Agenda a Chofnodion

Cyd-bwyllgor Craffu Dinas-ranbarth Bae Abertawe - Dydd Iau, 25ain Gorffennaf, 2024 11.00 am

Lleoliad: Multi-Location Meeting - Council Chamber, Port Talbot & Microsoft Teams. Cyfarwyddiadau

Cyswllt: Tom Rees  E-bost: t.rees1@npt.gov.uk

Eitemau
Rhif Eitem

1.

Penodi Cadeirydd ac Is-gadeirydd

Penodi Cadeirydd ac Is-gadeirydd ar gyfer gweddill blwyddyn ddinesig 2024/25.

Cofnodion:

Cynigiwyd, eiliwyd a chytunwyd mai'r Cyng. Tim Bowen fyddai Cadeirydd y Pwyllgor. 

 

Cynigiwyd, eiliwyd a chytunwyd mai'r Cyng. Deryk Cundy fyddai Is-gadeirydd y Pwyllgor.

2.

Cyhoeddiadau'r Cadeirydd

Cofnodion:

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod a chroesawodd aelodau newydd y pwyllgor. Cadarnhaodd y Cadeirydd fod y Gwasanaethau Democrataidd wedi derbyn ymddiheuriadau gan y Cynghorydd S Yelland a'r Cynghorydd J Curtice.

 

3.

Datganiadau o fuddiannau

Cofnodion:

Ni chafwyd unrhyw ddatganiadau.

 

4.

Cofnodion y cyfarfod blaenorol pdf eicon PDF 442 KB

Cymeradwyo cofnodion y cyfarfodydd a gynhaliwyd ar 13/02/24 a 16/04/24 fel cofnod cywir o'r gweithrediadau.

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cymeradwyo cofnodion y cyfarfodydd a gynhaliwyd ar 13/02/24 a 16/04/24 fel cofnod cywir o'r gweithrediadau.

5.

Archwilio Cymru - Asesiad Sicrwydd a Risg pdf eicon PDF 573 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddwyd gwybod i'r aelodau y derbyniwyd ymddiheuriadau gan swyddogion Archwilio Cymru. Rhoddodd Jonathan Burnes drosolwg i'r aelodau o'r broses a chanfyddiadau'r adroddiad.

 

Rhoddwyd gwybod i'r aelodau y cynhaliwyd Asesiad Sicrwydd a Risg Archwilio Cymru rhwng mis Hydref a mis Mawrth 23-24 a phwrpas yr asesiad oedd edrych ar effeithiolrwydd trefniadau rheoli presennol y Fargen Ddinesig a sut y mae'n cefnogi'r gwaith o gyflawni portffolio'r Fargen Ddinesig yn effeithiol ac effeithlon.

Esboniodd swyddogion fod Archwilio Cymru wedi cynnal adolygiad o ddogfennau, gan samplu dogfennau'r cyd-bwyllgor a'r swyddfa bortffolio.

 

Rhoddwyd gwybod i'r aelodau hefyd fod cyfres o gyfweliadau, gydag amrywiaeth o bobl allweddol gan gynnwys Cadeirydd Bwrdd y Rhaglen Wendy Walters, Chris Moore, Swyddog Adran 151, Cadeirydd y Bwrdd Strategaeth Economaidd a'r Dirprwy Swyddog Monitro.

 

Eglurodd swyddogion hefyd fod cyfres o weithgorau lle'r oedd arweinwyr o'r pedwar awdurdod lleol, prif weithredwyr, uwch-reolwyr o'r ddau fwrdd iechyd, prifysgolion a chyfarwyddwyr adfywio yn bresennol, a dyluniwyd y gweithgor hwn i geisio ateb y cwestiwn, 'a yw trefniadau rheoli rhaglenni'n cefnogi darparu portffolio'r Fargen Ddinesig yn effeithiol ac effeithlon?'

Rhoddwyd gwybod i'r aelodau fod Archwilio Cymru wedi canfod bod y trefniadau yno i'w cefnogi. Dywedodd hefyd bod yna fewnwelediad clir i'r portffolio o ran cynnydd, ond mae cyfle i adolygu'r trefniadau presennol i sicrhau eu bod yn addas i'r diben wrth symud ymlaen.

 

Esboniodd swyddogion nad yw Archwilio Cymru'n gwneud argymhellion yn ffurfiol, ond maent yn edrych ar feysydd ffocws.

Bydd swyddogion yn creu cynllun gweithredu ac yn asesu'r meysydd ffocws hynny yn ei erbyn i edrych ar y diweddariadau o ran cynnydd.

 

Rhoddwyd gwybod i'r aelodau fod 16 o feysydd ffocws yn y cynllun gweithredu; y graddfeydd amser, pwy fydd yn arwain arnynt, y statws, unrhyw ddibyniaethau, ac adroddir ar bob un o'r rheini bob chwarter i roi gwybodaeth ynghylch sefyllfa'r Fargen Ddinesig gyda'r rheini.

Mae 8 ar y gweill ar hyn o bryd, ac nid yw 8 wedi cael eu rhoi ar waith hyd yn hyn. Dywedodd swyddogion fod y penawdau ynghylch eu sefyllfa'n ymwneud â chydymffurfio â'r cyd-bwyllgor corfforaethol, gwerthuso darganfod manteision, cam cyflwyno'r portffolio, trefniadau rheoli portffolio, pwrpas y Bwrdd Strategaeth Economaidd, rôl craffu rhanbarthol, gwersi a ddysgwyd a chyfleoedd rhanbarthol ehangach.

 

Roedd yr aelodau'n poeni am bwynt AW16 a gofynnwyd a oedd dyblygu o ran y trefniadau sy'n ymwneud â'r data sy'n cael ei gasglu a'i adrodd yn lleol ac roedd hefyd yn cael ei gasglu a'i adrodd ar lefel ranbarthol, gan arwain at aneffeithlonrwydd posib.

 

Nododd yr Aelodau, ym mhwynt AW15, fod yr adroddiad yn adlewyrchu a oes mwy o gyfle i godi proffil effaith y Fargen Ddinesig gyda'r cyhoedd. Teimlai'r aelodau ei bod yn bwysig iawn ystyried y symiau o arian dan sylw a gofynnwyd pa fath o gynlluniau sydd gan swyddogion ar gyfer gwneud hynny.

 

Mewn perthynas ag AW16, dywedodd swyddogion  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5.

6.

Adroddiad Archwilio Mewnol pdf eicon PDF 426 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Cyflwynodd Matt Holder, Pennaeth Archwilio Mewnol Bargen Ddinesig Bae Abertawe, yr adroddiad ar ganfyddiadau a chamau gweithredu adolygiad Archwilio Mewnol 2022-23 i Bortffolio Bargen Ddinesig Bae Abertawe. Eglurodd ei fod yn rhan o'r gwaith archwilio mewnol a wnaed yn ystod blwyddyn ariannol 2023/24.

 

Dywedodd Matt Holder mai ef a'i dîm oedd yn gyfrifol am roi sicrwydd bod trefniadau digonol ar waith i sicrhau y gall person sy'n ymdrin â Bargen Ddinesig Bae Abertawe barhau i weithredu a sicrhau bod y canlyniad yn cyflawni'r hyn y mae aelodau am ei gyflawni.

 

Rhoddwyd gwybod i'r aelodau fod swyddogion wedi cyflwyno cwmpas yr archwiliad i'r Cydbwyllgor ar 16 Tachwedd lle cytunwyd arno. Yna dechreuwyd gwneud y gwaith ar ddiwedd chwarter pedwar oherwydd problemau o ran amser.

 

Esboniodd Matt Holder, fel rhan o'i rôl mae'n ceisio cael cymaint o sicrwydd â phosib, felly mae'r cwmpas yn eithaf eang. Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau fod swyddogion yn edrych ar y trefniadau llywodraethu, rheoli prosiectau a'r trefniadau monitro a'r holl waith sy'n ymwneud â hynny. Mae swyddogion hefyd yn edrych ar y trefniadau rheolaeth ariannol a rheoli risg. Maent yn gwneud hyn i edrych ar y rhanbarth ar y cyd yn hytrach nag edrych ar brosiectau penodol. Rhoddwyd gwybod i'r aelodau fod yr holl waith yn cael ei wneud gan ddefnyddio ymagwedd sy'n seiliedig ar dystiolaeth a phethau y gallant eu mesur yn unig.

 

Eglurodd Matt Hoder eu bod wedi penderfynu ar sgôr sicrwydd archwilio sylweddol sef y sgôr uchaf y bydd swyddogion yn ei rhoi. Mae hyn oherwydd na fyddant byth yn rhoi sicrwydd llawn oherwydd eu bod yn gwneud y prawf ar ffurf sampl gan nad oes ganddynt y gallu i wneud sampl lawn o bopeth sy'n digwydd.

 

Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau bod sicrwydd sylweddol yn golygu bod system gadarn o drefniadau llywodraethu, rheolaeth fewnol, rheolaeth ariannol a rheoli risg ar waith gyda'r rheolyddion yn gweithredu'n effeithiol ac yn cael eu rhoi ar waith yn gyson i gefnogi cyflawniadau'r amcanion yn y maes a archwilir.

 

Dywedodd swyddogion eu bod wedi nodi'r pwynt yn yr eitem ddiwethaf am ymgysylltu â'r cyhoedd a dyblygu a byddant yn ystyried hynny pan fyddant yn gwneud y cynllun archwilio ar gyfer 24/25.

Dywedodd swyddogion y byddant yn ystyried adroddiad Archwilio Cymru a bydd meysydd a fydd yn cael eu hystyried a'u dilyn i sicrhau bod yr arfer gorau'n cael ei gyflwyno ar draws y rhanbarth.

Teimlai'r swyddogion ei fod yn adroddiad dymunol ar y cyfan.

 

Nodwyd yr adroddiad.

7.

Diweddariad ar gynnydd Cartrefi fel Gorsafoedd P?er pdf eicon PDF 584 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Oonagh Gavin yw rheolwr y prosiect Cartrefi fel Gorsafoedd Pŵer. Rhoddwyd cyflwyniad byr i'r aelodau am yr adroddiad a ddarparwyd.

Gofynnodd yr aelodau a yw'r tîm Cartrefi fel Gorsafoedd Pŵer wedi creu unrhyw dai yn ogystal â'r fflatiau ar lan Môr Aberafan?

Dywedodd swyddogion fod llawer o weithgarwch yn digwydd ar draws y rhanbarth ac maent yn coladu nifer y tai yn rheolaidd. Rhoddwyd gwybod i'r aelodau fod tai Cartrefi fel Gorsafoedd Pŵer eisoes yn bodoli ar draws pob un o'r pedair ardal awdurdod lleol.

Dywedodd yr aelodau ei bod yn dda gweld bod y fenter Cartrefi fel Gorsafoedd Pŵer mor gadarnhaol a bod cymaint o ganlyniadau eisoes.

Holodd yr Aelodau a oedd y cyllid gwerth £3.7 miliwn wedi'i ddyrannu, ei ddefnyddio a'i ddatblygu.  Gofynnodd yr aelodau a yw'r swyddogion bellach yn edrych ar ddefnyddio arian ychwanegol o'r gronfa ffyniant gyffredin ac a yw'r prosiect Cartrefi fel Gorsafoedd Pŵer yn parhau i dyfu.

Nododd yr aelodau hefyd fod yr adroddiad yn nodi bod 1804 o swyddi wedi eu creu a gofynnwyd am amlinelliad ynghylch ble mae'r swyddi hynny.

Gofynnwyd hefyd i swyddogion a oes unrhyw waith yn cael ei wneud ynghylch systemau adfer dŵr glaw ac a yw'n cael ei gynnwys mewn unrhyw eiddo Cartrefi Fel Gorsafoedd Pŵer.

Eglurodd swyddogion mai 1800 o swyddi yw targed y prosiect ac nad yw hynny wedi'i gyflawni eto. Mae'n rhan o'r ymarfer olrhain a fydd yn parhau wrth i'r prosiect ddatblygu. Eglurodd swyddogion ei bod hi'n gynnar o ran coladu'r data hwnnw ond mae swyddogion yn gobeithio o fewn y misoedd nesaf bydd ganddynt ragor o fanylion am hynny.

Rhoddwyd gwybod i'r aelodau fod y prosiect wedi derbyn yr arian yn hwyr y llynedd ac mae rhai o'r contractau hynny ar gyfer adeiladu'r tai neu ôl-osod tai yn mynd drwy'r cam contractio, ond dywedodd swyddogion fod hynny'n creu swyddi.

Gofynnodd yr aelodau a yw'r holl arian o gyllid y fargen ddinesig wedi'i ddyrannu eisoes? Esboniodd y swyddogion nad oedd hynny wedi digwydd. Cyfeiriodd swyddogion at Gronfa Datblygu'r Gadwyn Gyflenwi ac maent yn gweithio ar gwmpas ac ymarfer y gronfa honno ac esboniwyd bod gan y prosiect £7 miliwn ar gael i'w ddefnyddio.

Dywedodd swyddogion hefyd eu bod wedi dyrannu £3.7 miliwn o'r cyfanswm sydd ganddynt yn y Gronfa Cymhellion Ariannol, sef £5.75 miliwn.

Nododd yr aelodau fod yr adroddiad yn dweud nad yw swyddogion wedi cyhoeddi rhestr lawn o gynlluniau hyd yn hyn oherwydd efallai bod materion cyfreithiol yn digwydd yn y cefndir a gofynnodd aelodau pryd roeddent yn debygol o weld rhestr lawn o gynlluniau.

Nododd yr Aelodau fod deg swydd eisoes wedi cael ei chreu ac  ers mis Chwefror mae'r buddsoddiad wedi cynyddu tua £15 miliwn yn ystod y misoedd diwethaf, ond nid yw nifer y swyddi wedi cynyddu. Roedd yr aelodau'n gobeithio y byddant ar gael ar-lein yn fuan  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 7.

8.

Monitro Portffolio Chwarterol Bargen Ddinesig Bae Abertawe pdf eicon PDF 644 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd Jonathan Burnes drosolwg i'r aelodau o chwarter mis Ionawr i fis Mawrth a thynnwyd sylw at rai o'r crynodebau allweddol ar lefel portffolio a'r diweddariadau i'r prosiect a'r rhaglen.

Ar y dangosfwrdd, dywedwyd wrth yr aelodau nad oes newid cyffredinol i'r statws, ond bu ychydig o symudiadau o fewn staffio ac adnoddau ar gyfer seilwaith digidol. Ar gyfer Yr Egin mae cyflwyniad wedi symud o statws gwyrdd i oren.

Ar y gofrestr risg, dywedwyd wrth aelodau fod 25 o risgiau ar lefel portffolio ar hyn o bryd, ac mae pump ohonynt yn risgiau coch. Nid oes unrhyw newid ers chwarter tri. Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau fod y pum risg coch yn ymwneud â chostau adeiladu, TAN 15 sef y mapiau rheoli perygl llifogydd, gwariant yn ystod y flwyddyn, llithriad a chyflwyno buddion. Dywedodd swyddogion bod gan bob un ohonynt fesurau lliniaru sy'n gysylltiedig â nhw.

Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau fod 4 risg oren a oedd wedi'u cau ers adroddiad chwarter tri, ac mae'r rhain yn ymwneud â'r amserlen ar gyfer diwedd rhaglenni ariannu presennol yr UE sydd wedi'i chwblhau. Y £5.3 miliwn sydd heb ei ddyrannu o gyllid y fargen ddinesig sydd bellach yn cael ei ddyrannu drwy Gyngor Castell-nedd Port Talbot ar gyfer gweithrediadau canolfan sgiliau Swyddfa Rheoli'r Portffolio Symudodd gweithrediadau Swyddfa Rheoli'r Portffolio o'r gofrestr risgiau i'r rhestr broblemau oherwydd mae Ian Williams wedi ymadael. Tynnwyd diffyg presenoldeb aelodau Cyfetholedig yn y byrddau rhaglenni a rhaglenni ar y cyd s'r cyd-bwyllgor oddi ar y rhestr risgiau oren, gan eu bod bellach yn dod i'r cyfarfodydd ac mae swyddogion yn parhau i fonitro'r rheini.

Dywedodd swyddogion nad oes unrhyw broblemau coch a'r unig broblem goch flaenorol oedd cytundeb cyllido campws sydd bellach wedi'i lofnodi a'i ddatrys, a gall hynny ddod oddi ar y gofrestr broblemau erbyn hyn.

O ran yr adroddiadau chwarterol, roedd cynnydd yn nifer y swyddi a grëwyd o 567 yn chwarter tri i 597 ac mae'r buddsoddiad wedi cynyddu o £272 miliwn i £289 miliwn.

O ran yr asesiad effaith adeiladu, dywedwyd wrth yr aelodau fod achosion busnes wedi'u hysgrifennu a'u bod bellach yn mynd i gaffael i edrych ar beth yw'r bwlch ariannu rhwng yr hyn yr oedd swyddogion yn credu y byddai'n ei gostio a'r hyn y mae'n ei gostio.

Rhoddwyd gwybod i'r aelodau mai £43 miliwn yw'r prif fwlch ond drwy'r mesurau lliniaru a nodir yn yr adroddiad, mae bellach wedi lleihau i £12 miliwn, ac mae swyddogion yn parhau i weithio ar y mesurau lliniaru ar gyfer yr effaith weddilliol honno.

Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau mai nod y mesurau lliniaru allweddol yw sicrhau cyllid ychwanegol, ailedrych ar y briff adeiladu a dechrau trafodaethau â'r contractwyr.

Eglurodd swyddogion mai'r prosiectau a nodwyd fel rhai sy'n profi llithriad yw'r glannau, Yr Egin, seilwaith digidol, campysau a rhaglen cefnogi arloesedd a thwf carbon isel. Mae pob un o'r rheini'n destun y broses rheoli newid ac adroddir amdanynt drwy drefniadau'r llywodraeth yn unol â hynny.

Gofynnodd yr Aelodau am y crynodeb o fuddion a nodwyd,  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 8.

9.

Fframwaith Gwerthuso Bargen Ddinesig Bae Abertawe pdf eicon PDF 344 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Rhoddodd Jonathan Burnes drosolwg i'r aelodau o'r Fframwaith Gwerthuso yn unol â'r adroddiad.

Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau fod hyn yn ymwneud â dod â phopeth a oedd yn digwydd yn y gorffennol at ei gilydd a'i grynhoi mewn dogfen y mae pawb yn gallu ei darllen ac yna creu cynllun i edrych ar beth, sut, pryd a phwy fydd yn gwerthuso.

Dywedodd swyddogion fod cwestiwn cyntaf y fframweithiau'n ateb pam eu bod yn gwerthuso ac esboniwyd ei bod yn hanfodol ar gyfer dangos effaith y fargen ddinesig dros ei hoes a bod swyddogion wedi cael llawer o adborth drwy graffu, gyda'r pwyllgor hwn a thrwy archwiliad ac adolygiadau sicrwydd 'Gateway' sy'n edrych ar bwysleisio sut y gellid dangos tystiolaeth o fuddion erbyn hyn a dechrau adrodd amdanynt drwy'r Fargen Ddinesig.

Dywedodd Jonathan Burnes ei fod yn cadeirio sesiwn werthuso grŵp tasg a gorffen a bu'n goruchwylio datblygiad y fframwaith.

Roedd y Grŵp Tasg a Gorffen yn cynnwys arweinwyr rhaglen y prosiect ac aelodau tîm Swyddfa Rheoli'r Portffolio a oedd wedi cyfarfod yn fisol ac a lywiodd y fframwaith i fod yr un yn yr adroddiad. Edrychwyd ar sicrhau ei fod yn ymarferol o ran yn yr hyn roedden nhw'n ceisio'i gyflwyno. Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau mai diben y fframwaith yw edrych ar y rhesymeg, yr egwyddorion, y rolau a'r cyfrifoldebau a'i fethodoleg.

Sut ydych chi'n cyfrifo'r pethau hyn? Sut y cafodd ei gyflwyno a bod yn agored a thryloyw ynghylch yr ymagwedd honno.

Esboniodd swyddogion eu bod am edrych ar ddau werthusiad canol tymor a gwerthusiad terfynol ar gyfer y portffolio. Bydd yn seiliedig ar flynyddoedd 1 i 7 ar gyfer gwerthusiad canol tymor ac yna byddai'r ail werthusiad hanner tymor rhwng 25/26 hyd at 2029/30. Bydd y gwerthusiad terfynol yn 2032/33, a dyna pryd y bydd 15 mlynedd y portffolio'n dod i ben.

Rhoddwyd gwybod i'r Aelodau fod pob prosiect a rhaglen yn y ddogfen wedi'u rhestru gydag amserlen o ran yr hyn a fydd yn cael ei werthuso a phryd.

Mae swyddogion wedi gweithio gyda'r holl brosiectau a rhaglenni, ac maent yn eu rhoi mewn drafft, ac mae'r rhain yn cael eu coladu mewn proffil gwerthuso yn y swyddfa bortffolio. Bydd y proffil yn crynhoi pob gwerthusiad y bydd prosiectau'n ei wneud, yr hyn y bydd hynny'n ei olygu a phwy fydd yn ei gynnal. Dywedodd swyddogion nad ydyn nhw am ddechrau gwerthuso pethau er mwyn gwerthuso ac maent am ei wneud ar yr adeg gywir.

Bydd y fframwaith yn rhan o ddogfen fawr o'r enw'r cynllun gwerthuso monitro. Bydd swyddogion yn gwneud yr adroddiadau monitro, sef y gwerthusiadau sy'n helpu i gefnogi'r adroddiadau hynny.

Roedd yr Aelodau'n teimlo bod y fframwaith yn dda ond ar eitem 7, mewn perthynas â llywodraethu a goruchwyliaeth dylai gynnwys testun am graffu fel bod pobl yn ymwybodol bod swyddogaeth graffu i'w chyflawni yn enwedig gan fod y ddogfen yn un o'r dogfennau pwysicaf y mae'r pwyllgor yn craffu arni'n rheolaidd.

Cytunodd y swyddogion a nodwyd mai un cyfeiriad yn  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 9.

10.

Blaenraglen Waith 2024/25 pdf eicon PDF 453 KB

Dogfennau ychwanegol:

Cofnodion:

Nododd Aelodau'r Pwyllgor y Flaenraglen Waith a chawsant yr wybodaeth ddiweddaraf am y sesiwn Flaenraglen Waith arfaethedig sydd i'w threfnu.

11.

Eitemau brys

Unrhyw eitemau brys yn ôl disgresiwn y Cadeirydd yn unol ag Adran 100B(6)(b) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 (fel y'i diwygiwyd)

Cofnodion:

Ni chafwyd unrhyw eitemau brys.