Agenda a chofnodion drafft

Croesawodd y Cadeirydd bawb i'r cyfarfod. Cadarnhaodd y Cadeirydd fod y Gwasanaethau Democrataidd wedi derbyn ymddiheuriadau gan y Cyng. J Curtice, y Cyng. G Morgan a'r Cyng. D Cundy.

Datganodd Jon Burnes, Peter Austin a Steven Aldred-Jones gysylltiad ag Eitem 8 - Rôl Swyddfa Rheoli Portffolio Bargen Ddinesig Bae Abertawe yn y dyfodol, gan eu bod yn staff y Swyddfa Rheoli Portffolio.

Rhoddodd Stephen Aldred-Jones drosolwg i'r aelodau o'r adroddiad fel y'i cyhoeddwyd yn y pecyn agenda.

Roedd yr aelodau'n pryderu am y gwahaniaeth sylweddol rhwng yr arian a ddyrannwyd (£69,000,738) a'r gwariant gwirioneddol (£601,000) o gyfanswm y cyfalaf gwerth £242 miliwn. Roedden nhw'n teimlo bod yr anghysondeb yn awgrymu nad yw cyfran fawr o'r arian a ddyrannwyd wedi'i defnyddio, ac eto roedden nhw'n pryderu am effeithlonrwydd a chynnydd y prosiectau a'r buddsoddiadau a gynlluniwyd.

Esboniodd swyddogion mai'r arian gwirioneddol a wariwyd hyd yma yw £71.5 miliwn ac mae treuliau ychwanegol nad ydynt wedi'u hanfonebu eto. Mae rhagolygon ar gyfer gwariant yn y dyfodol.

Esboniodd swyddogion fod y golofn ymrwymiadau yn yr adroddiad yn cynrychioli treuliau yr aethpwyd iddynt ond nad ydynt wedi'u hanfonebu eto. Mae hyn yn golygu y bydd y symiau hyn yn cael eu talu ar ôl i'r anfonebau gael eu derbyn.

Cynghorwyd aelodau y gall yr amseriad o ran pryd y derbynnir yr anfonebau hyn amrywio, a dyna pam y gallai'r gwariant gwirioneddol ymddangos yn is nes bod yr anfonebau hynny'n cael eu prosesu. Gall hyn greu oedi rhwng pryd y caiff y gwariant ei ymrwymo a phryd y caiff ei gofnodi'n swyddogol fel un wedi'i wario.

Dywedodd swyddogion y byddant yn gwirio'r geiriad yn yr adroddiad i weld a allant ddarparu gwell eglurder mewn adroddiadau yn y dyfodol.

Gofynnodd yr aelodau a fydd yr arian grant sy'n cael ei dynnu i lawr gan Lywodraeth Cymru neu'r DU yn digwydd ar ddechrau'r prosiect, ar adegau penodol neu ar ddyddiadau penodol?

Esboniodd swyddogion fod Llywodraeth y DU yn darparu cyllid dros 10 mlynedd, ond mae Llywodraeth Cymru yn gwneud hynny dros 15 mlynedd hyd at 2033. Mae Llywodraeth y DU yn neilltuo cyllid ar ddechrau'r cyfnod, felly mae'n cael ei dderbyn yn gyflymach.Ar gyfer Arena Abertawe, mae'r gwariant cymwys wedi'i wasgaru dros 8 mlynedd, ac mae arian yn cael ei dynnu i lawr yn flynyddol yn seiliedig ar gynnydd. Mae cyfnodau penodol yn cael eu pennu gan y llywodraethau, ac unwaith y bydd y rheini wedi'u bodloni, bydd yr arian yn cael ei ryddhau.

Esboniodd swyddogion eu bod yn darparu diweddariad blynyddol ar gyfer achos busnes portffolio sydd wedi'i drefnu ar gyfer y chwarter nesaf, ac mae'n destun craffu gan fwrdd gweithredu. Bydd swyddogion yn rhoi'r diweddaraf am y cynnydd i ryddhau'r gyfran nesaf o gyllid.

Yn dilyn craffu, nodwyd cynnwys yr adroddiad.

Rhoddodd Jonathan Burnes grynodeb o wybodaeth y dangosfwrdd a manylion y prosiect:

Dechreuodd gyda'r statws coch, oren, gwyrdd:

Sgiliau: Mae ffigurau prentisiaethau yn is na'r disgwyl, gan symud y statws o wyrdd i oren. Mae ymdrechion ar waith i wella'r ffigurau hyn a bydd yr holl bartneriaid yn cymryd rhan.

Risgiau coch:

• Cynnydd mewn costau adeiladu.
• Prosiectau nad ydynt yn cyflawni allbynnau/canlyniadau.
• Mapio Rheoli Perygl Llifogydd: Mae swyddogion yn aros am adborth gan Lywodraeth Cymru a Cyfoeth Naturiol Cymru er mwyn lliniaru.

Materion coch:

• Llithriant/Ailragolygu:  Mae prosiectau a rhaglenni yn mynd i'r afael â llithriant, gyda gwelliannau yn Chwarter 3 o’u cymharu â Chwarter 2. Maent yn parhau â'u hymdrechion i ddal i fyny erbyn Chwarter 4.
• Cyflawni yn erbyn cerrig milltir y prosiect: Wedi'i yrru gan fanylion ariannol a chyflawniadau allbynnau fel adeiladau a chyflwyno cyrsiau, sy'n effeithio ar yr isadeiledd ehangach.

Buddion:

• Swyddi: Cynnydd o 119 o swyddi rhwng Chwarter 2 a Chwarter 3, sydd bellach yn gyfanswm o 742 o swyddi, yn bennaf oherwydd prosiect y glannau.
• Buddsoddiad: Wedi cynyddu £64 miliwn rhwng Chwarter 2 a Chwarter 3, sy'n gyfanswm o £459 miliwn o'r buddsoddiad o £1.3 biliwn.
• Amserlen gaffael:
• Newidiadau lleiaf wedi'u nodi o Chwarter 2 i Chwarter 3.

Nododd yr aelodau gynnydd mewn swyddi i 742, ond roedd y swyddogion yn bryderus bod cyfanswm y nifer a ragwelir oddeutu 9,700. Gofynnodd y swyddogion beth yw'r rhagamcaniad swyddi presennol, ac o ystyried y swyddi sy'n cael eu colli yn y rhanbarth, a yw'r rhaglen ar y trywydd iawn i greu mwy o swyddi, neu a yw'r rhaglen ar ei hôl hi?

Gosododd swyddogion darged o 9,000 o swyddi i ddechrau, ond mae bellach yn rhagweld y bydd 9,700. Mae'r rhagolwg hwn yn cynnwys swyddi uniongyrchol mewn adeiladu yn bennaf. Nid yw'r effeithiau ehangach wedi'u cofnodi eto. Fe wnaethant gynghori y bydd cynnydd sylweddol mewn swyddi unwaith y bydd y gwerthusiadau wedi'u cwblhau.

Ar hyn o bryd, mae 7 allan o 36 prosiect wedi'u cwblhau, gyda 17 o brosiectau isadeiledd ar y gweill. Esboniodd swyddogion, wrth i'r prosiectau hyn fynd rhagddynt, dylai nifer y swyddi gynyddu. Mae swyddogion yn monitro ac yn lliniaru risgiau cyflawni, gan ddarparu diweddariadau a gwerthusiadau blynyddol i ryddhau cyllid.

Hysbyswyd aelodau fod proffiliau gwerthuso a diffiniadau budd-daliadau a ddefnyddir i olrhain cynnydd, ac mae adroddiadau manwl ar bob prosiect yn helaeth, gan gwmpasu dros 100 o gyflawniadau, gan gynnwys creu swyddi.

Roedd aelodau'n deall pwyntiau'r swyddogion ond roedd ganddynt bryderon am amcanestyniadau swyddi yn 71/72 Ffordd y Brenin.  Nodwyd bod darparwr swyddog hyblyg yn meddiannu 20,000 troedfedd sgwâr, a nodwyd bod lle ar gyfer rhwng 10 a 100 o bobl.

Mae'r aelodau'n derbyn yr ansicrwydd o ran faint o bobl fydd yn meddiannu'r ardal ond pwysleisiodd bwysigrwydd creu swyddi eraill hefyd. Nododd aelodau na fydd cynnydd sylweddol mewn swyddi yn weladwy nes bod busnesau'n gwbl weithredol, a bod contractau ar waith.

Gofynnodd yr aelodau am ddadansoddiad o'r 742 o swyddi yn ôl ardal, gan ganolbwyntio'n arbennig ar Brosiect Morol Doc Penfro, gan  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 4.

Rhoddodd Peter Austin y wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau am yr adroddiad.

Roedd y ffocws ar ddatblygu achosion busnes yn y dyfodol. Roedd Bwrdd Rhaglen Bargen Ddinesig Bae Abertawe wedi gofyn i swyddogion ganolbwyntio ar elfennau datblygu achosion busnes yn y dyfodol sy'n dibynnu ar adeiladu.

Allan o 23 o brosiectau, mae saith wedi'u cwblhau neu ar fin cael eu cwblhau.

Mae dau brif asesiad: 1) cynnydd tebygol mewn costau oherwydd chwyddiant a 2) asesiad risg ar sut y gallai cynnydd mewn costau effeithio ar gyflawni achos busnes.

Yn flaenorol, gwnaed asesiadau cost ar sail prosiect, a'r asesiad risg/materion ar lefel achos busnes, ond nawr byddant yn cynnwys risgiau a materion a ragwelir ar gyfer elfennau yn y dyfodol ar lefel prosiect hefyd.

Soniodd swyddogion am Bentre Awel fel enghraifft gan fod camau lluosog sy'n hyblyg o ran amserlen gyflawni ac yn ddibynnol ar y farchnad. Mae swyddogion am sicrhau bod pob rhanddeiliad yn ymwybodol o'r gallu i'w gyflawni.

Rhagwelir diffyg o £42.6 miliwn ar gyfer prosiectau sydd heb eu cyflawni eto, rhagamcanion yw'r rhain oherwydd nid yw rhai costau wedi'u pennu eto.

Cynghorwyd yr aelodau y bydd fersiynau yn y dyfodol o'r adroddiad yn darparu asesiadau mwy manwl ar gyfer prosiectau sydd ar ddod.

O ran rheoli risg, mae swyddogion yn rhannu ‘risgiau’ a ‘phroblemau’ yn ddarnau y gellir eu rheoli er mwyn mynd i’r afael â nhw’n gynnar yn y broses, ac mae’r ailasesiad diweddar o risgiau wedi arwain at ostyngiad mewn risgiau coch a risgiau oren uchel ar gyfer prosiectau wedi’u cwblhau.

Nid oes unrhyw bryderon ynghylch cost adeiladu ar gyfer y saith prosiect a gwblhawyd, ond mae bwlch yn bodoli cyn i'r set nesaf o brosiectau ddechrau cael eu cyflawni.

Yn dilyn craffu, nodwyd cynnwys yr adroddiad.

Rhoddodd Peter Austin drosolwg i’r aelodau ac eglurodd fod y rhagolwg o brosiectau yn parhau i fod yn gadarnhaol, gyda rhagamcan o £32 miliwn dros y targed gwreiddiol o £637 miliwn.

Mae sawl prosiect yn rhagori ar gyflawniad, gan gyfrannu at y rhagolygon cadarnhaol.

Mae'r statws risg wedi'i leihau o goch i oren oherwydd mwy o hyder o’r prosiectau wrth gyflawni eu targedau.

Mae prosiectau digidol yn arbennig o amserol ac mae galw mawr amdanynt, sy'n arwain at gynnydd sylweddol y tu hwnt i ddisgwyliadau cychwynnol yr achos busnes.

Teimlai swyddogion fod yr adroddiad yn parhau i fod yn gadarnhaol iawn, gan adlewyrchu perfformiad cryf a photensial y prosiectau.

Yn dilyn craffu, nodwyd cynnwys yr adroddiad.

Cyflwynodd Debbie Smith, y swyddog monitro ar gyfer y fargen ddinesig, yr adroddiad ar y cyd a luniwyd ganddi hi ei hun, Paul Thomas, Dirprwy Brif Weithredwr Cyngor Sir Caerfyrddin a Craig Griffiths, pennaeth Gwasanaethau Cyfreithiol a Democrataidd Cyngor Castell-nedd Port Talbot.

Cynghorodd yr aelodau fod yr adolygiad wedi'i gymeradwyo gan y cyd-bwyllgor ar 13 Chwefror.

Esboniodd swyddogion fod diben adolygu cefnogaeth y swyddfa rheoli portffolio i'r cyd-bwyllgor wedi'i yrru'n bennaf gan faterion ariannu. Cynghorwyd yr aelodau fod cyllid swyddfa rheoli rhaglenni yn dod i ben i ddechrau a'i fod wedi'i ariannu gan doriad o 1.5% gan y llywodraeth a chan gyfraniadau partneriaid. Daeth cyfraniadau partneriaid i ben yn 2023, gan wneud y cyllid presennol yn annigonol.

Mae swyddogion yn adolygu amcanion i asesu'r cymorth a ddarperir gan swyddfa rheoli portffolio yn ogystal ag archwilio effeithlonrwydd a gwell defnydd o wasanaethau cymorth. Bydd swyddogion yn archwilio'r posibilrwydd o alinio'r swyddfa rheoli portffolio â'r Cyd-bwyllgor Corfforedig er mwyn cael effaith ranbarthol ehangach.

Dywedwyd wrth yr aelodau fod y cylch gorchwyl ar gyfer yr adolygiad wedi'i gymeradwyo gan Gyd-bwyllgor Dinas-Ranbarth Bae Abertawe a'i fod yn cynnwys grŵp cynrychioliadol o swyddogion o'r pedwar cyngor. Mae'r aelodau allweddol yn cynnwys:

Debbie Smith, Paul Thomas, Craig Griffiths a Chris Moore (swyddog A151 ar gyfer y Fargen Ddinesig a'r Cyd-bwyllgor Corfforedig) a Chyfarwyddwyr Datblygu Economaidd o bob un o'r pedwar cyngor. Mae'r swyddogion hyn yn hanfodol ar gyfer deall y gefnogaeth y mae ei hangen i gyflawni swyddogaethau'r Fargen Ddinesig a'r Cyd-bwyllgor Corfforedig.

Mae'r cylch gorchwyl hefyd yn egluro beth fydd yr adolygiad yn ei gynnwys, fel edrych ar y fframwaith llywodraethu, y strwythurau gwneud penderfyniadau, atebolrwydd, fforddiadwyedd, tryloywder a mecanweithiau'r fargen ddinesig ac ystyried aliniad â'r Cyd-bwyllgor Corfforedig, cynllunio trafnidiaeth rhanbarthol, adfywio economaidd.

Bydd yr adolygiad yn nodi achosion o orgyffwrdd, bylchau a chyfleoedd ar gyfer alinio a bydd yn darparu argymhellion i wella ffyrdd o gydweithio, llywodraethu a chyflawni.

Cynghorwyd yr aelodau y bydd yr adolygiad yn nodi pa aelodau staff sydd o fewn ei gwmpas, gan gynnwys y rhai a ariennir yn uniongyrchol gan swyddfa rheoli'r portffolio a'r rhai sydd ar drefniadau CLG a ariennir gan grantiau bargen ddinesig. Mae swyddogion yn teimlo ei bod hi'n bwysig ymgynghori â'r aelodau staff hyn i ddeall eu safbwyntiau ar y gefnogaeth y mae ei hangen yn y dyfodol ar gyfer cyflawni'r Fargen Ddinesig a'r Cyd-bwyllgor Corfforedig.

Mae angen i swyddogion ystyried gofynion a disgwyliadau Llywodraeth Cymru a'r DU. Dywedodd yr aelodau fod y rhan fwyaf o brosiectau yn y cyfnod cyflawni, a bod eu hamserlenni'n amrywio. Bydd gofyniad parhaus i adrodd ar allbynnau i'r ddwy lywodraeth er mwyn bodloni trefniadau ariannu.

Bydd swyddogion yn adolygu swyddogaethau a threfniadau llywodraethu’r Cyd-bwyllgor Corfforedig, gan ystyried gwahanol fodelau cyflawni swyddfa rheoli'r portffolio yng Nghymru a phosibiliadau alinio  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 7.

Nodwyd y Flaenraglen Waith.

Unrhyw eitemau brys yn ôl disgresiwn y Cadeirydd yn unol ag Adran 100B(6)(b) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 (fel y'i diwygiwyd).

Nid oedd unrhyw eitemau brys.