Agenda a Chofnodion

Gwnaeth yr aelod canlynol ddatganiad o fudd ar ddechrau'r cyfarfod:-

Gofynnodd yr aelodau am gofnodion y cyfarfod blaenorol, tudalen 6, pwynt bwled 2, dylai'r cofnodion ddarllen a fyddai cyllid yn cael ei olrhain. Gofynnod yr aelodau am esboniad pellach.

Esboniodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol fod Llywodraeth Cymru wedi sicrhau bod £188 miliwn ar gael yn wreiddiol ar gyfer y Gronfa Galedi i ad-dalu'r cynghorau am gostau ychwanegol a cholled mewn incwm. Ar 17 Awst, cyhoeddodd Llywodraeth Cymru swm ychwanegol o £264 miliwn a fyddai'n mynd â ni hyd at ddiwedd mis Mawrth 2021. Cadwodd Llywodraeth Cymru gofnod o sut cafodd hynny ei ddyrannu i wahanol feysydd yn y Gronfa Galedi; roedd gofyn i'r cyngor nodi pa feysydd o'r gronfa roeddent yn gwneud hawliadau yn eu herbyn am ad-daliad. Byddai Swyddfa Archwilio Cymru yn adolygu'r cyfrifon a'r hawliadau a wnaed yn ystod y flwyddyn.

Amlygwyd y byddai'r Is-adran Archwilio Mewnol yn gwneud gwaith mewn perthynas â gwariant, incwm a thaliadau amrywiol a wnaed gan y cyngor yn ystod pum mis cyntaf eleni. 

Aeth y swyddogion ymlaen i esbonio fod swm sylweddol o arian, ar ffurf grantiau o £10,000 a £25,000, wedi'i roi gan Lywodraeth Cymru i helpu busnesau. Roedd dros £28 miliwn o bunnoedd eisoes wedi'i roi i 2,500 o fusnesau a byddai rhai eraill hefyd yn cael eu gwneud.

Byddai archwilio mewnol ac allanol yn adolygu ac yn sicrhau y byddai trefniadau llywodraethu priodol ar waith. Roedd gwybodaeth wedi'i chyflwyno i'r Menter Twyll Genedlaethol, a wnaeth waith ar ddiwedd mis Gorffennaf a dechrau mis Awst 2020, ar daliadau a wnaed i fusnesau.

Roedd gwybodaeth amrywiol yn dod yn ôl i'r Is-adran Gyllid i ailedrych ar broblemau posib ynghylch taliadau, felly byddai sawl math o rwystrau a gwrthbwysau llywodraethu yn cael eu cynnal yn ystod ail hanner 2020.

PENDERFYNWYD:   Cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a gynhaliwyd ar 9 Mehefin, 2020.

Derbyniodd y Pwyllgor ddiweddariad o Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol 2019-2020 y cyngor ac Adendwm, fel y manylir yn yr adroddiad a ddosbarthwyd.

Nodwyd bod adroddiad yr Adendwm yn esbonio pa ddulliau rheoli oedd wedi newid, a hefyd flaenoriaethau ar gyfer gwella yr oedd angen gweithio arnynt hyd y gellir rhagweld.

Amlygwyd bod yr adroddiad yn dangos gofynion wedi'u diweddaru o ran darparu rhagor o hyfforddiant ar gyfer aelodau'r Pwyllgor Archwilio.

PENDERFYNWYD:   Nodi'r adroddiad a'r adendwm.

Derbyniodd yr aelodau ddiweddariad gan Swyddfa Archwilio Cymru ar Ddatganiad o Gyfrifon 2019-2020 Cyngor Bwrdeistref Castell-nedd Port Talbot, fel y manylir yn yr adroddiad a ddosbarthwyd.

Diolchodd Swyddfa Archwilio Cymru i swyddogion am eu cefnogaeth wrth ddarparu tystiolaeth archwilio mewn amgylchiadau heriol ac anodd.

Tynnodd Archwiliad Cymru sylw'r Aelodau at Nodyn 35 o'r cyfrifon a oedd yn disgrifio effaith COVID-19 ar brisiad Asedau’r Cynllun Pensiwn ar 31 Mawrth 2020.

Nodwyd bod dau gamddatganiad wedi'u nodi yn y datganiad o gyfrifon yn ystod yr archwiliad, a thrafodwyd y rhain â’r rheolwyr, ond roedd y rheolwyr wedi dewis peidio ag addasu.

Amlygodd Swyddfa Archwilio Cymru yr ansicrwydd sy'n deillio o brisiad Asedau Eiddo'r Cynllun Pensiwn a bod datgeliad naratif ychwanegol wedi'i ychwanegu at y cyfrifon. Hysbyswyd yr Aelodau hefyd y gwnaed datgeliad naratif ychwanegol mewn perthynas â Dyfarniad McCloud oherwydd bod y datganiadau ariannol drafft wedi'u paratoi cyn i'r llywodraeth gyhoeddi ei hymgynghoriad i'r Dyfarniad ar 16 Gorffennaf 2020. Cynigiodd yr ymgynghoriad hwn ddatrysiad ac ymateb ar wahaniaethu ar sail oedran yng nghynlluniau pensiwn y sector cyhoeddus.  Cadarnhaodd yr archwilydd allanol gyda'r actiwari pensiwn, eu bod wedi ystyried y Dyfarniad ac wedi gwneud darpariaethau ar gyfer datrysiad arfaethedig wrth brisio atebolrwydd pensiwn.

O ran y broses Prisio Asedau, byddai rhai gwelliannau'n cael eu gwneud yn y dyfodol.  

Diolchodd yr Aelodau i Swyddfa Archwilio Cymru a'u tîm am eu holl waith da.

PENDERFYNWYD:   Nodi’r adroddiad.

Derbyniodd yr Aelodau drosolwg o'r Datganiad o Gyfrifon 2019-2020, ar ôl i'r archwiliad allanol gael ei gwblhau.

Amlygodd swyddogion fod y Datganiad o Gyfrifon drafft wedi'i gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio yn ystod mis Mehefin 2020 ac y bu rhai newidiadau i'r cyfrifon ers y dyddiad hwnnw.

Aeth swyddogion ymlaen i esbonio ei bod hi’n ofynnol yn wreiddiol i awdurdodau lleol gwblhau a chyflwyno cyfres o gyfrifon i'w harchwilio erbyn 15 Mehefin, gyda gofyniad i gael cymeradwyaeth y Pwyllgor Archwilio. Oherwydd effaith COVID-19, diwygiwyd y dyddiadau hyn yn ddiweddarach. Roedd angen diwygio'r dyddiad cymeradwyo terfynol ar gyfer y cyfrifon i 15 Medi 2020; roedd hyn yn dal i fod yn unol â deddfwriaeth.

Esboniwyd bod prisiad newydd gan yr Actiwari Pensiwn wedi dod i rym ar 1 Ebrill 2020 am y 3 blynedd nesaf; roedd hyn wedi ystyried yr hyn y rhagwelwyd y byddai effeithiau pennaf Dyfarniad McCloud, ac o ganlyniad roedd yr archwilwyr yn fodlon.

O ran y Prisiadau Asedau Eiddo, a grybwyllwyd gan Swyddfa Archwilio Cymru dan yr eitem agenda flaenorol, roedd y rhain yn seiliedig ar brisiadau annibynnol ar gyfer Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol Dinas a Sir Abertawe. Cynhaliwyd y prisiadau hyn yn flynyddol, ac os oedd angen, byddai addasiadau’n cael eu rhoi ar waith trwy'r cyfrifon pensiwn, a fyddai wedyn yn cael eu hadlewyrchu yn Natganiad o Gyfrifon y cyngor. Roedd yr archwilwyr wedi amlygu y gallent gael effaith ar ddichonoldeb a chynaliadwyedd cyffredinol y Cynllun Pensiwn, o ganlyniad i ostyngiadau mewn prisiadau. Dywedodd y Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol nad oedd unrhyw bryder ar hyn o bryd, ac y byddai angen mynd i'r afael â hyn fel rhan o archwiliad o gyfrifon y Gronfa Bensiwn y flwyddyn nesaf.

Holodd yr aelodau a oedd cyn Gyfarwyddwr yr Amgylchedd ac Adfywio yn gyfarwyddwr cyflogedig Cwmni Rheoli Gwastraff Castell-nedd Port Talbot. Cadarnhaodd swyddogion fod y cyn-gyfarwyddwr yn gyfarwyddwr cyflogedig Cwmni Rheoli Gwastraff Castell-nedd Port Talbot a Neath Port Talbot Recycling Limited ond nad oedd y cyfarwyddwr presennol yn gyfarwyddwr cyflogedig o'r naill na'r llall. Amlygwyd mai'r darparwr gwasanaeth hyd at 30 Medi 2019 oedd Neath Port Talbot Recycling Limited, ond ers 1 Hydref 2019 roedd yr holl staff a swyddogaethau wedi'u trosglwyddo ac yn cael eu gweithredu'n uniongyrchol gan y cyngor. Hysbyswyd yr Aelodau hefyd y byddai Neath Port Talbot Recycling Limited yn diddymu ei hun yn ystod y flwyddyn galendr nesaf ac y byddai angen i'r Aelodau ystyried ffordd ymlaen mewn perthynas â'r Cwmni Rheoli Gwastraff.

Nodwyd nad oedd yr acronymau a restrir dan yr Is-adran Incwm Grantiau yn cael eu cynnwys yn y rhestr termau. Cytunodd swyddogion i ehangu ar y rhain yn fersiwn derfynol y cyfrifon. 

Diolchodd yr aelodau i Swyddfa Archwilio Cymru a swyddogion am y gwaith a wnaed wrth baratoi'r cyfrifon ac am alluogi i'r cyfrifon gael eu cau. 

PENDERFYNWYD:    1. Nodi'r adroddiad.

2. Rhoi cymeradwyaeth i'r Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol ddiwygio acronymau yn y Datganiadau o'r fersiwn gyhoeddedig derfynol o'r cyfrifon;

3. Cymeradwyo'r Llythyr Sylwadau, sydd wedi'i gynnwys fel Adendwm 1  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5.

Rhoddwyd y newyddion diweddaraf i'r aelodau am Farn Flynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar y systemau rheolaeth fewnol sy'n gweithredu o fewn y cyngor yn ystod blwyddyn ariannol 2019/2020 a manylion cyflawniad yr Archwiliad Mewnol yn erbyn cynllun Archwilio Mewnol 2019/2020 a gymeradwywyd gan yr Archwiliad.

Nodwyd mai barn y Pennaeth Archwilio Mewnol oedd y gellid rhoi sicrwydd rhesymol na nodwyd unrhyw wendidau mawr mewn perthynas â'r systemau rheolaeth fewnol, trefniadau llywodraethu a phrosesau rheoli risg sy'n gweithredu o fewn y cyngor.

Amlygwyd bod 83% o'r archwiliadau a gynlluniwyd wedi'u cynnal, sy'n dangos gwelliant o 80% o'r flwyddyn flaenorol.  Cadarnhawyd bod gwaith archwilio mewnol wedi cydymffurfio â holl Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus.

Cynhaliwyd trafodaeth ynghylch Archwiliad Cofrestru Diogelu Data Ysgolion. Esboniodd swyddogion fod rhai ysgolion a archwiliwyd trwy gydol y flwyddyn wedi bod yn hwyr yn sicrhau bod y cofrestriad yn gyfredol. Dylai hwn gael ei gwblhau bob blwyddyn, ond roedd un neu ddau yn hwyr, felly cwblhaodd yr Archwiliad ymarfer gyda'r holl ysgolion i wirio a oeddent yn cydymffurfio. Amlygwyd nad oedd unrhyw broblemau mawr, a bod pob ysgol yn yr awdurdod bellach yn cydymffurfio â'u gofynion cofrestru. Yr argymhelliad a roddwyd i bob ysgol oedd y dylid rhoi dyddiad yn eu calendr i'w hatgoffa i adnewyddu eu cofrestriad yn flynyddol.

O ran yr Archwiliad Caffael na chynhaliwyd, esboniodd swyddogion fod yr archwiliad hwn yn y cyfnod cynllunio ar ddechrau cyfnod y pandemig, ac yn ystod trafodaethau cychwynnol gyda Phennaeth y Gwasanaethau Cyfreithiol cafodd yr archwilydd wybod bod Rheolwr Caffael newydd wedi'i benodi a bod y Rheolau Gweithdrefnau Contract yn y broses o gael eu diweddaru, felly gohiriwyd yr archwiliad er mwyn caniatáu i'r Rheolwr Caffael newydd wneud newidiadau yr oeddent yn teimlo’u bod yn angenrheidiol ac i ganiatáu i'r adolygiad Rheolau Gweithdrefnau Contract gael ei gwblhau. Esboniwyd, trwy ohirio'r Archwiliad, nad oedd unrhyw risg ychwanegol i'r awdurdod.

Gofynnodd yr Aelodau a oedd risg ychwanegol i'r awdurdod, trwy ohirio'r Archwiliad. Esboniodd swyddogion na sicrhawyd unrhyw gontractau mawr yn ystod y pandemig ond rhan o'r gwaith y byddai'r Is-adran Archwilio Mewnol yn ei wneud rhwng nawr a'r Nadolig oedd archwiliad o'r camau gweithredu brys a gyflawnwyd yn ystod y cyfyngiadau symud. Byddai canfyddiadau’n cael eu hadrodd wrth y Pwyllgor Archwilio pan fyddant wedi'u cwblhau.

Cynhaliwyd trafodaeth ynghylch digon o adnoddau yn y Tîm Archwilio. Esboniodd swyddogion fod y Cynllun Archwilio ar gyfer y chwarter o fis Medi i fis Ragfyr 2020 yn blaenoriaethu gwaith ar systemau sylfaenol eleni ac yn edrych ar brosesau a fyddai wedi newid o ganlyniad i weithio o bell a gweithio gartref. Nodwyd na fyddai'r cyngor yn cyflawni'r cynllun drafft archwilio gwreiddiol a fyddai wedi'i gyflwyno i aelodau yng nghyfarfod pwyllgor mis Mawrth, pe bai wedi'i gynnal, gan fod y tîm wedi’i adleoli’n gynharach yn y flwyddyn, ond byddai'n cael ei ailflaenoriaethu i edrych ar y meysydd lle ceir y risg fwyaf. Roedd y Cynllun Archwilio a gyflwynwyd yn gynllun sy’n seiliedig ar risg, felly yr archwiliadau byddai’n cael eu cynnal fyddai'r archwiliadau yr  ...  Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6.

Derbyniodd yr aelodau drosolwg o'r gwaith Archwilio Mewnol a wnaed ers cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Archwilio ym mis Rhagfyr 2019, fel y nodwyd yn yr adroddiad a ddosbarthwyd.

Esboniodd swyddogion fod swyddogion archwilio wedi bod yn cynorthwyo staff i sefydlu dulliau rheoli mewnol priodol ac ati yn ystod y pandemig wrth i'r cyngor chwilio am ffyrdd gwahanol o weithio. Yn ystod y cyfnod hwn darparodd y Rheolwr Archwilio Mewnol gefnogaeth o ran y Gwasanaethau Diogel ac Iach, a rheoli'r modd y rhoddwyd y Gwasanaeth Profi, Olrhain a Diogelu (POD) ar waith y cafodd rhai o'r Tîm Archwilio eu hadleoli iddynt am nifer o fisoedd; arhosodd dau aelod o staff gan ddarparu cyngor archwilio i staff a chynnal archwiliadau. Nodwyd bod yr holl aelodau staff bellach yn ôl yn y Tîm Archwilio o 1 Medi, 2020. 

PENDERFYNWYD:   Nodi'r adroddiad.

Derbyniodd yr aelodau drosolwg o gamau gweithredu a gwybodaeth Rheoli'r Trysorlys a adroddwyd i'r Cabinet ar 30 Gorffennaf 2020, fel y manylir yn yr adroddiad a ddosbarthwyd.

PENDERFYNWYD:   Nodi’r adroddiad.

Gofynnwyd i'r aelodau gymeradwyo'r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer Cyfnod 1, Medi 2020 - 31 Rhagfyr 2020, fel y manylir yn yr adroddiad a ddosbarthwyd.

Nodwyd y byddai'r cynllun ar yr adeg hon yn chwarterol er mwyn canolbwyntio ar feysydd risg uwch ac i ganiatáu ar gyfer yr amgylchedd newidiol rydym yn rhan ohono oherwydd y pandemig.

PENDERFYNWYD:   Cymeradwyo'r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer y Cyfnod 1, Medi 2020 - 31 Rhagfyr 2020.

Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a diffinnir ym Mharagraff 12 ac 15 Adran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

PENDERFYNWYD:Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a diffinnir ym Mharagraff 12 ac 13 Adran 14 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

Derbyniodd yr aelodau ddiweddariad ar yr archwiliadau ymchwilio arbennig a gynhaliwyd ers cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd ym mis Rhagfyr 2019 a chanddynt statws risg o 3, 4 neu 5, ynghyd ag ymchwiliadau arbennig sy’n mynd rhagddynt ar hyn o bryd, fel y manylir yn yr adroddiad preifat a ddosbarthwyd.

Cynhaliwyd trafodaeth mewn perthynas â gwiriadau’r Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG); cytunodd swyddogion i ddiweddaru aelodau yng nghyfarfod nesaf y pwyllgor.

PENDERFYNWYD:   Nodi'r adroddiad.