Lleoliad: Remotely Via Teams
Cyswllt: Nicola Headon
Rhif | Eitem | ||
---|---|---|---|
Datganiad o Fudd Cofnodion: Gwnaeth yr aelod canlynol ddatganiad o fudd ar
ddechrau'r cyfarfod:-
|
|||
Cofnodion y cyfarfod blaenorol PDF 60 KB Cofnodion: Gofynnodd yr aelodau am
gofnodion y cyfarfod blaenorol, tudalen 6, pwynt bwled 2, dylai'r cofnodion
ddarllen a fyddai cyllid yn cael ei olrhain. Gofynnod yr aelodau am esboniad
pellach. Esboniodd y Cyfarwyddwr Cyllid
a Gwasanaethau Corfforaethol fod Llywodraeth Cymru wedi sicrhau bod £188 miliwn
ar gael yn wreiddiol ar gyfer y Gronfa Galedi i ad-dalu'r cynghorau am gostau
ychwanegol a cholled mewn incwm. Ar 17 Awst, cyhoeddodd Llywodraeth Cymru swm
ychwanegol o £264 miliwn a fyddai'n mynd â ni hyd at ddiwedd mis Mawrth 2021.
Cadwodd Llywodraeth Cymru gofnod o sut cafodd hynny ei ddyrannu i wahanol
feysydd yn y Gronfa Galedi; roedd gofyn i'r cyngor nodi pa feysydd o'r gronfa
roeddent yn gwneud hawliadau yn eu herbyn am ad-daliad. Byddai Swyddfa
Archwilio Cymru yn adolygu'r cyfrifon a'r hawliadau a wnaed yn ystod y
flwyddyn. Amlygwyd y byddai'r Is-adran
Archwilio Mewnol yn gwneud gwaith mewn perthynas â gwariant, incwm a thaliadau
amrywiol a wnaed gan y cyngor yn ystod pum mis cyntaf eleni. Aeth y swyddogion ymlaen i
esbonio fod swm sylweddol o arian, ar ffurf grantiau o £10,000 a £25,000,
wedi'i roi gan Lywodraeth Cymru i helpu busnesau. Roedd dros £28 miliwn o
bunnoedd eisoes wedi'i roi i 2,500 o fusnesau a byddai rhai eraill hefyd yn
cael eu gwneud. Byddai archwilio mewnol ac
allanol yn adolygu ac yn sicrhau y byddai trefniadau llywodraethu priodol ar
waith. Roedd gwybodaeth wedi'i chyflwyno i'r Menter Twyll Genedlaethol, a
wnaeth waith ar ddiwedd mis Gorffennaf a dechrau mis Awst 2020, ar daliadau a
wnaed i fusnesau. Roedd gwybodaeth amrywiol yn
dod yn ôl i'r Is-adran Gyllid i ailedrych ar broblemau posib ynghylch taliadau,
felly byddai sawl math o rwystrau a gwrthbwysau llywodraethu yn cael eu cynnal
yn ystod ail hanner 2020. PENDERFYNWYD: Cymeradwyo cofnodion y cyfarfod a
gynhaliwyd ar 9 Mehefin, 2020. |
|||
Datganiad Llywodraethu Blynyddol 2019/2020 PDF 91 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Derbyniodd y Pwyllgor ddiweddariad o Ddatganiad Llywodraethu Blynyddol
2019-2020 y cyngor ac Adendwm, fel y manylir yn yr adroddiad a ddosbarthwyd. Nodwyd bod adroddiad yr Adendwm yn esbonio pa
ddulliau rheoli oedd wedi newid, a hefyd flaenoriaethau ar gyfer gwella yr oedd
angen gweithio arnynt hyd y gellir rhagweld. Amlygwyd bod yr adroddiad yn dangos gofynion wedi'u
diweddaru o ran darparu rhagor o hyfforddiant ar gyfer aelodau'r Pwyllgor
Archwilio. PENDERFYNWYD: Nodi'r adroddiad a'r
adendwm. |
|||
Datganiad o Gyfrifon Swyddfa Archwilio Cymru 2019-2020 PDF 361 KB Cofnodion: Derbyniodd yr aelodau ddiweddariad gan
Swyddfa Archwilio Cymru ar Ddatganiad o Gyfrifon 2019-2020 Cyngor Bwrdeistref
Castell-nedd Port Talbot, fel y manylir yn yr adroddiad a ddosbarthwyd. Diolchodd Swyddfa Archwilio Cymru i
swyddogion am eu cefnogaeth wrth ddarparu tystiolaeth archwilio mewn
amgylchiadau heriol ac anodd. Tynnodd Archwiliad Cymru sylw'r Aelodau
at Nodyn 35 o'r cyfrifon a oedd yn disgrifio effaith COVID-19 ar brisiad
Asedau’r Cynllun Pensiwn ar 31 Mawrth 2020. Nodwyd bod dau gamddatganiad wedi'u nodi yn y datganiad o
gyfrifon yn ystod yr archwiliad, a thrafodwyd y rhain â’r rheolwyr, ond roedd y
rheolwyr wedi dewis peidio ag addasu. Amlygodd Swyddfa Archwilio Cymru yr ansicrwydd sy'n
deillio o brisiad Asedau Eiddo'r Cynllun Pensiwn a bod datgeliad naratif
ychwanegol wedi'i ychwanegu at y cyfrifon. Hysbyswyd yr Aelodau hefyd y gwnaed
datgeliad naratif ychwanegol mewn perthynas â Dyfarniad McCloud oherwydd bod y
datganiadau ariannol drafft wedi'u paratoi cyn i'r llywodraeth gyhoeddi ei
hymgynghoriad i'r Dyfarniad ar 16 Gorffennaf 2020. Cynigiodd yr ymgynghoriad
hwn ddatrysiad ac ymateb ar wahaniaethu ar sail oedran yng nghynlluniau pensiwn
y sector cyhoeddus. Cadarnhaodd yr
archwilydd allanol gyda'r actiwari pensiwn, eu bod wedi ystyried y Dyfarniad ac
wedi gwneud darpariaethau ar gyfer datrysiad arfaethedig wrth brisio
atebolrwydd pensiwn. O ran y broses Prisio Asedau, byddai
rhai gwelliannau'n cael eu gwneud yn y dyfodol. Diolchodd yr Aelodau i Swyddfa
Archwilio Cymru a'u tîm am eu holl waith da. PENDERFYNWYD: Nodi’r
adroddiad. |
|||
Datganiad o Gyfrifon 2019/2020 PDF 109 KB Dogfennau ychwanegol:
Cofnodion: Derbyniodd yr Aelodau drosolwg o'r Datganiad o Gyfrifon
2019-2020, ar ôl i'r archwiliad allanol gael ei gwblhau. Amlygodd swyddogion fod y Datganiad o Gyfrifon drafft
wedi'i gyflwyno i'r Pwyllgor Archwilio yn ystod mis Mehefin 2020 ac y bu rhai
newidiadau i'r cyfrifon ers y dyddiad hwnnw. Aeth swyddogion ymlaen i esbonio ei bod hi’n ofynnol yn
wreiddiol i awdurdodau lleol gwblhau a chyflwyno cyfres o gyfrifon i'w
harchwilio erbyn 15 Mehefin, gyda gofyniad i gael cymeradwyaeth y Pwyllgor
Archwilio. Oherwydd effaith COVID-19, diwygiwyd y dyddiadau hyn yn
ddiweddarach. Roedd angen diwygio'r dyddiad cymeradwyo terfynol ar gyfer y
cyfrifon i 15 Medi 2020; roedd hyn yn dal i fod yn unol â deddfwriaeth. Esboniwyd bod prisiad newydd gan yr Actiwari Pensiwn wedi
dod i rym ar 1 Ebrill 2020 am y 3 blynedd nesaf; roedd hyn wedi ystyried yr hyn
y rhagwelwyd y byddai effeithiau pennaf Dyfarniad McCloud, ac o ganlyniad roedd
yr archwilwyr yn fodlon. O ran y Prisiadau Asedau Eiddo, a grybwyllwyd gan Swyddfa
Archwilio Cymru dan yr eitem agenda flaenorol, roedd y rhain yn seiliedig ar
brisiadau annibynnol ar gyfer Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol Dinas a Sir
Abertawe. Cynhaliwyd y prisiadau hyn yn flynyddol, ac os oedd angen, byddai
addasiadau’n cael eu rhoi ar waith trwy'r cyfrifon pensiwn, a fyddai wedyn yn
cael eu hadlewyrchu yn Natganiad o Gyfrifon y cyngor. Roedd yr archwilwyr wedi
amlygu y gallent gael effaith ar ddichonoldeb a chynaliadwyedd cyffredinol y
Cynllun Pensiwn, o ganlyniad i ostyngiadau mewn prisiadau. Dywedodd y
Cyfarwyddwr Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol nad oedd unrhyw bryder ar hyn o
bryd, ac y byddai angen mynd i'r afael â hyn fel rhan o archwiliad o gyfrifon y
Gronfa Bensiwn y flwyddyn nesaf. Holodd yr aelodau a oedd cyn Gyfarwyddwr yr Amgylchedd ac
Adfywio yn gyfarwyddwr cyflogedig Cwmni Rheoli Gwastraff Castell-nedd Port
Talbot. Cadarnhaodd swyddogion fod y cyn-gyfarwyddwr yn gyfarwyddwr cyflogedig
Cwmni Rheoli Gwastraff Castell-nedd Port Talbot a Neath Port Talbot
Recycling Limited ond nad oedd y cyfarwyddwr presennol yn gyfarwyddwr
cyflogedig o'r naill na'r llall. Amlygwyd mai'r darparwr gwasanaeth hyd at 30
Medi 2019 oedd Neath Port Talbot Recycling Limited, ond ers 1 Hydref
2019 roedd yr holl staff a swyddogaethau wedi'u trosglwyddo ac yn cael eu
gweithredu'n uniongyrchol gan y cyngor. Hysbyswyd yr Aelodau hefyd y byddai Neath
Port Talbot Recycling Limited yn diddymu ei hun yn ystod y flwyddyn galendr
nesaf ac y byddai angen i'r Aelodau ystyried ffordd ymlaen mewn perthynas â'r
Cwmni Rheoli Gwastraff. Nodwyd nad oedd yr acronymau a restrir dan yr Is-adran
Incwm Grantiau yn cael eu cynnwys yn y rhestr termau. Cytunodd swyddogion i
ehangu ar y rhain yn fersiwn derfynol y cyfrifon. Diolchodd yr aelodau i Swyddfa Archwilio Cymru a
swyddogion am y gwaith a wnaed wrth baratoi'r cyfrifon ac am alluogi i'r
cyfrifon gael eu cau. PENDERFYNWYD: 1. Nodi'r adroddiad. 2. Rhoi cymeradwyaeth i'r Cyfarwyddwr
Cyllid a Gwasanaethau Corfforaethol ddiwygio acronymau yn y Datganiadau o'r
fersiwn gyhoeddedig derfynol o'r cyfrifon; 3. Cymeradwyo'r Llythyr Sylwadau, sydd wedi'i gynnwys fel Adendwm 1 ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 5. |
|||
Adroddiad Archwilio Mewnol Blynyddol 2019-2020 PDF 127 KB Cofnodion: Rhoddwyd y newyddion diweddaraf i'r aelodau am Farn
Flynyddol y Pennaeth Archwilio Mewnol ar y systemau rheolaeth fewnol sy'n
gweithredu o fewn y cyngor yn ystod blwyddyn ariannol 2019/2020 a manylion
cyflawniad yr Archwiliad Mewnol yn erbyn cynllun Archwilio Mewnol 2019/2020 a
gymeradwywyd gan yr Archwiliad. Nodwyd mai barn y Pennaeth Archwilio
Mewnol oedd y gellid rhoi sicrwydd rhesymol na nodwyd unrhyw wendidau mawr mewn
perthynas â'r systemau rheolaeth fewnol, trefniadau llywodraethu a phrosesau
rheoli risg sy'n gweithredu o fewn y cyngor. Amlygwyd bod 83% o'r archwiliadau a gynlluniwyd wedi'u
cynnal, sy'n dangos gwelliant o 80% o'r flwyddyn flaenorol. Cadarnhawyd bod gwaith archwilio mewnol wedi
cydymffurfio â holl Safonau Archwilio Mewnol y Sector Cyhoeddus. Cynhaliwyd trafodaeth ynghylch Archwiliad Cofrestru
Diogelu Data Ysgolion. Esboniodd swyddogion fod rhai ysgolion a archwiliwyd
trwy gydol y flwyddyn wedi bod yn hwyr yn sicrhau bod y cofrestriad yn
gyfredol. Dylai hwn gael ei gwblhau bob blwyddyn, ond roedd un neu ddau yn
hwyr, felly cwblhaodd yr Archwiliad ymarfer gyda'r holl ysgolion i wirio a
oeddent yn cydymffurfio. Amlygwyd nad oedd unrhyw broblemau mawr, a bod pob
ysgol yn yr awdurdod bellach yn cydymffurfio â'u gofynion cofrestru. Yr
argymhelliad a roddwyd i bob ysgol oedd y dylid rhoi dyddiad yn eu calendr i'w
hatgoffa i adnewyddu eu cofrestriad yn flynyddol. O ran yr Archwiliad Caffael na chynhaliwyd, esboniodd
swyddogion fod yr archwiliad hwn yn y cyfnod cynllunio ar ddechrau cyfnod y
pandemig, ac yn ystod trafodaethau cychwynnol gyda Phennaeth y Gwasanaethau
Cyfreithiol cafodd yr archwilydd wybod bod Rheolwr Caffael newydd wedi'i benodi
a bod y Rheolau Gweithdrefnau Contract yn y broses o gael eu diweddaru, felly
gohiriwyd yr archwiliad er mwyn caniatáu i'r Rheolwr Caffael newydd wneud
newidiadau yr oeddent yn teimlo’u bod yn angenrheidiol ac i ganiatáu i'r
adolygiad Rheolau Gweithdrefnau Contract gael ei gwblhau. Esboniwyd, trwy ohirio'r
Archwiliad, nad oedd unrhyw risg ychwanegol i'r awdurdod. Gofynnodd yr Aelodau a oedd risg ychwanegol i'r awdurdod,
trwy ohirio'r Archwiliad. Esboniodd swyddogion na sicrhawyd unrhyw gontractau
mawr yn ystod y pandemig ond rhan o'r gwaith y byddai'r Is-adran Archwilio
Mewnol yn ei wneud rhwng nawr a'r Nadolig oedd archwiliad o'r camau gweithredu
brys a gyflawnwyd yn ystod y cyfyngiadau symud. Byddai canfyddiadau’n cael eu
hadrodd wrth y Pwyllgor Archwilio pan fyddant wedi'u cwblhau. Cynhaliwyd trafodaeth ynghylch digon o adnoddau yn y Tîm Archwilio. Esboniodd swyddogion fod y Cynllun Archwilio ar gyfer y chwarter o fis Medi i fis Ragfyr 2020 yn blaenoriaethu gwaith ar systemau sylfaenol eleni ac yn edrych ar brosesau a fyddai wedi newid o ganlyniad i weithio o bell a gweithio gartref. Nodwyd na fyddai'r cyngor yn cyflawni'r cynllun drafft archwilio gwreiddiol a fyddai wedi'i gyflwyno i aelodau yng nghyfarfod pwyllgor mis Mawrth, pe bai wedi'i gynnal, gan fod y tîm wedi’i adleoli’n gynharach yn y flwyddyn, ond byddai'n cael ei ailflaenoriaethu i edrych ar y meysydd lle ceir y risg fwyaf. Roedd y Cynllun Archwilio a gyflwynwyd yn gynllun sy’n seiliedig ar risg, felly yr archwiliadau byddai’n cael eu cynnal fyddai'r archwiliadau yr ... Gweld y cofnodion lawn ar gyfer eitem 6. |
|||
Diweddariad ar yr Archwilio Mewnol 2020-2021 PDF 125 KB Cofnodion: Derbyniodd yr aelodau drosolwg o'r gwaith Archwilio Mewnol a wnaed ers
cyfarfod diwethaf y Pwyllgor Archwilio ym mis Rhagfyr 2019, fel y nodwyd yn yr
adroddiad a ddosbarthwyd. Esboniodd swyddogion fod swyddogion archwilio wedi bod yn cynorthwyo staff
i sefydlu dulliau rheoli mewnol priodol ac ati yn ystod y pandemig wrth i'r
cyngor chwilio am ffyrdd gwahanol o weithio. Yn ystod y cyfnod hwn darparodd y
Rheolwr Archwilio Mewnol gefnogaeth o ran y Gwasanaethau Diogel ac Iach, a
rheoli'r modd y rhoddwyd y Gwasanaeth Profi, Olrhain a Diogelu (POD) ar waith y
cafodd rhai o'r Tîm Archwilio eu hadleoli iddynt am nifer o fisoedd; arhosodd
dau aelod o staff gan ddarparu cyngor archwilio i staff a chynnal archwiliadau.
Nodwyd bod yr holl aelodau staff bellach yn ôl yn y Tîm Archwilio o 1 Medi,
2020. PENDERFYNWYD:
Nodi'r adroddiad. |
|||
Monitro Rheoli'r Trysorlys 2020-2021 - Chwarter 1 PDF 102 KB Cofnodion: Derbyniodd yr aelodau drosolwg o gamau gweithredu a gwybodaeth Rheoli'r
Trysorlys a adroddwyd i'r Cabinet ar 30 Gorffennaf 2020, fel y manylir yn yr
adroddiad a ddosbarthwyd. PENDERFYNWYD: Nodi’r adroddiad. |
|||
Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer Cyfnod 1, Medi 20 - 31 Rhagfyr 2020 PDF 99 KB Cofnodion: Gofynnwyd i'r aelodau gymeradwyo'r Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer Cyfnod
1, Medi 2020 - 31 Rhagfyr 2020, fel y manylir yn yr adroddiad a ddosbarthwyd. Nodwyd y byddai'r cynllun ar yr adeg hon yn chwarterol er mwyn canolbwyntio
ar feysydd risg uwch ac i ganiatáu ar gyfer yr amgylchedd newidiol rydym yn
rhan ohono oherwydd y pandemig. PENDERFYNWYD:
Cymeradwyo'r
Cynllun Archwilio Mewnol ar gyfer y Cyfnod 1, Medi 2020 - 31 Rhagfyr 2020. |
|||
Mynediad i Gyfarfodydd Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth
Leol 1972, gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys
datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a diffinnir ym Mharagraff 12 ac
15 Adran 4 Atodlen 12A y Ddeddf uchod. Cofnodion: PENDERFYNWYD:Yn unol ag Adran 100A(4) a (5) o Ddeddf Llywodraeth
Leol 1972, gwahardd y cyhoedd o'r eitemau busnes canlynol a oedd yn cynnwys
datganiadau posib o wybodaeth eithriedig, fel a diffinnir ym Mharagraff 12 ac
13 Adran 14 Atodlen 12A y Ddeddf uchod. |
|||
Statws Risg Uwch Cofnodion: Derbyniodd yr aelodau ddiweddariad ar yr
archwiliadau ymchwilio arbennig a gynhaliwyd ers cyfarfod y Pwyllgor Archwilio
a gynhaliwyd ym mis Rhagfyr 2019 a chanddynt statws risg o 3, 4 neu 5, ynghyd
ag ymchwiliadau arbennig sy’n mynd rhagddynt ar hyn o bryd, fel y manylir yn yr
adroddiad preifat a ddosbarthwyd. Cynhaliwyd trafodaeth mewn perthynas â gwiriadau’r
Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (GDG); cytunodd swyddogion i ddiweddaru aelodau
yng nghyfarfod nesaf y pwyllgor. PENDERFYNWYD: Nodi'r adroddiad. |