth leol heb y cyllid i gyd-fynd â nhw. Tynnodd Archwilio Cymru sylw at y ffaith y byddai hyn yn cael ei ystyried yn fanylach.

Tynnodd Archwilio Cymru sylw at y darn arall o waith ychwanegol yn y maes hwn, sef balansau ysgolion, sy’n amlwg yn gwaethygu. Dyna’r ddau ddarn o waith a nodwyd. O ran y cyd-destun lleol, eglurodd Archwilio Cymru fod gwaith sicrhau ansawdd ac asesu risg yn parhau a bod gwybodaeth yn cael ei chadw am yr hyn y mae'r cyngor yn ei wneud mewn ymateb i'r argymhellion sydd wedi'u cyflwyno.  Tynnodd Archwilio Cymru sylw at y ffaith bod rhan o ddyletswydd y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yw ymfodloni bod y cyngor yn rhoi sylw dyladwy i argymhellion archwilwyr allanol ac argymhellion ei archwiliad mewnol ei hun.

Dywedodd y swyddogion y byddent yn cyflwyno'r newyddion diweddaraf am y Cynllun Ariannol Tymor Canolig i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Medi.

PENDERFYNWYD:

Nodi'r adroddiad.

Derbyniodd yr aelodau drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd ac ychwanegwyd bod yr adolygiad o drefniadau comisiynu wedi'i gwblhau. Mae'r adroddiad wedi'i gyhoeddi a chaiff ei gyflwyno i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ym mis Gorffennaf.

Eglurodd cynrychiolwyr Archwilio Cymru eu bod yn cwblhau'r adroddiad am yr adolygiad o drefniadau seiber y cyngor ac yn ddiweddar cwblhawyd gwaith maes yr adolygiad o drefniadau rheoli risg. Cyflwynir y ddau adroddiad hynny i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio maes o law.

Gofynnodd yr aelodau beth oedd yr amserlen ar gyfer y trefniadau rheoli risg.

Esboniodd Archwilio Cymru mai'r bwriad yw cyhoeddi adroddiad drafft i'r cyngor ym mis Mehefin. Esboniodd y swyddogion y byddent yn ceisio cyflwyno'r adroddiad i'r pwyllgor erbyn mis Medi/Hydref 2025. Gofynnodd yr aelodau faint o amser y bydd rheolwyr yn ei gael i ymateb i'r adroddiad drafft pan gaiff ei gyflwyno. Esboniodd Archwilio Cymru y byddai ganddynt bythefnos i ymateb.

O ran y grantiau, gofynnwyd i'r aelodau a oes unrhyw beth sy'n destun pryder i'r pwyllgor o ran yr amser rhwng diwedd grant a'r hawliad a'r atebolrwydd.

Eglurodd Archwilio Cymru fod y rhan fwyaf o'r achosion o oedi'n deillio o Archwilio Cymru. Roedd oedi o ran nifer o feysydd gwaith ar ôl COVID a rhai problemau o ran adnoddau sydd bellach wedi'u datrys.  Mynegodd Archwilio Cymru y bu mwy o oedi  nag a ddylai wedi bod, ond mae'r sefydliad bellach mewn sefyllfa well ac nid oes unrhyw effaith ar delerau'r cyllid ar gyfer y grantiau.

PENDERFYNWYD:

Nodi'r adroddiad.

Rhoddwyd trosolwg i'r aelodau o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Mewn perthynas â seiberddiogelwch, gofynnodd yr aelodau a yw'r adolygiad yn cwmpasu risg estynedig i'r busnes.

Esboniodd Archwilio Cymru fod briff prosiect ar gyfer y gwaith a fydd yn nodi'r cwestiynau a'r meini prawf. Gall swyddogion y cyngor rannu briff y prosiect â'r pwyllgor.

Amlygodd Archwilio Cymru y byddai swyddog yn cael ei wahodd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio yn y dyfodol i siarad am seiberddiogelwch.

PENDERFYNWYD:

Nodi'r adroddiad.

Rhoddwyd trosolwg i'r aelodau o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

PENDERFYNWYD:

Nodi'r adroddiad.

Rhoddwyd trosolwg i'r aelodau o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Tynnodd yr aelodau sylw at benawdau'r colofnau ar y dudalen gyntaf ac y byddai'n werth ailadrodd penawdau'r colofnau ar bob tudalen. Gofynnodd yr aelodau am fwy o eglurder mewn perthynas â'r dyddiadau targed a'r ymadroddion “i'w cadarnhau” (TBC) ac “i'w cyhoeddi” (TBA).

Esboniodd y swyddogion y bydd y gwaith hwn yn cael ei ystyried cyn y cyfarfod ym mis Gorffennaf, a hoffent ddiweddaru adroddiadau'r rheoleiddwyr i roi mwy o ystyr ac ychwanegu rhywfaint o werth i'r adroddiadau. Dywedodd y swyddogion y byddent yn gallu cau rhai o'r argymhellion yr ymdriniwyd â nhw eisoes, ac y byddant yn myfyrio ar yr argymhellion agored ar gyfer cynnydd pellach.

PENDERFYNWYD:

Nodi'r adroddiad.

Derbyniodd yr aelodau drosolwg o'r adroddiad a ddosbarthwyd. Amlygwyd gwall teipio ar dudalen 171 - dylai nodi 'gweithgareddau i'w cario ymlaen yn 24/25' a 'cwblhau gweithgareddau 24/25', yn hytrach na 23/24.

Gofynnodd yr aelodau, mewn perthynas â'r amcangyfrif salwch ar dudalen 179, a yw'n seiliedig ar lefelau salwch presennol.

Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio fod amcangyfrif salwch o 10 niwrnod wedi'i ddefnyddio fesul swydd CALl (cyfwerth ag amser llawn), yn unol â dull y flwyddyn flaenorol. Mae gan y tîm Archwilio Mewnol 7.86 swydd CALl. Mae'r dull yn gadarn ac yn rhan o drefniadau wrth gefn y cynllun.  Mae trefniadau wrth gefn ehangach yn y cynllun, er enghraifft ar gyfer rheoli swyddi gwag. Os oes absenoldeb salwch neu drosiant sylweddol yn y tîm, mae opsiwn i gomisiynu diwrnodau (TGCh neu archwiliad gweithredol) os oes angen a phan fo'n briodol.

Soniodd yr aelodau y byddai'n ddefnyddiol pe baent wedi deall rhai o'r mapiau a gafodd eu cynnwys yn y cynlluniau.

Diolchodd y Rheolwr Archwilio i'r aelodau am eu hadborth. Ar gyfer yr ymarfer cynllunio sy'n seiliedig ar risgiau yn 25/26, tynnodd y swyddogion sylw at y ffaith bod cyfarfod wedi'i gynnig a'i gynnal â’r Cadeirydd a'r Is-gadeirydd i drafod themâu risg, anghenion archwilio a ffrydiau sicrwydd ehangach. Esboniodd y swyddogion y bydd y dull yn cael ei ddiweddaru ar gyfer 26/27 ac y bydd yn cynnwys cynnig gweithdy cynllunio gwaith archwilio sy’n seiliedig ar risgiau gyda'r pwyllgor. Bydd hyn yn cynnwys gwybodaeth am ddull cynllunio gwaith archwilio sy'n seiliedig ar risgiau a mapio sicrwydd, a  barn y pwyllgor am risgiau allweddol i'w hystyried.  

Tynnodd yr aelodau sylw at fwlch amseru rhwng cymeradwyo'r cynllun gan yr uwch-dîm arweinyddiaeth a chymeradwyaeth y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio. Gofynnodd yr aelodau a yw hynny'n achosi problem o ran cyflawni ac a yw amser y cyfarfod yn llai na delfrydol.

Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio nad yw amseriad cadarnhau a chymeradwyo wedi effeithio ar gyflawni na blaenoriaethu materion archwilio yn ystod deufis cyntaf 25/26. Esboniodd y swyddogion nad yw gwaith archwilio ac ymchwilio yn cyd-fynd yn llawn â dyddiadau dechrau/gorffen y flwyddyn archwilio ac y bydd rhai gweithgareddau'n parhau ar ôl diwedd y flwyddyn. Mae'r tîm Archwilio Mewnol wedi blaenoriaethu gwaith cario ymlaen 2024/25 i'w alluogi i gael ei gwblhau cyn gynted â phosib yn 2025/26. Ochr yn ochr â gweithgareddau cario ymlaen, esboniodd y swyddogion fod cytundebau lefel gwasanaeth ar waith ar gyfer nifer o ffrydiau gwaith. Er enghraifft, mae cylch archwilio tair blynedd ar waith ar gyfer ysgolion a gynhelir gan awdurdodau lleol. Mae cytundebau lefel gwasanaeth ac archwiliadau ac ymchwiliadau cario ymlaen wedi'u blaenoriaethu hyd yn hyn yn 2025/26.

Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio mai’r targed ar gyfer cymeradwyo cynllun 26/27 gan y pwyllgor fydd mis Mawrth 2026.

Gofynnodd yr aelodau am wybodaeth am y gwaith profi credydwyr misol.  Esboniodd  y swyddogion y sefyllfa hanesyddol. Digwyddodd yr adolygiad o gredydwyr yn fisol hyd at 24/25 ac roedd yn y cynllun oherwydd maes risg a amlygwyd gan y Rheolwr Archwilio blaenorol. Ar gyfer 25/26, mae’r adolygiad o  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 10.

Rhoddwyd trosolwg i'r aelodau o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Gofynnodd yr aelodau sut y bydd swyddogion yn mesur ac yn dangos llwyddiant yn erbyn yr amcanion.

Cadarnhaodd y Rheolwr Archwilio y bydd yr amcanion a'r mentrau’n thema gyffredin mewn dogfennau archwilio strategol. Gan gynnwys targedau'r Rhaglen Sicrhau Ansawdd a Gwella ar gyfer 25/26 a chanlyniadau'r adroddiad blynyddol yn y dyfodol.

PENDERFYNWYD:

Cymeradwyo Siarter Archwilio Mewnol Ddrafft 2025/26 yn Atodiad 1.

Cymeradwyo Strategaeth Archwilio Mewnol Ddrafft 2025/26 yn Atodiad 2.

Rhoddwyd trosolwg i'r aelodau o'r adroddiad a ddosbarthwyd.

Mewn perthynas â'r archwiliad gweinyddol o'r gyflogres, gofynnodd yr aelodau i'r swyddogion gadarnhau a oedd y cwmpas sy'n nodi ei sicrwydd sylweddol yn ystyried mynediad, awdurdodi a gwahanu dyletswyddau. Cadarnhaodd y swyddogion ei fod yn gwneud hynny.

Tynnodd yr aelodau sylw at yr archwiliad data perfformiad a gafodd ei drosglwyddo i gynllun y flwyddyn bresennol a threfniadau llywodraethu enghreifftiol a drafodwyd yn flaenorol neu risg cymwysiadau cyfrifiadura defnyddwyr terfynol.  Gofynnodd yr aelodau a oedd cynllun i ddechrau cynnwys hynny yn yr archwiliadau.

Mynegodd y swyddogion y rheswm pam y gohiriwyd yr archwiliad data perfformiad, yn unol â'r naratif ar dudalen 214 y pecyn.  Bydd cyfle i adolygu a diweddaru'r cwmpas archwilio penodol yn 25/26 ac ystyried perthnasedd llywodraethu enghreifftiol.

Er bod lefel yr hyfforddiant gorfodol a gyflawnwyd ar ôl yr adolygiad archwilio yn 63.8%, dywedodd y swyddogion fod y gyfradd gwblhau bellach yn uwch na 75% ar gyfer pump o'r cyrsiau gorfodol, sy'n welliant.

PENDERFYNWYD:

Nodi'r adroddiad.

Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a diffinnir ym Mharagraff 12 ac 15 Adran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

PENDERFYNWYD: Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, y dylid gwahardd aelodau'r cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel y'i diffinnir ym Mharagraff 12, 13 a 14 o Ran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

Derbyniodd yr aelodau drosolwg o'r adroddiad preifat a ddosbarthwyd.

PENDERFYNWYD:

Nodi'r adroddiad.