Agenda a Chofnodion

PENDERFYNWYD:     Cymeradwyo Cofnodion y cyfarfod a         gynhaliwyd ar 14 Medi, 2020.

Cafodd yr aelodau'r wybodaeth ddiweddaraf am Fil Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2020 a sut y byddai'n effeithio ar y cyngor.

Esboniodd swyddogion y byddai seminar i aelodau’n  cael ei gynnal yn ystod yr ychydig fisoedd nesaf a fyddai’n esbonio'r elfennau amrywiol wrth symud ymlaen. Byddai hefyd yn cyflwyno'r Cynllun Gweithredu yr oedd swyddogion yn gweithio arno ar hyn o bryd ynghylch sut y byddai'r cyngor yn gweithredu'r mesurau newydd.

Tynnwyd sylw at y ffaith bod rhai darpariaethau penodol mewn perthynas â'r Pwyllgor Archwilio, a nodwyd trosolwg o'r newidiadau yn yr adroddiad a ddosbarthwyd.   Nodwyd nad oedd dyddiad cadarn o ran pryd caiff y newidiadau hyn eu rhoi ar waith, ond byddai aelodau'n cael gwybod.

Gofynnwyd i Aelodau'r Pwyllgor roi gwybod i'r Aelod Lleyg sy'n Pleidleisio o'r Pwyllgor Archwilio am unrhyw newidiadau.

PENDERFYNWYD:     Dylid nodi'r adroddiad.

Derbyniodd yr aelodau ddiweddariad llafar gan Archwilio Cymru

O ran Cynlluniau Archwilio Cymru:-

·        Roedd yr Archwiliad Ariannol yn parhau

·        Rhagwelwyd y byddai'r archwiliad o Fudd-daliadau Tai yn cael ei gwblhau erbyn y dyddiad cau ar 31 Ionawr 2021.

·        Roedd Cynllunio Archwilio wedi dechrau ar Ddatganiad o Gyfrifon 2021 y cyngor.

·        Gellid gwthio terfynau amser archwilio yn ôl i fis Medi 2021, ac roedd Archwilio Cymru'n trafod hyblygrwydd amser gyda Llywodraeth Cymru.

·        O ran Gwaith Archwilio Perfformiad, roedd y gwaith a gynhwyswyd yng Nghynllun Archwilio 2020 wedi'i gwblhau i raddau helaeth, ac roedd gwaith yn mynd yn ei flaen o hyd ar rai meysydd.

·        Cyhoeddwyd allbwn drafft yr adolygiad o'r System Rheoli Perfformiad Corfforaethol yn ystod mis Rhagfyr 2020. 

·        Roedd adolygiad Cynllunio'r Gweithlu yn mynd rhagddo.

·        Mae gwaith Cam 2 Cynaliadwyedd Ariannol a oedd yn adeiladu ar waith a wnaed yn 2020 ar fin dechrau a disgwylir i’r Cyfarwyddwyr Corfforaethol gael adborth ar y Prosiect Sicrwydd ac Asesu Risgiau yn ystod mis Chwefror 2021.

·        Roedd y gwaith archwilio a gwblhawyd yn ystod 2020 yn cael ei grynhoi yn yr adroddiad Crynodeb Archwilio Blynyddol a oedd ar ffurf ddrafft ar hyn o bryd.

Roedd adroddiadau cenedlaethol a gyhoeddwyd yn ddiweddar yn cynnwys: 

·        Darparu Prydau Ysgol am Ddim yn ystod y Cyfyngiadau Symud (cyhoeddwyd Tachwedd 2020).

·        Cyflenwi ar gyfer Absenoldeb Athrawon, gwaith dilynol o'r gwaith a wnaed yn flaenorol (cyhoeddwyd Tachwedd 2020).

·        System wybodaeth Gofal Cymunedol Cymru (cyhoeddwyd Hydref 2020)

·        Menter Twyll Genedlaethol (NFI) yng Nghymru 2018/2020 (cyhoeddwyd 20 Hydref), roedd hyn hefyd yn cynnwys rhestr wirio hunanarfarnu'r fenter, a fyddai'n helpu swyddogion sy'n arwain gwaith y fenter.

·        Gwaith ar Gynaliadwyedd Ariannol y Llywodraeth Leol (a gyhoeddwyd ym mis Hydref 2020) ynghyd â'r Adroddiad Masnacheiddio mewn Llywodraeth Leol (a gyhoeddwyd ym mis Hydref 2020).

Tynnwyd sylw at y ffaith bod cynlluniau'n cael eu hadolygu'n rheolaidd gan ystyried blaenoriaethau archwilio.

PENDERFYNWYD cofnodi'r diweddariad llafar.

Cafodd yr aelodau'r wybodaeth ddiweddaraf gan Archwilio Cymru am y llythyr at bob Corff Archwiliedig gan Archwilydd Cyffredinol Cymru a oedd yn amlinellu ein huchelgeisiau dadansoddi data ac yn gofyn am gymorth gan gyrff archwiliedig, fel y nodir yn yr adroddiad a ddosbarthwyd.

Holodd yr aelodau a oedd swyddogion yn cytuno â'r datganiad a wnaed yn y llythyr sef y byddai'r dull newydd yn arbed amser ac ymdrech. Ymatebodd swyddogion o ran arbed amser ac ymdrech y byddai angen iddynt ymchwilio i’r mater cyn gwneud sylwadau. 

Cafwyd trafodaeth ynghylch data a storio, esboniodd Archwiliad Cymru fod warysau data wedi'u cynnal yn y cwmwl yn Iwerddon.  O ran amlyncu data a newid systemau, nid oedd unrhyw ddisgwyliadau y byddai'n ofynnol i Awdurdodau Lleol newid systemau; roedd llawer o systemau mewn Llywodraeth Leol a byddai Archwilio Cymru yn gweithio gyda'r systemau hynny i sicrhau y gallai Awdurdodau Lleol ddarparu'r wybodaeth angenrheidiol.

Aeth Archwilio Cymru ymlaen i egluro eu bod yn edrych ar y llwybr dadansoddi data i'n helpu i ddarparu barn archwilio ac i ddarparu gwybodeg data i roi rhagor o wybodaeth i'r cyhoedd am y data a gyflwynwyd.

Tynnodd swyddogion sylw at y ffaith y byddai angen cytundeb rhannu data ar y cyngor pe bai'r data'n cael ei ddefnyddio at unrhyw ddibenion penodol.

PENDERFYNWYD:      Nodi Llythyr Archwilio Cymru at Gyrff Archwiliedig.

Derbyniodd yr aelodau drosolwg o Adroddiad Blynyddol 2019/2020 y Pwyllgor Archwilio fel y manylir yn yr adroddiad a ddosbarthwyd.

PENDERFYNWYD:      Rhoi cymeradwyaeth honno i anfon yr              Adroddiad Blynyddol 2019/2020 at y                 cyngor.

Cafodd y pwyllgor drosolwg o’r Adroddiad Cynnydd Archwilio Mewnol ar gyfer gwaith a wnaed ers y Pwyllgor Archwilio diwethaf yn ystod mis Medi 2020, fel y nodir yn yr adroddiad a ddosbarthwyd.

Tynnodd swyddogion sylw at y ffaith, yn ystod y cyfnod pan ohiriwyd cyfarfodydd y Cyngor, fod yr holl Gamau Gweithredu Brys a brofwyd yn cydymffurfio â'r Protocol Camau Gweithredu Brys

Roedd yr aelodau'n fodlon ar gynnydd yr holl waith archwilio mewnol

a wnaed.

PENDERFYNWYD:     y byddai'r adroddiad yn cael ei nodi.

Derbyniodd y pwyllgor wybodaeth Monitro Rheoli'r Trysorlys 2020/2021 fel y nodwyd yn yr adroddiad a ddosbarthwyd.

PENDERFYNWYD:     y byddai'r adroddiad yn cael ei nodi.

Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a diffinnir ym Mharagraff 12 ac 15 Adran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

PENDERFYNWYD:    Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972, gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a diffinnir ym Mharagraff 12, 13 ac 14 o Ran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod.

Cafodd yr aelodau'r ddiweddariad am yr holl archwiliadau a gynhaliwyd ers cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a gynhaliwyd yn ystod mis Medi 2020, a chanddynt raddfa risg o 3, 4 neu 5, a phob ymchwiliad arbennig, fel y nodir yn yr adroddiad preifat a ddosbarthwyd.

PENDERFYNWYD:     y byddai'r adroddiad yn cael ei nodi.

Rhoddwyd yr wybodaeth ddiweddaraf i'r aelodau, fel y nodir yn yr adroddiad preifat a ddosbarthwyd.

PENDERFYNWYD y byddai'r adroddiad yn cael ei nodi.