Lleoliad: Via Microsoft Teams / Hybrid in Council Chamber
Cyswllt: Chloe Plowman
Rhif | Eitem | ||
---|---|---|---|
Cyhoeddiad y Cadeirydd Cofnodion: Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod. |
|||
Datganiadau o fuddiannau Cofnodion: Ni dderbyniwyd unrhyw ddatganiadau o fuddiannau. |
|||
Cofnodion y Cyfarfod Blaenorol PDF 126 KB Cofnodion: Cymeradwywyd cofnodion y cyfarfod blaenorol a
gynhaliwyd ar 15 Chwefror 2023 fel cofnod cywir. |
|||
Adroddiad Crynhoi Blynyddol Archwilio Cymru 2022 PDF 438 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Derbyniodd y Pwyllgor
Grynodeb Archwilio Blynyddol 2022, a gyflwynwyd gan Archwilio Cymru. Eglurwyd bod yr
adroddiad a ddosbarthwyd yn cynnwys crynodeb o'r gwaith yr oedd Archwilio Cymru
wedi'i wneud dros y flwyddyn ddiwethaf; roedd y rhan fwyaf o'r gwaith yn yr
adroddiad wedi'i adrodd i'r Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio drwy gydol y
flwyddyn mewn cyfarfodydd amrywiol. Amlygodd Archwilio
Cymru fod yr adroddiad a ddosbarthwyd yn cynnwys dolenni i'r adroddiadau a
gyflwynwyd ac a gyhoeddwyd, ac roedd hefyd yn cynnwys materion yn ymwneud ag
unrhyw arolygiaethau eraill, yn ogystal ag astudiaethau cenedlaethol.
|
|||
Rhaglen Waith ac Amserlen Archwilio Cymru (Diweddariad Chwarterol) PDF 381 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynwyd diweddariad
ar y gwaith a wnaed gan Archwilio Cymru, hyd at 31 Rhagfyr 2022, i’r Aelodau. O ran y gwaith
ariannol a wnaed, cadarnhawyd bod yr archwiliad o ddatganiadau ariannol y
cyngor wedi’i gwblhau; rhoddodd yr Archwilydd Cyffredinol farn ddiamod ar 13
Ionawr 2023, yn dilyn cymeradwyo’r datganiadau ariannol yn y Pwyllgor
Llywodraethu ac Archwilio ar 12 Ionawr 2023. Nodwyd bod gwaith yn ymwneud â
ffurflenni ardystio grantiau ar gyfer blwyddyn ariannol 2021/22 yn mynd
rhagddo. Rhoddodd Archwilio
Cymru grynodeb o gynnydd eu gwaith perfformio: ·
Ymgorffori archwiliadau Deddf
Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol ym mhob agwedd ar waith ·
Cwblhawyd archwiliad adrodd ar
welliant ·
Roedd gwaith o ran Sicrwydd ac
Asesiad Risg ar gyfer 2021/22 bron wedi'i gwblhau - roedd un cam gweithredu i'w
gwblhau a oedd yn ymwneud â chynllunio adfer, fodd bynnag, roedd yr holl gamau
eraill wedi'u cwblhau a'u hadrodd arnynt. ·
Roedd gwaith Llamu Ymlaen
(archwilio'r blociau adeiladu ar gyfer dyfodol cynaliadwy) ar gyfer 2021/22 yn
cael ei ddrafftio ar hyn o bryd ·
Roedd y gwaith Sicrwydd ac
Asesiad Risg ar gyfer 2022/23 yn parhau - roedd y gwaith a oedd yn ymwneud â
gwybodaeth am berfformiad a gosod amcanion lles wedi dechrau, ac roedd y gwaith
ar y rhaglen rheoli cyfalaf i fod i ddechrau ar ddiwedd y flwyddyn ariannol hon
·
Roedd adolygiad thematig ar
gyfer gofal heb ei drefnu bron wedi'i gwblhau – caiff ei adrodd yn ôl i'r
Pwyllgor ar ôl iddo gael ei gwblhau ·
Roedd yr adolygiad thematig
digidol yn cael ei gynnal ar draws yr holl gynghorau ar hyn o bryd – nodwyd
mai’r amserlen oedd rhwng nawr a diwedd Medi 2023 ·
Roedd adolygiad craffu'n cael
ei gynnal ar hyn o bryd Soniwyd bod yr
adroddiad a ddosbarthwyd yn cynnwys gwybodaeth a oedd yn ymwneud ag
astudiaethau cenedlaethol llywodraeth Leol, sydd wedi'u cynllunio ac ar y
gweill, er mwyn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am gynnydd gwaith pob
un o'r astudiaethau. Roedd yr adroddiad a
ddosbarthwyd yn cyfeirio at y dyddiad cau ar gyfer ffurflenni ardystio grantiau
ar gyfer blwyddyn ariannol 2021-22 rhwng Rhagfyr 2022 a Chwefror 2023, a bod y
gwaith yn cael ei wneud o hyd; Gofynnodd yr aelodau a oedd unrhyw
ddiweddariadau mewn perthynas ag unrhyw grantiau sy'n weddill a'r dyddiadau
cau. Cadarnhaodd Archwilio Cymru eu bod wedi cwblhau eu gwaith ar yr ardrethi
annomestig, pensiynau athrawon a grantiau'r gweithlu gofal cymdeithasol;
roeddent wedi cwblhau'r profion cychwynnol ar y cymhorthdal budd-daliadau tai,
ond y camau nesaf oedd trafod y canfyddiadau ar y cymhorthdal hwn. Nodwyd bod
Archwilio Cymru yn gobeithio gorffen y gwaith hwn dros yr wythnosau nesaf; yn
genedlaethol bu gostyngiad yn y terfynau amser y cyfeiriwyd atynt yn yr
adroddiad a ddosbarthwyd, felly nid oedd unrhyw bryderon penodol i'w codi. Holodd yr Aelodau am y
gwaith sy'n weddill mewn perthynas â'r gwaith Sicrwydd ac Asesiad Risg ar gyfer
2021/22. Cadarnhawyd mai’r unig gam gweithredu nad oedd wedi’i gwblhau oedd y
gwaith cynllunio adferiad. Cafwyd trafodaeth ynglŷn â’r amserlen ar gyfer y gwaith Llamu Ymlaen, a nodwyd ar gyfer ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5. |
|||
Cofrestr Adroddiadau ac Argymhellion Rheoleiddwyr Archwilio Cymru PDF 411 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Darparwyd fersiwn
wedi'i diweddaru i'r aelodau o Gofrestr Adroddiadau ac Argymhellion y
Rheoleiddwyr. Amlygwyd bod y
Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio, ar 12 Ionawr 2023, wedi derbyn adroddiad
ynghylch Cofrestr Adroddiadau ac Argymhellion y Rheoleiddwyr; yn ystod y
cyfarfod hwnnw dywedodd y Swyddogion y byddent yn rhoi adborth i'r Pwyllgor
ynghylch y pum adroddiad cenedlaethol ac un llythyr lleol. Nodwyd bod yr
adborth hwn wedi'i gynnwys yn Adran A yr adroddiad a ddosbarthwyd. Soniodd swyddogion fod
un adroddiad cenedlaethol ac un llythyr lleol wedi’u cyhoeddi ers mis Ionawr
2023; roedd y rhain wedi'u cynnwys yn Adran B yr adroddiad a ddosbarthwyd, ac
ers hynny roeddent wedi'u hychwanegu at y gofrestr.
|
|||
Cofrestr Risgiau Strategol PDF 556 KB Dogfennau ychwanegol: Cofnodion: Cyflwynwyd Cofrestr
Risg Strategol y cyngor i’r Pwyllgor, a oedd yn ceisio rhoi sicrwydd bod y
cyngor yn cydymffurfio â’i bolisi rheoli risg. Soniwyd bod y Cabinet wedi
ystyried a nodi'r adroddiad hwn yn un o'u cyfarfodydd diweddar. Cafwyd trafodaeth
ynglŷn â chyflwyno'r gofrestr risg yn y dyfodol, a'r ffordd y gellid
gwella'r fformatio er mwyn ei gwneud yn haws i'w darllen.
|
|||
Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol PDF 675 KB Cofnodion: Roedd yr Adroddiad
Cynnydd Archwilio Mewnol yn rhoi manylion y gwaith archwilio mewnol a wnaed ers
cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Llywodraethu ac Archwilio ar 12 Ionawr 2023. Hysbyswyd yr Aelodau
fod cyfanswm o 10 adroddiad wedi'u cyhoeddi ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor
Llywodraethu ac Archwilio ym mis Ionawr; gellid dod o hyd i gasgliadau'r
adroddiadau hyn yn Atodiad 1 yr adroddiad a ddosbarthwyd. Soniwyd bod gan bob
un o'r 10 adroddiad naill ai sgôr sicrwydd sylweddol neu resymol. Cyfeiriwyd at yr
adroddiad sy'n ymwneud â'r Gwasanaethau Plant, Taliadau Brys. Gofynnwyd i
swyddogion ddarparu gwybodaeth ynghylch pam rhoddwyd y sgôr sicrwydd rhesymol,
yn hytrach na sylweddol. Eglurwyd bod y graddfeydd sicrwydd, a ddarparwyd yn
dilyn archwiliad, wedi eu llunio gan y nifer o argymhellion a wnaed, y
tebygolrwydd y byddai methiant i weithredu’r argymhellion o fewn chwe mis yn
arwain at fethiant sylweddol i'r system ac effaith unrhyw fethiant system;
byddai'r wybodaeth hon wedyn yn cael ei rhoi mewn fformiwla a byddai gradd
categori o 1 i 4 yn cael ei chynhyrchu, gyda phob un ohonynt yn gysylltiedig
â'r graddfeydd sicrwydd. Amlygwyd bod Archwilio Mewnol wedi darparu nifer o
argymhellion yn dilyn yr archwiliad, yn arbennig mewn perthynas â nifer o
gyfrifon arian mân nad oeddent wedi'u defnyddio ers cryn amser; argymhellodd yr
archwilwyr fod angen cau'r cyfrifon hyn yn ffurfiol. Ychwanegwyd bod yna hefyd
ychydig o ad-daliadau nad oeddent wedi'u casglu ers tro. Hysbyswyd y Pwyllgor,
er y nodwyd yn gyffredinol bod y rheolaethau o safon dda, fod yr archwilwyr
wedi gwneud argymhellion i wella'r rheolaethau a oedd ar waith ymhellach; ac
felly dyna pam rhoddwyd y sgôr resymol, yn lle'r sgôr sylweddol. Gwnaed ymholiadau o
ran Gwasanaeth Iechyd Cymhleth Brynamlwg. Tynnodd swyddogion sylw at y ffaith
fod Brynamlwg yn wasanaeth dydd, a weithredir gan gydweithwyr yn y Gwasanaethau
Cymdeithasol, ar gyfer defnyddwyr gwasanaeth ag anghenion iechyd cymhleth iawn.
Cafwyd trafodaeth ynglŷn â'r adroddiad a oedd yn ymwneud â thanwydd y cerbydlu. Roedd yr adroddiad a ddosbarthwyd yn nodi bod problem hirsefydlog lle nad oedd y Gwasanaeth Cerbydlu yn cael ei hysbysu'n gyson am newidiadau staffio perthnasol a lle nad oedd tagiau gyrrwr yn cael eu dychwelyd. Nodwyd bod Archwilio Mewnol wedi rhoi argymhelliad i'r Gwasanaeth Cerbydlu a oedd yn nodi y dylent gynnal ymarferiad i ganslo'r holl dagiau gyrrwr sy'n weddill gan ddefnyddio'r wybodaeth a ddarparwyd gan Archwilio Mewnol, a diweddaru'r cofnodion yn unol â hynny; cadarnhawyd bod yr argymhelliad hwn ar y waith. Yn ogystal, eglurwyd bod Archwilio Mewnol yn argymell bod y Gwasanaeth Cerbydlu yn cysylltu â chydweithwyr yn yr adran Gyflogres a TG gyda'r bwriad o greu adroddiad gan system iTrent y cyngor, y gellid ei gynhyrchu o bryd i'w gilydd i ddangos yr holl staff â chanddynt tag gyrrwr a pha staff oedd wedi gadael yr awdurdod. Nodwyd mai'r broses bresennol oedd y byddai'r Rheolwr Atebol yn hysbysu'r Gwasanaeth Cerbydlu pan fyddai aelod o staff yn gadael yr awdurdod; fodd bynnag, nid oedd hyn bob amser yn digwydd. Soniodd swyddogion fod Archwilio Mewnol hefyd ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 8. |
|||
Strategaeth a Chynllun Archwilio Mewnol Drafft 2023/24 PDF 767 KB Cofnodion: Rhoddwyd manylion y
Strategaeth Archwilio Mewnol ddrafft a'r Cynllun sy'n Seiliedig ar Risg ar
gyfer y cyfnod 1 Ebrill 2023 i 31 Mawrth 2024 i'r aelodau, ynghyd â'r Siarter
Archwilio Mewnol ddiwygiedig.
|
|||
Eitemau brys Cofnodion: Oherwydd bod angen ymdrin â'r mater hwn a gynhwysir
yng Nghofnod Rhif 11 isod yn awr, cytunodd y Cadeirydd y gellid ei drafod yng
nghyfarfod heddiw fel eitem frys yn unol ag Adran 100A (4) a (5) o Ddeddf
Llywodraeth Leol 1972. Rheswm Oherwydd yr
amserlen.
|
|||
Diweddariad Strategaeth Seiberddiogelwch Castell-nedd Port Talbot 2023 PDF 342 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Cyflwynodd y Prif
Swyddog Digidol Strategaeth Seiberddiogelwch Castell-nedd Port Talbot i'r
Pwyllgor. Cyfeiriwyd at
adroddiad Archwilio Cymru 'Dysgu o Ymosodiadau Seiber' a'r argymhellion yr oedd
Archwilio Cymru wedi eu gwneud. Rhoddodd swyddogion sicrwydd eu bod wedi
adolygu’r ddarpariaeth seiberddiogelwch bresennol a’r cynllun gweithredu
seiberddiogelwch, gan ystyried y canfyddiadau allweddol a’r gwersi a ddysgwyd o
adroddiad Archwilio Cymru; roeddent wedi sicrhau bod y canfyddiadau hynny'n
cael eu hymgorffori yng nghynllun gweithredu'r cyngor a'u blaenoriaethu'n
briodol wrth symud ymlaen.
|
|||
Mynediad i gyfarfodydd Mae
hynny'n unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, ac eithrio'r cyhoedd am yr eitemau canlynol
o fusnes a oedd yn ymwneud â datgelu
gwybodaeth wedi'i heithrio'n debygol fel y'i diffinnir
ym Mharagraff 12 a 15 o Ran
4 o Atodlen 12A o'r Ddeddf uchod. Cofnodion:
|
|||
Archwilio Mewnol - Ymchwiliadau Arbennig Cofnodion: Rhoddodd Swyddogion yr wybodaeth ddiweddaraf am
bob adroddiad ymchwiliad arbennig a gyhoeddwyd ers y cyfarfod diwethaf; gan
gynnwys manylion yr holl ymchwiliadau arbennig cyfredol. PENDERFYNWYD: bod yr
adroddiad yn cael ei nodi. |