Manylion y penderfyniad

Archwilio Cymru - Safbwynt Defnyddwyr y Gwasanaeth

Ystyriodd yr aelodau’r adroddiad a ddosbarthwyd ym mhecyn agenda'r Cabinet.

Amlinellodd swyddogion gylch gwaith yr adroddiad. Gwnaethant gynghori'r aelodau, er nad oeddent yn cytuno'n llwyr â'r argymhellion a amlinellwyd yn yr adroddiad gan Archwilio Cymru, fod swyddogion yn cydnabod bod rhagor o waith i'w wneud. Mae'r Ffurflen Ymateb Sefydliadol yn darparu ymateb cryno i'r argymhellion gan Archwilio Cymru ac mae wedi cael ei derbyn ganddynt.

O ran adborth defnyddwyr, mae nifer o enghreifftiau’n dangos ym mhle y casglwyd adborth defnyddwyr ar draws yr awdurdod. Darparodd swyddogion enghreifftiau o ble mae hyn yn cael ei wneud. Roedd enghreifftiau'n cynnwys adroddiad gan y Gwasanaethau Cymdeithasol ar Dai a Diogelwch Cymunedol. Hwn oedd yr adroddiad blynyddol ar gymryd rhan ac mae'n cynnwys ymgysylltu â defnyddwyr gwasanaeth i benderfynu beth sy'n bwysig iddyn nhw. Cyfeiriodd swyddogion at y Cynllun Plant a Phobl Ifanc lle cynhaliwyd ymgynghoriad a chafwyd llawer o adborth. Mae gwybodaeth hefyd yn cael ei chasglu drwy 'r Weithdrefn Canmoliaeth a Chwynion ac mae’n cael ei chasglu a'i dadansoddi er mwyn nodi gwelliannau y gellir eu gwneud i'r gwasanaeth. Cydnabuwyd hefyd fod proses debyg yn cael ei defnyddio gan y Tîm Gwasanaethau Cwsmeriaid. Amlinellodd swyddogion eu bod yn gweithio gydag Archwilio Cymru i sicrhau bod yr wybodaeth a gesglir yn gadarn ac nad yw'n achosi gwaith ychwanegol i swyddogion wrth gymharu'r wybodaeth.

Holodd yr aelodau pa rannau o'r argymhellion gan Archwilio Cymru nad ydynt yn cael eu derbyn gan swyddogion. Amlinellodd swyddogion fod y gwaith a wnaed gan Archwilio Cymru'n fanwl iawn a'i fod yn rhan o ddarn cenedlaethol o waith a wnaed. Derbyniodd swyddogion fod yr awdurdod yn casglu llawer o ddata o safbwynt defnyddwyr gwasanaeth, ond roedd angen gwneud rhagor o waith er mwyn cryfhau sut mae'r data hwn yn cael ei gasglu a'i ddefnyddio.

Nododd yr aelodau nad oedd yr awdurdod, mewn rhai meysydd efallai, yn deall safbwynt defnyddwyr y gwasanaeth wrth wneud penderfyniadau.

Cyfeiriodd yr aelodau at y ddau argymhelliad yn yr adroddiad.

Roedd yr aelodau o'r farn bod y ddau gam gweithredu a nodwyd yn R1 yn ddigon synhwyrol, ond awgrymwyd y gallai fod rhywfaint mwy o waith i'w wneud i sicrhau bod uwch arweinwyr yn deall gwerth cael y data a'r hyn y dylid ei ddefnyddio ar ei gyfer. Cydnabu'r aelodau fod angen i'r awdurdod ddeall pam mae data'r gwasanaeth yn bwysig a sut y gellir ei ddefnyddio i wella'r gwasanaeth. Mae rhai gwasanaethau'n canolbwyntio ar bobl ac roedd yr aelodau'n ystyried y meysydd hyn fel rhai sy’n defnyddio persbectif data defnyddwyr gwasanaeth yn dda. Fodd bynnag, awgrymwyd lle nad oedd y gwasanaeth yn canolbwyntio ar bobl, yna roedd yr awdurdod yn tueddu i ganolbwyntio ar dargedau yn hytrach na safbwynt defnyddwyr y gwasanaeth.

O ran ansawdd a chywirdeb y data a amlinellir yn R3, cyfeiriodd yr aelodau at yr ymateb y byddai ymgysylltiad â'r archwiliad mewnol ynghylch gwirio ansawdd gwybodaeth a chywirdeb gwybodaeth, a holwyd a oedd angen camau gweithredu pellach ar yr awdurdod i sicrhau bod data'n cael ei gasglu'n gywir ar y pwynt cyntaf? A oes angen rhagor o waith i uwchsgilio gweithwyr i ddeall sut i ddefnyddio'r data?

Holodd yr aelodau a allai'r camau gweithredu yn R1 ac R3 fod yn ehangach i  nodi'r camau sy'n ofynnol gan yr awdurdod. Dywedodd swyddogion fod angen gwaith er mwyn cryfhau sut y defnyddiwyd data ar ôl ei gasglu, ac roedd angen y gwaith hwn ar draws yr awdurdod.

Cadarnhaodd y Prif Weithredwr fod gan yr awdurdod systemau eithaf aeddfed ynghylch y pethau y mae'r awdurdod yn adrodd arnynt a hefyd sicrhau bod y data'n gywir. Mae'r awdurdod yn hyderus yn y systemau sydd ar waith i gyflwyno'r data. Mae'r her gan Archwilio Cymru'n cwestiynu sut mae'r awdurdod yn gwybod bod y systemau'n gweithio. Yn flaenorol, defnyddiwyd archwiliad mewnol i brofi'r systemau ac roedd y canlyniadau'n nodi dro ar ôl tro bod y systemau'n gywir. Penderfynwyd wedyn y byddai archwiliad mewnol yn fwy buddiol fel y gallant ddefnyddio'u hamser i ganolbwyntio ar waith arall. Mae Archwilio Cymru wedi dweud eu bod yn teimlo bod angen sicrwydd ychwanegol o ran y systemau sydd ar waith er mwyn sicrhau eu bod yn parhau i weithio'n dda.

Hysbyswyd yr aelodau y byddai archwiliad mewnol i edrych ar y systemau a chadarnhau bod y safonau wedi'u cynnal o ran y data a gasglwyd a'r ffordd yr adroddir amdano.

Cydnabu'r aelodau yr angen am ddata cadarn i sicrhau bod yr hyn y mae aelodau'n ei dderbyn gan breswylwyr hefyd yn cael ei gasglu a'i ddangos yn y data sydd gan yr awdurdod.

Dywedodd swyddogion y bydd yr aelodau, pan gyflwynir y cynigion ar reoli perfformiad, yn gallu ystyried a ymdriniwyd ag unrhyw bryderon sydd ganddynt am y math o ddata a gasglwyd yn briodol o fewn y cynigion.

Yn dilyn craffu, cefnogwyd yr argymhelliad gan y Cabinet.